Richtlinie schiebt Datenschwund im Kanzleramt den Riegel vor
Eine neue Richtlinie soll künftig das Löschen von Daten in Ministerien und im Kanzleramt erschweren.
Um künftig das Verschwinden von Daten in Ministerien zu verhindern, hat die Bundesregierung eine neue Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut beschlossen. Als Kernpunkt erhebt die Neuregelung alle elektronisch gespeicherten Unterlagen in den Rang eines Dokuments oder einer Akte. Computerdateien dürfen daher künftig nur noch in Absprache mit dem Verfasser gelöscht oder verändert werden.
Insbesondere ermöglicht die Richtlinie dadurch die vollständig computergestützte Kommunikation von Behördenvorgängen. Auch bei diesen elektronischen Vorgängen müssen Laufweg, Aktenvermerke und andere Bearbeitungsinformationen nachgewiesen und der Akte zugeordnet werden.
Auch unterscheidet die Richtlinie zwischen Dokumenten, die zum behördlichen Aktenbestand gehören und solchen, die ausschließlich aus der Funktion für Partei oder Fraktion anfallen. Alle Vorgänge, die ganz oder teilweise Aufgaben des Ministeriums betreffen, gehören zum behördlichen Aktenbestand, insbesondere nicht in ein persönliches Archiv. Behördenleiter dürfen höchstens Kopien sammeln. Aber schon wenn sich aus einer Kopie durch Anmerkungen und Randbemerkungen die Entscheidungsbildung nachvollziehen lässt, gehört sie nicht mehr in eine persönliche Ablage, sondern in den behördlichen Aktenbestand.
Durch diese Neuregelung soll künftig das Löschen von Daten, wie dies in den letzten Tagen der Ära Kohl geschah, vermieden werden. Laut Sonderermittler Burkhard Hirsch gibt es nicht nur Lücken in den Akten, sondern es sind auch elektronische Daten in erheblichem Umfang, zum Teil gegen den ausdrücklichen Willen der Mitarbeiter, gelöscht worden. (bb)
