Vereinsmanagement-Software im Vergleich

Vereine werden meist von Ehrenamtlichen geleitet, die in ihrer Freizeit unzählige Aufgaben absolvieren – von der Verwaltung des Mitgliederbestandes über die Organisation von Veranstaltungen bis zum geordneten Management der Vereinsfinanzen. Es kostet viel Zeit und Engagement, einen Verein administrativ zu führen, egal ob es sich um einen Tennis- oder Golfclub, einen Fußballverein, einen Musikverein, einen Schach- oder Gartenverband handelt. Eine professionelle Vereinssoftware vereinfacht die Verwaltungsarbeiten in Vereinen und Organisationen. Wiederkehrende Aufgaben in der Vereinsführung lassen sich automatisieren und wesentlich schneller erledigen. Die Anschaffung einer Vereinsverwaltung kann durch einen schlankeren, digitalen Verein zu Kosteneinsparungen führen.

Vereinsmanagement-Software im Vergleich

Eine Tabellenkalkulation wie Excel ist zur Verwaltung von Vereinen längst nicht mehr praktikabel – professionelle Vereinssoftware bietet mehr als reine "Zahlenschubserei". Im Folgenden stellen wir spezialisierte Vereinsmanagement-Programme vor, die Vereinsvorständen, Funktionsträgern und Mitgliedern die (Zusammen-)Arbeit erleichtern.

Alle hier aufgeführten Dienste stammen aus dem deutschsprachigen Raum und stellen eine kostenlose Testphase oder eine Produktdemo bereit. Sie sind entweder an die DSGVO gebunden oder – im Falle der Schweizer Software ClubDesk – an das Schweizer "Bundesgesetz über den Datenschutz" (DSG), das von der EU als gleichwertig anerkannt wird.

ClubDesk: Online-Vereinsverwaltung mit Website-Baukasten

Die Online-Vereinssoftware ClubDesk* aus Basel in der Schweiz wird laut eigenen Angaben von über 15.000 Vereine und Non-Profit-Organisationen genutzt. Die All-in-one-Software verwaltet Mitglieder, Sponsoren und Kontakte und lässt sich zur Planung von Terminen und Veranstaltungen einsetzen. Module für das Dokumenten-Management sowie Rechnung und Buchhaltung sind ebenfalls an Bord. Als Besonderheit ist ein Baukasten für die eigene Vereinswebsite enthalten und Vereins-E-Mails können über einen eigenen Mailserver laufen.

Alle für den Verein wichtigen Kontakte lassen sich mit ClubDesk auf recht einfache Weise erfassen und verwalten. Über Rollen und Funktionen definieren die Vereinsverantwortlichen, wer auf welche Daten zugreifen darf. Für die Erstellung der Vereinshomepage stehen diverse Vorlagen und ein Baukastensystem zur Verfügung. Der Vereinsauftritt im Internet ist mit der Mitgliederverwaltung und dem Terminkalender verknüpft. Somit aktualisiert ClubDesk die Vereinshomepage automatisch, wenn sich etwa ein wichtiger Termin verschiebt oder sich bei einem Vorstandmitglied Adresse oder Telefonnummer ändern.

Die Vereinsbuchhaltung legt automatisch für alle Rechnungen und Zahlungseingänge entsprechende Buchungen an. Je nach der Größe des Vereins besteht die Wahl, ob dieser lediglich ein Kassenbuch oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung benötigt oder ob eine doppelte Buchhaltung mit Fremdwährungen und Mehrwertsteuer geführt werden soll. Das Online-Dokumentenarchiv bietet einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Vereinsdokumente. Einzelne Dokumente oder ganze Ordnerinhalte können dabei über die Webseite öffentlich gemacht oder auf bestimmte Mitglieder beschränkt werden.

Praktisch ist der Vereins-Mailserver, über den jedes Vereinsmitglied und alle in der Mitgliederverwaltung angelegten Mannschaften und Gruppen eine eigene Vereins-Mail-Adresse erhalten. Dies vereinfacht das gezielte Verschicken der Vereinskorrespondenz.

ClubDesk bietet Vereinen je nach Größe fünf unterschiedliche Varianten zur Auswahl. Für Vereine bis zu 50 Mitglieder ist die kostenfreie Version „ClubDesk Free“ verfügbar, die lediglich die Basisfunktionen aller Module aufweist. "ClubDesk S" spricht kleinere Vereine bis zu 100 Mitglieder an und kostet monatlich zehn Euro. "ClubDesk M" verwaltet für 16 Euro monatlich bis zu 250 Mitglieder und 50 weitere Kontakte. "ClubDesk L" für 28 Euro pro Monat nimmt bereits 500 Mitglieder und 200 zusätzliche Kontakte auf und "ClubDesk XL" als Version für sehr große Vereine kommt mit mehreren Tausend Mitgliedern und 500 weiteren Kontakten zurecht. Hier fallen monatliche Gebühren von 33 Euro an.

WISO MeinVerein Web: Vereinsverwaltung mit zertifiziertem Online-Banking

Aus dem Hause Buhl steht mit WISO MeinVerein Web* eine moderne Online-Vereinssoftware zur Verfügung, die sich selbst als "Deutschlands größte Plattform für Vereine, Clubs und Organisationen" bezeichnet und nicht nur für die Vereinsverwalter, sondern über eine kostenlose App auch für Vereinsmitglieder nutzbar ist. Ein erklärtes Ziel der Software ist es, Mitglieder untereinander, aber auch den Verein selbst mit Wissens- und Geldgebern zu vernetzen. So soll sich die Einnahmenseite des Vereins optimieren lassen.

Vorstand und Kassierer behalten mit dem digitalen Vereinsverwalter die Finanzen des Vereins gut im Blick. Für jedes Mitglied lässt sich der Beitrag individuell gestalten und die Zahlungsart hinterlegen. Beim Abbuchungsprozess werden die passenden Rechnungen automatisch erstellt. Alle Buchungen, Listen und Belege lassen sich exportieren und die Unterlagen papierlos an den Steuerberater schicken. Da ein BaFin-zertifiziertes Online-Banking direkt in die Vereinsverwaltung integriert ist, sind etwa Beitragsabrechnungen ohne separate Banken-Log-ins möglich. Zudem besteht die Möglichkeit über einen Förderprozess (inkl. QR Code Generierung) Gelder für den Verein einzunehmen.

Die Mitglieder- und Kontaktverwaltung erweist sich als recht übersichtlich. Die Vereinssoftware differenziert dabei zwischen Mitgliedern und externen Kontakten. Mit dem Terminmanagement koordinieren und planen die Vereinsverantwortlichen alle Vereinstermine. Die Vereinsmitglieder können bequem per Chat als zentrales Kommunikations-Tool kontaktiert werden, um sie in den Vereinsalltag einzubeziehen. Der Versand von regelmäßigen Newslettern und Mitgliederbefragungen erfolgt recht unkompliziert. Über ein Rollen- und Rechtemanagement können auch bei größeren Vereinen Zugriffe angepasst werden. Des Weiteren lässt sich die Organisation von Veranstaltungen durch freie Listen vereinfachen.

Die WISO MeinVerein Web Lizenz kann monatlich oder jährlich abgeschlossen werden. Bei jährlicher Nutzung verlängert sich die Lizenz um ein weiteres Jahr, sofern keine Kündigung erfolgt. Der Preis richtet sich nach der Anzahl der verwalteten Vereinsmitglieder: Bis zu 100 Mitglieder kosten zehn Euro netto monatlich, bei über 500 Mitgliedern werden 50 Euro fällig. Ein Förderprogramm in Zusammenarbeit mit dem Partner "Stifter-helfen" bietet einen Förderrabatt für ausgewählte Vereine.

Die kostenfreie Freemium-Version von WISO MeinVerein Web enthält Grundfunktionen wie Mitgliederverwaltung, Vereinsstruktur, Terminmanagement und Nachrichten. Es fehlen Features wie das Spenden- und Beitragswesen, Banking und Kasse, Rechnungen und Lastschriften, vorbereitende Buchhaltung und eine Finanzauswertung. Den Zugriff zum Vereinsportal, um sich mit anderen Vereinen zu vernetzen, die Option, einen eigenen Shop anzubinden sowie eine übersichtliche Website zu erstellen, erhalten jedoch auch die Freemium-Nutzer.

Vereine können mit einer kostenlosen 14-tägigen Testphase starten und dabei neben den Grundfunktionen auch den Finanzbereich testen.

Spartipp: Heise-Nutzer erhalten als Neukunde mit dem Gutscheincode heise25 exklusiv 25 Prozent Rabatt auf das Jahrespaket*. (Stand: 02.02.2024)

easyVerein: Flexible Cloud-Software für Vereine, Verbände und Organisationen

Bei easyVerein handelt es sich um eine flexible und vielseitige Cloud-Software für Vereine, Verbände und Non-Profit-Organisationen, die alle wichtigen Funktionen im Vereinsalltag abdeckt und den Verantwortlichen einiges an Arbeit abnimmt. Die aus Freiburg im Breisgau stammende Software ermöglicht es Vereinsmitgliedern, ihre Daten selbst verwalten, in Foren miteinander zu interagieren und Dateien freizugeben. Administratoren steht ein virtueller Konferenzraum mit Audio, Video und Bildschirmfreigabe zur Verfügung.

easyVerein lässt sich individuell an die Bedürfnisse des Vereins anpassen. Dazu stehen vier unterschiedliche Editionen bereit, die sich funktionell unterscheiden. "easyVerein Essentials" verfügt über eine Mitgliederverwaltung, einen Mitgliederbereich und eine mobile App, eine Adressverwaltung und Sitzungsprotokolle. Der Nutzer muss hier jedoch auf eine Dateiverwaltung, den Vereinskalender, die Buchhaltung sowie die Inventar- und Aufgabenverwaltung verzichten. Bei "easyVerein Community" fehlen die Funktionen Buchhaltung und Inventar- und Aufgabenverwaltung, wohingegen "easyVerein Office" Sitzungsprotokolle, Dateiverwaltung und Aufgabenverwaltung ausklammert. "easyVerein Professional" als Komplettversion unterstützt alle Funktionen der Vereinsverwaltung.

Entscheidend für die gezielte Auswahl der Vereinsverwaltung Software ist bei easyVerein zudem die Anzahl der Mitglieder. Bei bis zu 100 Vereinsmitgliedern fällt die Wahl auf "Small". "Medium" unterstützt bis zu 250 Mitglieder und "Large" bis zu 500 Mitglieder. Die Preisspanne der diversen Kombinationsmöglichkeiten reicht von "Essentials Small" für 7,14 Euro monatlich bis hin zu "Professional Large" für 41,99 Euro pro Monat, dies jeweils bei jährlicher Zahlung. Wer easyVerein testen möchte, nutzt die kostenlose, zeitlich unbeschränkte Demoversion, die bis zu zehn Mitglieder und weitere fünf Adressen aufnimmt.

MTH Vereinssoftware: Digitale Vereinsverwaltung auch offline

Die MTH Vereinssoftware besteht aus zwei Programmen, die von Vereinen einzeln oder im Paket gebucht werden können, dem "MTH Vereins-Manager" und dem "MTH Vereins-Profi". Die Software der Firma aus Laupheim in Baden-Württemberg wird laut Anbieter von rund 7.000 Vereinen genutzt.

Beim MTH Vereins-Manager handelt es sich um eine Mitgliederverwaltung, welche sich auch um den Beitragseinzug und fällige Rechnungen sowie um die Kommunikation mit den Mitgliedern kümmert. Weitere enthaltene Features sind unter anderem eine Dokumentenverwaltung, die Planung von Veranstaltungen sowie Datenimport und Verbandsmeldung.

Der MTH Vereins-Profi ist für die Vereinsbuchhaltung zuständig inklusive Jahresabschluss, GoBD, Betriebsprüfung, Kostenstellen, Bankimport, Umsatzsteuer, DATEV, Belege, Spenden und Anlagen.

Der Vereinsverwalter steht in zwei verschiedenen Varianten, einer „Onlineversion“ und einer „Offlineversion“ zur Verfügung, wobei der Funktionsumfang identisch ist. In der Offlineversion werden die Daten lokal auf dem Rechner gespeichert. In der Onlineversion können mehrere Personen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten angelegt werden.

Der MTH Vereins-Manager kostet ab 60 Euro netto pro Jahr. Der MTH Vereins-Profi ist für 50 Euro jährlich erhältlich. Vereine, die beide Programme benötigen, bezahlen mindestens 80 Euro pro Jahr. Hinzu kommen optionale Kosten für eine Online-Erweiterung, deren Preis nach den Mitgliederzahlen des Vereins gestaffelt ist. Für bis zu 250 Mitglieder fallen beispielsweise weitere 45 Euro an. Zwei Finanzpakete mit zusätzlichen Funktionen für die Vereinsbuchhaltung können ebenfalls dazu gebucht werden und kosten jeweils 25 Euro jährlich.

Demoversionen für Windows und MacOS stehen bereit, um die Funktionen des Vereinsverwalters zu testen.

Kurabu: Vereins-Veranstaltungen planen und monetarisieren

Kurabu vereint eine Verwaltungssoftware und eine Mitglieder-App. Die Stammdaten der Vereinsmitglieder lassen sich einfach und zentral über das Vereins-Dashboard verwalten. Auch die Beitragsabrechnung und die Vereinskommunikation erweisen sich in der Online-Vereinssoftware als recht unkompliziert. Die Kurabu-App sorgt dafür, dass Vereinsmitglieder alle Veranstaltungen und Termine via Smartphone abrufen können und auch gleich ihren digitalen Mitgliedsausweis immer dabeihaben.

Neben den gängigen Features eines digitalen Vereinsverwalters geht Kurabu auch neue Wege und bietet Vereinen Optionen für die Event-, Kurs- und Platzbuchung. Die aus Berlin stammende Vereinsverwaltungs-Software stellt Vereinen einige interessante Monetarisierungs-Möglichkeiten zur Verfügung, etwa Event-Registrierung und Ticketing und Sponsoren-Aktivierung. Zusätzliches Geld soll auch die Online-Spendenverwaltung in klamme Vereinskassen bringen. Diese stellt auch gleich die Spendenquittungen automatisch aus.

Der Online-Mitgliedsantrag von Kurabu soll den Vereinsbeitritt neuer Mitglieder besonders einfach und unbürokratisch gestalten und den Vereinsverantwortlichen unnötige Zeit und Verwaltungsaufwand bei der Werbung von Neumitgliedern ersparen.

Die Preisstruktur ist bei Kurabu recht einfach gehalten und richtet sich ausschließlich nach der Mitgliederzahl. "Kurabu S" für bis zu 150 Mitglieder kostet 29 Euro monatlich, "Kurabu M" für bis zu 300 Mitglieder gibt es für 49 Euro pro Monat. Größere Vereine bis zu 700 Mitglieder bezahlen monatlich 99 Euro für "Kurabu L".

Vereinsplaner: Vereinsverwaltung mit Mobil-App, Chat und Umfragen

Der Vereinsplaner lässt sich wahlweise im Webbrowser oder via App verwenden. Aktuell nutzen laut Hersteller rund 6.500 Vereine aus deutschsprachigen Ländern die aus Linz in Österreich stammende Vereinssoftware.

Die Funktionen der Vereinsverwaltung sind durchdacht und modern gestaltet. Sie reichen von den Standardfeatures in der Mitglieder-, Termin-, Inventar- und Finanzverwaltung bis zu einem ansprechenden Berichtsmodul für Analysen und Auswertungen. Ein eigener Cloud-Speicher ist im Vereinspaket enthalten, zehn Gigabyte für jeweils 100 Mitglieder.

Positiv hervorzuheben ist die schicke mobile App als Sprachrohr für die Mitglieder des Vereins. Die Vereinsapp dient vor allem als Zusatzangebot für Mitglieder, die alle Informationen zum Vereinsleben schnell abrufen möchten. Die Vereinsmitglieder können sich auf diese Weise beispielsweise über anstehende Termine und Veranstaltungen informieren. Ein weiteres Highlight ist der Mitgliederchat, der nach dem Vorbild von Messengern wie WhatsApp gehalten ist. Auf diese Weise können alle Vereinsmitglieder schnell und unkompliziert miteinander kommunizieren.

Gelungen erscheint auch die einfache News-Verwaltung, mit welcher alle Mitglieder bei den Nachrichten zum Vereinsleben auf dem Laufenden gehalten werden. Ein weiteres interessantes Feature sind die Umfragen, mit denen der Vorstand den gesamten Verein in die Entscheidungsfindung einbeziehen kann. Der Hersteller verfolgt beim Vereinsplaner den Ansatz, dass die Mitglieder zentral ins Vereinswesen eingebunden werden.

Für Kleinstvereine unter 15 Mitgliedern steht der Vereinsplaner kostenfrei zur Verfügung. Vereine mit einem Mitgliederbestand bis zu 50 Personen greifen zum "Vereinsplaner Pro" für 8,25 Euro pro Monat und ab 100 Mitgliedern zum "Vereinsplaner Premium" für 12,42 Euro monatlich. Für jeweils 100 weitere Mitglieder wird ein "Premium Plus Zusatzpaket" gebucht, für welches Zusatzkosten in Höhe von 4,17 Euro monatlich anfallen. Ein Verein, der über 500 Mitglieder verfügt, muss somit vier solcher Zusatzpakete erwerben und bezahlt insgesamt 29,10 Euro monatlich.

Funktionen einer digitalen Vereinsverwaltung

Vereinssoftware ermöglicht und vereinfacht insbesondere die Verwaltung von Mitgliederdaten, die Beitragsabrechnung und die Terminplanungen. Neben diesen Grundfunktionen gibt es weitere Features, die – abhängig vom individuellen Einsatzzweck – nützlich sein können.

Zentrale Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederverwaltung ist die Basis einer jeden Vereinssoftware. Neben der reinen Aufnahme aller relevanten Mitgliedsdaten sollte die Mitgliederverwaltung dabei über clevere Sortier-, Filter- und Suchfunktionen verfügen. Gerade das leicht zugängliche und geordnete Management aller Vereinsangehörigen in einer übersichtlichen Mitgliederdatenbank ist von elementarer Bedeutung, um alle wichtigen Informationen wie Namen, Adressen, Telefonnummern, die Bezahlung der Beiträge und den aktuellen Mitgliederstand schnell und einfach abrufen zu können. Auf diese Weise ist der Vereinsvorstand immer über die Gesamtzahl der Vereinsmitglieder, die neu in den Verein eingetretenen Personen sowie die Kündigungen der Mitgliedschaft auf dem Laufenden.

Finanzen und Mitgliedsbeiträge überblicken

Ein Verein lebt bekanntlich von den Mitgliedsbeiträgen der Vereinsangehörigen. Daher gehört die Verwaltung der Finanzen und Beiträge und die Vereinsbuchhaltung zu den wichtigsten Funktionen einer Vereinsverwaltungs-Software. Diese sollte dem Finanz- und Kassenwart jederzeit einen guten Überblick über den aktuellen Kassenstand und die noch ausstehenden Mitgliedsbeiträge geben.

Digitale Kassenbücher und Buchhaltungsfunktionen erteilen Aufschluss über alle Beitragszahlungen und Einnahmen sowie über die Ausgaben des Vereins und die fälligen Rechnungen. Anspruchsvolle Vereinslösungen verfügen zudem über Online-Banking-Schnittstellen, um Beitragszahlungen automatisch zu verfolgen sowie über Schnittstellen zu DATEV und Elster.

Termine & Veranstaltungen planen und kommunizieren

Die Vereinskommunikation zählt zu den wichtigsten Aufgaben der digitalen Vereins- und Mitgliederverwaltung. Eine professionelle Vereinsverwaltungs-Software sollte dabei behilflich sein, Termine, Events und Vereinssitzungen zu planen und die Mitglieder eines Clubs automatisch per E-Mail über Vereinsnachrichten oder anstehende Veranstaltungen informieren. Auf diese Weise haben alle Vereinsmitglieder in einem digitalen Vereinskalender den Überblick, welche Aktivitäten, Veranstaltungen und Events innerhalb des Vereins anstehen.

Nützlich sind digitale Teilnehmerlisten, damit die Vereinsverantwortlichen einschätzen können, wie viele Personen an den jeweiligen Terminen teilnehmen. Eine hochwertige Vereinsverwaltungs-Software sollte nicht nur über die Option verfügen, Massen-E-Mails an die Vereinsmitglieder zu verschicken und die Mitglieder per Newsletter über alle Interna auf dem Laufenden zu halten, sondern auch eine Plattform bieten. über die Mitglieder untereinander oder mit dem Vorstand in Kontakt treten können. Der optimierte Mitgliederaustausch in der Vereinssoftware kann auch zu einer höheren Mitgliederzufriedenheit führen.

Hilfreiche Zusatzfunktionen

Nützlich sind neben den Standardfunktionen unter Umständen spezielle Funktionen wie ein Vereins-Messenger oder integrierte Videokonferenzlösungen für Sitzungen und Meetings, die bei einigen der digitalen Vereinsverwalter enthalten sind. Praktisch sind auch ein eigener Cloud-Speicher für wichtige Vereinsdokumente, eine Material-, Inventar- und Lagerverwaltung innerhalb des Vereins und ein spezielles Projektmanagement für Vereinsaufgaben.

Eine Dokumentenverwaltung sorgt in der Vereinssoftware für den schnellen Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen. Diese können in der Vereinsverwaltung digital abgelegt werden. Einige Vereinsprogramme ermöglichen zudem, die eigene Vereinshomepage zu erstellen und automatisch zu aktualisieren.

Fazit

Die von uns getesteten Softwarelösungen für Vereine unterscheiden sich erheblich hinsichtlich der enthaltenen Funktionen und Zielrichtungen. Jeder der vorgestellten Vereinsmanager hat dabei andere Stärken und Besonderheiten: Der Vereinsplaner* besticht durch Spezialfunktionen wie Mitgliederchat und Umfragen, welche die Vereinsmitglieder stärker einbeziehen. ClubDesk* enthält einen eigenen Baukasten für ansprechende Vereinswebsites. easyVerein verfügt über einen virtuellen Konferenzraum und ermöglicht den Vereinsmitgliedern, ihre Daten selbst zu verwalten und in einem Mitgliederforum zu interagieren.

Wer eine Windows- oder Mac-Version anstatt einer Cloud-Vereinsverwaltung bevorzugt, greift zur MTH Vereinssoftware. WISO MeinVerein Web* stellt den Vereinsverantwortlichen eine moderne und intuitive Oberfläche für alle Aufgaben zur Verfügung, die beim Vereinsmanagement anfallen. Kurabu legt den Fokus auf eine unkomplizierte Vereinskommunikation, Social Network Funktionen und clevere Monetarisierungsmöglichkeiten wie Event-Registrierung, Ticketing und Sponsoren-Aktivierung. Vorteilhaft für Vereine ist hier auch die Option der Online-Mitgliedsanträge.

Weitere Vereinsverwaltungen aus Deutschland und Europa:

Es gibt eine große Anzahl weiterer Anbieter für Vereinsverwaltungs-Software. Da wir nicht alle detailliert vorstellen können, haben wir zusätzlich zu den genannten Programmbeispielen weitere potenziell interessante Vereinsverwalter in der folgenden Liste verlinkt. Im Sinne der DSGVO und des gemeinsamen Vertragsrechts haben wir uns auf Dienste aus dem deutschsprachigen Raum konzentriert.

• Admidio
  
• Bileico
  
• BuchhaltungsButler
  
• campai
  
• Clubee
  
• Collmex
  
• Fairgate
  
• gettup
  
• GLS Vereinsmeister
  
• GRÜN ClubHero
  
• IntelliVerein
• JVerein
  
• Linear Online-Vereinsverwaltung
  
• Netxp: Verein
  
• Nexiga Website
  
• OrgaMAX
  
• Sewobe VereinsManager
  
• SportMember
  
• SPORTMEO
  
• S-Verein
  
• Unsere Vereinssoftware
  
• VereinOnline
• Vereinsstunden
  
• Vereinswelt
  
• webling
  

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Redaktion & Aktualisierung: heise Download-Team

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