Unternehmen müssen digital erstellte oder empfangene Dokumente wie etwa steuerrelevante E-Mails digital archivieren. Wie dies auch kleinen Betrieben gelingt.
Ob E-Mails mit PDF-Anhang, steuerrelevante elektronische Dokumente oder Unterlagen mit Revisionsdatum – Unternehmen müssen digital erstellte oder empfangene Dokumente auch digital archivieren. Das schreiben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vor. Eine Verwaltungsanweisung des Bundesministerium der Finanzen, mit der besonders kleinere Betriebe bisher zu kämpfen hatten. Deren digitale Archive waren zu aufwändig, nicht GoBD-konform oder gar nicht für die Arbeit in der Cloud geeignet. Zumal herkömmliche Archive wie Microsoft OneDrive oder Dropbox die gesetzlichen Voraussetzungen nicht erfüllen.
d.velop documents light: Integration in Microsoft Outlook möglich
Abhilfe für Kleinstunternehmen aller Branchen schafft nun ein digitales Dokumentenarchiv in der Cloud: d.velop documents light. Mit der Lösung, die Unternehmen über die Telekom buchen können, lassen sich digitale Rechnungen, Verträge und alle anderen Unterlagen revisionssicher archivieren. Geschäftsdokumente können zudem empfangen, geteilt und kommentiert werden. So können Unternehmen zum Beispiel ihrem Steuerberater Zugriff auf die eigenen Dokumente gewähren – und damit jede Menge Zeit sparen. Zudem lässt sich die Lösung problemlos in Microsoft Outlook integrieren. So können Mitarbeiter zum Beispiel steuerrelevante Mails einfach per Drag-and-Drop über den Windows Explorer in d.velop documents light ablegen.
In kleinen Betrieben werden Dokumente oft in verschiedenen Formaten und an verschiedenen Orten abgelegt. Dies widerspricht nicht nur der den Grundsätzen der GoBD, sondern ist obendrein ineffizient. Mit d.velop documents light lassen sich dagegen alle Dokumente jederzeit im Browser oder via App abrufen und in einem ISO 27001-zertifizierten Online-Archiv revisionssicher ablegen. Mitarbeiter greifen von überall aus auf die Dokumente zu – egal ob im Büro oder von zu Hause. So entfallen zum Beispiel zeitaufwändige Fahrten ins Büro, um eine wichtige Rechnung zu holen. Über eine integrierte Suche lassen sich die Unterlagen schnell finden.
Dokumente revisionssicher empfangen, teilen und kommentieren: Mit d.velop documents light arbeiten Unternehmen GoBD-konform.
Alle Vorteile von d.velop documents light im Überblick
- Revisionssichere Dokumentenablage gemäß GoBD
- Alle Dokumente an einem Ort
- Integrierte Versionsverwaltung von Dokumenten zur gesetzeskonformen und nachvollziehbaren Protokollierung der Änderungen
- Einfache Volltextsuche
- Teilen mit anderen Teilnehmern (z. B. Steuerberater)
- Keine eigene IT-Infrastruktur notwendig, da Cloud-basiert
- Keine Installation von zusätzlicher Software nötig
- Integration in Microsoft Outlook möglich
- Zertifizierung nach IDW PS 880, ISO 27001-zertifiziertes Rechenzentrum, Erfüllung deutscher Datenschutzrichtlinien
- Klassifizierung von Dokumenten nach Inhalt (z. B. Rechnung) und formalen Eigenschaften (Rechnungsnummer, Vertragspartner etc.)
- Anbindung an Invoicefetcher und Get My Invoices zum automatisierten Import von Rechnungen
Tipp: Die Telekom bietet Unternehmen derzeit die Möglichkeit, eine Trailversion von d.velop documents light 30 Tage kostenlos zu testen.
