Vergleich: Die beste Transkriptionssoftware

[Update 08.09.2025]: Dieser Beitrag wurde 2021 veröffentlicht und zuletzt im September 2025 umfangreich überarbeitet.

„Fräulein, zum Diktat!“ Diese Zeiten sind zum Glück vorbei: Einerseits, weil das Wort „Fräulein“ zu Recht verpönt ist. Und andererseits, weil sich auch die Zeiten des Diktats dem Ende neigen. Stattdessen kann einfach eine Audioaufzeichnung erstellt und anschließend in Text überführt werden – und das auf Wunsch vollautomatisch oder als Unterstützung für die manuelle Transkription.

Transkriptionssoftware oder Transkriptionshilfe?

Allerdings ist Transkriptionssoftware nicht gleich Transkriptionssoftware, man muss Spracherkennung von Transkriptionshilfen unterscheiden. Die klassische Form der Transkription, also des Umschreibens von Wort in Text, ist natürlich das klassische Diktat. Mit zunehmender technologischer Entwicklung konnte das dank Diktiergerät und Schreibmaschine bald zeitversetzt erfolgen. Diese händische Verschriftlichung unterstützen einfache Transkriptionsprogramme: Diese bestehen aus einem Audio-Player mit verschiedenen Wiedergabegeschwindigkeiten und ausgefeilter Spul-Funktion. Manchmal sind sie sogar über Fußpedale steuerbar und helfen so, die Audio-Wiedergabe an das eigene Tipp-Tempo anzupassen. Eine Steigerung dieser Transkriptionshilfen sind die automatischen Transkribierer, sogenannte Speech-to-Text-Lösungen.

Software für automatische Transkription

Integriert man eine Spracherkennung in ein Transkriptionsprogramm, spart man sich das Abtippen komplett und lässt die Software das gesprochene Wort automatisch in Text umwandeln. Die Software erkennt sie Sprache und überführt sie in Text. Entsprechende Produkte sind schon lange verfügbar und relativ treffsicher, was die Umsetzung von Sprache in Text angeht.

Eine besondere Herausforderung stellen aber Bereiche mit Fachvokabular dar – etwa die Medizin oder allgemein die Wissenschaft. Auch Gespräche mit vielen Teilnehmern, die möglicherweise noch undeutlich oder mit Dialekt sprechen, unterbrochen werden oder gleichzeitig reden, stellen klassische Speech-to-Text-Lösungen mit einfacher Texterkennung oder auch Machine-Learning in der Regel vor deutliche Probleme.

Transkriptionssoftware im Vergleich

Trint: KI-gestützte Transkription mit Kollaboration

Firmensitz: Großbritannien | Gratis-Nutzung: 7-Tage-Testversion | Abo: ab 48,00 € / Monat

Das in London entwickelte Trint zählt zu den KI-gestützten Transkriptionslösungen und verspricht eine Genauigkeit von 99 Prozent, inklusive Sprechererkennung. Trint richtet sich an Content-Creators und Unternehmen und unterstützt dabei über 70 Sprachen und erstellt sowohl aus Audio- als auch aus Videodateien Transkripte. Damit eignet er sich zum Beispiel gut dafür, Podcasts oder Interviews zu verschriftlichen. Diese können dann auch gleich in bis zu 50 Sprachen übersetzt werden.

In höheren Tarif Advanced bietet Trint zudem Live-Transkription von bis zu einer Stunde im Monat an, zudem gibt es hier keine Beschränkungen der Transkript-Menge, sprich: Es können beliebig viele Dateien transkribiert werden. Ebenfalls erst ab dem Advanced-Tarif gibt es eine Möglichkeit, Videos automatisch mit Untertiteln zu versehen, inklusive einer Schnittstelle für Schnittsoftware wie Adobe Premiere Pro. Praktisch sind zudem die Kollaborationsfunktionen, mit denen bis zu drei Personen an einem Transkript arbeiten können. Der Editor hilft dabei, den ausgegebenen Text manuell zu glätten. Und wer mag, kann das Transkript auch als Office-Dokument ausgeben lassen.

Fazit: Trint ist ein leistungsfähiges Transkriptionstool für Vielnutzer, die mit ihren Inhalten die nötigen Umsätze generieren, um die recht hohen monatlichen Gebühren zu stemmen.

Otter.ai: Der Meeting-Helfer

Firmensitz: USA | Gratis-Nutzung: Basic-Tarif | Abo: ab $16,99 / Monat

Die KI-Speech-to-Text-Lösung Otter.ai stammt aus den USA und hat sich auf das Transkribieren von Meetings spezialisiert: Otter.ai besitzt nicht nur KI-gestützte Sprechererkennung, sondern kann auch im Stil von Siri oder Alexa vergangene Meetings abfragen. Otter.ai transkribiert kleine und große Meetings mit hoher Präzision und fasst diese auf Wunsch zusammen. Zudem kann Otter sich in gängige Office-Tools von Microsoft und Google einklinken. Eine angeschlossene LLM im Stil von ChatGPT kann zudem bei der Lösung von Problemen oder Nachfragen helfen.

Der Anbieter richtet seine Dienstleistung vordergründig an Unternehmen; insbesondere die Bereiche Sales und Recruiting können vom Einsatz profitieren. Allerdings nicht nur: Auch Studenten und Journalisten können von der Transkription in Form des sogenannten Real-Time Note-Taking profitieren. Zudem kann die KI Inhalte zusammenfassen, Notizen aufnehmen und beim Schreiben und der Recherche unterstützen.

Fazit: Otter.ai eignet sich hervorragend als Speech-to-Text-Lösung in Unternehmen, für Studierende oder Journalisten und überzeugt mit attraktiven Preisen.

Amberscript: DSGVO-konforme Transkription und Untertitel-Erstellung

Firmensitz: Niederlande | Gratis-Nutzung: Testversion | Abo: ab 8,00 € / Stunde

Legt man Wert auf EU-Datenschutz-Standards, dann ist das niederländische Unternehmen Amberscript einen Blick wert: Der Anbieter hat sich auf automatische, aber auf Wunsch auch menschengemachte Transkripte spezialisiert und wird gerne von Medien und Universitäten in Deutschland eingesetzt. In einem ersten Schritt wird das Transkript mit einer Genauigkeit von laut Anbieter rund 85 Prozent per KI erstellt. Bis zu 90 Quellsprachen inklusive Sprechererkennung sind hier möglich, Fehler der KI können bequem per Editor behoben werden. Ist ein genauere Transkription erwünscht, kann auch eine „professionelle“ Transkription erfolgen: Die wird tatsächlich von Menschen gemacht und ist dementsprechend langsam und teuer, dafür aber auch sehr genau. Preise für diese Dienstleistung müssen daher auch individuell angefragt werden.

Sowohl bei der KI- als auch bei der menschlichen Transkription muss sich Amberscript – anders als so mancher nicht-europäischer Anbieter – an die DSGVO halten. Hinzu kommt die Möglichkeit, den Dienst nicht nur als Abo, sondern Prepaid zu verwenden: Wer möchte, kann Stundenkontingente einkaufen und verbrauchen. Klassische Abos sind aber auch möglich und wie so oft heutzutage deutlich günstiger für Nutzer, die sich lange binden wollen.

Fazit: Amberscript ist eine attraktive Transkriptionslösung für Wissenschaftler, Journalisten, Podcaster, Filmemacher oder Agenturen, die Wert auf Datenschutz legen. Der Dienst kann kostensparend nach Bedarf eingesetzt werden.

Whisper AI: Transkription von OpenAI

Firmensitz: USA | Gratis-Nutzung: 5 Minuten / Monat | Abo: ab $4,99 / Monat

Wer an KI denkt, denkt oft an das US-amerikanische Unternehmen OpenAI. Deren Chatbot ChatGPT kann nicht wirklich für die Transkription eingesetzt werden, jedoch gibt es mit Whisper eine spezialisierte Transkriptionssoftware aus gleichem Hause. Whisper unterstützt nicht nur Live-Aufnahmen von bis zu drei Stunden, sondern kann auch Audio-Dateien mit bis zu 500 Megabyte Umfang transkribieren. Dabei unterstützt der Dienst über 100 Sprachen und ist natürlich in der Lage, Sprecher zu unterscheiden. Praktisch bei Whisper ist zudem die Möglichkeit, auf bekannte OpenAU-KI-Funktionen zuzugreifen, etwa um das Meeting oder das Gespräch zusammen zu fassen. OpenAI verspricht bei der Spracherkennung eine Genauigkeit von 99 Prozent, womit der Dienst manchem Mitbewerber überlegen ist. Die volle Leistungsfähigkeit des Dienstes ist zwar schon im kostenlosen „Free“-Paket vorhanden, allerdings sind Transkripte hier auf fünf Minuten im Monat beschränkt. Auch der Premium-Tarif für 4,99 Euro ist stark beschränkt, hier können gerade einmal 60 Minuten pro Monat transkribiert werden, was für ein bis zwei kürzere Meetings reicht. Wer mehr braucht, muss dementsprechend zum Pro-Tarif greifen: Hier sind alle Features des Dienstes – inklusive Upload großer Dateien – an Bord und es gibt keine Nutzungsbeschränkung mehr.

Fazit: Whisper von OpenAI ist spezialisiert auf das Transkribieren von Meetings. Daher ist es vor allem im Business-Context eine interessante und zudem mit 9,99 US-Dollar/Monat für die uneingeschränkte Vollversion eine sehr preiswerte Alternative.

Sally: Deutsche Alternative zu Whisper

Firmensitz: Deutschland | Gratis-Nutzung: 4 Wochen Test-Tarif | Abo: ab 8,00 € / Monat

Auch der KI-gestützte Transkriptionsservice Sally aus Deutschland ist auf Meetings spezialisiert, bietet dabei aber deutlich mehr als die Lösung von OpenAI: Neben der Sprecherkennung und der Unterstützung von über 35 Sprachen gibt es hier schon im Starter-Tarif 1200 Minuten Transkription im Monat. Zudem kann Sally direkt aus MS Teams, Google Meet und Zoom aufzeichnen. Der Service kann zudem auch Video-Dateien transkribieren. Gut gelöst ist die Möglichkeit, einen benutzerdefinierten Wortschatz zu hinterlegen: Dadurch wird der KI unter anderem die Erkennung von Fachtermini oder besonderen Namen deutlich erleichtert. Sally kann Meetings auf Wunsch zusammenfassen und besitzt zudem eine Aufgabenerkennung, die es ermöglicht, im Meeting genannte Aufgaben zu erkennen und zu notieren.

Wer in den höheren Tarif Team (ab 34 € pro Monat) wechselt, erhält zudem die Möglichkeit, Meetings mithilfe der KI vorzubereiten, Vertriebsanalysen zu erstellen und Qualitätsbenchmarks abzufragen. Im Enterprise-Tarif kommen Aufgabenerkennung in E-Mails, teamübergreifende Meeting- und Aufgaben-Dashboards und deutlich verbesserte KI-Leistung zum Einsatz. Sally bietet sich damit vor allem als EU-datenschutzkonforme Alternative zu den US-Diensten an und kann für Unternehmen eine echte Hilfestellung sein.

Fazit: Mit Sally finden Unternehmen, die Wert auf europäische Datenschutzstandards legen, einen deutschen Anbieter. Sally ist für alltägliche Business-Aufgaben optimiert und kann eine deutliche Stütze bei der Produktivität im Unternehmen sein.

Linguatec Voice Pro Transcription: Transkription ohne Cloud

Firmensitz: Deutschland | Gratis-Nutzung: keine | Kauf: 499,00 € (einmalig)

Wem die ganze Cloud-KI nicht geheuer ist, etwa weil er mit sensiblen Daten oder Informationen arbeitet, findet in Linguatec Voice Pro Transcription die Lösung: Die KI-gestützte Diktier- und Transkriptionssoftware aus Deutschland läuft komplett lokal, ohne Cloud-Anbindung oder Abo. Das muss jedoch nicht bedeuten, dass das Tool weniger leistungsstark ist: Die Linguatec-Lösung unterstützt über 50 Sprachen und besitzt laut Anbieter eine hohe Erkennungsgenauigkeit, auch bei Sitzungen, Seminaren oder Konferenzen. Trotz fehlender Cloud müssen Nutzer nicht auf Komfort-Features wie die integrierte Protokollerstellung, die Möglichkeit, Videos mit Untertiteln zu versehen oder die internationale Transkription – also die Übersetzung von und in mehrere Sprachen – verzichten.

Wie bei allen KI-Tools sollte auch bei Linguatec anschließend noch ein Mensch über das Transkript schauen: Voice Pro Transcription unterstützt deshalb die parallele Ausgabe von Aufzeichnung und Transkription plus Steuerung über Pedale.

Fazit: Linguatec hat sich schon lange als Diktier- und Transkriptionssoftware bewährt. Der größte Vorteil der aktuellen KI-Lösung des Anbieters ist, dass die Daten mit Sicherheit im Unternehmen bleiben.

NCH Express Scribe: Manuelle Transkriptionssoftware

Firmensitz: Australien | Gratis-Nutzung: keine | Abo: ab 129,00 € / Jahr

Das australische Express Scribe* ist eine ganz klassische Transkriptionssoftware, die zwar keine Spracherkennung besitzt, dafür aber das manuelle Transkribieren deutlich erleichtert: Das Programm unterstützt das Abspielen in verschiedenen Geschwindigkeiten und passt dabei die Tonhöhe an, besitzt eine Unterstützung für verschlüsselte Diktatdateien und kann sogar mit einer Vielzahl analoger und digitaler Sprachrekorder und anderer Audio- und Videoquellen zusammenarbeiten. Zudem können Audioaufzeichnungen jederzeit über beliebige Quellen – etwa E-Mail, FTP oder Intranet – übernommen werden. Bei Bedarf kann das Programm diese auch automatisch abrufen.

Interessant ist die Unterstützung für USB-Fußschalter, mit denen die Wiedergabe gesteuert werden kann, ohne die Hände von der Tastatur nehmen zu müssen. Eine Textverarbeitung ist mit an Bord, Express Scribe arbeitet aber auch mit Word, Lotus WordPro und anderen Windows-Textverarbeitungsprogrammen zusammen. Dabei erlaubt das Tool auch Kurzbefehle, mit deren Hilfe wiederkehrende Textbausteine per Tastenkombination eingefügt werden können.

Fazit: Auch, wenn manuelle Transkripte in nicht allzu ferner Zukunft unnötig sein werden: Wer sie noch durchführt, findet in Express Scribe einen leistungsfähigen Partner.

Nuance Dragon: Der Altmeister im Hintertreffen

Firmensitz: USA | Gratis-Nutzung: keine | Preise: auf Anfrage

Wenn es um Spracherkennung und Transkription geht, ist der Hersteller Nuance mit seinen Dragon-Produkten sicherlich einer der bekanntesten Anbieter von Transkriptionssoftware – und schon lange vor KI auf dem Markt. Das Unternehmen wurde 2021 von Microsoft (USA) übernommen, die Software Dragon Professional kann damit auf die leistungsstarke Microsoft-Infrastruktur zugreifen, kam jedoch in letzter Zeit gegenüber den KI-Mitbewerbern etwas ins Hintertreffen. Dennoch sind die Nuance-Produkte für ihre hohe Leistung bekannt. Microsoft bietet die Software zwar derzeit noch für Profis und Unternehmen an, die Versionsnummer der lokal installierbaren Variante dümpelt aber seit Jahren bei v16. Leistungsstärker ist die Cloud-Variante.

Was Microsoft genau mit dem Anbieter vorhat, ist bislang nicht sicher. Höchstwahrscheinlich wird das Know-How in anderen Microsoft-Produkten wie Office integriert. Der große Vorteil der Dragon-Produktlinie ist jedoch nach wie vor der hohe Nutzwert mit Blick auf Compliance, zumal es eine spezialisierte Fassung für den juristischen Bereich gibt („Dragon Legal“). Auch für den medizinischen Bereich existiert eine eigene Edition („Medical One“).

Fazit: In Anbetracht der schnellen Entwicklung echter KI-Tools ist der einstige Platzhirsch ins Hintertreffen geraten. Es bleibt zu hoffen, dass Microsoft die starke Marke Dragon mit moderner KI ins Leben zurückruft.

Hintergrund: Transkription und KI

Seit dem KI-Boom im Jahr 2023 sind eine Vielzahl von KI-gestützten Transkriptionslösungen auf den Markt gekommen. Die sind der klassischen automatischen Transkription um Welten überlegen: Die KI ist nicht nur deutlich treffsicherer, sondern auch in der Lage, verschiedene Sprecher zu unterscheiden, und das sogar in vielen verschiedenen Sprachen. Die KI-Entwicklung hat in den vergangenen Jahren so große Fortschritte gemacht, dass das Transkribieren selbst komplexer Gespräche – etwa von Meetings, Interviews oder Podcasts – häufig optimal funktioniert.

Allerdings sind auch KI-gestützte Spracherkennungs- und Transkriptionstools nicht gegen Fehler gefeit: Auch moderne KI-Systeme stolpern über Dialekt, Sprachauffälligkeiten oder -einschränkungen, Slang und vor allem Fachtermini oder neue Begriffe. Zudem steht und fällt die Qualität der Transkription natürlich auch mit der Qualität der Aufzeichnung: Schlechte Raumakustik, starke Störgeräusche oder nicht optimale Mikrofon-Setups bringen auch KI-Tools schnell an ihre Grenzen.

Der Grund liegt auf der Hand: KI-Systeme, so ausgefeilt sie auch sein mögen, setzen auf Mustererkennung und einen riesigen „Erfahrungsschatz“ von Trainingsdaten. Geben diese das Gewünschte nicht her, kommt es zu Fehlern, während menschliche Hörer die Fehlstellen normalerweise problemlos aus dem Kontext ergänzen können. Je nach Anbieter sind solche Systeme mal besser, mal schlechter.

Chatbots können es (noch) nicht

Wer jetzt denkt: Ah, KI, da nehme ich doch einen Chatbot wie ChatGPT: Ja, grundsätzlich ist die weltweit führende Künstliche Intelligenz dazu in der Lage, schon weil sie gesprochene Anweisungen verstehen kann. Doch in der Praxis sind die universalen Chatbots der bekannten LLMs, darunter Microsoft Copilot, Google Gemini oder Claude, nicht in der Lage, komplexe Speech-to-Text-Funktionen zu übernehmen.

Spracherkennung ist nicht automatisch Transkriptionssoftware!

Das ist ein ähnliches Problem wie bei den Sprachassistenten Alexa, Cortana, Google Assistant oder Siri: Die können zwar Sprache erkennen und Anweisungen folgen, mit oder ohne KI-Hintergrund. Doch für längere Transkriptionsaufgaben fehlen ihnen schlicht die Kapazitäten: Sie sind Spracherkennungs-Lösungen, aber eben keine Speech-to-Text-Lösungen, so zumindest der aktuelle Stand. Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass die Hersteller von Sprachassistenten, die gleichzeitig auch KI-Lösungen anbieten, diese Dienste künftig zusammenführen. Apple möchte zum Beispiel Siri in kommenden Betriebssystem-Versionen mit KI ausstatten. Ob die Lösung dann live oder aus einer Audiodatei heraus transkribieren kann, steht aber auf einem anderen Blatt.

Spezialisierte Transkriptionssoftware ist die beste Lösung – mit oder ohne KI

Deshalb sind spezialisierte Lösungen so gut wie immer die bessere Wahl. Die wohl bekanntesten sind dabei die Lösungen des kürzlich von Microsoft übernommenen Anbieters Nuance, der sich seit Jahren auf die Produktion von Spracherkennung spezialisiert hat und diese sowohl cloud-gestützt als auch lokal für mehr Datenschutz anbietet. Dementsprechend hat der Anbieter auch spezialisierte Software für verschiedene Themenbereiche im Sortiment: Es gibt Varianten speziell für die Transkription juristischer oder medizinischer Unterlagen. Anwendungen also, in denen besonders gute Fremdsprachen-Fähigkeiten oder Fachtermini wichtig sind. Neben Nuance gibt es natürlich noch eine Reihe von anderen Apps und Anbietern, die jeweils eigene Lösungen im Sortiment haben. Dabei haben die eng mit KI-Sprachmodellen verzahnten Transkribierer dem ehemaligen Primus Nuance deutlich Marktanteile abgenommen.

Fazit: KI hat den Markt komplett umgekrempelt

Noch vor wenigen Jahren hatten Unternehmen und Privatnutzer bei der Transkription im Grunde zwei Möglichkeiten: Manuelle Transkripte von Menschen erstellen (lassen). Oder auf eine automatische Profi-Lösung wie Nuance Dragon ausweichen, die nicht nur teuer, sondern in komplexen Set-ups oft auch wenig treffsicher war. KI hat dieses Problem binnen kürzester Zeit nahezu vollständig gelöst: Die Künstliche Intelligenz erkennt zuverlässig mehrere Sprecher, gibt die Transkripte in Windeseile aus und kann sie nicht nur zusammenfassen, sondern auch Informationen extrahieren – und das zu einem Bruchteil der Kosten und des Zeitaufwands, der noch 2020 nötig gewesen wäre.

Kein Wunder also, dass KI-Tools in diesem Bereich boomen. Alle hier vorgestellten KI-Lösungen arbeiten in der Praxis gut. Für Nutzer und Unternehmen ist es daher primär eine Frage der Features und des Preises, zu welcher der Lösungen sie greifen. Zudem entwickelt sich der Markt derzeit rasant: Eine pauschale Empfehlung für einen der Dienste geben wir daher bewusst nicht heraus.

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Redaktion & Aktualisierung: heise Download-Team