Die Einrichtung von Microsoft Teams ist kein Hexenwerk. An einigen Einstellungen führt für IT-Administratoren jedoch kein Weg vorbei.
„Es gibt nicht sonderlich viele Einstellungen, die IT-Administratoren bei Microsoft Teams unbedingt machen müssen – aber einige sind Pflicht“, sagt Sabine Erlebach, Geschäftsführerin der datac Kommunikationssysteme GmbH, die unter anderem Schulungen zu Microsoft Teams anbietet. Unternehmen müssten sich dazu zunächst fragen: „Wie hoch setze ich meine digitalen Grenzen? Wie offen bin ich?“
Einstellungen: Gastzugriff für Teams gewähren?
Hinsichtlich der Einstellungen gilt es grundsätzlich zu klären, ob eine Firma zulassen will, dass Personen außerhalb der Organisation den Teams beitreten dürfen – etwa Partner, Lieferanten oder Berater. Legt ein IT-Administrator in der App fest, dass sämtliche Teams im Netzwerk öffentlich sind, könnten alle Gäste jedem Team beitreten. „Das will ich aber gegebenenfalls gar nicht. Stattdessen will ich einem Gast vielleicht nur Zugriff auf das Projekt gewähren, an dem er gerade mitarbeitet“, sagt Erlebach. Es sei daher ratsam, nur private Teams zu erstellen. Gäste können dann zum Beispiel eine Anfrage senden, ob sie dem Team beitreten dürfen. „Allen Mitgliedern des Teams muss aber bewusst sein, dass ein zugelassener Gast auf sämtliche Inhalte des Teams wie Dokumente, Kanäle und Chats zugreifen kann“, gibt Erlebach zu bedenken. Microsoft will hier aber nachbessern: Mitglieder sollen mit privaten Kanälen bald individuell anpassen können, welche Nutzer Chats und Dateien in einem einzelnen Kanal sehen können. So kann die Teilnahme eingeschränkt werden, ohne ein neues Team erstellen zu müssen.
Einstellungen für Apps in Teams
Microsoft bietet zahlreiche Apps, damit Unternehmen noch mehr aus Teams herausholen können. Im Microsoft Teams Admin Center können IT-Administratoren Richtlinien zum Verwalten von Apps festlegen – etwa um zu steuern, welche Apps für Microsoft Teams-Benutzer verfügbar sind. Mithilfe von App-Berechtigungsrichtlinien lassen sich Anwendungen organisationsweit oder für bestimmte Benutzer blockieren oder zulassen. Sobald die IT-Abteilung eine App blockiert, werden alle Interaktionen mit dieser App deaktiviert und sie wird für Benutzer in Teams nicht angezeigt. Damit die Administration gelingt, bietet Microsoft auf seinen Webseiten ausführliche Anleitungen.
IT kann zahlreiche Funktionen hinzufügen oder abschalten
IT-Administratoren können bei Teams, das nach Angaben von Microsoft Skype for Business mittel- bis langfristig ablösen wird, freilich noch viele weitere Einstellungen ändern. Wie wichtig diese tatsächlich sind, muss letztlich jedes Unternehmen für sich entscheiden. Womöglich spielt hier auch die Unternehmenskultur eine gewisse Rolle: Sollen den Mitarbeitern etwa in den Chats lustig animierte Bilder zur Verfügung stehen? IT-Administratoren aktivieren oder deaktivieren dafür in den Einstellungen Medieninhalte wie GIFs, Meme oder Sticker im Bereich „Nachrichten“. Auf diese Weise können in den Einstellungen auch andere Funktionen für die Nutzer mit wenigen Klicks hinzugefügt oder abgeschaltet werden. Verantwortliche für die IT finden auf den Webseiten von Microsoft zahlreiche Schulungen für den Nachfolger von Skype for Business, zum Beispiel zu den Themen „Security & Compliance“, „Direktes Routing“ oder „Upgrade von Skype for Business auf Microsoft Teams“.
Workshop der Telekom: Einstieg in Microsoft Teams
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