Die INTOCAST AG ist ein global agierender Mittelständler auf Wachstumskurs. Ein IT-Crash im südafrikanischen Standort war Anlass, mithilfe von Microsoft 365 die IT-Landschaft zu konsolidieren und weltweit einheitliche Arbeitsplätze einzuführen. Das vereinfacht die weltweite Kommunikation und schafft Freiraum für Produktentwicklung und Kundenberatung.
Sobald es heiß wird, kommen die Produkte von INTOCAST zum Einsatz. Mit seinen Feuerfestprodukten und Gießhilfsmitteln unterstützt das Ratinger Unternehmen Kunden nahezu aller Industrien beim Schmelzen, Legieren, Verbrennen und Heißumformen ihrer Produkte. In den letzten 20 Jahren wuchs die INTOCAST-Gruppe zu einem global agierenden Unternehmen mit neun deutschen und elf ausländischen Betriebsstätten. Zu heiß wurde es dem Mittelständler allerdings nach einer Ransomware-Attacke auf den südafrikanischen Standort in Johannesburg im Herbst 2017.
Weltweit divergente IT-Strukturen
Der Angriff habe die Schwachpunkte der IT-Infrastruktur deutlich gemacht, sagt Stephan Groß, Head of IT bei INTOCAST. „Durch das Unternehmenswachstum hatten sich unsere Mitarbeiterzahlen innerhalb kurzer Zeit auf 1.350 verdoppelt. Parallel dazu entwickelte sich unsere IT-Landschaft durch Erweiterungen, Übernahmen und Firmenkäufe der letzten Jahre sehr heterogen.“ So waren zeitweise mehrere Server mit jeweils eigenen Mailsystemen im Einsatz, es gab diverse Verträge mit verschiedenen Lieferanten für Soft- und Hardware, Mitarbeiter arbeiteten an vielen Standorten mit veralteten Versionen des Windows Betriebssystems und von Office.
Diese – wie Groß sie nennt – „konfusen Strukturen“ beschäftigten die IT-Abteilung unverhältnismäßig stark. Das durch die Unternehmensgröße ohnehin komplexe Lizenzmanagement gestaltete sich wegen gerätegebundener Softwarelizenzen zunehmend unübersichtlich, unpraktisch und zeitraubend. Hinzu kamen Sicherheitsaspekte: Die divergenten Strukturen boten Angreifern perfekte Einfallstore, die sie 2017 ausnutzten. „Einfacher, bedarfsgerechter und sicherer sollte die neue IT-Architektur des Unternehmens sein“, sagt Groß.
Weltweite UCC-Plattform zentral verwalten
Um dieses Ziel zu erreichen, entschied sich INTOCAST für Microsoft 365 Enterprise E3 von der Telekom. Die Lösung beinhaltet Office 365, Windows 10, Enterprise Mobility & Security (EMS) und diverse Sicherheitsfunktionen für alle stationären Rechner sowie mobilen Endgeräte. Auf Basis des jetzt an allen Standorten einheitlichen Betriebssystems bezieht der Mittelständler Office-Anwendungen als Services aus der Cloud. Seine Unified Communication and Collaboration-Lösung umfasst E-Mail, Sharing-Dienste und VoIP-Videokommunikation. Weder Anzahl noch Größe der Microsoft Exchange Postfächer sind dabei begrenzt. „Das ist gerade für uns als wachsendes Unternehmen ein wichtiges Argument“, sagt Groß. „Darüber hinaus spart sich unsere IT-Abteilung viel Zeit, da sie Postfächer über das TelekomCLOUD Portal zentral verwalten und Benutzer flexibel nach Bedarf hinzufügen kann.“ Statt mit hohen Vorab-Investitionen bezieht INTOCAST die Softwarelizenzen jetzt auf monatlicher Basis im Mietmodell. Dabei gilt: Eine Lizenz deckt bis zu fünf Endgeräte pro Nutzer ab – ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro.
Außerdem arbeiten die Mitarbeiter von INTOCAST weltweit mit Skype for Business als einheitlicher Collaboration-Plattform. Darüber bearbeiten sie gemeinsam Dokumente und greifen mobil auf alle Geschäftsdaten zu. „Dank Webkonferenzen können unsere Mitarbeiter Geschäftsreisen nun häufig vermeiden – und das Unternehmen Kosten senken“, sagt Groß. „Das vereinfacht die internationale Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich.“
Sicherheit hat höchste Priorität
Nach dem Hackerangriff war der Mittelständler zudem sehr sensibel hinsichtlich der Sicherheit seiner IT-Systeme und Daten. Um diese Gefahr zu minimieren, sichert Microsoft 365 Daten und Anwendungen, Identitäten sowie Geräte mehrfach ab. So arbeiten die INTOCAST-Mitarbeiter bei allen Anwendungen immer mit der aktuellsten Version inklusive automatischer Bereitstellung der neuesten Sicherheits-Updates. Microsoft betreibt die Lösung aus EU-DSGVO-konform arbeitenden Rechenzentren in der Europäischen Union. Hier werden alle Daten auf Schadsoftware überprüft. Die IT-Administratoren von INTOCAST legen über rollenbasierte Zugriffsrechte fest, wer welche Dienste, Dateien und Geräte nutzen darf. Ist ein Gerät verloren gegangen oder gestohlen, können sie Daten aus der Ferne löschen. Dementsprechend administrieren und konfigurieren sie sämtliche Endgeräte automatisiert und zentral. Groß: „Microsoft 365 minimiert den internen IT-Aufwand und vergrößert unseren Freiraum für individualisierte Produktentwicklungen und umfassende Kundenberatung. Da Produktspezifikationen unser Alleinstellungsmerkmal sind, ist das für uns der größte Vorteil.“
