Selbstständige, die ein Auto nutzen müssen, kennen das Problem: Lohnt sich eher die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch? Wer viel dienstlich fährt, kommt mit dem Fahrtenbuch in vielen Fällen besser weg. Zudem ist ein Fahrtenbuch immer dann sinnvoll, wenn das KFZ nicht Teil des Betriebsvermögens ist, also etwa ein Freiberufler seinen Privatwagen viel für dienstliche Fahrten verwendet. Aber auch Angestellte können profitieren, etwa um Kilometergeld gegenüber Arbeitgeber und Finanzamt nachweisen zu können.

Wer ein Fahrtenbuch auf Papier oder in Excel führt, kann bei der Steuererklärung gegenüber dem Finanzamt die tatsächlich gefahrenen Kilometer nachweisen – und damit hervorragend Steuern sparen.

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Allerdings hat ein klassisches Fahrtenbuch einen riesigen Nachteil: Fahrten müssen händisch eingetragen werden, das Risiko eines Fehlers oder Vergessens ist hoch. Daher gibt es eine Reihe digitaler Fahrtenbücher in App-Form, die das elektronische Fahrtenbuch mehr oder weniger automatisch erstellen.

Wie funktionieren digitale Fahrtenbücher?

Grundsätzlich funktionieren alle Fahrtenbuch-Aufzeichnungen gleich: Sie tracken die Fahrt inklusive Zeit, Geschwindigkeit, Dauer und natürlich der Kilometerzahl. Diese können einem Zweck der Fahrt zugeordnet werden. Hochwertigere Produkte mit ODB-Stecker können zusätzlich auch Statusinformationen des Autos auslesen, etwa die Fahrweise oder den Kraftstoffverbrauch. Am Ende des Tages spucken aber alle Produkte Daten aus, die bei der Steuererklärung verwendet werden können, um dienstliche Fahrten nachzuweisen. Wird die Fahrtenbuch-Software zudem mit „finanzamtkonform“ beworben, ist auch ein übersichtlicher Datenexport für die Steuererklärung möglich.

Fahrtenbuch-Apps: Vollautomatisch Fahrtenbuch führen

Fahrtenbuch-Apps gibt es in verschiedenen Preis- und Qualitätsstufen: Privatanwender, die einfach nur ihre Fahrten für die persönliche Finanzkalkulation nachhalten wollen, finden einfache und günstige Lösungen, die einfach auf dem Smartphone laufen und die Strecken per GPS tracken. Selbstständige, die auf ein Fahrtenbuch angewiesen sind, können auf eine aufwändigere Lösung setzen, etwa eine mit Dongle für den ODB-Bus, den jedes Auto besitzt. Und wer ein Unternehmen mit Fuhrpark führt, findet auch hier passende Fahrtenbuch-Lösungen.

Fahrtenbuch-Apps im Vergleich

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Im Folgenden stellen wir digitale Fahrtenbücher und Apps vor, die sich für das Erfassen und Auswerten von Fahrdaten eignen.

Vimcar: Digitales Fahrtenbuch für Dienstwagen

Die App Vimcar* ist sozusagen der Platzhirsch unter den Fahrtenbuch-Apps und optimiert auf Finanzamtkonformität. Vimcar wird mit einem ODB2-Leihstecker geliefert, der am Service-Port des Autos angesteckt werden muss. Dieser Stecker besitzt – neben der Möglichkeit, Daten des Autos auszulesen – auch einen GPS-Empfänger, der die Position des Fahrzeugs bestimmen kann. Dadurch ist die präzise Messung von Fahrten gewährleistet. Der Stecker hält die Fahrten nach und gibt sie an die Vimcar-App auf dem Smartphone weiter. Das hat den Vorteil, dass der Smartphone-Akku nicht für GPS-Datenerhebung belastet wird. Die erhobenen Daten können komfortabel einem vorher definierten Fahrzweck zugewiesen werden.

Dank intelligenter Rückfahrterkennung ist auch die Rückfahrt mit einem Handgriff eingepflegt. Zudem gibt es eine Verbrauchsanalyse, die in Zeiten explodierender Spritpreise bei der Optimierung der Fahrweise hilft. Anders als viele andere Apps zeichnet Vimcar nicht die konkrete Strecke auf, da diese für das Finanzamt unerheblich ist. Außerdem gibt es einen Privatmodus, um zum Beispiel einzelne Fahrten auszublenden. So ist die Privatsphäre jederzeit gesichert. Praktisch ist der Datenexport, der für das Finanzamt nutzbare PDFs generiert. Auch eine Kostenerfassung für das KFZ ist an Bord, es gibt Statistiken und eine Funktion zur Fahrzeugsuche. Selbstständige oder Unternehmen mit mehreren Fahrzeugen können mit Vimcar Fleet auch einen ganzen Fuhrpark verwalten.

AutoLogg: Die Vimcar-Alternative

Auch der Anbieter AutoLogg setzt voll auf die elektronische Fahrtenbuch-Aufzeichnung, sowohl für Dienstwagen und kleine Selbstständige wie etwa Solo-Handwerker, als auch für größere Unternehmen mit Fuhrpark. Autologg wurde nach eigenen Angaben in Abstimmung mit Finanzbehörden in Deutschland und Österreich entwickelt, der Datenexport ist dementsprechend auf die Nutzung durch Steuerberater und Finanzämter optimiert. Der Anbieter ist mit 12 Euro im Monat deutlich günstiger als Vimcar, bietet aber eine ähnliche Funktionalität: Auch bei AutoLogg gibt es einen ODB-Dongle zum Abo dazu, alternativ können BMW-, Ford- und Porsche-Fahrer auch zu einem Connected-System greifen, das die Daten direkt online an den Anbieter übermittelt.

AutoLogg setzt auf ein sehr übersichtliches App-Design, zudem ist AutoLogg vollständig DSGVO-konform. Interessant ist die Hotspot-Funktion, die häufig besuchte Orte mit einem Klick dem Fahrzweck zuordnen. Alternativ kann AutoLogg auch für die Flottenverwaltung eingesetzt werden: Die passende Software sammelt die AutoLogg-Daten aller lizenzierten Fahrzeuge dann zentral, um diese effektiv zu managen. Interessant für Steuerberater ist zudem, dass AutoLogg Demo-Systeme zum Vorzeigen für Klienten bereitstellt und Rabatte für die Vermittlung vergibt.

Logpit: Elektronisches Fahrtenbuch für Unternehmens-Fuhrparks

Logpit ist eine Lösung, die sich hauptsächlich an Unternehmen mit Fuhrpark richtet: PKW, LKW und sogar Anhänger und Leihmaschinen können mit der Software getrackt werden. Auch eine Arbeitszeiterfassung ist optional erhältlich. Damit erhalten Speditionen, Bauunternehmen, das Taxi-Gewerbe oder andere Unternehmen mit mehreren Dienstwagen eine Rundum-Lösung, um Fahrten aufzuzeichnen und die Position des Fahrzeugs zu bestimmen. Auch Logpit setzt dabei auf GPS-Tracker: Es gibt wahlweise ein Gerät, das an den ODB2-Port gesteckt werden kann oder – für Baumaschinen, Busse, und LKW – einen GPS-Tracker, der direkt im Fahrzeug installiert wird.

Die Datenauswertung ist ausgesprochen detailliert, im zentralen Logpit-System haben Anwender Zugriff auf alle angeschlossenen Fahrzeuge und deren Daten. Logpit ist sowohl im Web als auch als App für iOS und Android verwendbar. Der Datenexport für das Fahrtenbuch erfolgt nach Angaben des Anbieters finanzamtkonform.

Driverslog Pro: Effizientes Fahrtenbuch für Solo-Selbstständige

Deutlich einfacher ist die App Driverslog Pro für iOS- und Android-Geräte gestaltet: Für 1,99 Euro im Monat erhalten Anwender eine einfache Tracking-App, die Fahrten direkt über die GPS-Schnittstelle des Smartphones aufzeichnet, ein ODB2-Dongle wird nicht benötigt. Das spart Kosten, zwingt aber zu einem Smartphone-Ladeanschluss im KFZ, da das GPS-Modul den Akku stark belastet. Alternativ können die Daten einer Fahrt auch manuell eingegebenen werden.

Driverslog Pro hilft Anwendern dabei, Start- und Zielort sowie die Strecke zu erfassen, Kraftstoffverbräuche zu ermitteln und die Kosten für das Fahrzeug nachzuhalten: Hierfür gibt es die Möglichkeit, zum Beispiel Tank- und Werkstattrechnungen zu hinterlegen. Die App sichert ihre Daten automatisch, bei Bedarf – und hier wird es interessant für Freiberufler und andere Gewerbetreibende – können die Datensätze finanzamtkonform als CSV oder PDF ausgegeben werden, um sie dem Finanzamt oder dem Steuerberater zu übermitteln.

Lexware Fahrtenbuch: Vollautomatisch Fahrten tracken

Einfach und effizient, so kann man Lexware Fahrtenbuch für Dienstwagen beschreiben. Die Profis für Finanzsoftware setzen bei ihrer Fahrtenbuch-App ebenfalls auf einen ODB2-Dongle, der im KFZ installiert werden muss. Wie bei anderen Lösungen erfolgt das Fahrten-Tracking dann vollautomatisch, Fahrten müssen anschließend nur noch dem Fahrzweck zugeordnet werden. Dabei helfen Automatisierungsfunktionen, die es Nutzern erleichtern, die Daten sinnvoll auszuwerten.

Anders als andere Lösungen setzt das Lexware-Produkt vor allem auf Einfachheit: Es geht darum, die Fahrtenbuchführung möglichst effektiv zu gestalten, weshalb die User-Eingriffe auf ein Minimum reduziert wurden: So gibt etwa auch eine automatische Rückfahrt-Erkennung sowie eine Umkreis-Erkennung für zuvor angelegte Geschäftskontakte. Am Ende gibt Lexware ein laut Anbieter rechtssicheres Fahrtenbuch als PDF aus, das direkt an den Steuerberater oder das Finanzamt übermittelt werden kann.

Fahrtenbuch Meyer Solutions

Ohne einen zusätzlichen ODB-Stecker kommt die App Fahrtenbuch von Meyer Solutions aus: Die ausschließlich für iOS/iPadOS erhältliche Fahrtenbuch-App bestens für die einfache Fahrtenbuch-Führung geeignet. Anders als viele andere Lösungen ist für die im Einmalkauf (6,99 Euro) erhältliche App weder ein Abo noch eine Registrierung notwendig: Die Fahrtenbuch-Daten werden mit Hilfe des im iPhone/iPad integrierten GPS aufgezeichnet, wodurch keine weitere Hardware nötig wird.

Daten bleiben komplett in der App und beim Anwender. Per In-App-Kauf kann zudem eine Streckenaufzeichnung nachgerüstet werden. Das Meyer Solutions Fahrtenbuch kann am Mac mit der Software Fahrtenbuch Maps ergänzt werden und ist sogar mit der Apple Watch kompatibel. Daten können auf vielfältige Weise exportiert werden, etwa in diverse Cloud-Dienste oder einfach als Klartext, zudem gibt es eine Reihe von Export-Schnittstellen wie PDF, CSV oder für Drittanbieter-Software DATEV, Lexware und Wiso (jeweils per In-App-Kauf). Auch Kraftstoffpreise können nachgehalten werden.

Fazit:

Alle Fahrtenbuch-Lösungen ähneln sich untereinander stark: Sie zeichnen Fahrtenbücher auf und erlauben die Zuordnung zu dienstlichen, privaten oder Mischfahrten. Die Unterstützung von ODB2-Dongles sorgt für eine zuverlässige und effiziente Aufzeichnung der Fahrten und gegebenenfalls zusätzlicher Informationen, etwa über den Spritverbrauch, treiben aber auch die Kosten in die Höhe. Lösungen, die das Smartphone-GPS nutzen sind deutlich preiswerter, verlangen aber im Zweifel eine gewisse Nutzer-Interaktion. Wichtig ist letztlich, dass die Daten zuverlässig aufgezeichnet werden und sich anschließend Finanzamt-konform ausgeben lassen. Automatisierte Lösungen, wie wir sie in diesem Beitrag vorstellen, sind dem händischen auf Papier oder in Excel geführten Fahrtenbuch deutlich überlegen.

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Redaktion & Aktualisierung: heise Download-Team