Die Tools in Microsoft 365 verbessern Kommunikation und Zusammenarbeit. So profitieren Unternehmen von Yammer und Teams.
Mit Microsoft 365 bietet die Softwareschmiede aus Redmond eine Komplettlösung für bessere Zusammenarbeit. Neben dem Betriebssystem Windows, umfangreichen Sicherheitsfunktionen und gängigen Programmen wie Excel, PowerPoint oder Outlook erhalten Unternehmen gleich einen ganzen Berg an Tools für die Kommunikation im Team. Da wären zum Beispiel Microsoft Yammer und Microsoft Teams. Doch wo liegen die Unterschiede? Wann greifen Firmen besser auf Yammer zurück – und in welchem Fall auf Teams?
Yammer: Soziales Netzwerk für Unternehmen
Yammer ist ein soziales Netzwerk von Microsoft, vergleichbar mit Facebook – nur für Unternehmen. Mitarbeiter können ähnlich wie bei Facebook ein eigenes Profil anlegen, Beiträge kommentieren und in Gruppen zusammenarbeiten. Die Software soll ihnen helfen, sich unternehmensweit zu vernetzen. Nutzer können sich sowohl über Arbeitsthemen als auch über Themen jenseits des Jobs austauschen. Dank Yammer erreichen Mitarbeiter auch Themen aus anderen Abteilungen, von denen sie in der Regel nichts mitbekommen würden. Mitarbeiter bekommen in Yammer schnell und einfach Antworten – sei es über die Suchfunktion, über das Wiki innerhalb von Yammer oder mithilfe von Hashtags in den Posts der angelegten Gruppen. Mit der entsprechenden App, erhältlich für iPhone, iPad sowie Android-Smartphones und -Tablets, lässt sich Yammer auch unterwegs nutzen.
Die Informationszentrale für Unternehmenskunden lässt sich in Microsoft Teams, SharePoint und weitere Anwendungen von Microsoft Office 365 oder Microsoft 365 einbinden. Die Einführung von Yammer ist allerdings erst ab einigen hundert Mitarbeitern ratsam. Bei weniger Mitarbeitern lässt sich die Zusammenarbeit in der Regel vollständig über Teams abdecken.
Teams: Alle wichtigen Funktionen an zentraler Stelle
Microsoft Teams, der Nachfolger von Skype for Business, konzentriert sich im Vergleich zu Yammer mehr auf die direkte Gesprächsführung. Auch das vergleichsweise noch recht junge Kommunikationstool, das schon zahlreiche Unternehmen überzeugen konnte, ist in Office 365 und Microsoft 365 integriert. Anders als Yammer sind die Gruppen bei Teams her geschlossen und nur auf berufliche Projekte ausgelegt. Mit der Software lassen sich im Arbeitsalltag alle wichtigen Funktionen für die Arbeit im Team an einer zentralen Stelle nutzen. So können Mitarbeiter Dokumente bearbeiten und austauschen, mit Kollegen im Team chatten, telefonieren oder Audio- und Videokonferenzen planen. Teams lässt sich mit Word, Excel und Outlook sowie vielen anderen Programmen verknüpfen – darunter auch Yammer. Auf diese Weise haben alle Anwender sofortigen Zugriff auf alle benötigten Informationen und können in Echtzeit zusammenarbeiten – egal, ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice.
Dank der Integration in Microsoft 365 und Office 365 bieten sowohl Teams als auch Yammer eine hohe Sicherheit und unterstützen zahlreiche Compliance-Standards wie etwa die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Microsoft gewährleistet zudem die durchgängige Verschlüsselung der Daten, mehrstufige Authentifizierung und weitere starke Sicherheitsmechanismen.
Microsoft Teams & Co.: Change Management nötig
Bei der Art der Einführung von Social-Collaboration-Tools wie Yammer oder Teams ist Planung geboten und Expertise ratsam. Laut der Social Collaboration Studie 2019 von Campana & Schott und der Technischen Universität Darmstadt sind zwei von drei Mitarbeitern (66 Prozent) unzufrieden damit, wie Tools dieser Art bei ihrem Arbeitgeber eingeführt wurden. Um etwa die Akzeptanz für Microsoft Teams zu erhöhen, sollten Firmen die Veränderung im Change Management begleiten und Regeln für die Einführung von Microsoft Teams beachten.
Fazit
Yammer eignet sich ideal für Social Networking, Teams dagegen eher für Social Collaboration. Das soziale Netzwerk Yammer ist eine Art Nachrichtenzentrale für größere Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern. Informationen lassen sich mit der Software quer über den gesamten Betrieb verteilen. Im Gegensatz zu Microsoft Teams ist Yammer ein nahezu geschlossenes System. Teams greift hingegen auf Wunsch auf SharePoint, OneNote und zahlreiche weitere Tools, Webseiten oder auch Eigenentwicklungen außerhalb des Microsoft-Kosmos zurück. So lassen sich viele Tools unter einem Dach zusammenbringen und stehen allen Mitgliedern eines Teams konsolidiert zur Verfügung. Die Informationen können Nutzer auch direkt in der jeweiligen App zugänglich machen – für den Fall, dass einmal kein Zugriff auf Teams besteht. Teams dient als App, in der Mitarbeiter ihre Teams abbilden und bestimmte Arbeitsthemen besprechen.
Noch mehr nützliche Tools in Microsoft 365: Lesen Sie auch, wie Sie mit SharePoint, OneDrive und Outlook die Zusammenarbeit verbessern können.
Im nächsten Beitrag lesen Sie, wie Unternehmen ihre bisherige Telefonanlage durch die professionellen Anruffunktionen von Microsoft 365 ersetzen oder erweitern und welche Office-Apps zum Angebot gehören.
