Wer Office 365 einsetzt, erhält nicht nur das aktuellste Office-Paket und Online Services für seinen modernen Arbeitsplatz. Die Plattform liefert zahlreiche intelligente Dienste, die die tägliche Arbeit erleichtern. Fabian Moritz, Berater und Coach bei der itacs GmbH in Berlin, stellt einige dieser „lernenden“ Dienste vor, mit denen sich deutlich Zeit einsparen lässt.
Outlook-Ereignisse – Einsparungspotenzial: 5 Minuten
Fünf Minuten pro Ereignis schenkt Ihnen Outlook, wenn Sie viel reisen und mit Flug-, Hotel- oder Mietwagenbuchungen zu tun haben. Es identifiziert in Ihrem Posteingang Nachrichten, in denen es beispielsweise um Flugbuchungen oder Paketzustellungen geht, und erstellt daraus automatisch einen Kalendereintrag mit allen wichtigen Daten.
Darüber hinaus identifiziert Outlook aus den Reservierungsbestätigungen bestimmte Aktionen und bietet passende Funktionen an, wie etwa einen Check-in-Button.
PowerPoint (Design)-Ideen – Einsparpotenzial: 20 Minuten
In PowerPoint finden sich eine Funktion, die Sie im Handumdrehen zum Kreativdirektor werden lässt: Designideen helfen, mit nur einem Klick ansprechende Designs zu erstellen. Fügen Sie zum Beispiel Bilder in eine Folie ein, erhalten Sie Vorschläge für ein komplett neues Look & Feel.
Texte, Auflistungen oder Zeitangaben erhalten über die Designideen einen neuen Anstrich. Hierbei identifiziert PowerPoint den Inhalt und gibt Vorschläge zur Visualisierung in Form von Icons oder Timelines.
Excel-Ideen – Einsparpotenzial: 15 Minuten
Arbeiten Sie mit vielen Daten und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen, diese auszuwerten? Dann sind Excel-Ideen genau das Richtige für Sie. Diese Funktion identifiziert aus Ihren Daten Highlights, Trends, Ränge, Verteilungen oder Ausreißer und liefert passende Berichte.
Sie können dann entscheiden, welche Informationen für Sie nützlich sind und mit einem Klick eine Pivot-Tabelle zusammen mit einem geeigneten Diagramm erzeugen.
Diktieren statt schreiben – Einsparpotenzial: 10 Minuten
Mit der Diktieren-Funktion können Sie allein über Ihre Sprache komplette Texte in Word, Excel oder PowerPoint erzeugen. Dabei wird nicht nur das Gesprochene in einzelne Textbausteine umgewandelt, sondern am Ende auch ein passender Satz gebildet.
Inhalte übersetzen lassen – Einsparpotenzial: 5 Minuten
Arbeiten Sie mit mehrsprachigen Inhalten, können Sie Dokumente, Abschnitte und Begriffe übersetzen lassen. Markieren Sie hierzu einen Abschnitt und entscheiden Sie, in welche Zielsprache Sie Ihren Text übersetzen lassen wollen. Alles Weitere übernimmt die Microsoft KI für Sie.
Wenn Sie mögen, können Sie die Übersetzungsfunktion auch mit der Spracheingabe kombinieren, zum Beispiel über die neue Untertitelfunktion von PowerPoint. Diese ermöglicht es Ihnen, Ihr gesprochenes Wort als Untertitel in Ihre Präsentation einzubetten und bei Bedarf in eine andere Zielsprache simultan übersetzen zu lassen.
Bilderkennung in OneDrive – Einsparpotenzial: 5 Minuten
Die letzte KI-Funktion, die wir Ihnen heute vorstellen möchten, ist die Bilderkennung in OneDrive. Stellen Sie sich vor, Sie legen dort alle möglichen Bildmaterialien ab, Fotos von Personen und Gegenständen oder eingescannte Belege. Office 365 ist in der Lage, aus diesen Bildern Standortinformationen und Textinhalte zu extrahieren und durchsuchbar zu machen.
Hinweis: Diese Funktion ist nicht in jeder Version von OneDrive verfügbar.
Zeit für sinnvollere Dinge – Einsparpotenzial: 60 Minuten
Es gibt viele Office-Funktionen, an die man sich gewöhnt und die man lieben lernen wird, wie Rechtschreibprüfung, Handschrifteingabe oder Sicherheitsfunktionen. Diese Dienste werden zum echten Mehrwert für die tägliche Arbeit, weil sie sich ständig weiterentwickeln und lernen. Richtig eingesetzt, spart die KI täglich Minuten oder sogar Stunden ein, bei gesteigerter Qualität der Ergebnisse. Diese Zeit können Sie für andere sinnvolle Dinge einsetzen, im Beruf oder in Ihrer Freizeit.
Über den Autor
Fabian Moritz ist als Berater und Coach bei der itacs GmbH in Berlin tätig. Seine wichtigste Zutat für einen gelungenen Tag ist es, mindestens einen glücklichen Mitarbeiter erlebt zu haben. Hierzu begleitet er seine Kunden bei den Themen Nutzerakzeptanz, moderne Zusammenarbeit und praktischer Einsatz von künstlicher Intelligenz.
