Digitale Zusammenarbeit soll das Arbeiten effizienter machen. Microsoft Teams bietet dafür integrierte Tools für Telefonie, Chat, Meetings und Team-Collaboration.
Ist das Projektalltag? Die Mitarbeiter suchen in Posteingang und Ordnern nach der letzten Version ihrer Präsentation, erfahren von Entscheidungen des Teamleads erst in eigens aufgesetzten Präsenz-Meetings und benötigen für die Einrichtung von Videokonferenzen Unterstützung ihrer IT-Abteilung. Produktives und effizientes Arbeiten jedenfalls sieht anders aus. Der Ansatz für viele Unternehmen an diesem Punkt: Die Digitalisierung soll’s richten. Wer digitalisiert, erwartet sich vor allem eine Steigerung der Effizienz, ermittelte KfW Research in seiner Unternehmensbefragung 2018. Und 89 Prozent der CIOs rechnen laut einer Umfrage von VMware und Forbes mit einem deutlichen Umsatzplus durch den Einsatz passender Anwendungen. Nur, was sind die „passenden Anwendungen“?
Einsatz neuer Tools planen – am besten vor der Einführung
Zuerst das Tool einführen und dann den Wandel in der Arbeits- und Unternehmenskultur quasi automatisch erwarten, ist ein Fehler, den laut McKinsey viele Unternehmen machen. In der Studie Advanced social technologies and the future of collaboration stellen die Analysten eine Überforderung vieler Unternehmen angesichts der zahlreichen neuen, digitalen Tools fest. Gleichzeitig lesen sich Zahlen wie jene von Forbes und VMware gut: Demnach steigern Anwender neunmal häufiger ihre Produktivität, die an einem modernen digitalen Arbeitsplatz einen flexiblen, mobilen Zugriff auf benötigte Anwendungen haben.
An diesem Punkt setzt der Marktführer für Office-Anwendungen mit seiner Lösung Microsoft Teams an. Die Komplettlösung vereint Programme, die Unternehmen bereits aus der täglichen Arbeit kennen, unter einer Oberfläche. Nutzer rufen damit ihre Anwendungen für Telefonie, Chat, Video, Dateiablage und teamübergreifende Zusammenarbeit nicht mehr einzeln auf, sondern starten dafür ausschließlich Microsoft Teams. Die Lösung ist Bestandteil von Office 365. Damit werden alle Leistungen aus der Cloud bereitgestellt und stehen den Nutzern direkt zur Verfügung.
Microsoft Teams per Drop-Down-Menü flexibel erweitern
Microsoft Teams organisiert die Zusammenarbeit, indem Nutzer Gruppen aus Kollegen sowie externen Partnern aufsetzen. Ob zeitlich begrenzt oder fortlaufend – je nach Projekt oder Arbeitsgruppe sind unterschiedliche Anwendungen sinnvoll, mitunter wird der Bedarf erst während des Arbeitsprozesses deutlich. Mit Microsoft Teams lassen sich jederzeit passende Anwendungen integrieren. Das funktioniert ganz einfach mithilfe eines Drop-down-Menüs.
Auf diese Weise arbeiten Projekt-Gruppen beispielsweise nicht nur mit der gesamten Office-Suite, sondern auch mit Tools für Projektmanagement, Personalentwicklung und -beschaffung, Workflow- und Business-Management, soziale Netzwerke oder Kundensupport (Hootsuite, Jira oder Trello, um nur einige zu nennen). Microsoft erweitert dieses Angebot laufend und hat die meisten Anwendungen bereits in Teams eingebunden, sodass sich die für einen Arbeitsprozess benötigte Anwendung direkt im Microsoft Teams-Client öffnet.
Das Team im digitalen Coworking Space
Das Projektteam muss also für seine Arbeit das Dashboard nicht verlassen und kann Microsoft Teams als Kommunikationszentrale nutzen. Auch wenn es Funktionen wie Notizen, Planungshilfen oder Desktop-Freigaben nutzen möchte. Die Suche nach dem Meetingraum für eine Videokonferenz? Ersetzt durch einen Klick oder Touch, mit dem Mitarbeiter direkt Anrufe und HD-Videokonferenzen mit bis zu sechs Teilnehmern starten. Das geschieht von praktisch jedem Endgerät aus, das sie bei Bedarf auch während des Meetings wechseln können. Microsoft Teams macht Zusammenarbeit beispielsweise in Projekten darüber hinaus effizienter, indem es für jede aufgesetzte Gruppe einen Datenspeicher bereithält. Die Projektmitarbeiter verschicken keine Attachements mehr oder suchen auf verschiedenen Laufwerken nach dem richtigen Dokument, sondern haben alle benötigten Dateien zentral verfügbar und damit direkt zur Hand. Über den Team-Speicher teilen die Mitglieder Inhalte in Echtzeit und bearbeiten bei Bedarf Dokumente parallel. Das heißt: Arbeiten wird projektorientiert, kooperativ und nutzerzentriert. Denn die Arbeitsumgebung passt sich an die Mitarbeiter und deren individuelle Bedürfnisse an – nicht umgekehrt.
Erster Schritt fürs Unternehmen: Einsatzszenarien ermitteln
Auch wenn Microsoft Teams wie die Traumlösung für jeden CIO klingt: Digitale Lösungen sorgen nicht automatisch dafür, dass Unternehmen der Schritt hin zu einer besseren Zusammenarbeit gelingt. So versprechen sich Unternehmen laut bitkom je nach Größe unterschiedliche Dinge von der Digitalisierung: In kleineren Unternehmen verbinden die Verantwortlichen elektronische Buchführung oder Papierakten damit, in größeren denken sie bereits an Automatisierung von Prozessen und eine Veränderung der gesamten Unternehmenskultur.
Für die Einführung eines konkreten Digitalisierungselements wie Microsoft Teams bedeutet das, zuerst festzulegen, welche grundsätzlichen Veränderungen sie an Organisation und Arbeitskultur einläuten möchten. Entscheiden sie sich für Microsoft Teams, um diesen Prozess zu unterstützen, definieren sie für jede Gruppe die Einsatzszenarien und priorisieren diese anschließend über die Organisation hinweg.
Microsoft Teams ermöglicht Mitarbeitern, ihre Arbeit flexibler zu organisieren. Bei diesem Wandel müssen sie die Beteiligten im Unternehmen mit einbeziehen – mit Microsoft Teams wird schließlich kein neues Programm eingeführt, sondern eine neue Art zu arbeiten. Die Mitarbeiter im Umgang mit Microsoft Teams zu befähigen, ist dann im zweiten Schritt notwendig. Nur so gelingt es, Akzeptanz für ihren neuen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen.
Teamarbeit wird digital:
Um die Zusammenarbeit zu stärken, setzen immer mehr Unternehmen auf innovative Lösungen wie Microsoft Teams. Was der Skype for Business-Nachfolger alles an praktischen Funktionen bereithält, erklären zwei Microsoft Experten der Telekom anhand einer Demo in einem Webinar. Hier geht’s zur Webinar-Aufzeichnung.
