Workplace as a Service – so finden Sie den richtigen Anbieter

Arbeitsplätze zur Miete entlasten die IT und sparen Kosten. Der Erfolg eines WaaS-Projekts steht und fällt jedoch mit der Wahl des passenden Dienstleisters.

Die Bedeutung leistungsfähiger moderner IT-Arbeitsplätze hat in den vergangenen Jahren enorm zugenommen. Für 91 Prozent der vom Branchenverband Bitkom befragten Arbeitnehmer haben digitale Technologien heute eine große Bedeutung für die tägliche Arbeit – im Vergleich zu 2017 ein Plus von elf Prozent! Mehr als ein Drittel der Umfrageteilnehmer beklagt allerdings auch, dass die digitalen Technologien nicht so funktionieren, wie sie sollten.

Tatsächlich stellen die Bereitstellung und das Management von modernen Arbeitsplätzen die IT-Abteilung vor immer größere Herausforderungen. Die Zahl der Geräte, Applikationen und Zugangsmöglichkeiten steigt ebenso wie die Masse an Daten. Immer schnellere Entwicklungszyklen machen häufige Updates oder Neubeschaffungen notwendig, neue Cybergefahren erfordern ständige Wachsamkeit und eine schnelle Reaktion auf Sicherheitslücken und Bedrohungen.

Es ist daher kein Wunder, dass das Konzept Workplace as a Service immer mehr Zuspruch findet. Für eine monatliche Miete übernehmen dabei Dienstleister die Bereitstellung, Verwaltung und Absicherung der IT-Arbeitsplätze. Je nach Bereitstellungsmodell bietet der Provider rein virtuelle Arbeitsplätze oder stellt Hard- und Software als Komplettpaket zur Verfügung. Die interne IT wird so von Routineaufgaben entlastet, Kostentransparenz, Effektivität und Produktivität können gesteigert werden. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Sie reichen von der IT-Ausstattung für Unternehmensgründer bis zur Unterstützung der Digitalen Transformation in Konzernen und mittelständischen Unternehmen.

Auswahlkriterien für Provider

Um die Vorteile von Workplace as a Service realisieren zu können, sollten Sie sich bei der Auswahl eines WaaS-Providers Zeit lassen, genau hinsehen und Angebote sorgfältig vergleichen. Dabei sind vor allem folgende Merkmale von entscheidender Bedeutung:

• Einfache Installation und Nutzung. Je unkomplizierter sich Arbeitsplätze einrichten und bedienen lassen, desto größer ist die Entlastung für die IT-Abteilung. Im besten Fall können die Mitarbeiter in den Fachabteilungen ihre Arbeitsplätze über ein Self-Service-Portal selbst aufsetzen, Änderungen vornehmen oder Support anfordern. Bei WaaS-Angeboten mit integrierter Hardware sollte der Dienstleister im Wartungsfall direkt Kontakt mit dem Betroffenen aufnehmen und den Ersatz oder die Reparatur des defekten Gerätes organisieren. Manche Anbieter stellen zusätzlich ein Forum bereit, über das Anwender Tutorials und anderes Informationsmaterial abrufen und sich gegenseitig mit Tipps und Erfahrungsberichten helfen können. Ein solches Forum kann die Einarbeitungszeit deutlich reduzieren, eine effizientere Nutzung der Arbeitsmittel fördern und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
• Zentrale Verwaltung. Bei allem Komfort müssen IT- und Business-Entscheider natürlich den Überblick über Nutzung und Kosten der IT-Arbeitsplätze bewahren können. Der Provider sollte dazu eine zentrale Management-Plattform zur Verfügung stellen, welche die Anzahl und Ausstattung der verwendeten Arbeitsplätze, den Umfang der Nutzung und die daraus resultierenden Kosten übersichtlich darstellt. Überraschende Mehraufwände lassen sich vermeiden, wenn die Administratoren in der Management-Oberfläche Obergrenzen für die Nutzung sowie anwenderspezifische Budgets etwa für zusätzliche Software oder mehr Speicher festlegen können.
• Kosten. WaaS-Provider rechnen in der Regel monatlich und nutzerbasiert ab. Daher sind die Kosten recht gut vergleichbar. Allerdings sollten Sie beim Vergleich auf versteckte Aufwände achten, die etwa durch zusätzlich notwendige Wartungsverträge oder Versicherungen entstehen können. Berücksichtigen Sie bei der Kostenbetrachtung nicht nur Ihren aktuellen Bedarf, sondern auch dessen potenzielle Entwicklung.
• Flexibilität. In den meisten Fällen lassen sich weitere Arbeitsplätze schnell und unkompliziert hinzubuchen. Schwieriger wird es, wenn Ihr Geschäfts saisonal stark schwankt und damit der Bedarf an IT-Arbeitsplätzen nicht immer nur zu-, sondern auch wieder abnimmt. In diesem Fall sind Cloud-basierte Angebote in der Regel vorzuziehen, um Lastspitzen abzudecken. Da die meisten WaaS-Modelle mit integrierter Hardware Vertragslaufzeiten von zwei bis drei Jahren aufweisen, lassen sie sich nicht ohne Weiteres an einen geringeren Bedarf anpassen.
• Individualität. WaaS-Angebote sind hoch standardisiert und automatisiert. Nur so lassen sich die günstigen monatlichen Mietpreise erreichen. Dennoch sollten Provider auch individuelle Ansprüche berücksichtigen und Entwicklungspotenzial bieten können. In diesem Punkt ist die Spannweite der Angebote besonders groß. Sie reicht von fest konfigurierten Cloud-Services beziehungsweise Hard- und Software-Paketen, die sich nur sehr begrenzt erweitern lassen, bis hin zu maßgeschneiderten Arbeitsplatzumgebungen. Berücksichtigen Sie beim Vergleich nicht nur Preis und Leistungsbreite, sondern bedenken Sie auch zukünftige Entwicklungen. Ein Service, der heute noch ausreichend scheint, könnte schon morgen Ihre Geschäftspotenziale empfindlich einschränken.
• Unterstützung durch den Provider. Das Leistungsangebot der WaaS-Provider reicht von der reinen Bereitstellung virtueller Arbeitsplätze bis zu Full-Service-Paketen, die von der Beratung und Konzeption bis hin zur langfristigen Weiterentwicklung der eigenen IT reichen. Natürlich spiegeln sich diese Unterschiede auch in den Kosten wider. Klären Sie daher vorab, welches Ziel Sie mit dem Einsatz von WaaS verfolgen. Wollen Sie nur kurzfristige Lastspitzen abdecken, genügen virtuelle Arbeitsplätze aus der Cloud. Soll dagegen die IT umfassend entlastet werden, damit sie sich um strategische Aufgaben kümmern kann, sollte der Provider zumindest auch den technischen Support übernehmen können.
• Auswahl an Betriebssystemen, Applikationen und Hardware. Auch hier ist das Angebotsspektrum groß. Es reicht von Standard-Windows-Umgebungen bis zu High-Performance-Lösungen für CAD-Arbeitsplätze, Virtual Reality oder Maschinelles Lernen. Die Wahl des richtigen Providers hängt daher auch hier von Ihrem aktuellen Bedarf und dessen zukünftiger Entwicklung ab. Prinzipiell gilt aber: Je mehr Optionen der Provider zur Verfügung stellt, desto leichter können Sie mit ihm wachsen.
• Datenschutz und Sicherheit. Auf den IT-Arbeitsplätzen werden sensible Firmeninformationen und personenbezogene Daten verarbeitet, die geschützt werden müssen. Achten Sie bei Cloud-basierten Angeboten daher auf Zertifizierungen wie ISO 27001 oder das European Privacy Seal, die eine sichere und rechtskonforme Datenverarbeitung nachweisen. Die Daten sollten sowohl beim Transfer als auch bei der Speicherung auf den Cloud-Servern verschlüsselt werden. Der Provider sollte die Möglichkeit bieten, dass Sie Ihre Schlüssel selbst verwahren. So hat er selbst dann keinen Zugriff auf Ihre Daten, wenn etwa ausländische Behörden die Herausgabe anordnen. Stellt der WaaS-Provider auch die Hardware, sollte der Dienstleister nur für Installations- und Wartungszwecke und nur über eine abgesicherten Verbindung Zugang auf die PCs, Notebooks und Smartphones in Ihrem Unternehmen erhalten. Jeder Zugriff muss dokumentiert werden und darf nur mit Einverständnis des jeweiligen Nutzers erfolgen. Lassen Sie sich daher vor Vertragsabschluss das Sicherheits- und Zugriffskonzept des Providers vorlegen.

Fazit

Das Angebot an WaaS-Providern ist groß und vielfältig. Entscheidend für die richtige Wahl ist daher vor allem, sich Klarheit über die Einsatzszenarien und die daraus resultierenden Anforderungen zu verschaffen. Dabei sollte das Leistungsangebot genügend Raum für Entwicklungsmöglichkeiten lassen. Letztendlich zählt für eine gute Zusammenarbeit aber immer auch gegenseitiges Vertrauen und eine Kommunikation auf Augenhöhe. Kleine und mittelständische Unternehmen sind daher in der Regel mit einem Provider gut beraten, der ebenfalls aus dem Mittelstand kommt, während sich Konzerne eher an große, weltweit tätige Beratungs- und Dienstleistungshäuser halten werden.