[Werbung] Wie du offene Stellen schneller besetzt mit Talenten im Ausland

Hat dein Unternehmen Schwierigkeiten, geeignete Kandidat:innen zu finden? Auf dem internationalen Arbeitsmarkt erwartet dich ein vielfältiger Talentpool. Um ihn zu nutzen, musst du aber zuerst einige grundlegende Fragen klären. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du Arbeitsgesetze in anderen Ländern einhältst, wie du sicherstellst, dass deine Stellenbeschreibungen den lokalen Vorschriften und Erwartungen entsprechen und wann du Freelancer:innen beauftragen oder doch lieber Mitarbeiter:innen einstellen solltest. Wir zeigen dir, wie du mit der zu erwartenden Zahl von Bewerbungen umgehen kannst, und stellen dir die Vorteile einer Global-Hiring-Plattform vor.

Stelle sicher, dass du Mitarbeiter:innen in anderen Ländern legal einstellen kannst

Bevor du dich auf die Personalsuche im Ausland machen kannst, solltest du die nötigen Grundlagen schaffen. Kläre zuerst einige rechtliche Fragen:

1. Soll ich eine eigene Niederlassung gründen oder einen Employer of Record (EOR) beauftragen?

Bevor du dein Team über die Grenzen Deutschlands hinaus vergrößerst, musst du eine grundlegende Entscheidung treffen: Solltest du eine Niederlassung im neuen Land gründen oder lieber mit einem Employer of Record (EOR) zusammenarbeiten? Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Je nach Standort kann die Gründung einer Niederlassung sehr langwierig und kompliziert sein. Sie bietet dir aber auch ein Höchstmaß an Autonomie. Ein EOR kümmert sich wiederum um alle rechtlichen und administrativen Aspekte und vereinfacht dadurch den Einstellungsprozess.

2. Brauchen meine neuen Mitarbeiter:innen Visa? Und wenn ja, welche?

Abhängig vom Land benötigen deine Angestellten eventuell gültige Aufenthaltstitel und/oder Arbeitsvisa, um überhaupt für dich arbeiten zu können. Die Visavoraussetzungen sind in den einzelnen Ländern sehr unterschiedlich. Informiere dich also sorgfältig im Voraus.

3. Wie halte ich das lokale Steuerrecht und andere Gesetze ein?

Jedes Land hat ein eigenes Steuersystem, das du gut kennen solltest, wenn du dort Mitarbeiter:innen einstellen möchtest. Steuergesetze sind immer sehr kompliziert. Lass dich daher unbedingt von Expert:innen beraten.

4. Wie funktioniert die Gehaltsabrechnung?

Du musst ein System für die Gehaltsabrechnung einrichten, das alle lokalen Vorschriften einhält. Es muss in der Lage sein, die auszuzahlenden Gehälter korrekt zu berechnen und alle gesetzlichen Abzüge wie Steuern und Sozialbeiträge einzubehalten und abzuführen. Softwareplattformen wie Remote* sorgen automatisch für Rechtssicherheit, übrigens auch bei der Bezahlung von Freelancer:innen.

5. Welche kulturellen und sprachlichen Unterschiede gibt es?

Ein weiterer wichtiger Aspekt für internationale Teams sind Sprache und Kultur. Teammitglieder aus verschiedenen Ländern interagieren und arbeiten häufig unterschiedlich, sodass du den Managementstil individuell anpassen solltest.

Lokale Stellenbeschreibungen

Deine Stellenbeschreibungen müssen den lokalen Gesetzen und Gepflogenheiten entsprechen, damit du gleich auf dem richtigen Fuß beginnst. Stelle sicher, dass deine Stellenbezeichnungen und -anforderungen nicht gegen das Gesetz verstoßen. Vermeide Ausdrücke, die als diskriminierend empfunden werden können, und nenne keine Anforderungen, die im jeweiligen Land als unfair wahrgenommen werden oder sogar illegal sind. Eine präzise Stellenbeschreibung, die keine Fragen offen lässt, setzt die richtigen Erwartungen und weckt das Interesse geeigneter Bewerber:innen.

Gib den Arbeitsort und eventuelle Reiseanforderungen an. Formuliere klar verständlich, ob es sich um eine Remote-Stelle handelt, ob ein Umzug erforderlich ist und ob regelmäßige Reisen nötig sind. Sollte die Stelle viele Reisen umfassen, mache möglichst genaue Angaben zu Dauer, Häufigkeit und eventuellen weiteren Anforderungen. Halte die lokalen Gesetze zu Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Überstunden ein.

Last, but not least: Nenne Gehalt und Benefits möglichst konkret, natürlich immer unter Beachtung von Gesetzen und landesüblichen Bräuchen. Gerade bei Gehältern, Boni, Incentives und Vergünstigungen ist Transparenz ein Muss. Auch zusätzliche Informationen wie Urlaubstage, Krankentage, Zusatzversicherungen und Karrierechancen erhöhen die Attraktivität deiner Stellenbeschreibungen. Rechtskonforme und lokalisierte Stellenanzeigen ziehen nicht nur geeignete Kandidat:innen an, sondern setzen auch ein starkes Zeichen, dass dir Compliance wichtig ist.

Freelancer:innen oder Angestellte?

Das ist eine weitere grundlegende Entscheidung, die du dir gut überlegen solltest. Beide Arbeitsformen haben ihre Vor- und Nachteile und es hängt von vielen Faktoren ab, welche für dein Unternehmen infrage kommt.

Traditionell bestehen Teams aus Angestellten, die entweder in Voll- oder Teilzeit und ausschließlich für ein Unternehmen arbeiten. Sie müssen unternehmensinterne Vorschriften, Verfahren und Managementhierarchien einhalten und bekommen als Gegenleistung ihr Gehalt und Benefits. Zudem stehen ihnen bestimmte gesetzlich zugesicherte Rechte zu und sie genießen häufig besonderen Schutz. Angestellte sind ihrem Arbeitgeber häufig in Loyalität verbunden und fühlen sich dem Unternehmen verpflichtet. Die Einstellung von Mitarbeiter:innen ist jedoch oft kompliziert und zeitintensiv: langwierige Auswahlverfahren, Onboarding, Gehaltsabrechnungen, Compliance mit lokalen Rechtsvorschriften usw. Ein Partner wie Remote kann das aber alles für dich übernehmen, sodass diese Nachteile an Gewicht verlieren.

Die Arbeit mit Auftragnehmer:innen funktioniert ganz anders. Ein Unternehmen bezahlt sie nur für bestimmte Projekte oder Aufgaben. Sie arbeiten als Freelancer:innen und können ihre Arbeit flexibel selbst gestalten. Im Unterschied zu Angestellten müssen sich Auftragnehmer:innen selbst um ihre Steuern, Sozialversicherung, Rentenversicherung usw. kümmern. Die Zusammenarbeit mit Selbstständigen geht meist schneller und ist mitunter auch preiswerter, weil wichtige Ausgaben wie Lohnsteuer, Sozialversicherung und andere Benefits entfallen – allerdings auf Kosten der Kontrolle über den Arbeitsprozess und der Loyalität dem Unternehmen gegenüber.

Es gibt aber noch mehr Faktoren, die du bei der Entscheidung für eine Arbeitsform beachten solltest. Ein ausschlaggebender Faktor ist die Natur der Arbeit. Für sehr anspruchsvolle Aufgaben, die spezialisierte Kenntnisse erfordern, sind erfahrene Auftragnehmer:innen oft die bessere Wahl. Ein weiterer Faktor ist das Maß an Kontrolle, das du über die Arbeit haben möchtest. Wenn du jemanden brauchst, der eng mit dir zusammenarbeitet und deine Vorgaben genau befolgt, bist du wahrscheinlich mit Angestellten besser bedient. Auch die Dauer der Zusammenarbeit spielt eine Rolle. Für kurze, überschaubare Projekte sind Freelancer:innen häufig ideal. Für langfristige Aufgaben gilt entsprechend das Gegenteil. Suche lieber eine Person, die du dafür einstellen kannst. Zuletzt spielen auch die Kosten eine Rolle. Angestellte sind in der Regel teurer als Auftragnehmer:innen, da du für sie Steuern, Benefits und mehr bezahlen musst.

Um die richtige Entscheidung zu treffen, analysiere eingehend die Art der Arbeit, das gewünschte Maß an Kontrolle, die Dauer des Projekts und die Kosten. Vergiss bei deiner Analyse nicht die übergeordneten Ziele deines Unternehmens. Wenn du alle Faktoren sorgfältig berücksichtigst, hast du die perfekte Grundlage gelegt, um erfolgreich ein internationales Team aufzubauen.

Aber Vorsicht: Komme nicht in Versuchung, De-facto-Angestellte als selbstständige Auftragnehmer:innen zu behandeln. Scheinselbstständigkeit wird in den meisten Ländern streng geahndet. Remote hat ein Tool zur Beurteilung des Scheinselbstständigkeitsrisikos* entwickelt, mit dem du abschätzen kannst, wie hoch das Risiko für dich ist.

Vorbereitung auf die Bewerbungsflut

Mach dich darauf gefasst, sehr viele Bewerbungen zu erhalten. So bereitest du dich am besten vor:

Optimiere dein Einstellungsverfahren

Optimiere deine Hiring-Prozesse, um mit der voraussichtlichen Flut von Bewerbungen zurechtzukommen. Automatisiere so viel du kannst, um Zeit und Ressourcen zu sparen: vom Bewerber-Screening bis hin zur Terminvergabe für Vorstellungsgespräche. Ein Online-Bewerbungssystem kann es leichter machen, große Mengen an Bewerbungen zu verwalten und zu prüfen. Solch ein System gibt eine Struktur vor, vereinheitlicht Informationen und stellt sicher, dass du keine aussichtsreiche Bewerbung übersiehst.

Verwende ein Bewerber-Tracking-System

Bewerber-Tracking-Systeme oder Applicant Tracking Systems (ATS) sind eine große Hilfe, weil sie viele Aspekte des Einstellungsprozesses automatisieren, vom Screening der Lebensläufe über die Nachverfolgung aussichtsreicher Kandidat:innen bis hin zur Terminvergabe für Bewerbungsgespräche. Ein ATS macht es leicht, den Bewerbungsverläufe nachzuverfolgen und Qualifikationen zu vergleichen.

Antworte zeitnah auf Bewerbungen

Denk daran, dass Zeit ein wichtiger Faktor ist, um die besten Bewerber:innen zu gewinnen. Bestätige den Empfang jeder einzelnen Bewerbung und informiere die Bewerber:innen regelmäßig über den aktuellen Status. Das ist nicht nur eine Frage des Respekts, sondern hält auch das Interesse geeigneter Bewerber:innen aufrecht.

Verwende eine Global-Hiring-Plattform

Es gibt spezielle Plattformen für die Einstellung internationaler Teams, die den Prozess weiter vereinfachen und beschleunigen. Sie bringen Arbeitgeber und qualifizierte Bewerber:innen aus der ganzen Welt zusammen und bieten Regel einen riesigen Kandidatenpool, erweiterte Suchfunktionen und einfache Möglichkeiten der Kontaktaufnahme.

Wende diese Strategien an, um die große Zahl an Bewerbungen zu managen und die besten internationalen Kandidat:innen für deine Stelle zu gewinnen.

Schnellere Stellenbesetzung mit einer Global-Hiring-Plattform

Eine Global-Hiring-Plattform kann die internationale Einstellung wesentlich beschleunigen, indem sie Compliance-Verfahren und Administrationsaufgaben automatisiert. So kannst du dich auf die Suche nach den besten Talenten für dein Unternehmen konzentrieren. Die Plattformen sind ein zentralisiertes System, in dem du alle Stellenausschreibungen verwaltest, Bewerbungen empfängst, Kandidat:innen auswählst und Bewerbungsgespräche führst, ganz egal, wo auf der Welt sich dein Gegenüber befindet.

Beim Aufbau eines internationalen Teams kommt es auf den richtigen Partner an. Du benötigst jemanden, der dich sicher durch das Labyrinth ausländischer Arbeits- und Steuergesetze führt und dir hilft, kulturelle Unterschiede zu überbrücken. Der richtige Partner nimmt dir die mühsame rechtliche und administrative Arbeit ab, damit du dich auf deine Kernkompetenz konzentrieren kannst: die richtigen Kandidat:innen für dein Unternehmen finden.

Global-Hiring-Plattformen sind dein Tor zu einem unerschöpflichen Talentpool. Sie bieten dir Zugang zu hochqualifizierten Fachkräften, die vielleicht gerade keinen Job in Deutschland suchen, aber perfekt zu deinem Unternehmen passen. Indem du deine Suche ausweitest, erhöhst du deine Chance, die richtige Person mit den passenden Qualifikationen zu finden. Ein großer Talentpool kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für dein Unternehmen sein.

Nutze eine Global-Hiring-Plattform, um das Screening all deiner Bewerbungen effektiv zu organisieren. Mit ihren speziellen Verwaltungs- und Bewertungstools filterst du schnell die aussichtsreichsten Bewerbungen heraus. Mit vielen kannst du auch Online-Bewerbungsgespräche führen, sodass zeit- und ressourcenintensive Reisen unnötig werden. Du kannst mit potenziellen Mitarbeiter:innen am anderen Ende der Welt sprechen, ohne deinen Schreibtisch zu verlassen.

Möchtest du mehr zum International Hiring erfahren? Bei Remote* findest du umfassende Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen in unterschiedlichen Ländern. Du kannst dich auch für das globale HR-Tool registrieren, mit dem du dein gesamtes Team – Angestellte und Auftragnehmer:innen, egal ob vor Ort und im Ausland – zentral verwalten kannst.

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