Club Digital
Marktübersicht: Software fürs Vereinsmanagement
Zum Vereinsleben gehört außer den gemeinsamen Aktivitäten der Mitglieder auch eine Menge Büroarbeit: Jemand muss die Mitgliederliste führen, Beiträge berechnen und über die Kasse und das Vereinseigentum wachen. Hilfe bei diesen Aufgaben finden Sie in einem breiten Angebot von PC-Software und Webdiensten.
Alle Jahre wieder geht in vielen Vereinen das Gedruckse los, wer sich für die kommenden Monate breitschlagen lässt, als Vereinswart, Kassenwart oder -prüfer im Vorstand mitzuarbeiten. Meist werden dieselben Amtsträger gewählt wie im Vorjahr – sie kennen die Jobs schon und haben sich passend zu ihren Arbeitsgewohnheiten mit Adresslisten, Formbriefen und individuellen Excel-Mappen eingerichtet.
Eine Vereinsanwendung von der Stange entlastet diese einsamen Wölfe, indem sie nicht nur die passenden, sondern vor allem für alle Vereinsmitglieder dieselben Werkzeuge bereitstellt. So fasst man als Neuling schnell Fuß in einem Amt und findet bei Unklarheiten leicht Kollegenhilfe.
Mehr als 30 konfektionierte Anwendungen, über die wir hier einen Überblick geben, unterstützen die tägliche Clubarbeit in drei Aufgabenbereichen: bei der Mitgliederverwaltung, der Buchhaltung und beim Informationsaustausch im Verein.
In Anbetracht des breiten Angebots konnten wir nicht jede Anwendung testen. Und weil sich die Anforderungen etwa von Selbsthilfegruppen, Musik- und Sportvereinen massiv voneinander unterscheiden, erscheint auch eine Vorauswahl im Testfeld nicht sinnvoll. Einen Überblick über 32 Programme und Webdienste liefern unsere Tabellen ab S. 110.
Die überwiegende Mehrheit der Anwendungen konzentriert sich auf Mitgliederverwaltung und Finanzbuchhaltung, wendet sich also vor allem an Amtsträger. Eine Reihe von Webdiensten widmet sich aber auch anderen Vereinsaufgaben und der Kommunikation unter Mitgliedern.
Außer den Besonderheiten, mit denen sich die Vereinsbuchhaltung grundsätzlich von der eines Unternehmens unterscheidet, sollten Sie bei der Softwareauswahl von Anfang an die Spezialitäten Ihres Vereins berücksichtigen. Aber der Reihe nach:
Listenreiche Mitgliederverwaltung
Eine Bestandsliste aller Mitglieder mit Name, Kontaktdaten, Bankverbindung und Eintrittsdatum lässt sich mit jedem der hier gelisteten Programme und Webdienste führen. Doch einige Angaben, die für Ihren Verein möglicherweise von Bedeutung sind, lassen sich nicht mit jeder Software handhaben, zum Beispiel Familienzugehörigkeit, Ein- und Austrittsdatum zu Vereinssparten sowie Gutschriften für geleistete Vereinsarbeit.
Bevor Sie sich auf eine konkrete Anwendung festlegen, sollten Sie anhand einer kostenlosen Basisversion oder Testinstallation prüfen, ob sich damit alle erforderlichen Merkmale berücksichtigen lassen.
Mitgliedsdaten sind aufgrund des konkreten Personenbezugs äußerst schutzbedürftig. Deshalb müssen Sie bei diesen Daten besonders darauf achten, dass Sie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Mehr dazu im Kasten auf Seite 108.
Je nach Vereinsstruktur und -satzung muss die Mitgliederverwaltung zudem recht komplexe Formeln zur Beitragsberechnung anwenden. Eine Auflistung würde den Rahmen dieses Artikels sprengen – auch hierfür empfiehlt sich der Test mit einer kostenlosen Softwareversion. Für besonders komplizierte Verhältnisse können Sie sich vom Anbieter Interconnect sogar eine Individualanwendung programmieren lassen.