Wie Unternehmen mithilfe von Cloud-Providern und anderen Dienstleistern den Modern Workplace realisieren können.
IT-Abteilungen haben es heutzutage nicht leicht: Auf der einen Seite sollen sie strategische Aufgaben übernehmen und die digitale Transformation vorantreiben. Auf der anderen Seite lastet das Tagesgeschäft die Mannschaft meist komplett aus. Ein wesentlicher Faktor ist dabei die Betreuung der Anwender und ihrer IT-Arbeitsplätze. Die Bereitstellung, Wartung und Absicherung von PCs, Notebooks und anderen Geräten bindet einen Großteil der verfügbaren Ressourcen. Steht ein Systemwechsel an, müssen oft Hunderte oder gar Tausende von Rechnern ausgetauscht oder neu aufgesetzt werden. In dynamisch wachsenden Betrieben oder in Firmen mit einer saisonal stark schwankenden Belegschaft, ist die IT praktisch pausenlos damit beschäftigt, PCs einzurichten sowie ausgemusterte Geräte rechtskonform zu löschen und auf neue Einsatzgebiete oder die Wiedervermarktung vorzubereiten. Erschwerend kommt hinzu, dass sich die Erwartungshaltung der Anwender durch die Alltagserfahrung mit mobilen Endgeräten, Apps und Cloud-Diensten stark verändert. Wie der Digital-Index 2018/2019 der Initiative D21 zeigt, will die Mehrheit der Beschäftigten heute einen modernen digitalen Arbeitsplatz, der einen flexiblen und ortsunabhängigen Zugang zu den für ihre tägliche Arbeit benötigten Ressourcen ermöglicht. Die Geräteausstattung ist längst nicht mehr nur auf PC und Notebook beschränkt, sondern muss auch Smartphones und Tablets umfassen. Nutzer erwarten außerdem, dass ihnen IT-Ressourcen sofort und möglichst per Knopfdruck zur Verfügung stehen. Komplizierte Antragswege und lange Wartezeiten frustrieren die Mitarbeiter und hemmen die Produktivität. Im schlimmsten Fall helfen sich die Nutzer selbst – mit der Folge, dass eine Schatten-IT mit allen ihren negativen Folgen entsteht.
Unternehmen setzen daher vermehrt auf innovative Konzepte wie Workplace as a Service (WaaS), also Arbeitsplätze, die von einem Dienstleister zur Verfügung gestellt werden. Das Modell ist noch relativ jung und bietet ähnliche Vorteile wie andere „as a Service“-Angebote: Statt hoher Investitionen und langer Planungsphasen stehen die Arbeitsplätze quasi per Knopfdruck zur Verfügung, die Abrechnung erfolgt nutzungsabhängig. Laut der Studie „Future Business World 2025“, die vom Analystenhaus IDC im Auftrag von Triumph-Adler erstellt wurde, erhoffen sich 63 Prozent der befragten Führungskräfte von solchen neuen Arbeitsplatzkonzepten höhere Produktivität und effizienteres Arbeiten, 57 Prozent sehen die Optimierung von Geschäftsprozessen als vornehmlichen Vorteil.
Prinzipiell lassen sich zwei Arten von WaaS-Angeboten unterscheiden:
- Reine Cloud-Arbeitsplätze. In diesem Modell stellen Provider eine komplette virtuelle Arbeitsumgebung zur Verfügung, die zentral eingerichtet und verwaltet werden kann. Anwender erhalten browserbasiert Zugriff auf die für sie relevanten Applikationen und Werkzeuge. Laut der Studie „Digital Workplace of the Future 2019“ des Marktforschungsunternehmens ISG unterscheidet sich WaaS von anderen Cloud-basierten Modellen wie Virtual Desktop Services oder Desktop as a Service vor allem durch eine hohe Standardisierung. WaaS wird laut dieser Definition aus einer Public Cloud angeboten und nutzungsabhängig abgerechnet.
- Komplettangebote inklusive Hardware. Bei der zweiten Variante von WaaS stellt der Dienstleister nicht nur Betriebsumgebung, Applikationen und Verwaltungswerkzeuge zur Verfügung, sondern auch die Hardware. Der Kunde mietet PCs, Notebooks, Smartphones und Tablets vom Provider, statt sie zu kaufen. Der Anbieter übernimmt sämtliche Wartungsaufgaben, tauscht defekte Geräte aus oder repariert sie, und sorgt nach Ablauf der vereinbarten Mietzeit – meist zwei bis drei Jahre – für deren rechtskonforme Löschung und Weitervermarktung.
Fazit
Für die IT kann die Nutzung von Workplace as a Service eine erhebliche Entlastung bedeuten. Gerade die Bereitstellung und das Management von Arbeitsplätzen bindet enorme Ressourcen, die sich viel besser in die Weiterentwicklung der IT-Landschaft investieren lassen. Aber auch Einkauf und Finanzbuchhaltung profitieren von dem Konzept: Aufwendige Ausschreibungen für die Hard- und Softwarebeschaffung werden überflüssig, die Kosten eines Arbeitsplatzes lassen sich wesentlich genauer prognostizieren als beim Kauf und der Eigeninstallation von IT-Equipment. Schließlich profitieren auch die Anwender in den Fachabteilungen. Sie erhalten einen individuellen modernen Arbeitsplatz, der sich zudem leicht erweitern und an neue Anforderungen anpassen lässt.
