Was ist die richtige Collaboration-Lösung für Unternehmen? Für eine erste Evaluierung kann bereits die kostenlose Variante von Microsoft Teams als Testversion für das Collaboration-Tool dienen. Das volle Leistungsspektrum entfaltet sich aber erst in der Vollversion mit Integration in Office 365.
Ganz gleich, ob ein Evangelist oder eine Projektgruppe den Anfang macht – mithilfe der kostenlosen Version von Microsoft Teams kann ein Unternehmen schnell herausfinden, ob das Chat- und Kommunikationstool zu ihm passt. Schließlich ist der Bedarf an Collaboration-Tools groß – ebenso das Angebot am Markt. So stehen laut IDG-Studie Arbeitsplatz der Zukunft bei den Mitarbeitern der befragten Unternehmen neue „Tools zur Zusammenarbeit“ an erster Stelle und bereits zwei Drittel der von IDG befragten Firmen haben schon eine erste Strategie für neue Arbeitskonzepte. Ihre Ziele decken sich dabei mit dem, was Microsoft den Anwendern von Teams in Aussicht stellt: mehr Flexibilität, mehr Agilität sowie produktivere und zufriedenere Mitarbeiter.
Der Auftakt in Microsoft Teams geht denkbar einfach: Ein Mitarbeiter registriert sich mit Namen und E-Mail-Adresse, setzt Gruppen auf und lädt Teilnehmer ein. Sie nutzen Audio-, Video- und Chat-Funktionen, Office-Apps wie Word und OneNote sowie mehr als 140 integrierte Dritt-Anwendungen von Trello über MindMeister bis Evernote. Auch eigenen Speicherplatz stellt Microsoft bereits mit der Testversion zur Verfügung, wenn auch nur begrenzt.
Was die Gratis-Version kann – und was nicht
In der kostenlosen Variante von Microsoft Teams können Anwender insgesamt bis zu 300 Personen pro Unternehmen in Chatgruppen einladen. Funktionen wie etwa Terminvereinbarungen für Anrufe oder Audio- und Videokonferenzen sind hingegen erst mit Office 365 verfügbar, das Microsoft Teams mit Vollintegration in die Office-Anwendungen beinhaltet. Damit stehen Nutzern auch weitere Dienste für die effiziente Zusammenarbeit zur Verfügung wie der Online-Speicher OneDrive, SharePoint und Yammer. Die Vollversion bietet dann auch eine Integration der vorhandenen Telefonanlage mittels Direct Routing an, setzt dabei aber einen der Enterprise-Kostenpläne von Office 365 voraus. Auch beim Speicherplatz zieht Microsoft eine Grenze: Dieser ist bei der kostenlosen Version auf zwei GB pro Benutzer beschränkt, zehn GB Speicher erhält jedes Team obendrauf. Die Nutzer der kostenpflichtigen Varianten erhalten deutlich größere Kapazitäten von einem Terabyte pro User.
Datensicherheit in der Cloud
Microsoft bietet alle Versionen aus sicheren EU-Rechenzentren und Unternehmen damit Datenverarbeitung gemäß der Anforderungen aus der EU-DSGVO an; alle Daten werden dabei verschlüsselt übertragen und gespeichert. Unternehmen, die über die Kommunikationsplattform sensible, datenschutzrelevante Informationen austauschen wollen, sollten sich für eine der kostenpflichtigen Versionen entscheiden, die mit Zugriff auf das Security & Compliance Center eine Anzahl an Sicherheits-Features mit sich bringen: So können sie beispielsweise eine mehrstufige Authentifizierung (Multi-Factor Authentication, MFA) für Benutzeranmeldungen nutzen. Neben dem obligatorischen Kennwort bietet diese MFA eine zusätzliche, nutzerspezifische Sicherheitsebene, die Unternehmen individuell konfigurieren können. Der Mitarbeiter muss sich dann je nach zugewiesener Richtlinie etwa über ein bestimmtes Smartphone oder per Fingerabdruck identifizieren.
Microsoft Teams führt zu Office 365
Zusammenfassend lässt sich die kostenlose Variante als anspruchsvolle Testversion und „Spielwiese“ für eine erste Verprobung der Möglichkeiten von Microsoft Teams bezeichnen, soweit Unternehmen noch nicht Office 365 nutzen. Die mit Office 365 bereitgestellte Vollversion wird dann nochmal entscheidend sicherer und komfortabler und bildet mehr Businessanforderungen ab. Mit der kostenpflichtigen Variante steht Unternehmen bei Anbietern wie der Telekom darüber hinaus ein kostenloser 24/7-Experten-Support durch ein eigens von Microsoft zertifiziertes Team zur Verfügung.
Teamarbeit wird digital: Um die Zusammenarbeit zu stärken, setzen immer mehr Unternehmen auf innovative Lösungen wie Microsoft Teams. Was der Skype for Business-Nachfolger alles an praktischen Funktionen bereithält, erklären zwei Microsoft Experten der Telekom anhand einer Demo in einem Webinar. Hier geht’s zur Webinar-Aufzeichnung.
