Rechnung & E-Rechnung: Software für Freiberufler und Unternehmen im Vergleich

[Update 16.01.2025]: Dieser Beitrag wurde zuletzt im Januar 2025 von uns geprüft & aktualisiert.

Eine ordnungsgemäße Ablage und Verwaltung der eigenen Rechnungen erweist sich als zwingend notwendig, ansonsten ist das Chaos bei der nächsten Steuererklärung vorprogrammiert. Mit dem Schreiben und Ablegen der Rechnungen allein ist es jedoch nicht getan. Der Geschäftstreibende muss auch die Zahlungseingänge auf dem eigenen Konto prüfen und gegebenenfalls Mahnschreiben als Zahlungserinnerungen versenden.

Daher sollten Faktura-Programme nicht nur bei der Erstellung eigener Rechnungen und bei der übersichtlichen Ablage und Verwaltung der Dokumente behilflich sein, sondern sich auch um eine Automatisierung des Mahnwesens kümmern. Zudem sind die Rechnungs-Tools bei der mustergültigen Erstellung von Angeboten und Lieferscheinen behilflich.

Worauf sollte man bei einem Rechnungsprogramm achten?

Professionelle Rechnungspakete stellen zusätzliche Werkzeuge und Schnittstellen zur Verfügung, um die eigenen Finanzen optimal im Griff zu behalten. Praktisch ist beispielsweise eine Einnahmen- und Ausgabenverwaltung, die den Upload von Belegen und die Erstellung von Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) unterstützt. Wer einen Steuerberater beauftragt, sollte darauf achten, dass das Rechnungs-Tool eine Schnittstelle zum Steuerbüro aufweist, damit der Geschäftstreibende auf diesem Weg alle Steuerunterlagen bequem an seinen Steuerberater übergeben kann.

Manches Rechnungsprogramm enthält als Zugabe ein Customer Relationship Management (CRM), um den eigenen Kundenstamm ordentlich zu verwalten. Selbstverständlich sollte die Möglichkeit der flexiblen Anpassung der Steuersätze sein. Aufgrund der so genannten Kleinunternehmerregelung müssen beispielsweise kleine Unternehmen mit niedrigen Umsätzen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Faktura-Programme mit kostenloser Grundversion

Die Wahl der perfekten Abrechnungslösung hängt von den individuellen Bedürfnissen, der Komplexität der eigenen Rechnungen und der Größe des Kundenstamms ab. Einige Lösungen bieten zusätzlich zu den kostenpflichtigen Editionen eine kostenfreie Grundversion an, die bereits ausreicht, wenn der Freiberufler nur wenige Kundenrechnungen stellt. Daneben gibt es auch komplett kostenlose Rechnungsprogramme, die aber in der Regel einen geringeren Leistungsumfang aufweisen.

Wie sieht eine professionelle Rechnungsvorlage aus?

Beim Schreiben von Rechnungen kommt es vor allem darauf an, dass diese steuerrechtlich korrekt ausgestellt sind. Nützlich sind daher professionelle Rechnungsvorlagen, damit keine Pflichtangaben auf den eigenen Rechnungen fehlen. Diese Vorlagen sollten ein gut lesbares Layout aufweisen und leicht verständlich sein. Zudem sollte der Termin enthalten sein, bis zu dem der Rechnungsbetrag beglichen sein muss.

Sogenannte Kleinbetragsrechnungen, welche einen Rechnungsbetrag von 250 Euro nicht überschreiten, müssen nur grundlegende Angaben enthalten, um rechtlich ordnungsgemäß zu sein. Ab einem Rechnungsbetrag von 250 Euro dürfen zusätzliche Pflichtangaben unter anderem zum Leistungsempfänger, der Steuernummer, des Umsatzsteuerbetrages, eine Rechnungsnummer und den Leistungszeitraum nicht fehlen. Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, vermerkt einen Hinweis auf jeder Rechnung, aus welchem Grund keine Umsatzsteuer berechnet wird. Hier genügt der Hinweis auf den einschlägigen Gesetzesparagrafen, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

XRechnung und ZUGFeRD als Standardformate bei den E-Rechnungen

In Deutschland und Europa haben sich zwei Standards für elektronische Rechnungen etabliert, welche die rechtlichen und umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung nach der Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) erfüllen.

Zum einen handelt es sich um das auf XML-Daten basierende Rechnungsformat XRechnung und zum anderen um ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), welches die Einbettung der Rechnungsdaten in PDF-Dateien gestattet und als hybrides Format sowohl PDF als auch XML verwendet.

Das elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD wurde speziell für die Bedürfnisse der Wirtschaft konzipiert, umfasst mit der PDF-Ansicht eine visuelle Komponente und bietet den Vorteil, dass es für Menschen lesbar bleibt, wohingegen XRechnung ausschließlich maschinenlesbar ist.

XRechnung wurde entwickelt, um die speziellen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung abzudecken. Bereits seit November 2020 ist eine elektronische Rechnungsstellung an den öffentlichen Dienst im Format XRechnung bei allen Rechnungen mit einem Betrag über 1.000 Euro obligatorisch. Mit dem ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRechnung können digitale Rechnungen seit März 2022 ebenfalls für die Rechnungsstellung an den Bund verwendet werden.

E-Rechnung: Das ist ab 2025 zu beachten

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine E-Rechnungs-Pflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland. Unternehmen müssen seit diesem Zeitpunkt den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Umsätze an private Endverbraucher und grenzüberschreitende B2B-Umsätze fallen hingegen nicht unter die E-Rechnungspflicht.

Reine PDF-Dokumente sowie andere nicht nach der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung strukturierten Formate, die keine standardisierte Weitergabe der Rechnungsdaten beinhalten, gelten seit dem 1. Januar 2025 als "sonstige Rechnung" und nicht als E-Rechnung. Sie erfüllen somit im B2B-Zahlungsverkehr nicht die E-Rechnungspflicht, die seit diesem Stichtag eigentlich gilt.

Allerdings gibt es laut der E-Rechnungsverordnung mehrere Übergangsfristen: Bis zum 31.12.2026 sind weiterhin Papierrechnungen grundsätzlich möglich. Auch vom E-Rechnungsstandard abweichende digitale Formate, etwa PDF-Dokumente ohne strukturierte Rechnungsdaten, sind erlaubt, sofern der Empfänger dem zustimmt.

Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von unter 800.000 Euro dürfen auch für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze nicht dem neuen Format entsprechende Rechnungen, beispielsweise im PDF-Format oder auch Papierrechnungen, übermittelt werden. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ab dem Jahr 2028 sind die neuen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen bei B2B-Umsätzen verpflichtend einzuhalten.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht betreffen Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro, die weiterhin als “sonstige Rechnungen” übermittelt werden können, auch in Papierform. Bei den Umsätzen von umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmern besteht ebenfalls keine Verpflichtung, E-Rechnungen im elektronischen Format auszustellen. Auch wenn Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sind, müssen sie dennoch in der Lage sein, E Rechnungen zu empfangen.

Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht bietet das Bundesfinanzamt.

Rechnungsprogramme im Vergleich

Im Folgenden stellen wir zwölf Rechnungsprogramme für unterschiedliche Ansprüche vor. Diese stammen mit Ausnahme der aus Finnland stammenden Software Zervant von deutschen Unternehmen. Wir empfehlen, im Sinne der DSGVO-Konformität Anbieter aus Deutschland oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) auszuwählen. Vorteil einer inländischen Lösung ist zudem das gemeinsame Vertragsrecht.

sevDesk: Rechnungsprogramm mit Erweiterung zur Finanz-Komplettlösung

Das professionelle Online-Rechnungsprogramm sevDesk* aus Offenburg lässt sich auch als Warenwirtschaftssystem und Buchhaltungshelfer einsetzen. Wer nur das Modul "Rechnung" nutzt, bezahlt monatlich 8,90 Euro. Enthalten sind Angebote und Rechnungen, ein integrierter Postversand, ein Steuerberater-Zugang, DATEV-Export, Kundenverwaltung, Zahlungserinnerungen sowie Gutschriften und Stornorechungen.

Benötigt der Unternehmer zusätzliche Buchhaltungsfunktionen, bietet sich das Modul "Buchhaltung" für 19,90 Euro monatlich an. Dieses umfasst zusätzlich eine digitale Belegverwaltung, eine intelligente Belegerkennung, USt-Voranmeldung, EÜR und GuV, Kassenbuch und eine Online-Banking-Integration.

Das Modul "Buchhaltung Pro" gibt es für 27,90 Euro monatlich. Es bietet zusätzlich eine umfangreiche Analyse und Auswertung von Geschäftsvorgängen, Kostenstellen, eine REST-API Schnittstelle sowie eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Bei den E-Rechnungen werden ZUGFeRD und XRechnung unterstützt. sevDesk erfüllt die Anforderungen an das Erstellen, Versenden, Empfangen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen und kann als Web-App oder über die mobilen Apps verwendet werden

Lexware Office: Rechnungen, Angebote und Mahnungen erstellen

Lexware Office* bietet eine umfassende Finanzlösung für Unternehmen, von der digitalen Belegerfassung über die Buchhaltung bis zur Rechnungsstellung. Die Software gibt es in vier unterschiedlichen Varianten: S, M, L und XL. Wer E-Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen erstellen möchte und auf eine Anlagenverwaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und GuV- und EÜR-Berichte verzichten kann, nutzt die M-Edition vom Freiburger Softwarehaus Lexware für 11,90 Euro monatlich. Belegnummern, Kundenrabatte und individuelle Zahlungsbedingungen lassen sich vergeben.

Lexware Office kümmert sich dabei auch um eine rechtskonforme Protokollierung und Langzeitarchivierung. Mahnungen und Zahlungserinnerungen lassen sich mit einem Klick aus überfälligen Rechnungen erstellen und postalisch oder digital versenden. Bei der elektronischen Rechnungsstellung hilft ein Editor, mit dem Sie das Rechnungs-Layout ganz nach Wunsch anpassen.

BillingEngine: Bis zu drei Rechnungen pro Monat gratis

Freiberufler und Solo-Selbstständige mit wenigen Auftraggebern haben mit dem Hamburger Fakturaprogramm BillingEngine* ein kostenfrei nutzbares und anwenderfreundliches Rechnungs-Tool zur Verfügung. Die eingeschränkte Grundversion "BillingEngine Free" ist begrenzt auf einen einzigen Nutzer mit bis zu drei Rechnungen pro Monat. Es können dabei aber unbegrenzt viele Personen, Firmen, Projekte, Aufgaben und Artikel angelegt werden. BillingEngine ist plattformunabhängig verwendbar. Die Datenspeicherung erfolgt in der Cloud.

Wer mehr als drei Rechnungen monatlich versendet, nutzt eines der drei kostenpflichtigen Abos "Basic" (2 Nutzer, 30 Rechnungen, 4 Euro monatlich), "Plus" (4 Nutzer, 300 Rechnungen, 8 Euro) oder "Premium" (8 Nutzer, 3000 Rechnungen, 16 Euro). Zusätzliche Funktionen gegenüber der Free-Version sind unter anderem Fremdwährungen, Rechnungs-PDFs ohne Wasserzeichen, wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen.

Das Rechnungsdesign und -Logo kann der Freiberufler individuell anpassen und die erstellten Rechnungen als CSV, XLS und XML exportieren. BillingEngine punktet durch eine einfache Handhabung. Innerhalb kürzester Zeit lassen sich mit dem anwenderfreundlichen Online-Tool digitale Rechnungen individuell gestalten, verschicken und alle Zahlungseingänge erfassen.

easybill: Projektmanagement mit an Bord

Eine geeignete Finanzlösung für Kleinunternehmer ist easybill* aus Kaarst. Selbstständige und kleine Teams können die Rechnungssoftware auch für ihr Projektmanagement verwenden. Direkt im Rechnungsprogramm lassen sich Projekte und Aufgaben anlegen und auch gleich in Rechnung stellen. Alle Vorhaben versehen Sie mit zeitlichen und finanziellen Budgets, Stundensatz und Zusatzinformationen. So behält der Nutzer bei der cloudbasierten Rechnungssoftware immer einen guten Überblick über Zeiteinträge, Artikel und abgerechnete Positionen.

easybill kann in den drei Editionen "Basic", "Plus" und "Business" für 15 bis 45 Euro monatlich genutzt werden. Die Basic-Edition bietet eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten für bis zu 20 Kunden. Zusätzlich ist ein kostenloses Paket erhältlich, mit dem beliebig viele Dokumente an bis zu drei Kunden geschrieben und E-Rechnungen empfangen werden können. Diese Freeware-Version kann jedoch nicht gebucht werden. Wer sie nutzen möchte, lässt die Testphase in easybill verstreichen und der Wechsel auf das kostenfreie Paket erfolgt automatisch nach der Testzeit.

Zervant: Kostenlose Grundversion für Kleinunternehmer

Zervant bietet ebenfalls eine kostenfrei nutzbare Grundversion für Kleinunternehmer an. Sie kann für bis zu fünf Kunden verwendet werden, um diesen beliebig viele Rechnungen per E-Mail zu senden. Somit eignet sich die aus Finnland stammende Online-Rechnungssoftware als idealer Einstieg für Selbstständige mit einer geringen Anzahl von Auftraggebern. Wenn sich später die Kundenzahl erhöht, kann der Nutzer auf ein Premium-Abo umsteigen, das zusätzlich den Versand von Rechnungen per Post und E-Rechnungen sowie weitere Funktionen wie Rechnungen aus Angeboten, Mahnungen und Zahlungserinnerungen sowie Rechnungen mit Anhängen enthält.

Mit "Starter, "Pro" und "Wachstum" stehen drei Tarife zur Auswahl, die zwischen 9,99 und 41,99 Euro monatlich kosten. Starter ist auf 30 Kunden begrenzt, bei den Tarifen Pro und Wachstum gibt es kein Limit bei der Kundenzahl. Alle Zervant Tarife bieten die Möglichkeit der Erstellung von elektronischen Rechnungen, die auch über das Peppol-Netzwerk an die Kunden verschickt werden können. Sie unterscheiden sich in der Anzahl der E-Rechnungen, die monatlich erstellt werden können. Die Tarife Pro und Wachstum bieten zusätzlich die Funktion für Wiederholungsrechnungen, mit der sich ein Teil der monatlichen Rechnungen automatisieren lässt.

FastBill: Unkomplizierte Kommunikation mit dem Steuerbüro

FastBill* präsentiert dem Nutzer ein übersichtliches Dashboard für die eigenen Einnahmen, die fälligen Rechnungen sowie den Stand der Mahnungen. Das Rechnungstool aus Frankfurt am Main bündelt Rechnungen, Belege, Banking, Steuern und Finanzierungen an einem Ort und lässt sich direkt im Browser verwenden. Nützlich sind die enthaltenen Features für die Kommunikation mit dem Steuerbüro. Alle Daten lassen sich unkompliziert per DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater übermitteln. Der Layouteditor gestaltet Rechnungs- und Angebotsvorlagen recht komfortabel. Logo, Briefpapier und eigene Schriftarten können dabei in die Vorlagen eingefügt werden, um das Aussehen der Rechnungen individuell anzupassen.

Vier verschiedene FastBill-Tarife stehen zur Auswahl. Das Basis-Paket "Solo" kostet neun Euro pro Monat und bietet bereits alle wichtigen Funktionen eines einfachen Rechnungsprogramms: Angebote und Rechnungen, Belegverwaltung, eigenes Rechnungslayout, Steuerberater-Export, automatische Umsatzsteuer-Voranmeldung, Kundenverwaltung, Zahlungserinnerung und Mahnwesen. E-Rechnungen lassen sich erstellen, versenden und empfangen. Im Solo-Tarif lässt sich nur ein einziges Bankkonto verknüpfen. Wer mehrere Konten benötigt, nutzt das "Plus"-Paket mit fünf Banking-Konten für 14 Euro monatlich, das auch eine erweiterte Dokumentenverwaltung, Rechnungsanhänge, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine umfasst. Das Pro-Paket für 27 Euro im Monat bietet zusätzliche Automatisierungen, unbegrenzte Bankkonten, einen Steuerberaterzugang, wiederkehrende Rechnungen, interne Nachrichten an Mitarbeiter und die Verwaltung von Mitarbeiterberechtigungen. Hier sind bis zu drei Benutzer inklusive. Das Premium-Paket ab 53 Euro monatlich verfügt auch über eine automatisierte Buchhaltung mit Belegimport, Belegerfassung, Bankabgleich und Mahnwesen.

Papierkram: Rechnungstool mit integrierter Projektzeiterfassung

Papierkram* eignet sich als einfaches Rechnungsprogramm auch für Kleinunternehmer, die eine komfortable Online-Buchhaltung mit Belegmanagement und Funktionen einer Zeiterfassungssoftware suchen. Das Wiesbadener Unternehmen stellt die kostenlose Edition "Papierkram Free" mit den Basisfunktionen einer Online-Buchhaltung zur Verfügung: Angebote und Rechnungen erstellen, Ausgaben erfassen, Belegmanagement, Stammdaten konfigurieren sowie Waren und Dienstleistungen erfassen. Dabei ist die Gratis-Version auf 100 Megabyte Speicherplatz beschränkt, ohne jedoch die Anzahl der Rechnungen oder anderer Vorgänge zu limitieren.

Wer mehr Funktionen benötigt, nutzt einen der drei kostenpflichtigen Tarife: S (9,90 Euro monatlich), M (19,90 Euro) und L (39,90 Euro). Das S-Paket bietet 1.000 Megabyte Speicherplatz, enthält eine Cashflow-Auswertung, Mahnungen, Lieferscheine, eine automatische Belegerkennung, Anlagenverwaltung, DATEV-Export, Steuerberaterzugang, wiederkehrende Rechnungen und die Möglichkeit, Rechnungen mit den elektronischen Rechnungsformaten XRechnung und ZUGFeRD zu erstellen. Hier kann der Nutzer auch Dokumente ohne Papierkram-Logo gestalten und Dokumentenlayouts via CSS anpassen. Papierkram M mit 2.500 Megabyte Speicherplatz kann von bis zu fünf Personen genutzt werden und umfasst eine erweiterte betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), ein Kundenportal und einen automatischen Abruf von Online-Konten. In Papierkram L stehen 10.000 Megabyte Upload-Speicherplatz zur Verfügung und es können unbegrenzt Nutzer hinzugebucht werden.

Papierkram lässt sich recht komfortabel bedienen und stellt ein übersichtliches Dashboard für einen leichten Überblick über die verschiedenen Funktionen und Unterstützung beim Projektmanagement bereit. Eine integrierte Zeiterfassung dokumentiert die Arbeitszeit, die für bestimmte Projekte und Tätigkeiten aufgewendet wurde und trägt sie automatisch in die Rechnungen ein. Aber aufgepasst: Einige Funktionen wie die Umsatzsteuervoranmeldung und die EÜR richten sich primär nach den deutschen Regelungen und eignen sind daher nicht für Anwender aus Österreich und der Schweiz.

Billomat: Digitale Buchhaltung und automatisiertes Rechnungswesen via Cloud

Das cloudbasierte Rechnungs-Tool Billomat bietet drei verschiedene Editionen an. "Billomat Professional" (ab 19 Euro monatlich) spricht Freiberufler und Betreiber eines Nebengewerbes an und beschränkt sich auf einen Nutzer und 30 Rechnungen pro Monat. "Billomat Business" (ab 29 Euro pro Monat) stellt ebenfalls standardmäßig nur einen Nutzer-Account bereit und erledigt die Online-Buchhaltung für Start-ups und E-Commerce. Hier gibt es keine Begrenzung bei E-Rechnungen, Kundenkontakten und Artikeln. "Billomat Enterprise" (ab 99 Euro monatlich) kann von bis zu fünf Personen genutzt werden.

Die Online-Rechnungssoftware Billomat punktet mit einer reichhaltigen Auswahl an Finanzdokumenten, der Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD sowie einem personalisierbaren Dashboard. Schnittstellen zum Online-Banking stehen ebenso bereit wie wiederkehrende Abo-Rechnungen, automatisiertes Mahnwesen, intelligente Stammdatenverwaltung, EÜR-Rechnung und Belegverwaltung.

billtano: Abrechnung nach Nutzungstagen

Die kompakte Mainzer Rechnungssoftware billtano* erstellt Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Mahnungen und enthält eine Artikelverwaltung, wiederkehrende Rechnungen und die Erfassung von Belegen für die GuV-Buchhaltung. Interessant ist das Preismodell. Bei billtano kauft der Nutzer kein Dauer-Abo, sondern Nutzungstage. Wenn das Volumen aufgebraucht ist, bleiben die eigenen Daten dennoch erhalten, sodass man für das Schreiben weiterer Rechnungen flexibel neue Tage dazu buchen kann.

30 Tage Nutzung kosten 3,99 Euro, 90 Tage 10,99 Euro und 365 Tage 39,99 Euro. Der Unternehmer kann eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten, Kunden, Artikeln und GuV-Berichten erstellen. billtano spricht vor allem Selbstständige und kleine Unternehmen an. Für größere Betriebe, die mehrere Nutzerplätze in der Software sowie eine EÜR-Buchführung benötigen, ist die Rechnungssoftware hingegen weniger geeignet.

Fakturama: Open-Source-Lösung für Rechnungen, Lieferscheine und Angebote

Fakturama ist eine kostenlos nutzbare Faktura-Software für die Einzelplatznutzung, welche mit dem Erstellen von Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellungen, Mahnungen, Angeboten und Auftragsbestätigungen das komplette Rechnungswesen abdecken soll. Schnittstellen für die Anbindung gängiger Webshop-Systeme sind enthalten, sodass Bestellungen und Produkte importiert werden können.

Die plattformunabhängige Open-Source-Software gibt es in Versionen für macOS, Windows und Linux. Steuersätze, Zahlungsarten und Versandarten kann der Nutzer im Programm hinterlegen und auch Rabatte für einzelne Artikel sowie den Gesamtbetrag anwenden. Auf Wunsch werden auch Skonti und Teilzahlungen berücksichtigt. Eine Produktverwaltung, die mit Staffelpreisen umgehen kann, ist ebenfalls mit an Bord. Praktisch sind die Erfassung von Einnahmen- und Ausgabenbelegen und die Möglichkeit, umfangreiche Auswertungen zu erstellen. Das XRechnung- und das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen werden von Fakturama unterstützt. Die Rechnungsvorlagen werden in OpenOffice oder LibreOffice erstellt und nach Belieben angepasst.

open3A: Modular aufgebaute Software für kleine und mittlere Unternehmen

open3A kann als Open-Source-Programm kostenlos für Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine genutzt werden. Die modular aufgebaute Software für kleine und mittlere Unternehmen basiert technisch auf PHP und MySQL, kümmert sich um die Verwaltung der Rechnungen und Kunden und bietet Funktionen zur Artikel-, Auftrags-, Adress- und Mahnverwaltung.

open3A ist auf allen Betriebssystemen verfügbar, für die ein Webserver existiert, der PHP ausführen kann. Die Standardversion des Rechnungs-Tools bietet bereits die Möglichkeit, professionelle Rechnungen zu schreiben. Wer open3A auf dem eigenen System installiert, kann kostenfrei die wichtigsten Grundfunktionen des Rechnungsprogramms ohne zeitliche Beschränkung nutzen. Zusätzliche Erweiterungen wie Onlinebanking, Datenexport zu DATEV und Lexware, Belegvorlagen und Belegdownload sind nur gegen Gebühr erhältlich. Bei der Nutzung der Cloud-Versionen von Fakturama gibt es drei Faktura-Pakete, für die monatliche Kosten von 17,79 Euro bis 59,44 Euro anfallen.

Rechnungsvorlage für Excel: Kostenlos, aber nicht GoBD-konform

Wer weder einen Online-Rechnungsservice noch elektronische Rechnungen benötigt, sondern lediglich eine kostenlose Vorlage für MS Office oder OpenOffice sucht, greift zu dieser ebenso schlichten wie nützlichen Rechnungsvorlage für Excel. Die Excel-Vorlage kann schnell und einfach an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden, beispielsweise der Mehrwertsteuersatz oder ein Kleinunternehmerstatus ohne Umsatzsteuer. Die Vorlage für Kleinunternehmer und Selbstständige bietet Platz für bis zu zehn Rechnungspositionen. Einfach den Kundennamen, die erbrachte Leistung oder das verkaufte Produkt eintragen und fertig ist die Rechnung!

Aber aufgepasst: Bereits seit dem Jahr 2015 gelten strengere Buchführungsregeln in Deutschland. Rechnungen müssen "GoBD-konform" sein, was bei der Rechnungsvorlage für Excel nicht der Fall ist. Da in Excel oder Word erstellte Rechnungen leicht editierbar sind, ist eine solche Rechnungsstellung in der Regel nicht GoBD-konform, da eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation verlangt wird. Ein einmal gespeichertes Dokument darf somit nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Ist dies dennoch der Fall, müssen alle Änderungen dokumentiert werden.

Übersicht: Weitere Anbieter von Rechnungs-Software

Neben den genannten Programmbeispielen gibt es noch weitere potenziell interessante Rechnungsprogramme, die wir in der folgenden Liste verlinkt haben.

Rechnungsprogramme aus Deutschland:

• Agenda
  
• ALWIN Pro
  
• Auftrags-MANAGER
  
• Azuro
  
• baufaktura
  
• Billbee
  
• BuchhaltungsButler
  
• Collmex
  
• Comarch ERP XT
  
• DATEV
  
• Debitoor
  
• eBill Service
• EinfachX CREATOR
• EU-Rechnung
  
• Faktoora
  
• faktura.work*
  
• Fortytools*
• GetMyInvoices*
• Goodlance
  
• goFilemaker
  
• HERO Software*
  
• HS Auftragsbearbeitung
  
• invoiz
  
• kivitendo
• Kundenbuch
  
• MonKey Office
  
• Moser Software
  
• orgaMax
  
• PamBill
  
• portinvoice
• Quba
  
• RechnungPro X
  
• Sage
  
• SalesKing
  
• Sander & Doll Rechnungsprogramm für Handwerker
  
• SoftwareNetz Rechnung
• Success Control CRM
  
• weclapp
  
• Win-HaBu
  
• WinWorker
  
• WISO Mein Büro Rechnungen
  

Rechnungsprogramme aus Europa:

• 123RECHNUNG (Österreich)
• Accountable (Belgien)
• b2brouter (Spanien)
• Billit (Belgien)
• Dolibarr ERP/CRM (Frankreich)
  
• Smallinvoice (Schweiz)
• EasyFirma (Österreich)
  
• easyRechnung (Österreich)
  
• BIZsOFT (Österreich)
  
• bexio (Schweiz)
  
• EasyFirma (Österreich)
  
• KLARA (Schweiz)
  
• KingBill (Österreich)
  
• Faktum Faktura (Norwegen)
  
• Holvi (Finnland)
• Quonto (Frankreich)
  

Fazit

Es hängt vor allem von der Größe des Unternehmens und den jeweils benötigten Funktionen ab, welche der Software-Lösungen sich für Freelancer, Solo-Selbstständige, Kleinunternehmer oder Handwerker individuell am besten eignet. Da im B2B-Bereich zukünftig E-Rechnungen für Unternehmen verpflichtend sind, sollte darauf geachtet werden, dass die beiden Standards der elektronischen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD unterstützt werden.

Zu den beliebtesten Rechnungsprogrammen für Handwerksbetriebe mit einer mobilen Erweiterung für die Buchhaltung zählen sevDesk* und Lexware Office*. Handwerker, die viel unterwegs und vor Ort bei Kunden tätig sind, behalten mit diesen Rechnungsprogrammen per mobiler App alle Kontobewegungen, Rechnungen, Belege und Kontakte jederzeit gut im Blick.

Kleinunternehmer, die stark projektbezogen arbeiten, sollten einen Blick auf easybill* werfen, da hier nützliche Features für das Projektmanagement enthalten sind. Auch BillingEngine* und Zervant bieten zusätzlich eine kostenfrei nutzbare Grundversion für Kleinunternehmer an. Fakturama und open3A können als Open-Source-Lösungen ohne Begrenzung bei Kundenzahl oder Rechnungen kostenfrei für Rechnungen, Lieferscheine und Angebote verwendet werden.

Zusätzliche Funktionen, vom Steuerberater-Export und einem automatisierten Mahnwesen bis hin zu einer integrierten Zeiterfassung, haben Fastbill*, Billtano* und Papierkram* mit an Bord.

Unser Tipp: Einfach das ausgewählte Rechnungs-Tool erst einmal ausprobieren. Die meisten der hier vorgestellten GoDB-konformen Rechnungslösungen bieten eine kostenlose Testphase von mindestens 14 Tagen an.

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Redaktion & Aktualisierung: heise Download-Team