Abmahnsichere Geschäfts-E-Mail

Inhaltsverzeichnis

Am 16. November 2006 ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister vom 10. November 2006 (PDF-Datei) in Kraft getreten. Daraus leiten sich im Einklang mit einer Vorgabe der Europäischen Union unscheinbare, aber weit reichende Änderungen anderer Gesetze, unter anderem des Handelsgesetzbuchs, des GmbH-Gesetzes und des Gesetzes für Aktiengesellschaften, ab. In der Konsequenz müssen seit Jahresbeginn Firmen ihre Geschäftsbriefe "gleichviel in welcher Form" mit Angaben aus dem Handelsregister versehen, so wie man das aus den Fußzeilen gedruckter Geschäftsbriefe gewohnt ist. Was in diesem Kontext unter "Geschäftsbrief" zu verstehen ist, lässt sich dank undeutlicher Gesetzestexte kaum abschließend beantworten.

Die Angaben müssen nun in Geschäftsbriefen jedweder Form auftauchen, also auch in E-Mails. Sie müssen deutlich auf dem Geschäftsbrief lesbar sein. Eine Übermittlung wie in Form einer angehängten elektronischen Visitenkarte (V-Card) wird den Anforderungen wohl nicht genügen, da nicht jeder diese Visitenkarten problemlos öffnen kann. Dies ergibt sich unmittelbar aus dem geänderten Wortlaut des Paragraphen 37a im Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1, S. 1 im Aktiengesetz sowie § 35a Abs. 1, S. 1 im GmbH-Gesetz.

Wo und wann sind die Zusatzangaben erforderlich?

Wo und wann sind die Zusatzangaben erforderlich?

Der Paragraph 37a im Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1, S. 1 im Aktiengesetz sowie § 35a Abs. 1, S. 1 im GmbH-Gesetz regeln, dass ein Gewerbetreibender seinem Gegenüber in Geschäftsbriefen bestimmte Mindestinformationen mitzuteilen hat.

Das Gesetz spricht von nach außen gerichteten, geschäftlichen Mitteilungen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden. Unabhängig davon, an wie viele Empfänger das Schreiben gerichtet ist, gelten die Regelungen für Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

Perfiderweise sind hingegen Massen-E-Mails, auch wenn sie zum Abschluss von Geschäften anregen, nicht zwingend als Geschäftsbriefe anzusehen. Da im Übrigen recht unterschiedliche Meinungen über die Anwendbarkeit der neuen Regeln kursieren, kann man Gewerbetreibenden nur empfehlen, die geforderten Pflichtangaben in jedwede E-Mail einzubinden, selbst wenn der Absender dadurch ein sehr bürokratisches Image von sich vermittelt.

Was muss man angeben?

Was muss man angeben?

Die erforderlichen Angaben in den Geschäfts-E-Mails richten sich im Wesentlichen nach der Rechtsform des jeweiligen Unternehmens. Auf den folgenden Seiten sind für verschiedene gängige Gesellschaften die jeweils erforderlichen Angaben exemplarisch aufgeführt. In Form und Umfang sind sie für die Verwendung in der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz geeignet und können daher als Vorlage verwendet werden.

Berücksichtigt wurde ebenfalls die bewährte Praxis, E-Mail-Signaturen durch eine ansonsten leere Zeile mit zwei Gedankenstrichen einzuleiten. Das führt dazu, dass manche E-Mail-Clients die nachfolgende Signatur in einem anderen Format darstellen oder gar ausblenden können.

Muster: Einzelunternehmen

Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag

Für ein Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Name des Unternehmers sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Otto Normalunternehmer

ABER: Mit der geänderten Fassung des § 15 b GewO, die am 22. Mai 2007 in Kraft tritt, werden zusätzliche Angaben auf Geschäftsbriefen erforderlich. Zum genannten Stichtag muss auch die ladungsfähige Anschrift angegeben werden, d.h. die volle Adresse, kein Postfach.

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail ab 22. Mai 2007:

--
Otto Normalunternehmer
Hauptstraße 1, 55555 Irgendwo

Muster: GbR

Gesellschaft bürgerlichen Rechts ohne Handelsregistereintrag

Für eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR oder BGB-Gesellschaft) ohne Handelsregistereintrag sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Name der Gesellschaft und Name sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname für jeden Gesellschafter

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Max&Moritz GbR
Michael Max, Mathäus Moritz

ABER: Mit der geänderten Fassung des § 15 b GewO, die am 22. Mai 2007 in Kraft tritt, werden zusätzliche Angaben auf Geschäftsbriefen erforderlich. Zum genannten Stichtag muss auch die ladungsfähige Anschrift angegeben werden, d.h. die volle Adresse, kein Postfach.

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail ab 22. Mai 2007:

--
Max&Moritz GbR
Michael Max, Mathäus Moritz
Märchenweg 1001, 31719 Wiedensahl

Muster: Einzelkaufmann mit HRG-Eintrag

Einzelkaufmann mit Handelsregistereintrag

Für einen Einzelkaufmann mit Handelsregistereintrag sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau", "e.K.", "eK", "e.Kfm." oder "e.Kfr."
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
(der volle Name des Inhabers muss nicht preisgegeben werden)

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Auto Müller, e.K.
Hauptstr. 1
30159 Hannover
Registergericht: Amtsgericht Hannover, HRB 12345

Muster: oHG und KG

Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Für die Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG) sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz "oHG" oder "KG"
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Auto Müller oHG
Hauptstr. 1
30159 Hannover
Registergericht: Amtsgericht Hannover, HRB 12345
--

Tritt als Gesellschafter keine natürliche Person auf, sondern eine GmbH oder AG (z. B. GmbH & Co.KG) so sind die oben genannten Angaben um die erforderlichen Angaben dieser Gesellschafter zu ergänzen.

Beispiel:

--
Auto Müller GmbH & Co.KG
Hauptstr. 1
30159 Hannover
Registergericht: Amtsgericht Hannover, HRB 12345
Gesellschafter: Anton Müller

Muster: GmbH

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz "GmbH"
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname jedes Geschäftsführers

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Niet&Nagel GmbH, Zweigstelle Posemuckel
Firmensitz: Hammersteinstr. 99, 49661 Cloppenburg
Registergericht: Amtsgericht Cloppenburg, HRB 999999
Geschäftsführer: Napoleon Niet, Elisabeth Nagel

Muster: GmbH mit Aufsichtsrat

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) mit Aufsichtsrat

Für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), die einen Auftsichtsrat gebildet hat, sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz "GmbH"
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname jedes Geschäftsführers
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Niet&Nagel GmbH, Zweigstelle Posemuckel
Firmensitz: Hammersteinstr. 99, 49661 Cloppenburg
Registergericht: Amtsgericht Cloppenburg, HRB 999999
Geschäftsführer: Napoleon Niet, Elisabeth Nagel
Aufsichtsratsvorsitzender: Herrmann T. Hammer

Muster: AG

Aktiengesellschaft (AG)

Für die Aktiengesellschaft (AG) sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz "AG"
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname des Vorstandsvorsitzenden sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Niet&Nagel AG, Zweigstelle Posemuckel
Firmensitz: Hammersteinstr. 99, 49661 Cloppenburg
Registergericht: Amtsgericht Cloppenburg, HRB 999999
Vorstand: Napoleon Niet, Elisabeth Nagel
Vorstandsvorsitzender: Herrmann T. Hammer
Aufsichtsratsvorsitzender: Viktor Meißel

Muster: Partnerschaftsgesellschaft

Partnerschaftsgesellschaften (PartG)

Partnerschaftsgesellschaften sind eine zum 1.7.1995 neu eingeführte Gesellschaftsform ausschliesslich für freie Berufe (Heilkundler wie etwa Ärzte, Zahnmediziner und Apotheker; rechts-, wirtschafts- und steuerberatende Freiberufler; Techniker wie beispielsweise Architekten und Ingenieure und schließlich die Angehörigen der Freien Kulturberufe). Über § 7 PartGG (Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften Angehöriger Freier Berufe) findet § 125a HGB entsprechende Anwendung. Für die Partnerschaftsgesellschaften (PartG) sehen die neuen gesetzlichen Regelungen daher folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Gesellschaftsform
Sitz der Partnerschaftsgesellschaft
Partnerschaftsregisternummer

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Maurer, Zimmerer & Partner
Firmensitz: Baustellenweg 99, 23749 Grube
Registergericht: Amtsgericht Oldenburg i.H., PR 1234

Muster: Genossenschaft

Genossenschaften

Für Genossenschaften, die eine im Handelsregister oder in entsprechenden Handelsregistern eingetragene Gesellschaften sind gelten die neuen Regelungen zu Pflichtangaben in Geschäftsbriefen inkluisve E-Mail entsprechend. Aus § 25a GenG (Gesetz betreffend die Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften) lässt sich ableiten, dass für Genossenschaften folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vorgeschriegen sind:

Gesellschaftsform
Sitz der Genossenschaft
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname des Vorstandsvorsitzenden sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden (sofern der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden hat)

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Elbfischerei-Genossenschaft eG
Firmensitz: Seepferdchenweg 99, 21755 Hechthausen
Registergericht: Amtsgericht Buxtehude, GnR 1234
Vorstand: De Fischer, Sin Fru
Vorstandsvorsitzender: Jakob Ludwig Karl Grimm
Aufsichtsratsvorsitzender: Wilhelm Karl Grimm

Muster: Europäische Gesellschaft

Europäische Gesellschaft (SE)

Europäische (Aktien-) Gesellschaften (SE), abgekürzt nach ihrer lateinischen Bezeichnung "Societas Europaea", sind im Jahr 2005/2006 neu eingeführte Gesellschaften im EU-Gebiet. Sie entsprechen von der Grundkonzeption in etwa den deutschen Gesellschaften. Für Europäische Gesellschaften, die eine im Handelsregister oder in entsprechenden Handelsregistern eingetragene Gesellschaften sind, gelten die neuen Regelungen zu Pflichtangaben in Geschäftsbriefen inkluisve E-Mail entsprechend den jeweiligen deutschen Gesellschaften:

Gesellschaftsform
Sitz der Gesellschaft
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname aller geschäftsführenden Direktoren
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname des Vorsitzenden des Verwaltungsrats sowie gegebenenfalls des Aufsichtsratsvorsitzenden (sofern der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden hat)

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Knäcke&Brot SE
Firmensitz: Mehlgasse 99, 71522 Backnang
Registergericht: Amtsgericht Ludwigsburg, HRB 999999
Geschäftsführer: Wolfgang Knäcke, Bernd Brot
Verwaltungsratsvorsitzender: Herrmann Sauerteig
Aufsichtsratsvorsitzender: Robert Roggen

Muster: Europäische Genossenschaft

Europäische Genossenschaft (SCE)

Europäische Genossenschaft (SCE), abgekürzt nach ihrer lateinischen Bezeichnung "Societas Cooperativa Europaea", sind im Jahr 2005/2006 neu eingeführte Gesellschaften im EU-Gebiet. Sie entsprechen von der Grundkonzeption in etwa den deutschen Gesellschaften. Für Europäische Genossenschaften, die eine im Handelsregister oder in entsprechenden Handelsregistern eingetragene Gesellschaften sind, gelten die neuen Regelungen zu Pflichtangaben in Geschäftsbriefen inkluisve E-Mail entsprechend den jeweiligen deutschen Gesellschaften:

Gesellschaftsform
Sitz der Genossenschaft
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname aller geschäftsführenden Direktoren
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname des Vorsitzenden des Verwaltungsrats

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Elbfischerei-Genossenschaft SCE
Firmensitz: Seepferdchenweg 99, 21755 Hechthausen
Registergericht: Amtsgericht Buxtehude, GnR 1234
Geschäftsführer: De Fischer, Sin Fru
Verwaltungsratsvorsitzender: Jakob Ludwig Karl Grimm

Gefahren bei Unterlassung

Gefahren bei Unterlassung

Grundsätzlich hat jeder betroffene Kaufmann die Vorgaben zu beachten, die abhängig von der Rechtsform seiner Firma für ihn gelten. Wer die genannten Angaben nicht in seine Geschäfts-E-Mails aufnimmt, setzt sich zweierlei Gefahr aus:

1) Zum Durchsetzen der genannten Formanforderungen kann das Registergericht etwa gegen eine GmbH ein Zwangsgeld von bis zu 5000 Euro festsetzen.

2) Die unzureichende Information von Geschäftspartnern lässt sich als Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht (UWG) auslegen. Abzocker könnten daher die Versender von E-Mail ohne die genannten Angaben mit einer Abmahnung und daran geknüpfter Anwaltsgebühr verunsichern. Zwar sind sich Juristen mehrheitlich einig, dass hierbei kein Verstoß gegen das UWG vorliegt, eine verbindliche Entscheidung steht jedoch noch aus.

Fragen über Fragen (FAQ)

Fragen über Fragen (FAQ)

Bin ich auch als Freiberufler von den Neuerungen betroffen?

Freiberufler, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, fallen unter keines der geänderten Gesetze. Für sie gilt aber unverändert Paragraph 15b der Gewerbeordnung: Sie müssen im schriftlichen rechtsgeschäftlichen Verkehr ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen verwenden.
Ausnahme: Soweit Freiberufler als Partnerschaftsgesellschaft organisiert sind, müssen auch diese die entsprechenden Angaben treffen. Partnerschaften werden in das Partnerschaftsregister eingetragen, welches ebenfalls beim Amtsgericht geführt wird, und müssen ihre Eintragungsnummer, Name, Gesellschaftsform und Sitz angeben.

Kann ich den lästigen E-Mail-Ballast in einen eigenen Anhang wie etwa eine V-Card auslagern?

Das ist nicht empfehlenswert, denn laut Vorschrift müssen die Angaben "deutlich lesbar" enthalten sein. Nicht jeder E-Mail-Empfänger wird aber solche Anhänge öffnen können.

Genügt nicht ein Link aufs Impressum der Webseite des E-Mail-Absenders?

Das WWW ist ein ganz anderes Medium als E-Mail, daher ist die Erreichbarkeit dieses Impressums für den E-Mail-Adressaten nicht gewährleistet. Dieser Ausweg erscheint daher nicht aussichtsreich.

Muss ich die Pflichtangaben auch dann in den Mail-Body aufnehmen, wenn der eigentliche Inhalt der Mail in einem PDF-Anhang mit dem üblichen Geschäftsbrief-Layout steckt?

Der Gesetzestext gibt darüber keinen eindeutigen Aufschluss. Es empfiehlt sich aber die Angaben jedweder E-Mail hinzuzufügen, um etwaigen Anfechtungen vorzubeugen.

Gelten die beschriebenen Anforderungen auch für geschäftlich verschickte SMS-Botschaften?

Der Gesetzestext schließt SMS nicht aus. Allerdings dürften mehrzeilige Handelsregisterangaben den Einsatz dieses Mediums ad absurdum führen. Ob etwa Status-SMS von Webmail-Providern dadurch anfechtbar werden, ist derzeit unklar.

Verstößt der Ansatz, vielzeilige Handelsregisterauszüge in eine E-Mail-Signatur zu verpacken, nicht gegen den Inhalt von RFC 1855, dass eine Signatur in der Regel nicht mehr als vier Zeilen umfassen sollte?

Ja. Der Kern dieses RFC ist, dass man die Zustellung von E-Mails nicht durch unnötige Inhalte verteuern oder behindern soll. Dem Gedanken widersprechen die aktuellen Anforderungen, egal ob sie nun im Mail-Body oder in einer Signatur befolgt werden.

Sind auch Vereine von den Regelungen über die Pflichtangaben in E-Mails betroffen?

Nein. Die Pflichtangaben beruhen auf dem Handelsgesetzbuch, GmbH-Gesetz und Aktiengesetz. Die Vorschriften gelten insofern nicht für Vereine und andere nicht im Handelsregister oder in entsprechenden Handelsregistern eingetragene Gesellschaften. Für diese juristischen Personen finden lediglich die bisherigen Regelungen Anwendung, so z.B. für Gewerbetreibende § 15b Gewerbeordnung, der jedoch nur für den normalen Schriftverkehr gilt.

Gelten für die Angaben auf Rechnungen ebenfalls neue Regelungen?

Die bisher gültigen Regelungen für Pflichtangaben auf Rechnungen gelten auch weiterhin. Insbesondere die Verpflichtung zur Angabe der Steuernummer. Sie besteht seit 1. Januar 2002 ausschliesslich bei Rechnungen und trifft jeden Unternehmer, der gem. § 14 Abs.1 UStG zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet ist. Sie gilt auch für Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen sowie für pauschalierende Land- und Forstwirte i.S.v. § 24 UStG unabhängig davon, ob diese bei ihrem Finanzamt umsatzsteuerlich geführt werden.
Die Verpflichtung entfällt hingegen bei Kleinunternehmern i.S.d. § 19 Abs. 1 UStG, bei denen die Rechnungsausstellungvorschriften des § 14 Abs. 1 keine Anwendung finden (§ 19 Abs. l Satz 4 UStG).
Die Neuregelung des § 14 Abs. 1a UStG hat keine Bedeutung für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise, wie sie in § 33 bzw § 34 USMV beschrieben sind. Beide Vorschriften sind durch das StVBG nicht geändert worden, so dass die Angabe der Steuernummer in diesen Fällen entbehrlich ist. (Quelle: OFD Hannover, Vfg. vom 22.03.2002 - S 7280 - 143 - StH 542)

Soweit eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) beantragt und zugeteilt wurde (nicht die normale Steuernummer), muss diese ins Impressum einer Webseite.