Warum Sie ein Microsoft-Konto brauchen

Auch wenn ständig aufpoppende Hinweise und Empfehlungen das Gegenteil behaupten: Windows ist ohne Microsoft-Konto absolut benutzbar, nur wenige Betriebssystemfunktionen setzen so ein Konto unabdingbar voraus. Allerdings öffnet ein Microsoft-Konto auch den Zugang zu etlichen Zusatzdiensten, die mehr oder weniger eng mit dem Betriebssystem verzahnt sind. Lohnt es also vielleicht doch, sich dafür ein Microsoft-­Konto zu beschaffen? Die Antwort auf diese Frage müssen Sie sich selbst geben – hier steht, was Sie dazu wissen sollten.

Woher nehmen?

Ein Microsoft-Konto setzt immer eine E-Mail-Adresse voraus. Dabei muss es sich nicht um ein bei Microsoft gehostetes Postfach bei Hotmail oder Outlook.de handeln. Auch ein bestehendes E-Mail-­Konto etwa bei Google, GMX oder Web.de können Sie mit einem Microsoft-Konto verbinden. Beim Einrichten eines neuen Kontos bietet Microsoft aber auch an, ein Mailkonto bei Outlook.de gleich mitzuerstellen. Beide Konten sind kostenlos.

Erstellen Sie Ihr Microsoft-Konto mit einer neuen @outlook.com- oder @outlook.de-Adresse, benötigen Sie trotzdem ein weiteres E-Mail-Konto, am besten bei einem anderen Provider, oder eine Handy-­Nummer: Die benutzt Microsoft, um Ihre Identität zu verifizieren. Bei besonders sicherheitskritischen Operationen innerhalb Ihres Microsoft-Kontos wird dorthin eine Mail beziehungsweise eine SMS mit einem Sicherheitscode geschickt, den Sie dann zur Bestätigung eingeben müssen. Microsofts Versicherung, dass externes Mailkonto und Mobilfunknummer nur zu Sicherheits-Checks und keinesfalls für Werbezwecke benutzt werden, sind glaubhaft; uns sind jedenfalls keine Beschwerden bekannt, dass über diesen Weg jemand mit Spam zugeschüttet worden wäre.

Um von externer Mailadresse und Handynummer unabhängig zu werden, kann man ein bestehendes Microsoft-Konto auch auf Zwei-Faktor-Authentifizierung umstellen und als zweiten Faktor eine ­Authenticator-App auf dem Mobiltelefon einrichten. Deren Code ist dann nicht nur bei der Konto-Anmeldung nötig, sondern das Microsoft-Konto fragt ihn bei Bedarf auch statt eines zugesendeten Sicherheitscodes ab. Aber Achtung: Wenn Sie ein ­derart gesichertes Konto zur Windows-Anmeldung verwenden, sollten Sie Windows in den Einstellungen unter Konten/Anmeldeoptionen so konfigurieren, dass Sie zur Anmeldung eine der Hello-Optionen Gesichtserkennung, Fingerabdruck oder PIN verwenden. Anderenfalls, also mit Anmeldung per herkömmlichem Passwort, ist sonst bei jedem Windows-Login zusätzlich der Griff zum Smartphone fällig.

Windows

Ob es für Sie sinnvoll ist, für die Windows-­Anmeldung ein Microsoft-Konto zu verwenden, hängt vor allem davon ab, ob Sie weitere Microsoft-Apps und -Dienste verwenden wollen. Dann kümmert sich Windows um die Anmeldung und Sie müssen seltener Benutzername und Kennwort eingeben als mit einem lokalen Windows-­Benutzerkonto.

Die meisten Apps, die ein Microsoft-­Konto voraussetzen, speichern aber auch bei der ersten Verwendung die Anmeldeinformationen und fragen später nicht mehr danach. Dabei gibt es allerdings eine kleine Falle: Bei der Anmeldung an die allererste Microsoft-App werden Sie gefragt, ob Sie „Dieses Konto überall auf Ihrem Gerät verwenden“ wollen. Ein ­unbedachter Klick auf „Weiter“ stellt Ihre Windows-Anmeldung auf dieses Microsoft-Konto um. Wenn Sie Wert auf eine lokale Anmeldung legen, klicken Sie den etwas versteckten Link „Nur Microsoft-­Apps“ an.

Dass dieses Microsoft-Konto zu ­diesem Windows-Benutzerkonto gehört, merkt sich Windows aber trotzdem und schlägt es beispielsweise im Anmeldedialog weiterer Apps vor. Löschen können Sie diese Verbindung in den Einstellungen auf der Seite „Konten/E-Mail- & Konten“ unter „Von anderen Apps verwendete Konten“.

Eines der Hauptargumente, mit dem Microsoft Anwendern die Windows-Anmeldung per Microsoft-Konto schmackhaft machen will, ist die Einstellungssynchronisierung: Sie soll dafür sorgen, dass man sich nicht an jedem Rechner, den man benutzt, immer wieder durch dieselben Konfigurationsschritte klicken muss, um die Oberfläche seinen Wünschen gemäß einzurichten.

Bearbeiten lassen sich die Optionen zur Synchronisierung in den Einstellungen auf der Seite „Konten/Einstellungen synchronisieren“. Sobald der Hauptschalter „Synchronisierungseinstellungen“ auf „Ein“ steht, sind weitere Schalter benutzbar, mit denen sich die Übertragung von Einstellungen aus vier Kategorien ein- und ausknipsen lässt. Bis zur Windows-Version 1909 gab es zusätzlich noch einen Schalter für Eingabehilfen, aber den scheint Microsoft mit Version 20H1 entsorgt zu haben.

Für eine Antwort auf die Frage, was genau sich hinter den Schaltern verbirgt, muss man ziemlich tief graben. Dokumentiert ist das auf einer Internetseite von Microsoft, auf der es eigentlich um die Synchronisierung von Benutzerkonten im Unternehmensumfeld geht (siehe ct.de/y6vu). Demnach verbergen sich hinter „Design“ Einstellungen zu Farben, Desktophintergrund und Taskleiste. Mit dem Schalter „Kennwörter“ bestimmt man, ob Windows Zugangsdaten zu bekannten WLANs synchronisiert. Der Schalter „Spracheinstellungen“ bezieht sich vor allem auf Einstellungen zu Eingabe­me­thoden für hierzulande eher unübliche Sprachen, zusätzlich auf die eingestellten Datums- und Uhrzeitformate. Schließlich gibt es noch „Weitere Windows-Einstellungen“, über die aber auch die Webseite nicht allzu ausführlich Auskunft gibt.

All diese Synchronisierungsoptionen haben bei unseren Versuchen mehr schlecht als recht funktioniert: Die Synchronisierung der Kategorien „Design“ kann man sich nach unseren Erfahrungen komplett sparen; sie kamen auf einem neu eingerichteten Windows nicht an. Dasselbe gilt für die Datums- und Uhrzeitformate in der Sprach-Kategorie; die Optionen für fernöstliche Sprachen haben wir nicht ausprobiert. Die Anmeldung an ein zuvor unbekanntes WLAN hat nach der Synchronisierung funktioniert. Über die „Weiteren“ Einstellungen hat einzig der Explorer seine Ordner- und Suchoptionen gelernt; bis die Einstellungen in einem neu eingerichteten Konto ankamen, verging aber schon mal eine halbe Stunde.

Seit ein paar Versionen besitzt Windows eine erweiterte Zwischenablage, die nicht nur das zuletzt kopierte Textfragment oder Bild aufbewahrt, sondern gleich eine ganze Liste kopierter Inhalte. Einfügen lassen sie sich mit der Tastenkombination Windows+V, indem man aus der angezeigten Liste den gewünschten Eintrag mit den Cursor-Tasten oder per Mausklick auswählt. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und lässt sich in den Einstellungen unter „System/Zwischenablage“ einschalten. Ist der „Zwischenablagenverlauf“ aktiviert und hat man sich mit einem Microsoft-Konto an Windows angemeldet, kann man außerdem noch die Option „Auf allen Geräten synchronisieren“ einschalten: Dann sendet Windows jeden Schnipsel, der in der Zwischenablage landet, in die Microsoft-­Cloud und er lässt sich auch auf einem anderen Rechner einfügen, der mit demselben Konto angemeldet ist. Das hat mit Text- und Bildinhalten ganz gut funktioniert, sie brauchten aber meist ein paar Minuten, um auf einem Zweitrechner anzukommen. Dateien, die man im Explorer kopiert, lassen sich auf diesem Weg aber nicht verschicken, sie landen gar nicht erst im Verlauf.

Auch der weitgehend sinnfreie „Aktivitätsverlauf“, den Windows mit der ­Tastenkombination Windows+Tab anzeigt, lässt sich über ein Microsoft-Konto synchronisieren. Der zuständige Schalter findet sich in den Einstellungen unter „Datenschutz/Aktivitätsverlauf“. Die Tage dieser Synchronisierung sind allerdings gezählt: Einem Support-Dokument von Microsoft zufolge soll sie im Juli dieses Jahres abgeschaltet werden.

Die in Windows eingebaute persönliche Assistentin Cortana scheint Microsoft nicht mehr so am Herzen zu liegen wie noch vor einigen Windows-Ausgaben. Jedenfalls wird sie nicht mehr automatisch geladen, selbst wenn man bei der Windows-Einrichtung alle Fragen mit „Mach, wie du denkst“ beantwortet. Wenn man sie anschließend von Hand startet, erklärt sie, dass sie Zugriff auf einige personenbezogene Daten braucht, um zu funktionieren, gibt dann aber „Ablehnen und abmelden“ als Standard-Antwort vor. ­Cortana war ja in der deutschen Ausgabe eigentlich nie so richtig nützlich und ist mittlerweile wohl nur noch für eingefleischte Fans einen zweiten Blick wert.

Apps

Deutlich erfreulicher als bei den Windows-eigenen Synchronisationsfunktionen endeten unsere Versuche mit den Apps aus dem Windows-Lieferumfang, die eine Anmeldung bei einem Microsoft-Konto anbieten: Die Nachrichten- und die Wetter-App speichern Ihre Lieblings-Rubriken beziehungsweise -Orte im Microsoft-Konto und stellen sie beim Start auf einem anderen Rechner wieder her. Dasselbe gilt für die Aufgaben und die Notizzettel, die die „To do“-App und die „Sticky Notes“ alias Kurznotizen speichern.

Auch Microsofts Webbrowser Edge bietet an, sich bei einem Microsoft-Konto anzumelden, oder tut das automatisch, wenn man sich über ein solches Konto bei Windows einloggt. Was er dann synchronisiert, lässt sich auf der Seite „Profile/Synchronisieren“ innerhalb der Edge-Einstellungen konfigurieren. Auf derselben Seite gibt es auch eine Schaltfläche „Synchronisierung zurücksetzen“, mit der man sämtliche von Edge in der Cloud gespeicherten Daten löschen kann.

Zu den Microsoft-Anwendungen, ­de­ren Einstellungen sich über ein Microsoft-Konto synchronisieren lassen, gehören auch die Entwicklungsumgebung Visual Studio und der Code-Editor Visual Studio Code. Letzterer gibt sich statt eines Microsoft-Kontos auch mit einem GitHub-Account zufrieden.

Alles, was mit Spielen zu tun hat, segelt bei Microsoft unter der Xbox-Flagge. Viele Spiele aus Microsofts Store funktionieren nicht, ohne dass man sich an ein „Xbox Live“-Konto anmeldet, oder setzen diese Anmeldung zumindest für das Absahnen bestimmter Boni voraus. Ein solches Konto nimmt auch Spielstände auf, damit man eine unterbrochene Session an einem anderen Gerät wieder aufnehmen kann. Voraussetzung, um ein Xbox-Live-­Konto einzurichten, ist zunächst ein ­Microsoft-Account.

Anders als früher kommt man dagegen in Microsofts Store ohne ein Konto klar, solange man nur kostenlose Apps herunterladen will. Zwar lädt der Store bei jedem Download dazu ein, sich bei Microsoft anzumelden, damit man seine Apps geräteübergreifend benutzen könne, gibt sich dann aber auch mit einem Klick auf „Nein, danke“ zufrieden. Kostenpflichtige Apps kann man dagegen nur über ein ­Microsoft-Konto kaufen, in dem man mindestens eine Bezahlmethode hinterlegt hat. Zur Auswahl stehen unter anderem Kreditkarten, Paypal oder im Voraus bezahlte Gutscheine.

OneDrive

Sowohl Edge als auch die anderen oben erwähnten Apps kann man ohne Konto-­Anmeldung und ohne Synchronisierung betreiben. Für etliche andere Dienste, die mehr oder weniger eng mit ­Windows verknüpft sind und die Microsoft – zumindest mit Grundausstattung – kostenlos anbietet, gilt das nicht.

Zu diesen Diensten gehört der Online-Speicher OneDrive. Wenn man ein Windows-Benutzerkonto mit einem ­Microsoft-Account einrichtet, empfiehlt Windows, dort die persönlichen Dateien abzulegen. Befolgt man diese Empfehlung, liegen die Ordner für Dokumente, Bilder und den Desktop nicht mehr wie sonst üblich unter C:\Users\Benutzer­name, sondern unter C:\Users\Benutzername\OneDrive. Alle Dateien, die man dort speichert, werden umgehend in die Cloud synchronisiert und sind von dort für Windows-Rechner mit demselben Benutzerkonto, per Web oder über OneDrive-­Apps für Android und iOS zugänglich. In den meisten Windows-Anwendungen ist der Dokumente-Ordner die Standard­vorgabe zum Speichern von Dateien, man braucht sich also in der Folge um die Cloud-Synchronisierung seiner Dateien kaum noch Gedanken zu machen.

Das geht kostenlos allerdings nur gut, bis 5 GByte belegt sind – für Vielfotografierer oder Anwender mit großen Dokumenten ist also recht schnell Schluss. Für 2 Euro pro Monat lässt sich der Speicherplatz auf 100 GByte aufstocken. Wem das noch nicht reicht, der kann sich ein Microsoft-365-Abo zulegen und bekommt dann für 69 Euro pro Jahr neben einem Terabyte Speicherplatz im OneDrive noch Voll­versionen der MS-Office-Programme Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Als Alternative zu OneDrive bietet sich beispielsweise ein Google Drive an, das ohne Gebühren 15 GByte fasst und sich gegen Cash auf bis zu 2 TByte aufbohren lässt.

Wer für Cloud-Speicherplatz kein Geld ausgeben will, sollte das Angebot von Windows, OneDrive zum Standard-Speicherort zu machen, besser ausschlagen, um nicht in die „Kein Speicher mehr frei“-Falle zu tappen. OneDrive selbst und den dazugehörigen Ordner kann man ja trotzdem aktiv lassen, um gelegentlich einzelne Dateien, auf die man auch woanders zugreifen will, in die Cloud zu ­kopieren.

Diese Strategie eröffnet auch die Möglichkeit, OneDrive mit einer Verschlüsselungslösung wie VeraCrypt oder BoxCryptor zu kombinieren. Das ist selbst dann eine gute Idee, wenn Sie ­Microsoft vertrauen: Ihre Daten landen schließlich in den USA und niemand weiß, ob US-Behörden womöglich den Zugriff darauf erzwingen. Hantieren Sie gewerblich mit personenbezogenen Da­ten, ist eine konsequente Verschlüsselung ohnehin der einzige DSGVO-konforme Weg, um einen Speicherdienst wie OneDrive zu benutzen.

Wer bei der Kontoeinrichtung OneDrive zum Speicherort für Dokumente und so weiter gemacht hat und diese Einstellung wieder loswerden will, öffnet mit einem Rechtsklick auf das OneDrive-Symbol im Tray die OneDrive-Einstellungen und wechselt dort auf die Seite „Sicherung“. Die Schaltfläche „Sicherung verwalten“ ruft ein Fenster auf den Plan, auf dem die drei Ordner als Symbole dar­gestellt sind. Ein Klick auf „Sicherung ­beenden“ macht nach einer Sicherheitsabfrage wieder den jeweils unsynchronisierten Ordner zum Standard, also beispielsweise C:\Users\Benutzername\Documents für die eigenen Dokumente. Dateien und Unterordner werden dabei aber nicht verschoben oder gelöscht. Der Ordner …\OneDrive\Dokumente existiert also nach wie vor und wird auch noch synchronisiert, er ist eben nur nicht mehr der Standard-Ordner für Dokumente. Um Dateien oder Unterordner wieder bequem per Standard-Order zu erreichen (wo sie dann nicht mehr synchronisiert werden), muss man sie anschließend per Explorer dorthin verschieben.

Office Online

Eng mit OneDrive verknüpft sind die kostenlosen Online-Versionen von Microsofts Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Sie lassen sich in einem beliebigen Browser ausführen und verlangen dazu eine Anmeldung per Microsoft-­Konto. Die drei erstgenannten können nur mit Dateien umgehen, die im dazugehörigen OneDrive gespeichert sind. Auch Outlook Online speichert seine Kontakte, Mails, Termine und so weiter in der Microsoft-Cloud (also nicht DSGVO-konform – Vorsicht bei gewerblicher Nutzung!). Eine PST-Datei, wie sie ein lokal installiertes Outlook auf der Festplatte ablegt, taucht in OneDrive aber nicht auf und der Speicherplatz, den die Outlook-Daten belegen, wird nicht auf das OneDrive-­Speicherlimit angerechnet.

Zu den Office-Programmen, von denen Microsoft eine kostenlose Online-­Version anbietet, gehört auch die Notizverwaltung OneNote. Zu ihr gibt es mit „OneNote für Windows 10“ aber auch eine echte lokal installierte Umsonst-App, die gegenüber der Online-Version ein paar zusätzliche Optionen kennt. Ohne Microsoft-Konto geht in beiden Varianten nichts.

Zum Office-Universum zählt Microsoft darüber hinaus den Messenger Skype und die Konferenzlösung Teams. Auch hier muss man sich mit einem Microsoft-­Konto ausweisen.

Fazit

Wer sich in der Windows-Welt bewegt, kommt über kurz oder lang kaum ohne ein Microsoft-Konto aus. Dafür gibt es einfach zu viele Zusatzangebote von Microsoft, die sich über so ein Konto sehr bequem ­verwenden lassen. Dass man Windows nur komplett nutzen kann, wenn man schon zur Benutzeranmeldung ein Microsoft-­Konto verwendet, stimmt allerdings nicht: In praktisch allen Apps und Diensten kann man sich auch nachträglich noch anmelden, und außer beim ersten Mal sind dabei auch selten zusätzliche Klimmzüge nötig. Die wenigen von Windows selbst angebotenen Synchronisationsdienste funktionieren ohnehin nur so mittelgut.

Wahr ist aber auch, dass es zu fast allen Microsoft-Apps und -Diensten brauchbare Alternativen von anderen Anbietern gibt. Ob deren Vorteile die Bequemlichkeit der Microsoft-Lösungen aufwiegen, muss jeder selbst abwägen. Genauso individuell ist die Entscheidung, ob man andere ­Anbieter für vertrauenswürdiger hält als ­Microsoft. (hos@ct.de)

Microsoft-Doku: ct.de/y6vu