Abschließend zur Artikelreihe „Schul-IT als Dienstleistung“ bringen wir mit diesem Beitrag wichtige Eckpunkte zusammen.
Am Beispiel der fiktiven Stadt haben wir bisher folgende Schlüsse gezogen: Unabhängig vom Beschaffungsweg sollten Zugriffs- und Anzeigegeräte technisch aufeinander und auf die Infrastruktur abgestimmt sein, um ein sinnvolles und effizientes Betriebsmodell zu ermöglichen. Die Geräte lassen sich dann in einem umfassenden Service so einrichten, dass Schulen und Träger diese nutzen und der Partner deren Betrieb verantwortet – und damit der Schule die Freiheit ermöglicht, ohne Ablenkung lehren und lernen zu können.
Rund um Infrastruktur kann es außerdem wirtschaftlich sinnvoll sein, Gemeinsamkeiten in Schule und Verwaltung zu identifizieren, um mit möglichen Anschaffungen die Anforderungen beider Bezugsgruppen dort abzudecken, wo sie annähernd übereinstimmen oder gleich sind. Die Infrastruktur lässt sich in diesem Kontext hervorragend als Betriebsmodell abbilden. Auf Wunsch können auch nur Teilbereiche von einem Partner betrieben werden. In beiden Fällen ist es das Ziel, die operative Last der Administration bei Schule und Kommune möglichst gering zu halten oder ganz zu vermeiden.
War es das? Mitnichten. Neben Hardware, Software und Dienstleistung für Zugriff und Infrastruktur gibt es eine große Anzahl unterschiedlicher Softwarelösungen, die bundesweit genutzt werden. Gerade bei pädagogischen Lösungen und speziellen Lernanwendungen für einzelne Fächer ist zu beobachten, dass sie nicht allen verfügbaren Partnern gleichermaßen bekannt sind. In der Praxis stoßen wir wiederholt auch auf Software, die vom Herausgeber nicht mehr aktuell gepflegt wird. Eine intensive Abstimmung, die das Spezialwissen der Schule berücksichtigt, ist in diesem Prozess besonders wichtig.
Ein Ansatz kann sein, die Personen, die sich um die Verwaltung der speziellen Software kümmern, möglichst in allen anderen IT-bezogenen Bereichen umfänglich zu entlasten. Ein anderer Weg ist, den Wissenstransfer zum Herstellerpartner zu planen, um diesen in die Lage zu versetzen, die Software zumindest immer betriebsbereit zu halten. Zur Wahrheit gehört allerdings auch, dass dies für einen Anbieter nicht immer wirtschaftlich sinnvoll abbildbar ist, wenn die Software sonst bei keinem anderen Kunden zum Einsatz kommt.
Daraus lässt sich ableiten, dass eine gemeinsame Evaluierung des Markts sinnvoll sein kann, um aktuelle, alternative und im Markt häufiger eingesetzte Programme zu finden, die eine alte Software ablösen können.
Zusammengefasst stellt sich die in drei Artikeln behandelte, theoretische Situation wie folgt dar:
Eine fiktive Kreisstadt mit ca. 40.000 Einwohnern und 5.000 Schülern in sechs Schulen – Grundschule, Hauptschule, Realschule, Gymnasium, Förderschule und Berufsschule – beschließt den Betrieb der Endgeräte nach folgendem Prinzip:
Ausstattung:
- Ein Endgerätetyp für Grundschulen und Förderschulen
- Zwei Endgerätetypen für höhere Schulen
- Ein Endgerätetyp für Lehrkräfte und Sekretariat
- Ein Standardprojektor
- Ein interaktives Display in verschiedenen Größen
- Eine Standarddokumentenkamera
Dienstleistung:
- Beschaffung und Bereitstellung
- Installation
- Versand an den Anwender
- Support während der Laufzeit, inklusive Ausfallabsicherung
- Remarketing nach Laufzeitende
Infrastruktur inklusive gängiger Software:
- Kabelloses Netzwerk
- Kabelgebundenes Netzwerk
- Server
- Storage
- Firewall
- Cloud-Dienste
- Schulverwaltungssoftware
- Kollaborationssoftware
- Spezifische Anwendungen
- Pädagogische Netzwerklösungen
In den Bereichen Server, Storage, Netzwerk und Firewall sind in diesem beispielhaften Fall die Anforderungen der Kommune im Prinzip vergleichbar – daher wird die Ausstattung gemeinsam beschafft, um Rabatte und Konditionen zu maximieren. Gleiches wäre zwar bei einem Teil der Endgeräte auch denkbar, in unserem Beispiel hat die Stadt jedoch erst kürzlich die Verwaltung mit Endgeräten ausgestattet. Daher wird bei der Wahl der Geräte für die Schule darauf geachtet, dass – wo immer sinnvoll – die gleichen Modelle wie die kommunalen Endgeräte beschafft werden.
All das wurde dann in zwei separaten As-a-Service-Verträgen umgesetzt:
Vertrag 1: Die Hardware und Software inklusive der Dienstleistungen der Schulen, anteilig der Nutzung der Systeme, die sowohl in Verwaltung und Schule zum Einsatz kommen (beispielsweise ein gemeinsamer Server und per Software logisch getrennte Rechenleistung), als monatlich abgerechneter Betrag und mit einer Laufzeit von vier Jahren. Die Geräte gehen zum Ende der Laufzeit nach Überprüfung und Reinigung an die Stadt, die sie Familien zur Verfügung stellt, die finanziell schlechter gestellt sind. Mit dem Ziel, langfristig umfassende Lernmittelgleichheit für alle sicherzustellen.
Vertrag 2: Die anteiligen Systeme inklusive der Dienstleistungen, die in der Verwaltung zum Einsatz kommen.
Betrachtet man es aus dieser (zugegeben) stark vereinfachten Perspektive, sind die möglichen Überschneidungen zwischen Schule und Verwaltung nicht überraschend. Im Grunde ist IT eben immer IT. Ganz gleich, ob sie in einer Schule, einer Verwaltung oder in einem Unternehmen genutzt wird.
Mit der Schuldigitalisierung stehen Kommunen neuen Herausforderungen gegenüber, wie sie bisher nur aus Unternehmen bekannt sind. War die IT-Ausstattung der Kommune vormals gut zu betreiben und zu verwalten, kommen nun selbst in kleinen Kommunen tausende Endgeräte an Schulen hinzu. Die technischen Anforderungen sind geringer und die Nutzung unterscheidet sich maßgeblich, doch betrieben und verwaltet werden müssen sie in jedem Fall. Und hier können die Partner im Markt einen wertvollen Beitrag leisten, um den Aufwand für den Betrieb von denen fernzuhalten, die unsere Kinder jeden Tag mit bemerkenswertem Einsatz und Leidenschaft in den Schulen unterrichten.
Bleibt noch zu erwähnen, dass die skizzierte Lösung nicht ohne Weiteres mit dem aktuellen Digitalpakt vereinbar ist. Denn dieser schreibt vor, dass Hard- und Software gekauft werden und nach dem Kauf mindestens fünf Jahre im Besitz des Trägers verbleiben muss. Deshalb ist es sehr zu begrüßen, dass im aktuellen Koalitionsvertrag ein weiterer Digitalpakt angekündigt ist. Denn: Persönlich halte ich es für enorm wichtig, weiterhin daran zu arbeiten, den Betrieb als Angebotsmodell an Schulen zu realisieren. Lassen wir die Lehrer und Lehrerinnen lehren und die Schüler und Schülerinnen lernen. Ermöglichen wir es, dass die Verwaltung sich auf ihre wichtigen Kernaufgaben konzentrieren kann. Wenn es uns gelingt, einen Rahmen zu schaffen, der IT-Dienstleister in die Lage versetzt, den Betrieb zu übernehmen, bringen wir Konzepte zur digitalen Schule einen entscheidenden Schritt in Richtung Zukunft voran.