Fuhrparkmanagement: Flottenverwaltungs-Software im Vergleich

Egal, ob es sich um Handwerksbetriebe oder Taxidienste, um Dienstleistungs- und Logistikunternehmen oder um ambulante Pflegedienste handelt – Unternehmen verfügen meist über eine Flotte von Fahrzeugen, die gewartet und koordiniert werden muss. Die Verwaltung und das Controlling dieser Fahrzeuge setzt eine leistungsfähige Fuhrparkmanagement-Software voraus, um die Verwaltungsprozesse zu optimieren.

Fuhrparkmanagement-Software im Vergleich

Im Folgenden stellen wir einige ausgewählte Fuhrparkmanagement-Programme vor. Wir empfehlen, im Sinne der DSGVO-Konformität Anbieter aus Deutschland oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) auszuwählen.

Avrios: Schadensabwicklung optimieren und die Umweltbilanz prüfen

Die Fuhrparklösung Avrios stammt von einem Züricher Unternehmen, das auch über eine Niederlassung in Berlin verfügt. Avrios erteilt einen präzisen Überblick über die kompletten Fuhrparkdaten, um die Kosteneffizienz bei der Fahrzeugflotte zu optimieren. Das umfassende Kosten- und Schadenmanagement berücksichtigt auch die versteckten Kosten, die bei der Instandhaltung des Fuhrparks entstehen. Avrios überwacht zudem die Umweltbilanz der Flotte und die Einhaltung sämtlicher Vorschriften. Komplexe Prozesse wie die Fahrzeugbeschaffung, die Fahrerschulung und die Führerscheinkontrolle werden automatisiert und vereinfacht.

Mit Avrios Free bietet das Unternehmen eine kostenlose Basisversion für die grundlegenden Flottendaten und Prozesse, die sich für einen Test recht gut eignet. Die Basis-Version steht dauerhaft kostenfrei zur Verfügung, jedoch sind dabei bestimmte Funktionen nur eingeschränkt nutzbar, sodass sich diese nicht auf Dauer für größere Fuhrparks eignet.

Vier weitere kostenpflichtige Avrios Editionen stehen zur Verfügung, die jeweils pro Fahrzeug und Monat abgerechnet werden. "Avrios Data Essentials" kostet sechs Euro monatlich, bietet die Option eines Datenimports, Aufgabenmanagement-Funktionen und mit dem Flotten-Dashboard einen guten Überblick über die Entwicklungen in der Fahrzeugflotte. Bei "Avrios Operations" und "Avrios Strategy" fallen monatlich jeweils neun Euro an.

Mit Operations kontrollieren Nutzer alle operativen Aspekte der Flotte, unter anderem die Beschaffung und Ausmusterung von Fahrzeugen, das Schaden- und Instandhaltungsmanagement und die digitale Bußgeldverwaltung. Strategy hingegen versorgt den Nutzer mit Berichten zur Optimierung des Fuhrparks. Hier sind zudem benutzerdefinierte Stammdatenfelder für Fahrzeuge und Fahrer sowie ein Rechnungsdatenexport nach Excel enthalten. Avrios Pro stellt für 12 Euro monatlich zusätzlich detaillierte Schadensberichte und Analysen bereit.

Carmada: Cleveres Fuhrparkmanagement in der Cloud

Bei Carmada, einem Unternehmen der freenet Group, handelt es sich um eine Cloud-Lösung für das Fuhrparkmanagement. Alle Abläufe, von der Bestellung bis zur Verwaltung und Archivierung des Firmenfuhrparks, können damit auf recht einfache Weise auch über verschiedene Fuhrparkstandorte hinweg verwaltet werden. Der Fuhrparkmanager hat mit Carmada alle Fahrzeuge, Fahrer, Leasinggeber und Termine dank einer übersichtlichen Oberfläche gut im Blick. Zum Funktionsumfang zählen unter anderem die Planung und Organisation von Werkstattterminen und Führerscheinkontrollen. Praktisch ist die Möglichkeit, die bestehenden Fuhrparkdaten aus Excel oder im CSV-Format zu importieren und auch zu exportieren.

Die Fuhrparkmanagement-Software kann 30 Tage lang ohne Funktionseinschränkungen kostenfrei getestet werden, inklusive eines Zusatzmoduls zur Online-Kontrolle von Führerscheinen. Der Testzeitraum endet automatisch nach 30 Tagen, sofern sich der Nutzer nicht darüber hinaus für eines der Carmada-Pakete S, M oder L entscheidet. Diese kosten monatlich netto 29 Euro, 129 Euro und 219 Euro und können jeweils mit bis zu 10, 50 und 100 Fahrzeugen sowie 50, 150 und 300 Fahrern genutzt werden

Weitere Unterschiede existieren hinsichtlich der Anzahl der Leasingpartner, der Fuhrparkstandorte und der Benutzerzugänge. Die Exportfunktion, die Berichte für das Rechnungswesen und das Poolfahrzeug-Management, die Schadensabwicklung und -regulierung und der Zugriff für externe Dienstleister sind auf Carmada M und L beschränkt. Für Firmenfuhrparks mit mehr als 100 Fahrzeugen stellt der Anbieter auf Anfrage eine Enterprise-Edition zur Verfügung.

FleetGO: Automatisierte Fahrzeugkontrolle und Fahrtenschreiberanalyse

Die Fuhrparkverwaltung FleetGO* bietet Unternehmen alle wichtigen Daten zur Fahrzeugverwendung, Diagnoseinformationen und Fahrtenschreiberdaten. Laut FleetGO nutzen aktuell mehr als 5.000 Unternehmen mit über 50.000 vernetzten Fahrzeugen in Europa die FleetGO-Plattform und ihre Telematik-Lösungen. Die FleetGO-Gruppe hat ihre Zentrale in den Niederlanden und das Deutschland-Büro in Düsseldorf.

Die Fahrzeugverwaltung sorgt für eine automatisierte Fahrzeugkontrolle, enthält ein detailliertes digitales Fahrtenbuch und eine Analyse der Lenk- und Ruhezeiten. Ein automatisches Herunterladen von Tachodaten ist ebenso möglich, wie die Ortung der Unternehmensflotte in Echtzeit.

Die interaktive GPS Tracking Karte von FleetGO zeigt eine gute Übersicht der Fahrzeuge und der letzten Touren. Das Fahrzeugortungssystem erfasst alle Fahrzeugbewegungen und Aktivitäten und speichert diese in der FleetGO Cloud, sodass eine vollständige Historie aller Touren, der Routen und der aufgesuchten Orte zur Verfügung steht. Mit der Geofencing-Funktion erfolgt auf Wunsch eine Benachrichtigung, wenn unerwartete Aktivitäten auftreten. Der Nutzer kann dabei virtuelle Grenzen um bestimmte Orte oder Gebiete ziehen. Sobald ein Fahrzeug den festgelegten Bereich erreicht, erhält er einen Hinweis via WhatsApp, SMS oder E-Mail.

Praktisch ist die Möglichkeit, mit der Analyse-Software von FleetGO die digitalen Fahrtenschreiberdaten auszuwerten. Die Software gibt dabei einen Überblick über das Fahrtenschreiberarchiv und über die Verstöße von Fahrern. So lässt sich problemlos feststellen, ob das Unternehmen die aktuell gültigen Vorschriften erfüllt und das Risiko von Strafen und Bußgeldern senken. Konkrete Preise der einzelnen Module nennt FleetGO auf der Webseite nicht. Interessenten können ein Angebot anfordern und eine Preisanfrage stellen.

Fleethouse: Cloudlösung für kleinere Fahrzeugflotten

Das Berliner Unternehmen Carano Software Solutions entwickelt bereits seit dem Jahr 1992 digitale Lösungen für Firmen-Fuhrparks. Hierzu gehört die Fuhrparkplattform Fleethouse, die als Cloud-basierte Lösung einen strukturierten Überblick über die gesamte Organisation der Fahrzeugflotte bietet.

Mehrere Module für das digitale Fuhrparkmanagement stehen bei Carano Fleethouse zur Verfügung. Die einzelnen Module für die Fuhrparkverwaltung lassen sich jederzeit abbestellen oder hinzubuchen. Fleethouse ermöglicht eine übersichtliche Planung der Aufgaben im Fuhrpark, von Kostenübersichten und Terminerinnerungen bis hin zu Schadenmeldungen und digitale Fahrzeugakten. Die Fuhrparklösung bietet auch eine UVV Fahrerunterweisung, mit der neue Mitarbeiter im sicheren Umgang mit Fahrzeugen und im Verhalten bei Unfällen geschult werden.

Wichtige Termine für die Wartung, HU und AU hat der Fuhrparkmanager ebenso wie die Kosten im Fuhrpark immer im Blick. Die Fahrzeugverwaltung macht dabei auch auf Kostentreiber beim Kraftstoffverbrauch, bei Schäden oder der Finanzierung aufmerksam. Das Flottenmanagement mit Fleethouse kann 30 Tage lang kostenfrei getestet werden. Nach Ablauf des Testzeitraums wird das Modul mit einem Preis von monatlich 2,90 Euro pro Fahrzeug kostenpflichtig.

Die Cloudlösung Fleethouse ist auf die Ansprüche kleinerer Flotten zugeschnitten, wohingegen Carano Fleet+ vom gleichen Hersteller für größere Fuhrparks ab etwa 100 Fahrzeugen konzipiert ist und auch unterschiedliche Mandanten und eine Anzahl von mehreren zehntausend Fahrzeugen unterstützt.

fleetster: Mobilitäts-Plattform für Fuhrparks und CarSharer

fleetster bietet eine Mobilitäts-Plattform für Fuhrparks und CarSharer. Zu den Softwarelösungen des Münchner Unternehmens zählen unter anderem Fuhrparkmanagement, CarSharing, Poolfahrzeug-Verwaltung, Führerscheinkontrolle, elektronisches Fahrtenbuch sowie ein Fuhrpark-Tracking via GPS. Beim Fuhrpark-Management-Modul gibt es mit "Pro" und "Enterprise" zwei unterschiedliche Editionen für Fuhrpark-Verantwortliche. Das Pro-Paket unterstützt Fuhrparkmanager kleiner bis mittlerer Fuhrparks, das Enterprise-Paket konzentriert sich auf die Unterstützung großer Fahrzeugflotten. Bei fleetster Pro fallen drei Euro pro Fahrzeug und Monat an, bei fleetster Enterprise sechs Euro.

fleetster Pro umfasst eine grundlegende Fuhrpark-Verwaltung wie digitale Fahrzeugakten, Verträge, Schäden, Rechnungen und den Import von Tankdaten. Die erweiterte Enterprise-Version enthält zusätzliche Funktionen hinsichtlich der Kommunikation und Koordination der Fahrer sowie eine Verwaltung von Verkehrsbußgeldern, einen Überblick über die Gesamtbetriebskosten, eine Leasing-Kontrolle, ein Flotten-Dashboard und die Integration von Tankkartenanbietern. Die fleetster Fuhrparkverwaltung in einer Online-Demo kostenfrei ausprobiert werden.

Vimcar Fleet: Alle Fahrzeuge und Fahrer durch GPS-Ortung immer im Blick

Vimcar Fleet* reduziert als leistungsfähige Fuhrparkmanagement-Software den Zeitaufwand bei den Planungsaufgaben im Zusammenhang mit der firmeneigenen Fahrzeugflotte. Dies betrifft unter anderem die Routendokumentation und Fahrzeugortung für einen kraftstoffsparenden Einsatz der KFZ und benutzerdefinierte Benachrichtigungen. Basisfunktionen wie die Fahrzeugortung, Kostenanalyse und Aufgabenverwaltung sind ebenfalls mit an Bord. Zum Funktionsumfang gehören ein übersichtliches Benutzer-Dashboard, der CSV-Datenexport für interne Flottenmanagementberichte, die Übersicht aller Wartungs- und Reparaturzeiten und eine Reservierung von Fahrzeugen.

Weitere nützliche Features sind digitale Fahrzeugakten für die Dokumente, ein zuverlässiges Kostenmanagement für einen Überblick zu Ausreißern und Kostenfressern und eine Tankkartenintegration für eine kontinuierliche Übersicht über Tankverhalten und Kosten. Schnittstellen zu verschiedenen Tankkarten-Anbietern sind dabei vorhanden. Praktisch ist der Laufzeitrechner, um Extrakosten bei der Überschreitung von maximalen Laufzeiten aus Leasingverträgen zu vermeiden sowie die Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung für die Rechtssicherheit im Fuhrpark. Hinzu kommen in der Vimcar Fuhrparksoftware ein digitales Schlüsselmanagement, GPS-gestützte Funktionen zum Diebstahlschutz und zur Fahrzeugortung sowie ein digitales Fahrtenbuch.

Die Fuhrparkmanagement-Software des Berliner Unternehmens Vimcar unterscheidet zwischen Dienstwagen und Poolfahrzeugen. Dienstwagen werden von einem Mitarbeiter genutzt, Poolfahrzeuge hingegen von mehreren. Eine "Car Policy" als Dienstwagenrichtlinie regelt die allgemeine Handhabung mit Firmenfahrzeugen und legt fest, welcher Mitarbeiter unter welchen Voraussetzungen einen Dienstwagen nutzen darf.

Vimcar Fleet spricht vor allem die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen an und bietet mit Fleet Admin, Fleet GEO und Fleet Fahrtenbuch drei unterschiedliche Editionen. Unternehmen können mit der Basisversion starten und bei Bedarf weitere Module nachrüsten. Fleet Admin kostet pro Fahrzeug monatlich 4,90 Euro netto, Fleet GEO 12,90 Euro und Fleet Fahrtenbuch 19,90 Euro.

Fleed Admin enthält die Funktionen Stammdatenverwaltung, digitale Fahrzeugakten, Kostenmanagement und Fahrzeugbuchung sowie Leasing-Laufzeitrechner, Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung nach UVV. Fleet GEO stellt eine GPS Live-Ortung, Routendokumentation und Bewegungsmelder zur Verfügung. Wer zusätzlich ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch benötigt, nutzt Fleet Fahrtenbuch. Die Funktionen von Vimcar Fleet GEO erfordern eine Hardware, welche via GPS-Modul und SIM-Karte die Daten automatisch erfasst. Hierfür entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Weitere Fuhrpark-Management-Software aus Deutschland

Rund um die Verwaltung von Fahrzeugflotten gibt eine große Anzahl weiterer Software-Anbieter. Da wir nicht alle detailliert vorstellen können, haben wir zusätzlich zu den genannten Programmbeispielen weitere potenziell interessante Fuhrparklösungen aus Deutschland in der folgenden Liste verlinkt:

abisco fleet | AddSecure NavBasic | ALADIN Fuhrpark | Arealcontrol | AZOWO | CARSYNC | C-FLEET | comm.fleet | C-Rent Fleet | fisS4all | Fleet+ | Fleet Control Monitor | FLEETFUHRPARK IM-System | Fleetize | Fleetmaster | FleetOffice | FleetOne | FleetOS | FleetScape IP | Flottenmanager | Holman Fuhrparkmanagement | KEMAS Mobility | KfzPlan | LeasePlan | Mein Fuhrpark | Mobexo | mobileObjects LKW Flottenmanagement | remoso fleet | Verizon Connect Reveal | SpeedFleet | TCS Fuhrparkmanagement | Ultimo Fleet | webfleet | WinFuhr | YellowFox Fuhrparkverwaltung

Die passende Fuhrparkmanagement-Software finden

Firmen, Organisationen und Behörden haben meist mehrere Fahrzeuge im Einsatz. Auch heute noch wird der Fuhrpark in manchen Betrieben mit Excel-Tabellen verwaltet. Excel-Fuhrparkverwaltungen sind jedoch für die Fahrzeugflotte im Unternehmen nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen übernimmt eine moderne Flottenmanagement-Software die komplexen Planungen beim Einsatz der KFZ, um den wachsenden Anforderungen des Fuhrparkmanagements und alternativen Mobilitätslösungen gerecht zu werden. Eine Flottenmanagement-Software, auch als "Fleet Software" bezeichnet, sorgt für eine optimale Fahrzeugauslastung und Fahrerkoordination und kann auch dazu beitragen, die Kosten im Zusammenhang mit dem firmeneigenen Fuhrpark zu reduzieren.

Alle PKW und LKW in Echtzeit im Blick

Eine Flottenmanagement-Software spricht vor allem Unternehmen mit einem größeren Fuhrpark an und erleichtert die komplexe Verwaltung der Fahrzeuge. Aber auch Firmen mit einem kleinen Fuhrpark können von den Funktionen einer Fahrzeugverwaltung profitieren, beispielsweise von einer GPS-Überwachung der PKW und LKW, da auf diese Weise mehr Sicherheit und eine bessere Kontrolle der Arbeitsabläufe und -zeiten gewährleistet ist.

Egal ob es um die Kfz-Versicherung, den Reifenservice oder um Werkstattpartner geht, eine Fuhrparkverwaltung sollte dem Nutzer die Möglichkeit geben, alle flottenbezogenen Aufgaben zu erledigen, Partner und Lieferanten zu verwalten und Daten und Verträge schnell und einfach abzurufen. Die Kosten jedes einzelnen Fahrzeugs sollten ersichtlich sein, um unwirtschaftliche Fahrzeuge ausfindig zu machen und die Flotte rentabel zu halten. Die Fahrzeugverwaltung hilft auch dabei, die Wartungsprozesse des firmeneigenen Fuhrparks zu automatisieren und an wichtige Termine wie vorbeugende Wartungen, Routine-Inspektionen oder Reparaturen rechtzeitig zu erinnern.

Eine professionelle Flottenmanagement-Software zeigt jederzeit, wo sich welches Fahrzeug der eigenen Flotte gerade befindet und wer es fährt. Vor allem in den Branchen Transport, Spedition und Lieferung sind zudem Zugriffe auf die Fahrtenbücher und die Routenplanung sinnvoll, um in Echtzeit von Problemen auf der Route zu erfahren und potenzielle Verspätungen einkalkulieren zu können.

Welche Funktionen sollte eine Fuhrparkmanagement-Software bieten?

Zu den Basisfunktionen einer Fuhrparksoftware zählt die Möglichkeit der Kontrolle der Fahrzeuge. Der Nutzer kann Informationen abrufen, welche Fahrzeuge des firmeneigenen Fuhrparks welchen Auftrag haben und welcher Fahrer damit wohin unterwegs ist. Eine GPS-Überwachung gehört ebenfalls zu den Basics der Fuhrparkverwaltung, damit jederzeit die Standorte von Fahrer, Fahrzeugen und Fracht geortet werden können.

Neben der Erfassung und Auswertung der Fuhrparkdaten sollte eine hochwertige Fuhrparkmanagement-Software Funktionen für das Kosten- und Terminmanagement enthalten. Zu den erfassten und ausgewerteten Daten zählen unter anderem Informationen wie Fahrzeiten und gefahrene Kilometer, die Routen und die Auslastung. Auch die Kosten der einzelnen Fahrzeuge werden akribisch erfasst. Diese reichen vom Anschaffungs- und Leasingpreis eines Fahrzeugs hin zu den Ausgaben für Reparaturen und Wartung sowie Treibstoffkosten. Auf diese Weise lässt sich recht einfach feststellen, welche Fahrzeuge nicht mehr rentabel sind und stillgelegt oder ersetzt werden sollten.

Zusätzliche Features einer Fahrzeugverwaltung sind die Erfassung von Rechnungen und GPS-Ortungen in Echtzeit. Speditionen und Autovermieter benötigen zudem umfassende Informationen über die Auslastung der Fahrzeugflotte. Ein digitales Fuhrparkmanagement bietet die Option, alle Firmenfahrzeuge in Echtzeit auf ihrer Fahrstrecke zu verfolgen, sodass Kunden bei Verzögerungen rechtzeitig informiert werden können und zum Beispiel erfahren, wo sich die Ware befindet und wann sie eintreffen wird.

Helfer beim Umstieg auf Elektromobilität im Fuhrpark

Auch beim Umstieg im Fuhrpark auf E-Mobilität erweisen sich Fuhrpark-Lösungen als nützliche Helfer für mehr Transparenz und Kosteneffizienz, vom Reichweitenmanagement bis hin zum Ladezustand der E-Fahrzeuge.

Cloud-basierte Lösungen haben sich im Bereich der professionellen Fuhrparkverwaltung durchgesetzt, da sie durch die vernetzten Strukturen von verschiedenen Standorten und Abteilungen im Unternehmen einen Online-Datenabruf ermöglichen.

Bei der vertraglichen Gestaltung der Fahrzeugverwaltungen gibt es unterschiedliche Zahlungsmodelle. Die Software-Lösungen werden häufig im Abonnement pro Fahrzeug abgerechnet und mit buchbaren Zusatzmodulen ergänzt. Einige Anbieter stellen eine kostenlose Testphase beziehungsweise eine Basis-Version zur Verfügung. Die Lösungen zum Fuhrparkmanagement können meist mit dem Unternehmen wachsen, sodass bei einer Erweiterung der Fahrzeugflotte höhere Kosten auf das Unternehmen zukommen.

Fazit

Es hängt besonders von der Größe des Fuhrparks und den benötigten Funktionen ab, welche Fuhrpark-Management-Software sich am besten für ein Unternehmen eignet – ein pauschaler Testsieger lässt sich deshalb nicht küren. Auch ein Vergleich der Kosten ist pauschal kaum möglich und muss individuell erfolgen, da sich Funktionen, Module und Editionen erheblich unterscheiden. Als Orientierungswert kann man Preise von etwa drei bis sechs Euro pro Fahrzeug und Monat annehmen, wenn grundlegenden Funktionen einer Fuhrparkverwaltung ausreichen.

Zu den besten Fuhrparklösungen für kleine und mittelständische Unternehmen zählt Vimcar Fleet*. Dem Fuhrparkverantwortlichen stehen im Bereich der Koordination der Fahrzeuge zahlreiche nützliche Funktionen zur Verfügung, welche den Fuhrparkalltag vereinfachen und optimieren.

Die Fuhrparkverwaltung FleetGO* zeigt ihre Stärken bei der automatisierten Fahrzeugkontrolle und der Analyse des Fahrtenschreibers und der Lenk- und Ruhezeiten. Die Tachodaten lassen sich gezielt einsehen und die Unternehmensflotte in Echtzeit orten. Zu den am häufigsten eingesetzten Fuhrparklösungen zählt Avrios. Die Fahrzeugverwaltung überwacht die Umweltbilanz der Flotte und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und unterstützt den Flottenmanager bei der Kostenanalyse, beim Schadenmanagement und der Fahrerschulung.

Die Cloud-Lösungen Carmada und Fleethouse sprechen vor allem Unternehmen mit einem Fuhrpark bis etwa 100 Fahrzeuge an. Carmada überzeugt dabei mit einer übersichtlichen Oberfläche und einem einfachen Import der Fuhrparkdaten. Fleethouse bietet einen guten Überblick über die gesamte Organisation und die Kosten der Fahrzeugflotte sowie die Möglichkeit, einzelne Module abbestellen oder hinzubuchen zu können. fleetster spricht als Mobilitäts-Plattform nicht nur Fuhrparkverantwortliche, sondern auch Car-Sharer an und stellt eine clevere Poolfahrzeug-Verwaltung zur Verfügung.

* Mit einem Stern markierte Links sind Affiliate-Links, für die wir unter Umständen eine Vergütung erhalten. Der Kaufpreis erhöht sich dadurch nicht!

Redaktion & Aktualisierung: heise Download-Team

➤ Zurück zur Liste: Fuhrparkmanagement-Software in der Übersicht