Zahlreiche Tools, die in Microsoft 365 enthalten sind, verbessern die Zusammenarbeit. So profitieren Unternehmen von SharePoint, OneDrive und Outlook.
Betriebssystem, umfangreiche Sicherheitsfunktionen sowie zahlreiche Apps, um Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern: Mit Microsoft 365 hat der Softwarekonzern aus Redmond ein attraktives Paket geschnürt. Laut Microsoft erhalten Unternehmen mit der Lösung ein „universelles Werkzeug für Produktivität und Teamarbeit“. Dazu tragen etwa die Tools SharePoint, OneDrive und Outlook bei.
Was ist mit SharePoint möglich?
Die Collaboration-Lösung Microsoft SharePoint deckt verschiedene Einsatzszenarien ab – von Content Management über Intranet bis hin zu Social Collaboration. Mit SharePoint lassen sich etwa Dateien, Daten, Nachrichten und Ressourcen freigeben. Mitarbeiter können Dokumente gemeinsam organisieren und teilen. Dateien lassen sich etwa per Word, PowerPoint oder Excel erstellen und dann im Team bearbeiten.
Unternehmen können in SharePoint zudem dynamische Webseiten zu unterschiedlichen Themen erstellen, auf denen sich zum Beispiel Dateien oder Neuigkeiten teilen lassen. Zu den Webseiten können neben Mitarbeitern auch Kunden oder externe Dienstleister eingeladen werden. Die Zugriffsberechtigungen lassen sich flexibel einstellen, sodass Nutzer lediglich auf solche Inhalte zugreifen können, die auch für sie bestimmt sind.
Microsoft SharePoint auch als App verfügbar
Ein weiterer Vorteil von SharePoint ist die intelligente Suchfunktion. So lassen sich Dokumente nicht nur übersichtlich verwalten, sondern auch schnell finden. Dank der App für mobile Endgeräte können Anwender an jedem Ort und zu jeder Zeit an Projekten arbeiten – ob im Homeoffice oder während der Fahrt mit der Bahn. Die App SharePoint gibt es wie OneDrive und Outlook für iOS, Android und Windows.
Um Microsoft SharePoint bereitzustellen, gibt es verschiedene Optionen. Dazu zählt etwa SharePoint Online, das in Microsoft 365 oder Microsoft Office 365 als Service aus der Cloud integriert ist. Unternehmen erhalten SharePoint aber auch als Infrastructure as a Service (IaaS). So lässt sich die Software beispielsweise über Microsoft Azure verwenden.
Wofür wird Microsoft OneDrive for Business benötigt?
Mit dem Online-Speicher OneDrive for Business – ebenfalls in Microsoft 365 und Office 365 integriert – erhält jeder Nutzer mindestens 1 TB Speicherplatz, auf den er von jedem beliebigen Ort zugreifen kann. Wer E-Mails am Smartphone liest, kann wichtige Anhänge direkt von Microsoft Outlook in OneDrive speichern – und muss die E-Mail später am Desktop nicht noch einmal aufrufen. Auch Fotos und Belege lassen sich in OneDrive ablegen und teilen. Das Filesharing ist sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation möglich. In Windows ist der Dienst bereits automatisch vorinstalliert.
Ein wichtiger Teil von Microsoft 365 und Office 365 ist auch Microsoft Outlook. Das beliebte E-Mail-Programm punktet mit einer einheitlichen Darstellung von E-Mails, Kalender, Kontakten und Dateien. Auf mobilen Endgeräten lässt sich der Posteingang in eine praktische To-Do-Liste verwandeln. Zudem lässt sich Outlook mit Geschäftsanwendungen und Diensten wie etwa Dynamics CRM, Trello oder Evernote verknüpfen.
Microsoft Outlook: Benachrichtigungen abends deaktivieren
Microsoft Outlook für Android hat indes kürzlich eine neue Funktion erhalten, die Nutzern helfen soll, Job und Freizeit besser zu trennen. In den Einstellungen für „Nicht stören“ lassen sich nun auch Benachrichtigungen für „Abends“ deaktivieren – zum Beispiel von 18 Uhr bis 7 Uhr am nächsten Morgen.
Im nächsten Beitrag lesen Sie, welche Vorteile das in Microsoft 365 integrierte Yammer bringt und wie sich das soziale Netzwerk gegenüber der Collaboration-Lösung Microsoft Teams unterscheidet.
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