Projektmanagement mit PRINCE2:2009
Die Projektmanagement-Methode PRINCE2 ist seit dem letzten Jahr in einer neuen Version im Einsatz. Durch mehr Orientierung auf die Praxis und den eher empfehlenden statt vorschreibenden Charakter stellt sie eine gute Anleitung für den Projektmanager dar.
- Alexander Birkfeld
- Ralf Hohoff
Die Projektmanagement-Methode PRINCE2 ist seit dem letzten Jahr in einer neuen Version (PRINCE2:2009) im Einsatz. Durch mehr Orientierung auf die Praxis und den eher empfehlenden statt vorschreibenden Charakter stellt sie eine gute Anleitung für den Projektmanager dar.
Die Regierungsbehörde OGC (Office of Government Commerce) beschreibt als offizieller Herausgeber für die Projektmanagement-Methode in dem Buch "Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2" [1] ein Projekt wie folgt:
"Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die den Auftrag hat, ein oder mehrere Produkte entsprechend einem vereinbarten Business Case zu liefern."
Das ist fast locker formuliert, wenn man die Begriffserklärung mit der aus DIN 69901 vergleicht: Ein Projekt ist
"ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in der Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie Zielvorgabe, zeitliche, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und eine projektspezifische Organisation".
Aber beide Definitionen enthalten explizit und implizit die signifikanten Merkmale eines Projekts:
- Ein Projekt führt eine Veränderung herbei.
- Ein Projekt ist befristet.
- Ein Projekt wird vielfach bereichsübergreifend umgesetzt.
- Ein Projekt ist einzigartig.
- Ein Projekt birgt ein gewisses Maß an Unsicherheit.
Insbesondere die Einzigartigkeit und die damit verbundene Unsicherheit erfordern eine methodische Unterstützung bei der Umsetzung eines Projekts durch das Projektmanagement. Durch geeignete Maßnahmen erhöht dieses die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt erfolgreich ist – und nicht eines von vielen gescheiterten. Sowohl die Presse als auch anerkannte Studien (MIT, OASIG) berichten und dokumentieren den hohen Anteil gescheiterter IT-Projekte, die terminlich oder kostenmäßig überzogen oder sogar abgebrochen wurden.
In der Praxis versteht man Projektmanagement als Koordination mehr oder weniger komplexer Schritte zum Erreichen eines einmaligen Ziels mit gegebenem Umfang und Budget in einem vorgegebenen Zeitrahmen mit akzeptabler Qualität.
Vergleichbar mit anderen Projektmanagement-Standards wie IPMA (Standard des Projektmanagementverbands International Project Management Association) oder PMBOK Guide (Standard des Projektmanagementverbands Project Management Institute, PMI) hat auch PRINCE (Projects in Controlled Environments) eine lange Entstehungsgeschichte. 1989 in der ursprünglichen Version von der britischen Central Computer and Telecommunications Agency (Vorgänger des OGC) als Regierungsstandard für Projektmanagement im IT-Bereich entwickelt, wandelte sie sich schnell auch zum Standard für Projekte außerhalb des IT-Umfelds. 1996 folgte PRINCE2, schon zu dem Zeitpunkt der De-facto-Standard für Projektmanagement in Großbritannien. Zehn Jahre später wurde mit einer öffentlichen Anhörung das PRINCE2:2009-Projekt ins Leben gerufen.
Guter Einfluss
Das OGC initiiert diese unregelmäßigen Aktualisierungen mit der Motivation, die sich ändernden Anforderungen aus Wirtschaft und öffentlicher Hand mit der Methode in Einklang zu bringen. Deshalb holt es die Rückmeldungen von Anwendern und Beratungsorganisationen ein, um die positiven und negativen Aspekte der Methode zu identifizieren – das Bessere ist halt immer noch der Feind des Guten.
Hauptkritikpunkte der Öffentlichkeit waren:
- zu umfangreiches Handbuch,
- zu detaillierte Prozesse,
- zu hoher Aufwand für Dokumentation, und
- keine Integration in andere Methoden wie ITIL (IT Infrastructure Library), P3O (Portfolio, Programme und Project Offices), P3M3 (Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model), MSP (Managing Successful Programmes), M_o_R (Management of Risks).
Der hohe Dokumentationsaufwand war meist durch die Projektmanager verschuldet. Sie scheuten den Aufwand für die Anpassung an die spezifische Projektumgebung. Also benutzten auch kleine Projekte alle Dokumente aus einem vorherigen großen Projekt, obwohl das nicht durch die Methode vorgeschrieben war. Denn sie ist skalierbar oder soll es sein. Das heißt, für jede Projektumgebung beziehungsweise für bestimmte Projektarten kann und soll sie zugeschnitten werden.
Im Prinzip näherte man sich mit PRINCE2:2009 durch die Verschlankung gegenüber der Vorgängerversion vor allem der Praxis wieder an. Die wesentlichen Veränderungen sind:
Der Fokus liegt jetzt auf dem Management von Projekten.
- Verzahnung mit weiteren Methoden.
- Reduktion der Anzahl von Managementprodukten.
- mehr eine Empfehlung als Vorschrift.
- praxisnahe Beispiele (erleichtern die Umsetzung in die Praxis und auf das eigene Projekt).
Management im Fokus
Die gesamte Methode wurde in die Bereiche "Managen" und "Lenken" von Projekten unterteilt. Im Gegensatz zur 2005er-Version fokussiert PRINCE2 jetzt ausschließlich das Managen von Projekten. Für die Zertifizierung von Projektmanagern nach PRINCE2 wird nur das Buch "Managing Successful Projects" [1] als Schulungsgrundlage und Wissensplattform genutzt. Der Bereich des Lenkens wird nun in einem separaten Buch ("Directing Successful Projects" [2]) beschrieben und hat als Zielgruppe die Mitglieder des Lenkungsausschusses.
| Die Organisationsebenen im Programm- und Projektmanagement | ||
| Programm | Koordination mehrerer Projekte im Rahmen eines Unternehmensprogramms | Programmmanagement |
| Lenken | Abstimmung mit dem Programmmanagement sowie Freigabe des Projekts und der einzelnen Phasen | Lenkungsausschuss |
| Managen | Steuerung des Projekts über die Managementprodukte | Projektmanagementteam |
| Liefern | Erstellung der Spezialistenprodukte wie eine neue Software oder eine neue Produktionsstraße | Lieferanten |
Die Dachorganisation OCG ist dem Änderungswunsch in PRINCE2 nachgekommen, um weitere Methoden aus dem eigenen Hause wie MoR (Management of Risks) oder das "Programme Management" nahtlos ansetzen und einfacher integrieren zu können. Aber weiterhin bleibt die freie Wahl der Methode bestehen. PRINCE2 schreibt lediglich – vergleichbar anderen internationalen Normen wie ISO 27001 (information security management systems, Informationssicherheits-Managementsystems) – den Einsatz einer Risikostrategie vor.
Im Zuge der Integration wurde auch die eingesetzte Terminologie der unterschiedlichen Methoden vereinheitlicht.
