DSGVO: So adressieren Sie die Anforderungen

Auch Monate nach dem Start der konkreten Umsetzungspflicht gibt die DSGVO noch viele Fragen und Aufgaben im Tagesgeschäft und der Unternehmensführung auf. Viele Unternehmen fragen sich, ob sie große Budgets in die Hand nehmen und den gesamten Betrieb technologisch von Grund auf neu aufstellen müssen. Die richtige Lösung aus einem riesigen Angebot herauszufiltern, stellt für viele eine Herausforderung dar.

Um Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir Microsoft um Mithilfe gebeten. Die nachfolgende Grafik schlüsselt auf, welche Lösung sich an welche Unternehmen mit welchen Anforderungen richtet:

Die Idee des Technologiekonzerns: für Unternehmen jeder Größe eine passende Lösung, die hilft, die DSGVO umzusetzen. Darüber hinaus setzt Microsoft für die weitere Unterstützung auf sein Netzwerk aus bundesweit 30.000 zertifizierten Partner. Einem Baukastensystem gleich können sich Unternehmen ganz nach Bedarf die richtigen technologischen Bausteine zusammenstellen bzw. zusammenstellen lassen.

Smarte Lösungen für Unternehmen von geringer Größe bzw. mit überschaubarer Datenverarbeitung

Für Kleinunternehmer mit einfach strukturierter IT und geringem Aufkommen von Datenverarbeitung steht die Einfachheit der Anwendung im Mittelpunkt. Hier sind leicht zu nutzende Tools innerhalb von Office 365 eine gute Wahl. Ein Beispiel: Zwei wichtige Anforderungen der DSGVO sind, dass personenbezogene Daten besonders geschützt sind und auf Wunsch des Kunden gelöscht werden können. Doch angesichts verschiedener Speicherorte wird die Datensicherheit schnell zum Problem. Daher ist es empfehlenswert, die Daten in einem professionellen Cloudspeicher wie OneDrive for Business abzulegen. Hier lässt sich leicht bestimmen, welcher Mitarbeiter auf welche Daten Zugriff hat. Die Rechtevergabe kann außerdem mit einem Ablaufdatum zur zeitlichen Begrenzung des Datenzugriffs versehen werden. Darüber hinaus ermöglicht die Datenkontrolle Benutzern das Erstellen, Veröffentlichen und das manuelle Anwenden von Bezeichnungen auf Dokumente sowie das Erstellen und Anwenden von Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien. OneDrive for Business ist ein Baustein des Lösungspakets Office 365 von Microsoft. Damit erhalten Nutzer neben anderen Services auch eine Basislösung zum Management von Identitäten und zur Verwaltung mobiler Geräte. Bei Anfragen von Betroffenen können Sie das Inhaltssuche-eDiscovery-Tool im Office 365 Security & Compliance Center verwenden, um Office 365 nach personenbezogenen Daten in allen Kommunikationstools wie E-Mail, Dokumenten oder Instant Messaging zu durchsuchen. Weitere Informationen darüber, wie Microsoft die Vorgaben der DSGVO in seinen Clouddiensten erfüllt und welche Zusicherungen zur DSGVO es in seinen vertraglichen Verpflichtungen macht unter: www.microsoft.com/trust.

Zusätzliche Lösungsbausteine bei speziellen Anforderungen

Darüber hinaus bietet Microsoft Lösungen, um spezielleren Anforderungen gerecht zu werden, zum Beispiel wenn ein Unternehmen komplexe lokale IT-Strukturen zu verwalten hat. Wenn Sie besondere Anforderungen, also viele Daten, viele unterschiedliche lokale Systeme/Datenbanken oder/und viele mobile Mitarbeiter und Geräte haben, ergibt es Sinn, die oben genannten Lösungsbausteine um weitere zu ergänzen, sodass Sie Funktionen aus Office 365 mit einem modernen und sicheren Betriebssystem wie Windows 10 und einer Enterprise Mobility und Security-Lösung (kurz EM+S) verbinden. Eine solche Komplettlösung stellt Microsoft 365 dar, die Windows 10, EM+S und Office 365 umfasst und damit Teamarbeit gleichermaßen wie Sicherheit und einfache Verwaltung adressiert. Weiterführende Informationen dazu bietet Microsoft in Events und Webinaren zum Thema DSGVO und Microsoft 365, die in der Regel auch Live-Demos von Experten und praktische Anwendungsszenarien rund um das Funktionsspektrum von Microsoft 365 bieten.