Jeder für sich, alle zusammen
Sechs Web-Whiteboards für Meetings und Workshops im Test
Digitale Whiteboards helfen, wenn Arbeitsgruppen in Videokonferenzen neue Ideen entwickeln und bewerten sollen. Wir testen sechs Anbieter: Wer bringt mit agilen Methoden frischen Wind in Sitzungen und wer unterstützt Kursleiter am besten?
Mit Methoden wie Brainstorming oder SWOT-Analyse gestaltet man Gruppensitzungen effizienter und findet Ideen abseits ausgetretener Pfade. Doch es braucht ein Whiteboard, um die Beiträge zu sammeln, zu sortieren und zu bewerten. Offline klappt das prima mit einer Tafel, Klebezetteln, Stiften und einer Eieruhr. In einer Videokonferenz nutzt man dazu ein digitales Whiteboard. Aber auch für Präsenzmeetings vor Ort oder hybride Veranstaltungen eignen sich digitale Pinnwände, sofern jeder Teilnehmer mit einem eigenen Notebook anwesend ist.
Große Videokonferenzprogramme wie Zoom, Teams oder Google Meet haben bereits einfache Whiteboards eingebaut. Wer es komfortabler haben will, greift zu einem separaten Anbieter. Die sechs Whiteboards in diesem Test laufen unabhängig von der Videokonferenzsoftware im Browser, sodass die Teilnehmer keinerlei Programme vorab installieren müssen. Sie stammen von Bentimento, Collaboard, Conceptboard, Lucidspark, Mural und Miro. Wer mit ihnen in größeren Gruppen arbeiten will, muss ein Abo abschließen. Die Kosten variieren stark, abhängig von Nutzeranzahl und benötigten Werkzeugen.
In diesem Test prüfen wir die unterschiedlichen Konzepte der Anbieter und klären die Frage, welche Whiteboards sich für welchen Einsatzzweck am besten eignen. Anhand von Beispielen rechnen wir in der Tabelle die Kosten aus und werfen einen Blick auf den Datenschutz.
Einladungen und Gästeliste
Bevor man mit anderen gemeinsam am Whiteboard arbeiten kann, muss man ihnen Zugriff gewähren. Das klappt bei allen Testkandidaten mit einem Link, den man zum Beispiel per Mail verschickt. Den Einladungslink können Moderatoren bei allen Anbietern mit einer Passwortabfrage kombinieren. Bentimento, Collaboard und Conceptboard bringen zudem die Möglichkeit mit, Mitstreiter per QR-Code einzuladen. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn man während eines Präsenzmeetings schnell per Smartphone über eine Sache abstimmen lassen möchte: Code scannen, in der Agenda die Abstimmung auswählen und Punkte vergeben.
Um die verschiedenen Abotarife zu verstehen, muss man die unterschiedlichen Bezeichnungen kennen, nach denen die Anbieter die Teilnehmer unterteilen. Blöderweise gibt es keine allseits anerkannten Definitionen, sodass der „Gast“ bei Anbieter A eine andere Rolle haben kann als bei Anbieter B.
Wir unterscheiden in diesem Test zwischen drei Rollen: Mitglieder beziehungsweise Benutzer gehören zum Board und können Einstellungen verändern, als Moderator auftreten sowie andere Nutzer verwalten. Kurz, sie haben die umfangreichsten Rechte und Möglichkeiten. Gäste benötigen ein Nutzerkonto, um auf ein fremdes Board, zu dem man sie eingeladen hat, zuzugreifen. Besucher brauchen keinen eigenen Account, können aber ihren Namen angeben oder erhalten vom Board ein Kürzel.
Sofern man nur einmalig in einem Workshop oder einer Teambesprechung mit anderen gemeinsam an einem Board arbeiten möchte, genügt eine Mitgliedslizenz für den Moderator. Der Rest des Teams oder der Workshopteilnehmer tritt dem Board als Besucher mit Schreibrechten bei. Es genügt, wenn sie ihren Namen angeben können, damit jeder weiß, wer was geschrieben hat. Nach dem Meeting oder Workshop sichert der Moderator die Ergebnisse, verschickt sie und die Mitstreiter müssen nicht erneut auf das Board zugreifen. Achtung: Collaboard und Lucidspark nennen diesen Teilnehmertyp Gäste, meinen nach unserer Begriffsdefinition aber Besucher.
Arbeitet man dagegen längerfristig gemeinsam an Projekten auf einem Whiteboard, beispielsweise um einen Veränderungsprozess in der Abteilung zu organisieren und zu begleiten, sollten alle feste Nutzerkonten haben. Der Abteilungsleiter richtet den Zugang mit der benötigten Anzahl Lizenzen ein und fügt die Teammitglieder hinzu. Dann können sie sich benachrichtigen lassen, wenn ein Kollege etwas auf dem Board verändert hat.
Außerdem kann es sinnvoll sein, externen Partnern Gastzugriff auf eigene Whiteboards zu gestatten, um mit ihnen daran zu arbeiten. Diese Funktion bringen nicht alle Anbieter mit, Collaboard und Lucidspark kennen keine Gästeverwaltung. In Conceptboard kann man Gäste ab der Premium-Lizenz hinzufügen. Sie werden dem eigenen Konto als Nutzerlizenz in Rechnung gestellt. In Miro und Mural kann man Gäste erst ab der Business-Lizenz verwalten. Dann allerdings kann man unbegrenzt viele Gäste kostenlos einladen.
Bentimento geht einen Sonderweg und rechnet immer pro aktivem Teilnehmer ab, unabhängig vom Status. Man kann zwar Teilnehmer einladen, die sich nicht registrieren müssen, aber auch diese zählt es als aktive Nutzer, deren Anzahl je nach Abo-Typ auf 3 bis 20 Personen pro Workshop begrenzt ist. Wer mit mehr als 20 Nutzern arbeiten will, müsste die Teilnehmer auf zwei parallel stattfindende Workshops aufteilen und die Ergebnisse hinterher zusammenführen.