SAP S/4HANA: Aufräumen, einpacken, umziehen

Wer auf SAP S/4HANA migriert, muss bestehende IT-Systeme und Datenbanken aufräumen. Was nach Pflicht klingt, kann durchaus zur Kür werden.  

Es gibt zwei Arten von Umzügen: Bei der einen ändert sich nur die Wohnung, die Inneneinrichtung bleibt aber mehr oder weniger gleich. Bei der zweiten Variante mistet man aus, stellt das Mobiliar auf den Prüfstand und macht vieles neu. Bei der Migration auf SAP S/4HANA handelt es sich eindeutig um Letzteres. Allerdings betrachten viele Unternehmen, gerade aus dem Mittelstand, den Schritt in die neue SAP-Welt noch als vor allem technischen Release-Wechsel. Diese Sichtweise wird sich am Ende jedoch nicht auszahlen. Denn einerseits werden sich diese Unternehmen mit erhöhten Betriebs- und Lizenzkosten konfrontiert sehen. Andererseits verschenken die Firmen so zugleich das zusätzliche Geschäftspotenzial, das in SAP S/4HANA schlummert.

Datenhaltung wird wieder teurer

Wenn sich der Umstieg in das neue SAP-System bezahlt machen soll, sind Unternehmen gut beraten, den Umzug systematisch vorzubereiten. Es geht darum, viele Altlasten  wie beispielsweise bei den Datenbanken zu beseitigen: In Zeiten, in denen Speicherplatz immer weniger kostet, sind die Informationssammlungen stark angewachsen. Zudem haben sich nur wenige Firmen um eine systematische und regelmäßige Archivierung gesorgt. Wer das bis dato so gehalten hat, hat bei SAP S/4HANA jetzt das Nachsehen: Soll die komplette ERP-Datenbank im Hauptspeicher liegen, müssen die eigenen Informationen so schlank wie möglich aufbereitet sein, um hohe Kosten zu vermeiden. Große Datenbanken sind zudem wesentlich aufwändiger zu migrieren als kleinere. Und auch, was mögliche Fehlerquellen betrifft, wächst das Risiko mit dem Datenvolumen.

Doch welche Daten müssen mit umziehen und welche lassen sich wegpacken? Jeder muss das für sich entscheiden. Allgemeingültige Rezepte gibt es genauso wenig wie verbindliche Softwaretools oder Werkzeuge, die den Firmen beim Aufräumen helfen könnten. So muss beispielsweise ein Finanzdienstleister, der Versicherungen verkauft, seine Informationen aus gesetzlichen Gründen mindestens 50 Jahre lang in den laufenden Systemen vorhalten. Andere Unternehmen verschieben ihre ERP-Daten spätestens nach fünf oder zehn Jahren ins Archiv. Zwar gibt es für all diese Fälle Lösungen – bis hin zur Historisierung ganzer SAP-Systeme inklusive Wirtschaftsprüfung. Aber Unternehmen entscheiden immer für sich, je nach Anforderung und stets im Einzelfall.

Zurück zum Standard

Auch mit Blick auf Geschäftsprozesse, IT-Anwendungen und -Systeme steht zunächst eine Bestandsaufnahme an: In welchem Zustand ist mein bestehendes SAP-System? Wie viel Standard und wie viel Eigenentwicklung weist es auf? Welche Funktionen nutzen die Mitarbeiter überhaupt? Und: Welche Individualisierungen sind verzichtbar, da sie sich mit dem Standardumfang von SAP S/4HANA abbilden lassen?

Beim Abgleich hilft die sogenannte „Simplification List“ von SAP. Transaktion für Transaktion zeigt sie bis in den letzten Winkel des jeweiligen SAP-Systems auf, was sich bei SAP S/4HANA verändert hat. Das Nachschlagewerk ist mittlerweile auf rund 1.000 Seiten angewachsen. Damit die Anwender erkennen können, an welchen Stellen sich der Blick in die Simplification List lohnt, stehen Werkzeuge wie die der Firma West Trax, einem Partner der Telekom, bereit: Das Tool scannt das SAP-System und zeigt, in welchen Modulen der Großteil der Individualisierungen schlummert. Wer migrieren möchte, sieht, wo die Arbeit liegt. Darüber hinaus lassen die Systemscans, Verbesserungspotentiale zu erkennen. Auch ein Benchmark-Vergleich mit den SAP-Systemen der eigenen Branche ist möglich. So ist auf einen Blick ersichtlich, wie gut die eigene SAP-Landschaft aufgestellt ist. Die Erfahrung zeigt, dass hier die Selbstwahrnehmung der Unternehmen nicht unbedingt der Realität entspricht. Insofern sind Aha-Effekte garantiert, gerade auch dann, wenn die Firmenlenker die Analysen sehen: So liefert West Trax seine Ergebnisse ansprechend und verständlich aufbereitet aus.

SAP selbst hat mindestens 100 Tools am Markt. Hinzu kommen die Produkte der Fremdanbieter. Hier kann kaum ein Unternehmen den Durchblick behalten. Externe Spezialisten sind gefragt. Sie können für jeden konkreten Fall beurteilen, welches SAP- oder Drittanbieter-Tool sich anbietet. Gerade der Mittelstand hat in Sachen IT fast nie genügend eigene Ressourcen zur Verfügung. So konnten relativ kleine IT-Abteilungen zwar das SAP-System betreiben und teilweise auch selbst warten. Bei Themen wie Datenarchivierung oder Migration zu SAP S/4HANA kommt jedoch kaum ein Mittelständler ohne externes Know-how und Personal aus. Provider wie die Telekom weisen auch hier den Weg, begleiten eine Migration, definieren gemeinsam mit dem Kunden die Roadmap und helfen beim Aufräumen – Schritt für Schritt.