Bei den Anwendern stößt der Schritt nach SAP S/4HANA zumeist auf Gegenliebe. In den IT-Abteilungen hingegen ist oft Überzeugungsarbeit zu leisten.
So ändern sich die Zeiten: Während es bislang in Unternehmen zumeist die IT war, welche die Werbetrommel für neue Technologien rührte, und die Anwender eher widerwillig von ihren vertrauten Systemen Abschied nahmen, sind mittlerweile oft die Fachabteilungen der treibende Faktor. Denn die Bedienung neuer Applikationen ist heutzutage kein Buch mit sieben Siegeln mehr, da sie wohlvertrauten digitalen Designstandards vor allem aus dem Web folgt.
Anders in den IT-Abteilungen: So geht die Migration auf SAP S/4HANA zum Beispiel mit grundlegenden Änderungen in den IT-Prozessen einher. Sie bedeutet unter anderem mehr Cloud-Erweiterungen und weniger On-Premise-Funktionen. Mehr die Orchestrierung funktionaler Komponenten und weniger Eigenentwicklung und Wartung. Somit verändern sich Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Jobprofile innerhalb der IT zum Teil deutlich. Gefragt ist deshalb ein systematisches Change Management, damit der Weg nach S/4HANA und in die Cloud nicht zur Stolperfalle wird.
E-Learning reicht häufig aus
Da Anwender SAP S/4HANA einfacher und intuitiver bedienen können als die Vorgängersysteme, fällt auch der Einführungsaufwand vergleichsweise gering aus. Viele Inhalte lassen sich über E-Learning vermitteln, zumal sich die Funktionen der SAP Fiori-Anwendungen systematisch an den Rollen der Nutzer und ihren Arbeitserfahrungen orientieren.
Das macht vieles selbsterklärend. Gravierender für die Fachabteilungen sind da schon die Veränderungen bei den Geschäftsprozessen. Eines der vorrangigsten Ziele von S/4HANA ist es schließlich, schnelle und flexible Anpassungen im Business zu ermöglichen. Doch geht es hierbei nicht mehr in erster Linie um die SAP-Anwendungen, sondern um das Business Process Management (BPM).
Der Standard: Übergang in Schritten
Aus Sicht der IT empfiehlt sich in der Regel ein Übergang zu S/4HANA in Schritten – selbst, wenn ein Unternehmen SAP bislang noch gar nicht eingesetzt hat. Ein oft anzutreffendes Szenario sieht zum Beispiel so aus: Ein Kunde möchte von den Echtzeit- und den Big Data-Funktionen der HANA-Datenbank mit ihrer In-Memory-Technik profitieren, diese aber mit seinen Bestandssystemen, etwa einem eigenen SAP ERP-System, kombinieren (ERP on HANA). Dies ist auch ohne den kompletten Sprung in die S/4-Welt möglich und sichert einen sanften Übergang. So ändert sich zwar die Programmierung mit HANA insbesondere an der Zugriffsschicht auf die Datenbank gravierend, doch die ERP-Prozesse bleiben weitgehend dieselben. Seitens der Anwender entsteht deshalb kaum Schulungsbedarf. Der Vorteil: die (zeitliche) Entkoppelung von Programmierung und Änderungen in den Geschäftsprozessen und Anwendungen. Zudem bietet SAP für die Migration von alten auf neue Plattformen eine breite Palette an unterstützenden Werkzeugen, um zum Beispiel die Datenmigration möglichst weitgehend zu automatisieren.
Doch stellt diese Vielzahl an Produkten und Programmen wiederum eine Herausforderung an sich dar. Kunden und ihre IT-Experten können meistens nur sehr schwer beurteilen, welche dieser Tools sich für welchen Zweck am besten eignen. Oder welche Werkzeuge von Drittanbietern einen Job eventuell besser erledigen als das SAP-originäre Produkt. Wichtigste Basislösung ist dabei der SAP Solution Manager, der zugleich auch ein sehr mächtiges Tool darstellt. Da er beim Umstieg auf S/4HANA jedoch unverzichtbar ist, empfiehlt es sich Know-how von externen SAP-Beratern mit an Bord zu holen, die bereits über tiefgehende Erfahrungen mit dem Produkt verfügen und die seine Bedienung auch schulen können. Sie sind auch in der Lage, bei der Analyse und Auswahl weiterer Werkzeuge zu beraten und eine individuelle Roadmap für das Management zu erstellen.
Jedes Unternehmen ist anders
Diese Vorarbeit ist im Sinne eines wirksamen Change Managements unerlässlich. Denn die Ausgangslagen und Zielbilder der Unternehmen sind zu unterschiedlich, um einen standardisierten Weg zu beschreiten. Generell gilt: Je mehr Eigenentwicklungen ein Unternehmen nutzt und je weniger Standards die IT-Landschaft prägen, umso wichtiger ist es, in kleineren Schritten in Richtung S/4HANA zu gehen. Doch wenn ein Unternehmen etwa einen Merger zu bestehen hat und unter Zeitdruck steht, stellt sich die Situation schon wieder ganz anders dar: In dieser Situation muss das Change Management so oder so einen unvermeidlichen Kraftakt begleiten und mehr Ressourcen für Kommunikation und Schulungen einplanen – nicht zu vergessen die Aufwände für das Testen der Software. Auch aus Anwendersicht gibt es gute Argumente für den einen großen Migrationssprung: Sie müssen sich nur einmal an die neuen Funktionen und ihre Bedienung gewöhnen und nicht zwei- oder dreimal wie bei einem schrittweisen Vorgehen.
Deshalb ist in jedem Fall eine Bestandsaufnahme unerlässlich: Welche Anwender sind wie belastbar? Wie viele sind überhaupt von welchen Veränderungen betroffen? Handelt es sich um Tausende oder nur um ein paar Dutzend? In welchen Bereichen stehen welche Veränderungen an? Nicht zuletzt: Wie unternehmens- und geschäftskritisch sind die jeweiligen Systeme und Funktionen? Da die meisten Unternehmen mit den vielen Alternativen und auch deren kaufmännischer Betrachtung überfordert sind, bieten IT-Dienstleister und SAP selbst vordefinierte Beratungsleistungen, welche inzwischen auch auf der Erfahrung vergleichbarer Vorgängerprojekte beruhen. Mit ihrer Hilfe lassen sich zum Festpreis beispielsweise Roadmaps oder Readiness-Checks mit Blick auf die HANA-Datenbank erstellen. Denn zumindest darauf ist bei der Migration zu S/4HANA Verlass: Es liegen bereits zahlreiche Best Practices von SAP-Projekten vor. Und diese lassen sich bei heutigen Migrationen in standardisierter Form nutzen.
