Der Markt für Process Mining ist noch jung, wächst jedoch deutlich. Erst kürzlich prognostizierte Research and Markets bis 2023 ein Wachstum des globalen Marktvolumens für Prozessanalysen von jährlich rund 50 Prozent auf etwa 1,5 Milliarden US-Dollar. Umso revolutionärer erscheint da das Ansinnen der Process Analytics Factory GmbH: Sie möchte Unternehmen jeder Größenordnung mit ihrem kostenfreien Power BI-Plugin „PAFnow“ die Nutzung dieser Technologie ermöglichen und mehr Orientierung für alle in Geschäftsprozessen tätigen Mitarbeiter schaffen.
Mitarbeiter kennen Unternehmensabläufe in der Regel am besten. Sie erkennen Prozessprobleme am schnellsten, Auswirkungen von Prozessproblemen treffen sie zuerst. Deshalb glaubt Tobias Rother, CEO der Process Analytics Factory, kurz: PAF, dass Process Mining eine fundamentale Fähigkeit für Millionen Mitarbeiter rund um den Globus sein sollte. Aber wo setzt man an, um dieses Ziel zu erreichen? Beim digitalen Arbeitsplatz – und dort bei Office 365. Millionen Anwender weltweit setzen diese Cloud-Lösung tagtäglich ein. Durch die Integration von PAFnow in Microsoft Power BI – Bestandteil von Office 365 – kann erlangtes Wissen aus Prozessdaten aktiv genutzt und direkt in Optimierungsmaßnahmen umgesetzt werden. Also genau dort, wo Prozessprobleme entstehen – und wo sie auch direkt beseitigt werden können.
„Das ist ein großer Schritt für uns und ein wichtiger ‚Demokratisierungsschub‘ in der digitalen Arbeitswelt. Bisher war die Prozessvisualisierung per Process Mining in dieser Tiefe bei praktisch allen Anbietern exklusiver Teil von sehr spezialisierten, lizenzpflichtigen Lösungen und nur einigen wenigen Data Scientists vorbehalten. Ab sofort kann jeder Mitarbeiter in jedem Unternehmen, das Microsoft Power BI verwendet, weltweit kostenfrei Process Mining für die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen nutzen“, so Tobias Rother.
In einem Schritt: Prozesse analysieren und optimieren
Jeder Nutzer von Microsoft Power BI weltweit kann mit PAFnow kostenfrei ein vollfunktionsfähiges Tool zur Visualisierung und Analyse von Prozessschritten einsetzen. Voraussetzung sind eine Desktoplizenz für Microsoft Power BI (kostenfrei), Eventdaten aus Vorsystemen wie SAP, Salesforce oder Excel, und die Installation von PAFnow als ‚Custom Visual‘ in Microsoft Power BI.
PAFnow analysiert die entsprechenden Eventdaten und zeigt ihre sequenzielle Abfolge sowie ihr Zusammenwirken in grafischer und damit leicht verständlicher Form eines Prozessgraphen an. Über diese vollständige Sicht auf den gelebten Ist-Prozess lassen sich – ohne Vorkenntnisse oder Fachwissen im Bereich Data Science – Schwachstellen und Optimierungspotenziale präzise aufdecken. Darüber hinaus können zentrale KPIs wie beispielsweise Durchlaufzeiten oder die Anzahl von Ablaufvarianten für wichtige Vorgänge definiert, in eigene Power-BI-Berichte übernommen und zusätzlich über Dashboards allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Eine große Anzahl Ablaufvarianten ist beispielsweise ein Anhaltspunkt für geringe Standardisierung und ineffiziente Abläufe.
Prozessbaum eines Einkaufsvorgangs in PAFnow: Das Plugin visualisiert Prozesse und hilft, Schwachstellen und Optimierungspotenziale aufzudecken
Das Besondere an PAFnow ist, dass sich damit Geschäftsprozesse in datenintensiven Bereichen wie Controlling, Produktion, Marketing oder Vertrieb von jedem mit Office 365 ausgestatteten Arbeitsplatz – also aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus – aktiv analysieren, visualisieren und im gleichen Schritt optimieren lassen.
Drastische Zeitersparnis
„In jedem Unternehmen werden tagtäglich Prozesse analysiert, transformiert, migriert. Wenn man sich angesichts der beeindruckenden Ergebnisse von Process Mining jetzt fragt, »Warum haben wir denn in den letzten 30 Jahren nicht alle mal unsere Hausaufgaben zu Ende gemacht?«, dann muss man ganz klar sagen: Weil es technisch einfach noch nicht ging. Wir befinden uns inmitten eines Paradigmenwechsels im Process-Mining-Markt. Durch die Verknüpfung von Process Mining mit künstlicher Intelligenz – also Process AI – sind wir in der Lage, Prozesse zu analysieren und zur Laufzeit richtig zu Ende zu bringen. ‚Process AI‘ lernt für den Nutzer automatisch aus Daten und wird so ein mehrwertstiftender Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes werden,“ begeistert sich Tobias Rother.
Die umfangreichen Microsoft Azure Services, insbesondere im analytischen Bereich, stellen dabei wichtige KI-gestützte Methoden und Technologien bereit, um besondere Erkenntnisse aus den Daten zu gewinnen, Entwicklungen mit hoher Wahrscheinlichkeit zu prognostizieren und Anomalien in Prozessen zu identifizieren. Mit PAFnow und der Integration in den digitalen Arbeitsplatz konnte PAF die Prozessanalyse automatisieren und die Zeit für die Diagnose von Geschäftsprozessen für Unternehmen dadurch drastisch reduzieren: Was früher bisweilen 100 Tage gedauert hat, ist heute in 1 Tag möglich. Auch die Umsetzung der Optimierung lässt sich heute in wenigen Wochen statt Monaten realisieren.
Weiter Richtung Zukunft
Mit Process AI ist es für die Process Analytics Factory nicht getan. Als Partner im Forschungsprojekt KI.RPA wird ein neuartiger Lösungsansatz für autonome Prozessoptimierung verfolgt. Grundlage ist eine bisher einmalige technologische Kombination von künstlicher Intelligenz, Robotic Process Automation (RPA) und Process Mining. Neben technologischer Innovation zielt das Projekt darauf ab, Unternehmen die Möglichkeit an die Hand zu geben, Mitarbeiter von ermüdenden Routineaufgaben für anspruchsvollere Tätigkeiten freizusetzen – und damit zugleich Kosten zu reduzieren, die Geschwindigkeit zu erhöhen und die Fehlerquote zu senken. Das dahinterliegende Potenzial ist enorm: Im Regelfall kann ein Software-Roboter bis zu fünf Mitarbeiter von repetitiven Abläufen entlasten. Somit kann der Mensch sich Aufgaben widmen, bei denen seine einzigartige Erfahrung und Entscheidungsfähigkeit gefragt sind.
