Microsoft Teams: Zeitgemäße Telefonie mit bestehender Anlage nutzen

Machen Sie jetzt mehr aus Ihrem IP-basierten Telefonanschluss: Mit ‚Direct Routing‘ können Firmen Microsoft Teams als integrierte Telefonanlage mit effizienter Erreichbarkeit und umfassenden Assistenz- und Teamfunktionen nutzen.

Microsoft Teams erleichtert die Zusammenarbeit im Team und bietet dabei Nutzern Tools mit Präsenz- und Chat-Funktionen – und lässt sich auch als Telefonanlage nutzen. Die Telefonfunktionen können – wie alle Funktionen von Microsoft Teams – weltweit genutzt werden. So bleiben Sie mit Ihrer Festnetznummer auch unterwegs immer erreichbar. Funktionen wie die Anrufverteilung im Team und Assistenzfunktionen ermöglichen eine effiziente Erreichbarkeit und Anrufsteuerung. Die cloudbasierte Voicebox mit Spracherkennung stellt Voicemails automatisch in Ihrem Posteingang zu, ergänzt um ein Transkript der Nachricht, bei dem die Sprachnachricht in Text konvertiert wird. Das ist immer dann praktisch, wenn die Mailbox gerade mal nicht abgehört werden kann und beschleunigt die Informationsverarbeitung. Um Microsoft Teams als Telefonanlage zu nutzen, müssen Unternehmen ihre bestehende Telefonie-Infrastruktur nicht umkrempeln, stattdessen lässt sie sich mittels SIP-basierten Telefonen und entsprechenden Routern in Microsoft Teams integrieren: Wenn die Anlage einen SIP Trunk unterstützt, können selektiv einzelne Rufnummern über einen zusätzlichen Session Boarder Controller (SBC) zu Microsoft Teams geroutet werden. Wenn bereits ein IP-basierter Anschluss besteht, kann der SBC auch vor die TK-Anlage geschaltet werden und übernimmt das Routing zu Microsoft Teams. Diese Funktion, von Microsoft ‚Direct Routing‘ genannt, ermöglicht Unternehmen, ihre Telefonie über Microsoft Teams zu realisieren, ohne den Telefonanbieter wechseln zu müssen.

Erreichbarkeit managen

Nicht nur die Voice-Mail macht Microsoft Teams zu einer komfortablen Telefonanlage: Per Klick lassen sich Anrufe steuern und über das Headset führen. Gespräche annehmen, vermitteln und weiterleiten läuft dann über den Microsoft Teams Client und das Telefonie-Add-in. Anrufe und Konferenzen lassen sich mit Microsoft Stream bei Bedarf zudem aufzeichnen und archivieren. Außerdem lassen sich automatisiert Transkripte und Meetingprotokolle erstellen, die Microsoft Teams bei Bedarf parallel in 40 Sprachen übersetzt. Über Teamrufgruppen können die Anwender selbsttätig ihre Vertretungen einrichten und managen. Über Anrufgruppen bleiben mehrere Mitarbeiter unter einer Sammelnummer erreichbar. Hier gibt es auch die Möglichkeit, Wartefelder und unterschiedliche Verteilstrategien einzurichten (linear, longest idle, …).

Erwähnenswert: Um administrative Prozesse zu strukturieren, bietet Office 365 differenzierte Administratorenrollen. Seit neuestem kann der Global Admin auch unterschiedliche Administratoren-Rollen für Microsoft Teams anlegen und damit den Mitarbeitern einen oder mehrere dezentrale Ansprechpartner zur Verfügung stellen.

Option für international tätige Unternehmen

Auch unterwegs und auf Dienstreisen nehmen Mitarbeiter die Telefonie mit – Anrufe auf der Bürofestnetznummer kommen auch auf dem Smartphone an. Per Mausklick oder Touch lassen sich laufende Gespräche halten oder auf das Mobilgerät verlegen: Über die Microsoft Teams App telefonieren Mitarbeiter einfach unterbrechungsfrei weiter. Durch Nutzung der Einwahlkonferenz-Option können internationale User weltweit lokale Einwahlnummern für Konferenzen nutzen.

Direct Routing zu Microsoft Teams kann in Verbindung mit TK-Anlagen eingesetzt werden, ohne die klassischen TK-Geräte in Teams einbinden zu müssen: Das Direct Routing ist damit kompatibel mit Hardware unterschiedlicher Hersteller für Festnetztelefonanlagen, Call-Center oder Analog-Telefon-Adaptern (ATA). Auch Fax-Geräte lassen sich integrieren, wenn Firmen das wünschen.

Direct Routing als kostengünstiges Telefonie-Modell

Die Telekom bietet Direct Routing für Microsoft Teams über die Lizenz „Office 365 Telefonanlage“ an. Wenn die Funktion nicht bereits im eigenen Office 365 Kostenplan enthalten ist, lässt sie sich als Add-On dazu buchen. Der Kunde zahlt darüber hinaus bei diesem quasi lokalen Modell nur noch den Telefonanschluss bei seinem TK-Anbieter und keine zusätzlichen Serverleistungen seitens Microsoft selbst. Die Telekom richtet das PSTN-Gateway ein und übernimmt auf Wunsch auch die Konfiguration der Router. Auch bei der Migration hilft der Anbieter, damit beispielsweise bereits angebundene Schließanlagen und Frankiermaschinen ihren Anschluss nicht verlieren. Stellen Firmen um, müssen sie auch an die Mitarbeiter denken: Begleitende Change-Maßnahmen bieten sich an, damit die Software-basierte Telefonie ebenso selbstverständlich wird wie projektbezogene, chat-basierte Teamarbeit.

Teamarbeit wird digital: Um die Zusammenarbeit zu stärken, setzen immer mehr Unternehmen auf innovative Lösungen wie Microsoft Teams. Was der Skype for Business-Nachfolger alles an praktischen Funktionen bereithält, erklären zwei Microsoft Experten der Telekom anhand einer Demo in einem Webinar. Hier geht’s zur Webinar-Aufzeichnung.