Firmen, die SAP-Software nutzen, müssen ihr ERP-System lizensieren und einen Vertrag zur Softwarepflege abschließen, der quartalsweise abgerechnet wird. Zur Feststellung der Nutzung sind die Anwender verpflichtet, ihre SAP-Systeme zu vermessen. Mit einem SAP-Tool erzeugen sie dazu einen Report. Auf dieser Basis ermittelt SAP zum einen dann beispielsweise die Anzahl der mit dem System arbeitenden Nutzer und einen gegebenenfalls erforderlichen Nachlizenzierungsbedarf. Zum anderen fallen auch Kosten für optionale Lösungen an: Je nachdem, wie intensiv Firmen diese verwenden, variieren die nutzungsbasierten Entgelte.
Lizenzmodell mit Hindernissen
Was sich einfach anhört, ist aber oft sehr herausfordernd. Zahlreiche Fallstricke lauern im nutzerzentrierten Lizenzmodell. Beispiel temporäre User: Wer sich in Spitzenzeiten von Azubis oder Studenten unterstützen lässt, braucht für diese eine gültige SAP-Nutzerlizenz. Gleiches gilt für Wirtschaftsprüfer, die nur wenige Wochen im Jahr mit der ERP-Software arbeiten. Probleme entstehen auch durch Schicht- oder Teilzeitarbeit: Per se findet dieses Zeitmodell keine Entsprechung im Lizenzmodell. Nur für Urlaubsvertretungen oder längere Ausfälle von Mitarbeitern können sogenannte Stellvertreter-User genutzt werden.
Indirekte Nutzung mit Stolperfallen
Weiterer Hemmschuh: Die indirekte Nutzung. Was sich dahinter verbirgt? Immer mehr IoT-Geräte, Plattformen, Bots oder Fremdapplikationen greifen über Schnittstellen auf SAP-Systeme zu. Und immer genau dann, wenn Software von Dritten Transaktionen in einem System von SAP anstößt, möchte der Softwarekonzern das lizensiert und als sogenannte indirekte Nutzung (Digital Access) abgerechnet sehen. Ein Thema, das nicht nur die deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) heiß diskutiert: Die Nutzer befürchten Kostenexplosionen.
Für alle im Vorsystem tätigen Anwender, die indirekt SAP-Funktionen nutzen (was beispielsweise der Fall ist, wenn Handscanner erfasste Daten ins ERP-System senden), ist eine SAP-Nutzerlizenz erforderlich. Im April 2018 hat der Anbieter nachgebessert und eine neue dokumentenbasierte Lizenzierung vorgestellt: Das Lizenzmodell basiert auf der Anzahl mittels Schnittstellen im SAP angelegter Beleg für definierte Dokumenttypen. Auch hier lauern Stolperfallen, wenn zum Beispiel der pauschale SAP-Lizenzbetrag für Belege fällig wird, deren Wert nur bei wenigen Euro liegt.
SAP S/4HANA: Migration für Bestandskunden
Für Bestandkunden besteht die Möglichkeit, vorhandene Nutzerlizenzen sowie nutzungsbasierte Lizenzen zu übernehmen. Die Voraussetzung: Eingesetzte Lösungen und Add-ons bleiben in SAP S/4HANA verfügbar. Zusätzlich müssen die Kunden das Paket „S/4HANA Enterprise Management“ und – falls noch nicht vorhanden – die HANA-Datenbank lizenzieren. Alternativ wechseln Firmen in das neue SAP S/4HANA-Lizenzmodell, wobei SAP den Umfang vorhandener Lizenzen zu mindestens 90 Prozent anrechnet.
Orientierung und Hilfe bieten auch beim Lizenzmanagement Provider wie die Telekom. Der Anbieter unterstützt bei der Vermessung der Kunden-Systeme, klärt Fragen direkt mit SAP und berät umfassend. Wie lassen sich Systemlizenzen konsolidieren und gruppieren? Wie sind SAP-Benutzer zu klassifizieren und der Vermessungsreport zu interpretieren? So vermeiden Anwender nicht nur Risiken, die durch mögliche Unterlizensierungen entstehen, sondern auch Kosten, die Überlizensierungen verursachen. Provider sorgen für Durchblick, reduzieren Komplexität und Aufwände für ihre Kunden. Gerade für den Mittelstand ist das interessant, wo das Lizenz-Know-how oftmals fehlt.
SAP im Mittelstand beherrschen
Als SAP Partner Center of Expertise (PCoE) übernimmt die Telekom die Softwarepflege für die SAP Business Suite und für SAP S/4HANA, was die Core-Komponenten wie zum Beispiel Finanzwesen, Controlling, Logistik oder Human Capital Management umfasst. Zudem stellt die Telekom ihren Mittelstandskunden die HANA In-Memory-Datenbank und SAP S/4HANA als sogenannte Dynamic Services aus der Private oder Public Cloud bereit. Ressourcen lassen sich dabei bedarfsgerecht bestellen und jederzeit wieder stornieren. Auch so macht der Bonner Provider SAP für den Mittelstand beherrschbar und interessant.
