Kassenbuch-Software im Vergleich

Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs bestimmt das Handelsgesetzbuch. Dort ist in den §§ 238 bis 241 HGB festgehalten, wer zu einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung verpflichtet ist. Unternehmen, die über die doppelte Buchführung ihre Bilanz erstellen, führen auch ein Kassenbuch. Dies ist verbindlich der Fall, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mehr als 600.000 Euro Umsatz oder mehr als 60.000 Euro Gewinn erzielen. Kleinunternehmen, Selbstständige, Freiberufler, die den Gewinn via Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, sind hingegen nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet.

Für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung müssen zu jeder Einnahme oder Ausgabe das Datum, die Belegnummer, der Buchungstext, der Betrag, der Steuersatz, der Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerbetrag sowie der Ist- und Soll-Kassenbestand dokumentiert werden. Dabei ist eine sorgfältige Erfassung aller Geschäftsvorfälle erforderlich, da Außenprüfer des Finanzamtes das Kassenbuch eines Unternehmens erfahrungsgemäß besonders kritisch überprüfen, um Unterschlagungen und Steuerhinterziehungen zu verhindern. Kommt es zu Abweichungen zwischen dem tatsächlichen Kassenbestand und dem buchungsmäßig erfassten Bestand, muss die Differenz auf einem Kassendifferenzkonto buchhalterisch erfasst werden.

Was müssen Unternehmen bei der Führung eines Kassenbuchs beachten?

Essenziell ist die Revisionssicherheit. Dies bedeutet, dass ein Kassenbuch derart geführt werden muss, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen werden können. Daher sind Excel-Kassenbücher, die lange Zeit in den Betrieben der Standard waren, inzwischen nicht mehr zulässig. Bei den Excel-Kassenbüchern sind jederzeit nachträgliche Änderungen oder das Löschen von Einträgen möglich.

Die Unternehmen müssen bei der Führung eines Kassenbuchs auch auf Chronologie und Aktualität achten. Die Buchungen werden im Kassenbuch chronologisch in der korrekten Reihenfolge aufgeführt und alle Bargeschäfte sollten spätestens nach einem Tag im Kassenbuch eingetragen sein. Es gilt in der Regel eine Einzelaufzeichnungspflicht. Alle Geschäftsvorfälle sind somit lückenlos und vollzählig aufzuzeichnen. Lediglich bei Betrieben, die täglich sehr viele Bargeschäfte aufweisen, können hier Ausnahmen geltend gemacht werden.

Häufig dient eine Registrierkasse als Unterstützung bei der Kassenbuchführung. Es handelt sich dabei jedoch nicht um einen Ersatz für ein Kassenbuch, da die Tageseinnahmen aus der elektronischen Registrierkasse immer auch als Eintrag in ein Kassenbuch übernommen werden müssen. Eine Kassenbuch-Software erfasst alle Bargeldeinnahmen und -ausgaben, sodass jederzeit eine übersichtliche Darstellung der Geschäftsvorfälle und des Kassenstandes erfolgen kann.

Welche Funktionen sollte eine Kassenbuch-Software haben?

Gängige Kassenbuchprogramme verfügen über die Standardfunktionen zur Führung eines Kassenbuchs wie eine übersichtliche Erfassung der Bareinnahmen, die Erstellung von Buchungslisten, den Abruf aller Kassenbewegungen, die Änderung der Buchungstexte sowie das Verwalten von Belegnummern. Hierzu zählen auch rechtskonforme Korrekturbuchungen und eine Kontierung auf Standardkontenrahmen.

Entscheidend ist die Rechtssicherheit der Kassenbuchsoftware, die den Anforderungen der GoBD entsprechen muss, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Weitere Kriterien für die Wahl der Kassenbuchsoftware sind eine möglichst einfache Handhabung, damit sich der zeitliche Aufwand in Grenzen hält, sowie eine automatische Erkennung von Fehlerquellen. Beispielsweise sollte die Software bei einem negativen Kassenstand prompt aktiv werden und dies dem Benutzer melden

Praktisch sind Schnittstellen zum Steuerberater, zum Finanzamt sowie zu Warenwirtschaft, Rechnungsprogramm und Buchführung, welche die Arbeit mit der Kassenbuchsoftware erheblich erleichtern. Einige Anbieter stellen Funktionen zur Belegerfassung und Texterkennung bereit, um Belege aus Papier zu digitalisieren. Nützlich kann auch eine zusätzliche Kassenbuch-App sein, die einen mobilen Zugriff auf die Buchungen ermöglicht.

Checkliste: Rechtssichere Kassenführung

Die Kassenbuchführung muss zu jedem Bargeld-Geschäftsvorfall folgende Angaben enthalten:

• Einnahme oder Ausgabe
• Datum
• Eine fortlaufende Belegnummer
• Buchungstext mit dem Zweck der Entnahme bzw. Einzahlung
• Nettobetrag
• Währung
• Steuersatz in Prozent
• Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerbetrag
• Ist-Kassenbestand
• Soll-Kassenbestand

Alle Angaben müssen verständlich dokumentiert werden, sodass sich ein Dritter schnell und einfach einen Überblick über die Kassenbuchungen verschaffen und diese nachvollziehen kann. Alle Buchungsbelege müssen zusätzlich zum Tagesbericht archiviert werden. Die Kassenbücher samt Belegen sind zehn Jahre lang aufzubewahren.

Das Kassenbuch muss in deutscher Sprache verfasst werden und auf einer realen Kasse basieren, welche Bargeld enthält, egal ob es sich beispielsweise um eine Geldkassette oder um einen Tresor handelt. Schecks gelten ebenfalls als Barzahlungsmittel.

Kassenbuch-Software im Vergleich

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige ausgewählte Kassenbuchprogramme vor. Wir empfehlen, im Sinne der DSGVO-Konformität Anbieter aus Deutschland oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) auszuwählen.

Lexware Kassenbuch: Für bis zu fünf Kassen & Firmen

Lexware Kassenbuch ist mehrkassenfähig und geeignet zur Verwaltung und Kassenabrechnung von bis zu fünf Firmen. Die Kassenbuchsoftware entspricht den aktuellen GoBD. Der Kassenbestand wird für bis zu fünf Betriebskassen nach jeder Buchung angezeigt. Diverse Kontenrahmen sind enthalten, von den Standards SKR03 und SKR04 bis hin zu Kontenrahmen für das Hotel- und Gaststättengewerbe, Ärzte und Zahnärzte sowie Pflegeeinrichtungen.

Weitere nützliche Funktionen sind das automatische Erkennen und das Speichern wiederkehrender Buchungen, eine Autovervollständigung der Buchungstexte, Fehlbetragskontrollen und Korrekturbuchungen, ein Quittungsdruck inklusive Adressübernahme, Summen- und Saldenlisten, Monatsabschluss und Kassensturz sowie ein Passwortschutz.

Alle Kassenvorgänge werden automatisch mit dem entsprechenden Datum und einer fortlaufenden Belegnummer versehen. Auf Wunsch präsentiert Lexware Kassenbuch eine grafische Auswertung des Einnahmen- und Ausgabenverlaufs. Kassendaten-Export- und Import-Schnittstellen (DATEV, ASCII etc.) sind ebenso mit an Bord wie ein Betriebsprüfer-Export für das Finanzamt.

Lexware Kassenbuch kostet monatlich 8,90 Euro netto. Der Hersteller bietet die Möglichkeit, die Kassenbuch-Software 30 Tage lang auszuprobieren.

lexoffice: Online-Buchhaltung mit Kassenbuch

Wer seine Kassenstände lieber in der Cloud verwalten möchte, nutzt lexoffice* vom gleichen Hersteller, dem Freiburger Softwarehaus Lexware. Allerdings ermöglicht das Cloud-Kassenbuch keine Kassenverwaltung von bis zu fünf Firmen wie bei Lexware Kassenbuch, sondern nur, eine einzige Kasse zu verwalten.

Wer nicht nur ein Kassenbuch, sondern eine umfassende Finanzlösung für Unternehmen sucht, die neben einem Cloud-Kassenbuch auch Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen enthält, hat mit lexoffice alle wichtigen Buchhaltungsfunktionen zur Hand.

lexoffice ist in vier unterschiedlichen Varianten erhältlich: S, M, L und XL. Das elektronische Kassenbuch ist allerdings nur in der L- und XL-Version enthalten. Hier fallen monatliche Kosten in Höhe von 14,36 bzw. 21,16 Euro netto (aktuell rabattiert) an.

INtex Kasse PLUS: Gewerbliches Kassenbuch und privates Haushaltsbuch in einem

INtex Kasse eignet sich zur Führung von Kassenbüchern und Haushaltsbüchern. Laut Hersteller deckt die Kassenbuch-Software folgende Anwendungsbereiche ab: gewerbliches Kassenbuch, privates Haushaltsbuch, Einnahmen- und Ausgaben-Buchhaltung und Kautionsbuch für Vermieter, Rücklagenverwaltung für WEG, Darlehensverwaltung sowie Vereinskasse für Kassenwarte.

Die Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben erfolgt GoBD-konform. Die wichtigsten Kassenbuchfunktionen wie Buchungskonten nach SKR03 und SKR04, ein DATEV-Export, und eine Auswertung nach Kategorien in Tabellenform sind integriert. Der Nutzer kann zudem grafische Darstellungen abrufen und Kontoauszüge importieren. Via Teilen-Link lässt sich das Steuerbüro in die Führung und Auswertung des digitalen Kassenbuchs einbinden.

Mehrere Kassenbücher für verschiedene Geschäftsjahre, unterschiedliche Geschäftstätigkeiten oder Niederlassungen können angelegt werden. Der Nutzer kann eigene Kategorien für Einnahmen und Ausgaben erstellen.

INtex Kasse PLUS kostet 39 Euro pro Jahr und kann wahlweise als WebApp im Browser in der Cloud genutzt oder als App unter Windows, macOS, Android und iOS installiert werden. Beim INtex Kasse PLUS TEAM-Paket für bis zu fünf gleichzeitige Benutzer fallen jährliche Kosten in Höhe von 169 Euro an. Mit INtex Kasse PLUS SERVER wird außerdem eine zeitlich unbegrenzte Lizenz als Kaufversion für bis zu drei Nutzer für 399 Euro angeboten.

sevDesk: Profi-Buchhaltung mit integriertem Kassenbuch

Die Online-Buchhaltungssoftware sevDesk* aus Offenburg wird als professionelles Rechnungsprogramm, als Buchhaltungshelfer und als Warenwirtschaftssystem in Unternehmen eingesetzt. Ein elektronisch geführtes Kassenbuch ist direkt in der Buchhaltungssoftware integriert.

So lassen sich etwa Portoausgaben oder Bareinzahlungen schnell und einfach erfassen. Nach jeder Buchung hat der Nutzer den aktuellen Kassenbestand im Blick. Die GoBD-konforme Kassenbuchlösung ermöglicht dabei auch, Tages- und Monatsabschlüsse zu erstellen. Die Auswertungen lassen sich im PDF-Format herunterladen.

Einnahmen und Ausgaben werden dabei in Form von Rechnungen eingetragen, nachdem vom Nutzer das Kassenbuch über den Reiter “Zahlungen” eröffnet und ein Anfangsbetrag angegeben wird. Für jede Rechnung kann der Nutzer vermerken, ob diese Bar bezahlt wurde. Diese Einnahmen und Ausgaben werden anschließend automatisch in das Kassenbuch aufgenommen. Die Original-Belege für alle Buchungen lassen sich unkompliziert mit der Scan App einscannen.

sevDesk gibt es in den drei Editionen "Rechnung", "Buchhaltung" und "Warenwirtschaft". Die Funktion zur Führung eines Kassenbuchs ist ausschließlich im Modul "Buchhaltung" für 19,90 Euro netto monatlich und im Modul "Warenwirtschaft" für 46,90 Euro monatlich enthalten.

sevDesk stellt zudem eine kostenlose Kassenbuch Vorlage für Excel zur Verfügung. Diese deckt mit Belegnummer, Buchungstext und Steuersatz alle wichtigen Inhalte eines Kassenbuchs ab. Die Kassenbuch-Vorlage ist kostenfrei nutzbar, jedoch nicht GoBD-konform. Sie eignet sich somit nur für ein privat geführtes Kassenbuch.

WISO MeinBüro & WISO EÜR & Kasse: Kassenbücher als Desktop- und Web-Version

Aus dem Hause Buhl stehen mit WISO MeinBüro* und WISO EÜR & Kasse* zwei Programme zur Verfügung, die sich zur Kassenbuchführung eignen.

Mit WISO MeinBüro lässt sich ein Kassenbuch führen, in dem Sie die Ein- und Auszahlungen von Bargeld aufzeichnen. Das Datum und den Steuersatz trägt das Programm bei allen Buchungen automatisch ein. Diese Vorschläge kann der Nutzer nachträglich manuell ändern. Um jeden Vorgang eindeutig identifizieren zu können, ordnet das Programm jeder Buchung eine interne Buchungsnummer zu

WISO MeinBüro steht in einer Desktop- und einer Web-Version zur Verfügung. Bei WISO MeinBüro Web ist das Kassenbuch bereits in der XS-Edition für sechs Euro netto monatlich enthalten. Bei WISO MeinBüro Desktop fallen in der Standardversion 95,40 Euro für eine jährliche Nutzungsperiode an.

WISO EÜR & Kasse dient in erster Linie zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und für die Umsatzsteuervoranmeldung. Außerdem lässt sich ein übersichtliches Kassenbuch führen. Für die Verwaltung von Bareinzahlungen und Ausgaben kann der Nutzer beliebig viele Kassenbücher anlegen und Kassenberichte als Liste oder im amtlichen Formular erzeugen. Die Einzelversion für das aktuelle Geschäftsjahr kostet 79,95 Euro und das Update für jedes weitere Jahr 54,99 Euro.

Agito Kassenbuch: Kassenbuch online in der Cloud

Das Rosenheimer Unternehmen Agenda Informationssysteme stellt mit Agito ein Kassenbuch bereit, dessen Daten vollständig in der Cloud landen. Das GoBD-zertifizierte Kassenbuch bietet dem Nutzer einen mobilen Zugriff ganz ohne Installation, da das Kassenbuch über den Webbrowser gesteuert wird.

Der Nutzer fotografiert die Belege und lädt sie in das verschlüsselte, revisionssichere Belegarchiv hoch. Laut Anbieter liegen die Daten "bestens geschützt in einem europäischen Hochsicherheits-Rechenzentrum".

Buchungsvorlagen schützen vor fehlerhaften Buchungen. Das Kassenbuch überprüft alle erfassten Bargeldbewegungen und weist auf Fehler hin, etwa wenn der Kassenbestand ins Minus rutscht. Ein Export der abgeschlossenen Buchungen im DATEV-Format ist möglich

Das Agito Kassenbuch kostet 3,50 Euro netto pro Monat und kann monatlich gekündigt werden. Eine Testversion steht nicht zur Verfügung.

Softwarenetz Kassenbuch: Dokumentenjournal und automatische PDF-Erkennung

Das Softwarenetz Kassenbuch* bietet die grundlegenden Kassenbuchfunktionen und eine anwenderfreundliche Gestaltung. Zu jeder Buchung kann der Anwender den Beleg als PDF-Dokument hinzufügen. Die PDF-Belege werden vom Kassenbuch gescannt und analysiert. Das Monatsjournal mit den Buchungen und allen dazugehörigen Belegen kann als PDF-Datei gespeichert werden.

Praktisch ist die DATEV-Schnittstelle, mit der die Buchungen im DATEV-Format exportiert werden. Eine Exportfunktion für das Finanzamt ist ebenfalls mit an Bord. In einem Dokumentenjournal werden alle Buchungen mit hinterlegten Belegen im gewählten Zeitraum aufgelistet. Die Belege sind im Kassenbuch archiviert und lassen sich bei Bedarf drucken, speichern oder per Mail versenden.

Softwarenetz Kassenbuch benötigt Windows 7 bis 11 und kostet einmalig 79,90 Euro pro Lizenz bzw. Arbeitsplatz. Das Unternehmen aus Schöneck stellt eine 30 Tage Testversion zum Download bereit.

MonKey Office: MonKey Kassenbuch mit an Bord

Die Bürosoftware MonKey Office der ProSaldo GmbH mit Sitz in Cottbus unterstützt Freiberufler und Kleinunternehmen bei der Buchhaltung und enthält in der kostenlosen Basis-Version ein einfach zu bedienendes Kassenbuch.

Das MonKey Kassenbuch war früher separat als Freeware erhältlich, wird jedoch inzwischen nur noch als Bestandteil von MonKey Office angeboten. Die Software eignet sich gut für Einsteiger in die Kassenbuchführung. Eine DATEV-Schnittstelle ist vorhanden. Die Optik des MonKey Kassenbuchs wirkt wenig modern, aber die Handhabung erweist sich als intuitiv und komfortabel

Im Leistungsumfang finden sich die vordefinierten Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Der Nutzer kann auf die vorgegebenen Kontenarten zugreifen und auch selbst definierte Konten anlegen. Buchhalterische Fähigkeiten sind hier nicht erforderlich. Im MonKey Kassenbuch werden alle Buchungen präsentiert, die bei den Soll-/Haben-Buchungen oder den Einnahmen und Ausgaben mit einem Kassenkonto erfasst wurden

Die Basisversion von MonKey Office inklusive Kassenbuch ist Freeware, kann also kostenfrei verwendet werden. Es stehen Versionen für Windows und macOS zur Verfügung. Wer bei der Finanzbuchhaltung weitere Funktionen benötigt, ordert die kostenpflichtigen Module REWE und FIBU für jeweils 199 Euro. REWE ist beim Bestellen, Anbieten, Liefern und Abrechnen von Artikeln oder Leistungen behilflich, wohingegen FIBU vom Kontieren der einzelnen Geschäftsfälle über die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum Jahresabschluss dient.

Kassenbuch Vorlage für Excel: Guter Überblick über die privaten Finanzen

Die Kassenbuch Vorlage für Excel hält Einnahmen und Ausgaben übersichtlich Monat für Monat fest. Die kostenlose Office-Vorlage stellt dabei von Januar bis Dezember ein eigenes Tabellenblatt zur Eingabe der eingehenden und ausgehenden Beträge bereit. Für jeden Monat bietet die Kassenbuch-Vorlage ausreichend Platz, um bis zu 40 Einnahmen und 40 Ausgaben einzutragen. Ein Übersichtsblatt fasst in der Kassenbuch-Vorlage den Kassenbestand tabellarisch und als Balkendiagramm zusammen. Das Excel Kassenbuch ist schlicht und einfach gehalten und beschränkt sich auf die wichtigsten Funktionen.

Die Handhabung ist simpel: Zunächst im Tabellenblatt "Basisdaten" das Jahr festlegen, für welches das Kassenbuch geführt werden soll, und danach den Anfangsbestand vermerken, der in das Tabellenblatt des ersten Monats übernommen wird. Die Währung, in der das Excel Kassenbuch geführt wird, kann ebenfalls festgelegt werden. Excel überträgt diese Daten automatisch in alle Monatsblätter.

Die Excel Vorlage ist speziell für den privaten Bereich konzipiert. Hier reicht es meist aus, nur die Bruttobeträge einzutragen und auf die Nettobeträge zu verzichten. Für das geschäftliche Umfeld hingegen eignet sich das Excel-Kassenbuch nicht. Steuerrechtlich ist das Führen eines Kassenbuches in Excel nicht erlaubt, weil Daten nachträglich geändert oder gelöscht werden können.

Das Kassenbuch steht nicht nur in einer Excel-Version, sondern auch als PDF-Datei zum Download bereit. Außerdem gibt es vom gleichen Anbieter ein spezielles "Kassenbuch für Vereine" als kostenlose Excel-Vorlage, um alle Vereinseinnahmen und -ausgaben schnell und übersichtlich zu erfassen. Praktisch ist hier die Möglichkeit, über Filter die Einnahmen und Ausgaben zu bestimmten Veranstaltungen auszuwerten.

In der Tabelle können bis zu 25 Artikel und die Namen von bis zu 25 Veranstaltungen eingetragen werden. Bei jedem Eintrag vermerkt der Kassenführer des Vereines das Datum, die Belegnummer, den Artikel und die Kategorie. Mit der Excel-Vorlage werden alle Einnahmen und Ausgaben eines Vereines über ein komplettes Jahr erfasst, inklusive einer Berücksichtigung der anfallenden Mehrwertsteuern. Ein übersichtlicher Quartalsbericht präsentiert die im Vereinskassenbuch festgehaltenen Buchungen

Übersicht: Weitere Anbieter von Kassenbuch-Software

Neben den genannten Programmbeispielen gibt es noch weitere potenziell interessante Kassenbuchprogramme, die wir in der folgenden Liste verlinkt haben.

Kassenbuchprogramme aus Deutschland:

• alphaflow Kassenbuch
  
• APRO.CON Kassenbuch
  
• CASH Kassenbuch
  
• Datev Kassenbuch
  
• EuroKass
  
• EWU Kassenbuch
  
• GESO Kassenbuch
  
• kabuch.de
  
• Kassenbuch & Konto
  
• KassEx
  
• MMS Kassenbuch
  
• Provendis Kassenbuch
  
• roSoft Kassenbuch
  
• Schweighofer Kassenbuch
  
• TAIFUN Kassenbuch
  
• tricoma

Fazit

Kleinunternehmen, die weiterhin handschriftliche Kassenbücher führen, sollten auf eine zuverlässige und rechtssichere Kassenbuch-Software umsteigen. Falls sich der Steuerprüfer ankündigt, ist eine ordnungsgemäße Führung des Kassenbuchs von elementarer Bedeutung. Gute Kassenbuchprogramme zeigen dem Nutzer eine fehlerhafte Kassenführung automatisch auf, sodass es nicht so leicht zu kleinen Nachlässigkeiten kommen kann, die bei Betriebsprüfungen Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung ergeben und massive finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen können.

Wer nicht nur eine Kassenbuchsoftware, sondern ein komplexes Buchhaltungsprogramm wünscht, ist mit Rechnungs- und Buchhaltungslösungen wie sevDesk, lexoffice, WISO Mein Büro oder MonKey Office gut bedient. Hier ist die Führung des Kassenbuches nur als eine von vielen Funktionen integriert.

Anwender, die hingegen ausschließlich eine Kassenführung benötigen, greifen eher zu einem speziellen Kassenbuch-Standalone-Programm wie INtex Kasse. Entscheidend ist in allen Fällen, dass die Kassenbuchsoftware den Ansprüchen der GoBD genügt, damit alle Buchungen rechtssicher sind und das Finanzamt nichts zu bemängeln hat.

Ausschlaggebend für die Wahl des passenden Kassenbuches ist auch die Frage, ob das Kassenbuch online in der Cloud oder On-Premises geführt werden soll. Wer ein Cloud-Kassenbuch sucht, sollte sich Agito Kassenbuch oder lexoffice ansehen.

Ausschließlich für den privaten Bereich eignen sich die Kassenbuch Vorlagen für Excel. Als einfach zu handhabende kostenlose private Kassenbücher sind diese zu empfehlen.

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Redaktion & Aktualisierung: heise Download-Team