Talente gewinnen mit digitalem Arbeitsplatz

Digitalisierung, digitale Transformation, digitale Revolution, digitaler Arbeitsplatz und mehr… All diese Begriffe sind zwar viel genannt und gefühlt allgegenwärtig, dennoch sind sie vor allem im Mittelstand noch nicht in der Praxis angekommen. Und dass obwohl vor allem der Mittelstand Mühe und Not hat, jungen Talenten einen attraktiven Arbeitsplatz zu gestalten. Verständnis schaffen, Wissensmanagement organisieren und Mobilität ermöglichen – das sind laut Step Ahead AG die drei wesentlichen Schritte, um den digitalen Arbeitsplatz zu etablieren.

Die IT-Branche ist Vorreiter in puncto Digitalisierung. Das ergab die im Januar 2019 veröffentlichte Studie zum Digitalisierungsgrad mittelständischer Unternehmen des Germeringer CRM- und ERP-Spezialisten Step Ahead AG. An der Online-Befragung „Digitalisierungs-Check“ nahmen bisher 79 Unternehmen der DACH-Region teil, vor allem aus den Branchen IT, Technischer Handel / Maschinenhandel, Fertigung sowie Dienstleistung.

Unter den befragten Unternehmen der Digitalisierungsstudie der Step Ahead AG weisen die der IT-Branche den höchsten Digitalisierungsgrad auf, gefolgt von der Dienstleistungsbranche. (Grafik: Step Ahead AG)

Rund 60 Prozent der befragten Unternehmen sehen sich demnach gut oder eher gut für die Digitalisierung aufgestellt. Über eine klar definierte Digitalisierungsstrategie verfügen allerdings nur 18 Prozent der Unternehmen („trifft zu“). Rund die Hälfte der befragten Mittelständler erfasst ihre Kundenkorrespondenz vollständig oder zumindest zu gewissen Teilen digital, und bei knapp 60 Prozent erhalten die Kunden Informationen und Belege (Rechnungen, Lieferscheine etc.) zu Produkten auch in digitaler Form.

Auslagerung von IT-Betrieb und mobiles ERP noch Zukunftsthemen

Was die Auslagerung des IT-Betriebs betrifft, gibt es jedoch noch deutliches Optimierungspotenzial. Bislang hat nur etwa jedes zehnte Unternehmen seine IT vollständig outgesourct. „Damit zeigt sich, dass IT-Fachkräfte in den Unternehmen noch viel Zeit mit Administration und Aufrechterhaltung des IT-Betriebs verbringen“, so Wolfgang Reichenbach, Vorstand der Step Ahead AG. „Heute kommt es aber darauf an, strategisch zu denken und die IT als Wettbewerbsfaktor und Enabler neuer Business-Chancen in der digitalen Transformation von Unternehmen zu sehen.“

So wird der Handlungsdruck immer größer, denn Mitarbeiter und junge Talente fordern einen digitalen Arbeitsplatz, um flexibel, orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die für sie relevanten Unternehmensdaten zu haben.

Digital Workplace als dynamisches Konzept

Heute ist das Verständnis des digitalen Arbeitsplatzes ein völlig anderes als morgen, so Guido Grotz, Vorstand der Step Ahead AG: „Für mich beschreibt der digitale Arbeitsplatz eine Entwicklung zum gegenstandsfreien Werkzeugkasten. Vom minimalen Hardware- zum maximalen Digitalanteil. Damit ist er das Streben nach Entmaterialisierung. Dazu zählen Software, Netzabdeckung sowie möglichst bewegliche, portable Geräte. Je weniger Gegenstände ein Mensch für seine Arbeit benötigt, desto digitaler ist er. Je mehr virtualisiert und vernetzt er ist, desto unabhängiger ist er.“

Drei wesentliche Schritte auf der Reise zum digitalen Arbeitsplatz

Basierend auf den Ergebnissen des Digitalisierungs-Checks hat Step Ahead drei wesentliche Schritte auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz identifiziert:

Schritt 1: Verständnis schaffen

Der digitale Arbeitsplatz ist zunächst keine Frage der passenden Tools, sondern ist erst einmal Kopfsache. So muss zuallererst ein gleiches Verständnis davon geschaffen werden, was man für die eigene Unternehmenskultur als digitalen Arbeitsplatz versteht und was auch die Mitarbeiter darunter verstehen.

Schritt 2: Wissensmanagement digitalisieren

Letztendlich spielt das Wissensmanagement eine wichtige Rolle, um das Fundament eines digitalen Arbeitsplatzes zu schaffen. Häufig dienen Intranets als Informationsplattform für Mitarbeiter, um interne Unternehmensinformationen zu teilen. Sie dienen als Wegweiser, fördern aber weniger die vernetzte Teamarbeit. Tools für die Zusammenarbeit wie Teams und SharePoint (Microsoft Office 365) unterstützen hingegen sehr gut die standortunabhängige Kommunikation und verhelfen sehr schnell zu effizienter Teamarbeit: Antwortzeiten sind kürzer, da man die E-Mail-Kommunikation reduziert, Daten können schnell und unkompliziert ausgetauscht und bearbeitet werden.

Schritt 3: Mobilität schaffen

Mit einem digitalen Arbeitsplatz ist immer auch ein mobiler Arbeitsplatz gemeint. Das heißt für Unternehmen, sie müssen ihre Mitarbeiter „mobil machen“. Cloud-basierte Business-Software und entsprechende Applikationen befähigen Mitarbeiter, über ihr gewünschtes Device nach Wahl auf geschäftsrelevante Daten und Dokumente zuzugreifen. So werden Mitarbeiter überall entscheidungs- und handlungsfähig. Die Microsoft Azure Cloud bietet vor allem für Cloud ERP eine ideale Plattform, da sie die am schnellsten wachsende und aktuell umfangreichste Plattform für „Infrastructure-as-a-Service“ bzw. „Platform-as-a-Service“ ist.

Die Rolle des digitalen Arbeitsplatzes bei der Mitarbeitersuche

Entwicklung vom minimalen Hardware- zum maximalen Digitalanteil am Arbeitsplatz, zum Beispiel mit der mobilen Lösung mySTEPS in der Azure Cloud, um jederzeit und überall Einblick in alle relevanten Unternehmensdaten zu erhalten. (Foto: Step Ahead AG)

Um im „War for Talents“ bestehen zu können, müssen Unternehmen als Arbeitgeber attraktive Arbeitsplätze gestalten. Dazu gehört auch ein Konzept des digitalen Arbeitsplatzes, mit dem sich Unternehmen als moderne Unternehmen präsentieren. „Digital Natives erwarten auch im Business-Umfeld komfortable digitale Lösungen, die sie aus dem privaten Consumer-Bereich kennen,“ bestätigt Guido Grotz.

Mit dem digitalen Arbeitsplatz ebenso wie mit dem sich aktuell vollziehenden Generationenwechsel geht eine komplett neue Arbeitswelt einher. Der digitale Arbeitsplatz wird von jungen Fachkräften – also jenen, die von Unternehmen aufgrund des Fachkräftemangels stark umworben werden – ganz offensiv gefordert. Für die gerade auf den Arbeitsmarkt kommende Generation der Millennials spielen Selbstbezug, Sinnsuche und das Abwägen von Alternativen eine wichtige Rolle. Die Knappheit von Fachkräften – vor allem in naturwissenschaftlichen Fächern – sorgt dafür, dass sich die Millennials ihren Arbeitgeber nahezu aussuchen können und nicht umgekehrt.

Voraussetzungen für einen digitalen Arbeitsplatz schaffen

Für einen digitalen Arbeitsplatz sind digitalisierte Prozesse unumgänglich. Ein erster Ansatzpunkt, um digitalisierte Prozesse unternehmensweit zu etablieren, ist der Abschied vom Papier. Dokumentenbasierte Prozesse sind vor allem im Mittelstand noch häufig vorzufinden. Es geht weniger darum, mit Notizen zu arbeiten, als vielmehr darum, dass administrative Prozesse wie Buchhaltung oder Auftragsabwicklung vollständig digital abgewickelt werden. Hier gibt es enorme Einsparpotenziale und gleichzeitig kann fast automatisch ein Kulturwandel bei den Mitarbeitern angestoßen werden. Im nächsten Schritt gilt es, flexible Arbeitsbereiche beispielsweise mit Screens und Docking-Stations zu schaffen, die Mitarbeitern die Wahl des Arbeitsplatzes je nach Tätigkeit oder Projektgruppe ermöglichen. Darüber hinaus ist der Sprung vom Server im lokalen Rechenzentrum in die Cloud eine wichtige Grundlage für das ortsunabhängige und flexible Arbeiten. Insgesamt erhalten immer mehr technische (insbesondere mobile) Endgeräte Einzug ins Büro. Die Anforderungen an die IT-Abteilungen, die diese Geräte verwalten, steigen. Der Weg in die Cloud und das Hosten von Softwarelösungen sind daher heute wichtige Stellschrauben, um die IT-Administratoren zu entlasten.

„Unsere Lösung mySTEPS ist ein Beispiel dafür, wie Mitarbeitern das mobile Arbeiten erleichtert werden kann. Über die App oder das Webportal haben Mitarbeiter alle für sie relevanten Daten aus unserer CRM- & ERP-Lösung jederzeit verfügbar. Damit unsere Lösung ein komfortables Arbeiten ermöglicht, haben wir sie so gestaltet, dass sie sofort einsatzfähig und personalisierbar ist,“ erklärt Guido Grotz, die Lösung, mit der Mitarbeiter „entmaterialisiert“ werden können.

Flexible Cloud ERP-Lösungen ermöglichen vor allem Mittelständlern, die weniger IT-affin sind und stark unter dem IT-Fachkräftemangel leiden, eine Basis für einen digitalen Arbeitsplatz – ohne dass sie sich um die Instandhaltung ihrer IT-Infrastruktur zu kümmern bräuchten.