Die Bereitstellung eigener IT-Umgebungen ist aufwendig und teuer. IT-Arbeitsplätze zur Miete können in vielen Einsatzbereichen die bessere Alternative sein.
Smartphone, Tablets und Notebooks haben den Arbeitsplatz von der festen Bindung an das Büro befreit. Ausreichende Bandbreite vorausgesetzt lassen sich viele Aufgaben von unterwegs oder aus dem HomeOffice erledigen. Diese Freiheit ermöglicht eine neue flexible und auf die individuellen Bedürfnisse des Mitarbeiters abgestimmte Art des Arbeitens, bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen zum Beispiel klären, wie Verfügbarkeit gestaltet und definiert wird, wenn Mitarbeiter zeitlich und örtlich frei arbeiten können. Ist etwa zu erwarten, dass Mails am Abend oder am Wochenende beantwortet werden, oder gibt es feste „Offline“-Zeiten? Auch die Kommunikation mit Kollegen, Partnern und Kunden darf unter der neuen Freiheit nicht leiden. Feste Präsenzzeiten oder Videokonferenzen können helfen, den persönlichen Austausch weiterhin zu ermöglichen und den Kontakt nicht abreißen zu lassen.
Neben diesen kulturellen Aspekten von „New Work“ bietet jedoch auch die technische Seite einige Herausforderungen. IT-Abteilungen müssen einen immer größeren Zoo an Geräten und Applikationen zur Verfügung stellen, absichern und verwalten. Angesichts der oft dünnen Personaldecke ist dies keine leichte Aufgabe. Dienstleister sind angetreten, IT-Abteilungen bei der Bereitstellung, dem Management und der Absicherung von Arbeitsplätzen zu entlasten. Je nach Modell stellen sie einen „Workplace as a Service“ als reine Cloud-Umgebung zur Verfügung, auf die Anwender Browser-basiert zugreifen können, oder bieten komplette IT-Arbeitsumgebungen inklusive der notwendigen Hardware.
Die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile solcher „Arbeitsplätze aus der Steckdose“ sind vielfältig, wie die folgenden Beispiele zeigen:
Unternehmensgründung: Unzureichende Finanzmittel und zu hohe Kosten gehören zu den Hauptgründen, warum Startups scheitern. Die Investition in eine eigene IT-Infrastruktur spielt dabei eine nicht unerhebliche Rolle. Sie bindet Budget, das weit besser in der Produktentwicklung eingesetzt wäre. Einrichtung und Wartung der IT-Arbeitsplätze sind darüber hinaus zeitintensiv und halten die Gründer von ihren eigentlichen Aufgaben ab. Das WaaS-Modell schont dagegen das Investitionsbudget, da die notwendigen Ressourcen nur gemietet werden, und entlastet von IT-Aufgaben. Wächst das Unternehmen, lassen sich neue IT-Arbeitsplätze unkompliziert hinzubuchen.
Neueinstellungen: Der neue Mitarbeiter ist da, aber sein Rechner nicht. Das ist auch heute in vielen Unternehmen leider noch Alltag – laut Unternehmensberater Matthias Krebs ein Motivationskiller erster Güte. Der IT-Abteilung ist meist kein Vorwurf zu machen. Vor allem in dynamisch wachsenden Unternehmen mit vielen Neueinstellungen kommt sie angesichts der Vielzahl ihre Aufgaben mit der Einrichtung neuer IT-Arbeitsplätze einfach nicht hinterher. Standardisierte Workplace-as-a-Service-Angebote sind dagegen mit wenigen Klicks einsatzbereit. Der Neuankömmling fühlt sich willkommen und kann sofort mit der Arbeit beginnen. Attraktive IT-Arbeitsplätze stellen zudem einen nicht unerheblichen Wettbewerbsfaktor dar, gerade wenn es um junge und gut ausgebildete Fachkräfte geht. Bei Cloud-basierten WaaS-Modellen können Mitarbeiter ihre eigene IT-Infrastruktur nach dem Modell „Bring Your Own Device“ (BYOD) einsetzen. In Hardware-integrierten Modellen bietet der Provider meist die Auswahl aus einer Reihe von Komponenten (Choose Your Own Device, CYOD). Besonders komfortabel und damit auch attraktiv sind Plattform-Modelle. Der Provider stellt dabei eine Art „Webshop“ zur Verfügung, über den Anwender aus einer Reihe vom Unternehmen vorgegebener Hard- und Softwaremodule ihre IT-Umgebung individuell zusammenstellen können.
Digitale Transformation: Laut einer Studie des Datenrettungsspezialisten Ontrack fühlen sich 77 Prozent der Mitarbeiter in deutschen IT-Abteilungen überlastet, 56 Prozent geben an, unter Stress und Zeitdruck Fehler zu machen, 89 Prozent müssen Überstunden leisten. Für diese Misere ist nicht zuletzt die Bereitstellung und das Management von IT-Arbeitsplätzen verantwortlich. Sie binden in erheblichem Maße Ressourcen, die dann für die strategischen Aufgaben der Digitalen Transformation fehlen. Das Outsourcing der IT-Arbeitsplätze an einen WaaS-Provider kann die notwendigen Freiräume schaffen und IT-Abteilungen von Routineaufgaben entlasten. Der Provider übernimmt einen Großteil der Aufgaben, provisioniert Hard- und Software, kümmert sich um Fragen der Anwender und behebt Störungen.
Integration externer Mitarbeiter: In vielen Unternehmen arbeiten interne Mitarbeiter eng mit externen Spezialisten und Dienstleistern zusammen. Häufig nutzen diese ihre eigene IT-Infrastruktur. Das kann jedoch ein Problem darstellen, wenn etwa sensible Unternehmensinformationen oder personenbezogene Daten auf fremde Rechner gelangen. Workplace as a Service kann hier eine Lösung sein. Der externe Mitarbeiter erhält für die Dauer seiner Mitarbeit einen voll funktionsfähigen Arbeitsplatz, der nach Ende des Projekts rechtskonform gelöscht und dann wiederverwendet werden kann. Alle Daten bleiben so im Unternehmen und gelangen nicht auf fremde Rechner.
Fazit
Workplace as a Service eignet sich für viele Einsatzszenarien – von der Unternehmensgründung über die Neueinstellung von Mitarbeitern und der Entlastung von IT-Abteilungen bis hin zur Beschäftigung externer Kräfte. Unternehmen können sich wieder stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und ihre Attraktivität für junge Fachkräfte erhöhen. Nicht zuletzt übernehmen die Provider häufig nach Ablauf der Leihfrist auch die datenschutzkonforme Löschung und Entsorgung, beziehungsweise Wiedervermarktung von Altgeräten – ein Punkt, der bei der Betrachtung der Gesamtkosten eines IT-Arbeitsplatzes häufig vergessen wird.