Word und Outlook aufwerten

In diesem Themen-Special geht es um Erweiterungen und Tools, die Microsofts Textverarbeitung Word und den Personal Information Manager Outlook um viele nützliche Funktionen erweitern. Ein weiteres Special widmet sich Add-ins für die Tabellenkalkulation Excel und das Präsentationsprogramm PowerPoint.

Einen Teil der Add-ins und Programme haben wir bereits im c't special 04/2006 zum Thema MS Office vorgestellt. Dieses Sonderheft enthält darüber hinaus auch aktualisierte und erweiterte Versionen von VBA-Lösungen, die auf früheren Veröffentlichungen in c't beruhen und speziell an Office 2000, XP und 2003 angepasst wurden.

Die meisten der hier vorgestellten Add-ins sind kostenlos erhältlich und arbeiten mit Office ab Version 2000 zusammen. Manche Hersteller verlangen einen meist moderaten Obolus, um die zeitlich befristeten Testversionen freizuschalten. Microsoft verhält sich zwar spendabel, gestattet den Download aber meist nur noch nach vorheriger Gültigkeitsprüfung des Betriebssystems oder des Office-Pakets, um vermeintliche "Raubkopierer" von den Gratis-Zugaben auszuschließen.

Word-Lücken schließen

Mit seiner modernisierten Oberfläche teilt Office 2007 die Nutzer in zwei Lager. Die einen finden alles prima, die anderen nichts mehr wieder. Classic Menu for Office 2007 gibt dem auf "Befehlsregisterkarten" (MS-Deutsch für Ribbons) umgerüsteten Office das gute alte Menü zurück. Statt das Hightech-GUI aber ebenso radikal zu ersetzen, erweitert das Add-in die Multifunktionsleiste um ein weiteres Register, das nicht nur die bekannten Menüs, sondern darüber hinaus auch die Symbolleisten "Standard" und "Format" enthält. Der Anwender kann jederzeit entscheiden, ob er sein Word, Excel oder PowerPoint 2007 lieber auf die eine oder andere Art kommandieren will. Wer ausschließlich klassische Menüs möchte, fügt diese der Schnellzugriff-Symbolleiste hinzu und minimiert die Multifunktionsleiste. Das 30 US-Dollar teure Classic Menu verwendet zwar nicht immer die exakt gleichen Befehlsnamen wie Office 2003, stellt dem Anwender aber dafür auch die neuen Office-Funktionen zur Verfügung.

Dokumente aus Microsofts Office-Anwendungen bergen mitunter eine Menge vertraulicher Informationen. Damit solche Daten bei der Weitergabe von Dokumenten nicht in falsche Hände geraten, empfiehlt sich der Einsatz von Microsofts Add-in zum Entfernen verborgener Daten das auch Kommentare im Dokument sowie alle enthaltenen Vorversionen löscht. Dazu richtet das Add-in im Datei-Menü den Eintrag "Verborgene Daten entfernen" ein. Ein Klick darauf öffnet einen Dialog, der zur Eingabe eines neuen Dateinamens für die Kopie des Dokuments auffordert, damit die Ursprungsdatei mit allen Kommentaren, Eigenschaften, Überarbeitsmarkierungen und anderen Daten erhalten bleiben. Das Add-in notiert in einem Protokoll, welche Elemente es gefunden hat, und öffnet dieses. Office-2007-Nutzer finden eine solche Funktion bereits standardmäßig im Office-Menü unter "Vorbereiten/Dokument prüfen".

Beim Schreiben von Texten kommt es immer wieder vor, dass man einzelne Wörter, etwa einen Städtenamen, in einer Fremdsprache eintippen muss. Dann beginnt aber erst mal die Suche nach Zeichen wie dem "c" mit Cédille, das man auf einer deutschsprachigen Tastaturbelegung nur mit Mühe eingeben kann. Zwar gibt es in Word die Möglichkeit, Sonderzeichen über "Einfügen/Symbol" aus der Zeichensatztabelle zu übernehmen, doch Microsofts Add-in Symbolleiste für internationale Zeichen macht die Eingabe wesentlich leichter. Dazu bieten die Optionen 26 Sprachen an, aus denen man beliebig viele auswählen kann. Deren Sonderzeichen finden sich in jeweils einer eigenen Symbolleiste. Der Benutzer muss dann nur auf das gewünschte Zeichen klicken, um es direkt an der Cursorposition zu übernehmen. Leider arbeitet das Add-in nur mit Version 2003 von Word, Excel und PowerPoint zusammen.

Für längere fremdsprachliche Texte kommt man kaum umhin, die Tastaturbelegung, die Standardsprache für die Rechtschreibprüfung und andere Einstellungen zu ändern. Sie verteilen sich aber auf unterschiedliche Dialoge, die sich nicht nur in den Office-Anwendungen, sondern auch in den Systemeinstellungen befinden. Microsofts Spracheinstellungen für Office 2003 fassen diese in einem einzigen Dialog zusammen. Dabei konfiguriert das eigenständige Tool nicht nur die Sprach- und Korrektureinstellungen in den Office-2003-Anwendungen, sondern auch systemweit und im Internet Explorer. Auf diese Weise kann man beispielsweise die Sprache für das Standardverhalten der Office-Anwendungen einstellen und zusätzliche Sprachen für die automatische Erkennung aktivieren, sofern sie im Office-Paket mitgeliefert oder nachgekauft wurden. Zwar greift das Utility für die Spracheinstellungen nur auf die bestehenden Optionen der Office-Anwendungen und von Windows zu, durch das Zusammenfassen der diversen Quellen lässt es sich aber sehr bequem bedienen.

Microsofts Office Compatibility Pack erweitert die Office-Versionen 2000, XP und 2003 um die Fähigkeit, Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen in den neuen Dateiformaten von Word, Excel und PowerPoint 2007 zu öffnen, zu bearbeiten und zu speichern. Nach Installation des Filterpakets können im Übrigen auch vorhandene Viewer (dazu später mehr) die neuen Office-Dateien anzeigen.

Das Oracle ODF Plug-in for Microsoft Office ist ein Paket von Import- und Exportfiltern, welche die Word-, Excel- und PowerPoint-Versionen 2000 bis 2007 in die Lage versetzen, OpenDocument-Dateien aus OpenOffice und StarOffice zu lesen und zu speichern. Für den erfolgreichen Einsatz dieser Erweiterung in Office 2007 ist die Installation des Service Pack 1 erforderlich.

MakroPlus heißt eine Sammlung aus mehr als 50 VBA-Routinen, die den Funktionsumfang von Word ab Version 2000 erweitern. Der integrierte Dokumentmanager verwaltet bis zu 50 häufig benötigte Dateien und erspart so die langwierige Suche auf der Platte. Der DateiContainer sammelt Dateien aus unterschiedlichen Verzeichnissen und kopiert sie hintereinander in ein einziges Dokument. Andere Makros helfen bei der Textformatierung und setzen beispielsweise in bestehenden Texten typografisch korrekte Anführungszeichen. Ein URL-Manager verwaltet beliebig viele Webadressen in bis zu zehn Kategorien, die sich über die Zwischenablage in den Web-Browser kopieren lassen. Die Installation der Makrosammlung verläuft ganz einfach: In der Datei Liesmich.doc muss man nur auf die entsprechende Schaltfläche klicken. MakroPlus 2000 läuft 30 Tage uneingeschränkt und verlangt danach einen Freischaltcode, der 35 Euro kostet.

Selbsterstellte Makros lassen sich über den zuständigen Dialog unter "Extras/Makro/Makros" nur umständlich starten. Um schneller auf sie zuzugreifen, stellt Makro-Menü sie in einem eigenen Eintrag weitgehend automatisch zusammen, was den Zugriff wesentlich beschleunigt. Dazu kennzeichnet der Benutzer die in der Standardvorlage Normal.dot gespeicherten Makros, die er per Menü erreichen will, indem er im Visual-Basic-Editor ihrem Namen eine frei wählbare Buchstabenkombination wie "men_" voranstellt. Das gewählte Kennzeichen gibt er anschließend unter "Makros/Optionen" ein, sodass das kostenlose Add-in die gewünschten Makros eindeutig identifizieren und ins Menü übernehmen kann. Alternativ ist die pauschale Übernahme aller Makros möglich.

Texte verwalten

Der Dokument-Splitter für Word teilt Dateien automatisch nach Kapiteln, Abschnitten oder Seiten und speichert die einzelnen Teile separat. Damit lassen sich Buchmanuskripte oder andere umfangreiche Schriftstücke sehr leicht für die Bearbeitung durch verschiedene Mitarbeiter präparieren. Durch die automatische Anbindung an die Dokumentvorlage des Originals (das nicht verloren geht) bleibt bei allen Teildokumenten das ursprüngliche Layout erhalten. Die automatische Nummerierung im Dateinamen erlaubt eine eindeutige Identifizierung aller Teildokumente. Das Add-in für die Word-Versionen 2000 bis 2007 lässt sich erst nach einer Online-Registrierung nutzen.

Leider besitzt Word keinen direkten Draht zu Outlook, um Adressen schnell in einen Brief zu übernehmen. Für die wichtigsten Anschriften kann da der kostenlose Adress- und Anrede-Manager viel Zeit ersparen. Ein Klick auf "Adresse/Anrede" im Einfügen-Menü öffnet einen Dialog zur Eingabe der Adressen und der individuellen Anreden, die man danach aus einem Drop-down-Menü an der aktuellen Cursorposition einfügt. Zwar muss man mangels Import-Funktionen alle Adressen per Hand einfügen. Beschränkt man sich aber auf die wichtigsten Kontakte, geht das relativ schnell. Darüber hinaus kann man Vorlagen durch Textmarken so präparieren, dass Adresse und Anrede nach der Auswahl sofort an der korrekten Stelle stehen.

Beim Bearbeiten von Word-Dokumenten macht man sich häufig Notizen, um beispielsweise Aufgaben oder Termine festzuhalten, die noch zu erledigen sind. Auf Zetteln oder in Outlook verliert man jedoch leicht die Übersicht und den Bezug zum Dokument. Das kostenlose Add-in DocTodo für Word stellt ein internes Notizbuch speziell für Word-Dateien bereit. Es sammelt Notizen zentral und speichert sie im Dokument, sodass nach Weitergabe auch der Empfänger darauf zugreifen kann.

Die Verwendung von AutoText-Elementen ist die einzige Möglichkeit, aus Word heraus auf häufig benötigte (Muster-)Texte zuzugreifen. Da AutoTexte jedoch in Dokumentvorlagen gespeichert werden, stehen sie nur zur Verfügung, wenn die jeweilige Vorlage auch geladen ist. Außerdem ist ihre Länge üblicherweise auf kurze Floskeln oder bestenfalls wenige Absätze begrenzt. Mit
QuickText liegt eine elegante AutoText-Alternative, deren Mustertexte keiner Längenbeschränkung unterliegen und aus allen Dokumenten heraus verfügbar sind. Der Umgang mit dem Add-in ist bestechend einfach: Der Anwender kopiert die gewünschten Texte einfach als DOC-Dateien ins QuickText-Verzeichnis. Zum Abruf klickt er mit der rechten Maustaste in den Dokumentbereich, wählt den gewünschten Mustertext im QuickText-Kontextmenü aus und übernimmt ihn damit an der Cursorposition ins aktuelle Dokument. Die kostenlose Light-Version des Add-ins ist auf 30 Mustertexte begrenzt. Die Pro-Version für 25 Euro hebt diese Limitierung auf.

Das netzwerkfähige Programm texManager verwaltet Textbausteine und Vorlagen, dessen Fähigkeiten weit über die Word-eigene AutoText-Funktion hinausgehen. Im Unterschied zu dieser können nämlich nicht nur reine Textinformationen zur Wiederverwendung gespeichert werden, sondern ganze Dokumente und Dokumentbestandteile. Dabei bleiben sämtliche Formatierungen, Bilder, Felder, Tabellen oder Serienbrieffunktionen erhalten. Um Ordnung und Übersicht in die Bausteine zu bringen, lässt sich die Sammlung in frei konfigurierbare Kategorien einteilen. Im Unterschied zu Word erfolgt die Speicherung nicht in Vorlagen, sondern in separaten Datenbanken, die entweder zentral im LAN oder lokal auf dem PC des Anwenders angelegt werden. Zerstörte oder verlorene Textbausteine durch defekte Vorlagen gehören damit der Vergangenheit an. Durch das standardisierte Speicherformat XML können die Bausteine in unterschiedlichen Word-Versionen, aber auch in anderen Windows-Programmen genutzt werden. Besonders interessant ist die Möglichkeit, Textbausteine und Word-Makros miteinander zu verknüpfen. Das Makro startet dann automatisch beim Einfügen des Bausteins, was textabhängige Automationsvorgänge ermöglicht. Die Demoversion von texManager läuft 30 Tage ohne Einschränkung, die Vollversion kostet 29 Euro.

Manchmal kommt es vor, dass man in mehreren Dokumenten einen bestimmten Text suchen oder ersetzen möchte. Das erfordert jedoch viel Handarbeit, wenn die Dokumente in zahlreichen Verzeichnissen verstreut liegen. Jedes in Frage kommende Dokument muss man zunächst einzeln laden, die Suchen/Ersetzen-Funktion aufrufen und das Dokument nach einer eventuellen Änderung wieder speichern. Das kostenlose Add-in Globales Suchen und Ersetzen beschleunigt dies erheblich, indem es alle Dokumente eines Verzeichnisses automatisch verarbeitet. Nach Eingabe des Suchbegriffs und eines optionalen Ersetzungstextes durchsucht das Tool alle Dokumente und lässt nur jene geladen, welche den Suchbegriff enthalten. Optional lässt sich die Suche auch auf Unterverzeichnisse ausdehnen oder per Wildcard wie "Brief*.doc" auf bestimmte Dokumente begrenzen. Da Word nur maximal 32 gleichzeitig geöffnete Dokumente unterstützt, gibt das Add-in bei Erreichen der Grenze eine Fehlermeldung aus. Dann bleibt nichts anderes übrig, als die zu durchsuchenden Dokumente durch entsprechende Wildcards näher einzukreisen.

Designhilfen

CoolCdBookletMaker ist ein kostenloses Word-Dokument, mit dem sich auf einfache Art Booklets sowie Cover- und Rückeneinlagen für CD-Hüllen erstellen lassen. Dazu muss der Anwender lediglich den gewünschten CD-Typ – zur Auswahl stehen etwa MP3-CD, Foto-CD oder Daten-CD – und den Laufwerksbuchstaben des Datenträgers auswählen. Anschließend liest ein Makro den Datenträgerinhalt und generiert daraus eine Verzeichnis- und Dateiliste, die nur solche Ordner respektive Files enthält, welche der CD-Art entsprechen. Die Listen werden dann in einer wählbaren Formatierung auf dem Booklet sowie den anderen Einlageelementen positioniert und schließlich gedruckt.

Ohne geeignete Vorlage artet das Bedrucken von Adressetiketten, CD-Labeln, Namensschildern oder Visitenkarten schnell in langwieriges Ausprobieren und unnötiger Verschwendung von Etiketten aus, bis der Inhalt endlich an der passenden Stelle steht. Der kostenlose Avery Zweckform-Assistent verspricht hier Abhilfe und klinkt sich als Add-in in Word, Excel und Outlook ein, wo er über ein eigenes Symbol bereitsteht. Ein Klick darauf startet den Assistenten. In dessen Dialog wählt man das gewünschte Zweckform-Etikettenblatt aus, etwa für CD-Etiketten oder Ordner-Beschriftungen, und stellt Quer- oder Hochformat ein. Mit Hilfe dieser Informationen öffnet der Assistent dann in der jeweiligen Anwendung ein neues Dokument, das auf der zum ausgewählten Zweckform-Papier passenden Dokumentvorlage beruht. Dem Benutzer obliegt es danach lediglich, zum Beispiel seine Visitenkarten frei zu gestalten. Um die nötigen Maße muss er sich nicht weiter kümmern. Allerdings unterstützt der Zweckform-Assistent ausschließlich die
Papiersorten desselben Herstellers, da sich die Etiketten-Formate nicht frei definieren lassen.

Seit dem Jahr 2004 ist die Verwendung von fortlaufenden, lückenlosen Nummerierungen auf umsatzsteuerpflichtigen Rechnungsdokumenten gesetzlich vorgeschrieben. Das stellt insbesondere Kleinunternehmen oder Freiberufler, die über keine kaufmännische Spezialsoftware verfügen, vor Probleme – das kostenlose Tool ReNo Freeware löst dies auf einfache Art. Das Add-in fügt die fortlaufenden Rechnungsnummern in Word- und Excel-Dokumente ein, wobei der Anwender das Format der Nummerierung, das auf Wunsch auch automatisch generierte Datumsangaben enthält, in einem übersichtlichen Dialogfeld festlegen kann. In einer Log-Datei speichert ReNo Freeware alle vergebenen Rechnungsnummern mit Datum und Uhrzeit.

Mit majix lassen sich beliebige RTF-Dateien, wie sie unter anderem auch Word produziert, in XML-Dateien konvertieren. Dabei bleiben Überschriften, nummerierte und nicht nummerierte Aufzählungen, Tabellen und die wichtigsten Schriftformatierungen wie Fettdruck, Kursivstellungen oder Unterstreichungen erhalten. Ein Batch-Modus erlaubt die massenhafte Konvertierung von RTF-Dateien. Für den Aufruf des kostenlosen Tools ist eine Java-Laufzeitumgebung erforderlich.

Fremde Word-Dokumente bergen eine große Gefahr, da sich Schädlinge leicht in Form von Makroviren auf dem PC einnisten können. Zwar bieten die Sicherheitseinstellungen von Word einen gewissen Schutz, indem sie beim Öffnen von Dokumenten vor dem Start von Makros warnen. Weitaus sicherer ist es allerdings, Dokumente aus fremder Hand mit Microsofts kostenlosem Word Viewer zu öffnen. Mit diesem Tool kann der Benutzer die Dokumente nicht nur am Bildschirm betrachten, sondern auch ausdrucken. In den Dokumenten enthaltene Makros kann er nicht starten, weshalb auch Microsoft empfiehlt, Word-Dateien aus unbekannter Quelle besser mit diesem Tool zu öffnen.

Kaum eine wissenschaftliche Veröffentlichung kommt ohne einen Anhang aus, in dem die vom Verfasser zu Rate gezogene Literatur aufgelistet ist. Bibliographix liefert nicht nur solche Listen in beliebigem Format, sondern sorgt auch im Text von Referaten, Aufsätzen oder Fachartikeln für formvollendete Zitate. Während der Recherche zu einem neuen Thema dient die Literaturverwaltung zunächst als übersichtlicher Datenspeicher für Angaben zu Büchern, Zeitschriftenbeiträgen, Webseiten, Gerichtsurteilen, Patenten und sonstigen Quellen. Im Eingabeformular wird der Anwender bibliographische Angaben wie Titel, Autor oder Erscheinungsjahr und -ort los und kann seine persönlichen Kommentare zu einer Quelle notieren. Durch das mehrstufige Schlagwortsystem findet man sich auch in umfangreichen Datenbeständen gut zurecht. Falls ein Zitat aus einem der vermerkten Werke den eigenen Text zieren soll, assistiert Bibliographix während der Benutzung von OpenOffice Writer durch Bereitstellen sogenannter vorläufiger Zitate. Damit sind Platzhalter gemeint, die später durch eine endgültig formatierte Nennung des zitierten Werks ersetzt werden. Zunächst spickt Bibliographix ein Manuskript also mit kryptischen Einträgen wie "[=67 - Carstensen 2004 Computerlinguistik u...=]", die der Anwender mit einem Mausklick in ansehnliche Zitate der Form "Carstensen, Kai-Uwe [Hrsg.]. Computerlinguistik und Sprachtechnologie. München: Elsevier, Spektrum, Akad. Verl., 2004." verwandelt. Bibliographix kennt dafür rund 300 Formate von der Vorgabe des amerikanischen Journal of Physics bis zur Turabian-Richtlinie, man kann aber auch einen persönlichen Zitierstil festlegen. Die nicht registrierte Version des 75 Euro teuren Programms läuft zeitlich uneingeschränkt, erzeugt aber nur Literaturverzeichnisse mit maximal 20 Einträgen.

Das komplexe Programm Citavi für die wissenschaftliche Literaturverwaltung lässt sich auch zur Wissensorganisation und Aufgabenplanung einsetzen. Mit Citavi kann der Anwender unter anderem in Bibliothekskatalogen oder Fachbibliographien recherchieren und die dabei erstellten Ergebnislisten in programmeigene Datenbanken importieren, diverse Informationsquellen verwalten, nach bestimmten Büchern suchen und diese bei Bedarf direkt online bestellen. Darüber hinaus unterstützt das Tool den Anwender beim Zitieren und generiert in unterschiedlichen Zitierstilen gestaltete Literaturverzeichnisse, welche sich nach Word exportieren lassen. Das kostenlose Citavi Free unterstützt maximal 100 Datensätze pro Projekt. Für die Vollversion Citavi Pro ist eine Lizenzgebühr von 180 Euro pro Arbeitsplatz zu entrichten, Privatanwender zahlen die Hälfte.

Outlook ergänzen

Outlook speichert alle Daten wie Termine, Notizen, Aufgaben, Kontakte und E-Mails als "Persönliche Ordner" in einer einzelnen Datei auf der Festplatte. Diese Ablage mit der Erweiterung ".PST" birgt jedoch große Risiken, denn oft genug kann Outlook die Datei aus irgendeinem Grund plötzlich nicht mehr öffnen. Schlimmstenfalls gehen alle Daten auf einen Schlag verloren. Daher empfiehlt es sich, die PST-Datei regelmäßig zu sichern. Microsofts kostenloses Add-in Sicherung für Persönliche Ordner für Outlook 2000, 2002 (XP) und 2003 macht dies zum Kinderspiel. Nach der Installation lässt sich das Backup-Tool unter "Datei/Sicherungskopie" konfigurieren, wobei die Erinnerungsfunktion zum Erstellen der Sicherungskopie auf sieben Tage voreingestellt ist. Es empfiehlt sich, den Zielordner möglichst auf einem anderen physikalischen Laufwerk oder auf einem Server auszuwählen, um die Daten auch nach einem Festplattencrash rekonstruieren zu können. Ein Klick auf die Schaltfläche "Sicherungskopie speichern" erzeugt dann eine Kopie auf dem Laufwerk; über "Sicherungskopie öffnen" lassen sich die Daten im Fall der Fälle wieder importieren.

In Outlook gibt es zwar die Option, Nachrichten per "Datei/Speichern unter" auf der Festplatte abzulegen, doch das bezieht sich nur auf die jeweils markierte Nachricht. Wenn man viele Mails auf diese Weise sichert, stört es besonders, dass stets alle zusammen in einer einzigen Datei landen – im Textformat, ohne Anhänge. Ein späteres Bearbeiten und Beantworten von Nachrichten wird so beinahe unmöglich. Message Saver für Outlook löst das Problem auf einfache Weise. Über das eigene Menü "SmartTools/Alle Nachrichten speichern" legt man den zu sichernden Outlook-Ordner sowie das Zielverzeichnis fest, in dem die separaten MSG-Dateien inklusive aller Attachments gesichert werden sollen. Das Tool eignet sich auch als Behelf für eine Backup-Lösung, wenn man nach einem Datenverlust alle Nachrichten wiederherstellen muss.

Bessere Teamarbeit

Wenn man im LAN nur Outlook-Kontakte mit bis zu vier PCs synchronisieren möchte, eignet sich OsaSync Lite. Das Add-in klinkt sich mit einem eigenen Menü in Outlook ein, wo man über die Optionen den Verbindungs-Assistenten startet, um auf andere PCs zuzugreifen. Für den Austausch verwendet die Freeware temporäre Dateien, die sie in einem frei wählbaren Verzeichnis lokal anlegt. Jede Änderung an einem Kontakt wird dort automatisch protokolliert und schlägt sich automatisch auf die anderen Rechner nieder. Die PCs müssen dazu nicht gleichzeitig am Netz hängen. Schließt man beispielsweise sein Notebook an, werden dessen Kontakte nachträglich abgeglichen. Termine, Aufgaben und E-Mails lassen sich mit der kostenlosen Version allerdings nicht austauschen. Wer das benötigt, muss für jeden PC die 60 Euro teure Pro-Version kaufen.

Einen anderen Weg zur Synchronisation von Kalenderdaten, Kontakten und Aufgaben verfolgt das Dreiergespann OLCalendarSync, OLContactSync und OLTaskSync von Sven Ilius. Dabei erfolgt der Datenaustausch nicht übers Netz, sondern automatisch per E-Mail im Hintergrund, sodass keine Verbindung bestehen muss. Damit entfällt auch jegliche Netzwerkkonfiguration. Der abzugleichende Rechner kann so auch der PC zu Hause sein, der beim nächsten E-Mail-Empfang die geänderten Daten entgegennimmt. Nach Installation der Add-ins erscheint in den Eigenschaften des Kalenders, der Kontakte und der Aufgaben jeweils eine neue Registerseite, in der man lediglich einen beliebigen Freigabenamen und die E-Mail-Adressen derjenigen einträgt, die alle nicht privaten Änderungen erhalten sollen.

Sicherheitsabfragen, ade

Seit dem Service Release 1 mit dem E-Mail-Sicherheits-Update blockieren Outlook 2000 und die nachfolgenden Versionen alle Attachments mit potenziell gefährlichen Dateien – unter anderem lauffähige Programme, VB-Scripts und Access-Datenbanken. Beim Empfang einer Nachricht mit entsprechendem Attachment erscheint lediglich eine Meldung, Outlook habe den Zugriff auf den Anhang gesperrt. Diese Dateien lassen sich dann weder öffnen noch auf der Festplatte speichern. Immerhin gibt es eine Möglichkeit, einzelne Dateiformate durch Einträge in der Registry aus der Liste der Anhangsbeschränkungen zu entfernen. Der kostenlose Anhangsicherheits-Manager macht die mühsame Arbeit mit dem Registry-Editor überflüssig und bietet in einem Dialog alle in Frage kommenden Dateitypen an. Durch Aktivieren der Kontrollkästchen lässt sich dort jede Extension markieren, die Outlook nicht mehr blockieren soll, etwa EXE für lauffähige Programme. In einer Zusatzliste kann man außerdem weitere Formate bestimmen, die als unsicher gelten sollen. Auf diese Weise kann Outlook beispielsweise auch Word- oder Excel-Dateien blockieren und so unabhängig von den Sicherheitseinstellungen das Einschleusen von Makroviren verhindern.

Doch auch der Anwender, der sich mit diesen Sicherheitswarnungen herumplagt, kann zu einem wirksamen Mittel greifen: Das Freeware-Add-in OLXSecurity läuft im Hintergrund und lässt die Sicherheitsabfragen automatisch verschwinden, sobald Outlook diese anzeigt. Allerdings sollte man beim Einsatz dieses Tools unbedingt Antivirensoftware laufen lassen, die regelmäßig Updates übers Internet bezieht und damit zuverlässig vor Eindringlingen schützt, da Viren sonst auch auf die Kontakte zugreifen können.

Outlook bietet von Haus aus keine Möglichkeit, den Inhalt benutzerdefinierter Felder außerhalb des Programms zu verwenden oder sie beim Import oder Export einzubeziehen. Das eigenständige Programm Outlook ImEx importiert oder exportiert Informationen wie Kontakte oder Termine von Outlook in den meisten Datenbankformaten oder als Excel-Arbeitsmappe. In einem Dialog wählt der Benutzer zunächst den Outlook-Ordner aus, beispielsweise Kontakte, und bestimmt eine Verbindung zu einer Datenbank wie Access per OLE DB oder einer Excel-Mappe. Danach genügt ein Mausklick auf die entsprechende Schaltfläche, um die Daten zu lesen oder zu schreiben. Auf diese Weise kann man beispielsweise alle Adressen zur Weiterverarbeitung in eine Excel-Tabelle extrahieren. Die Freeware-Version beschränkt sich allerdings auf 20 Elemente je Datenquelle. Für größere Datenmengen muss man das Tool für knapp 50 Euro registrieren.

Automatisch verteilen

Das Plug-in iMAIL arbeitet so ähnlich wie ein lernender Spam-Filter. Allerdings unterscheidet das Werkzeug nicht nur Spam von Nicht-Spam, sondern verteilt auch E-Mails auf 10 bis 20 Ordner und trennt so zum Beispiel die private von geschäftlicher Korrespondenz. Nebenbei sortiert es den Werbemüll aus. Während der Installationsphase trainiert der Anwender das Programm mit bereits vorhandenen E-Mails. Das für private Nutzung kostenlose iMail-Light arbeitet mit Outlook 2000 oder neuer zusammen.

Send Personally hilft beim Versenden von Serienmails, indem es die Empfängerangaben automatisch personalisiert. Der Empfänger der Nachricht sieht so nur den eigenen Namen und seine E-Mail-Adresse, kann aber nicht erkennen, dass es sich um einen Massenversand handelt. Das Plug-in nistet sich in der Outlook-Symbolleiste als neue Schaltfläche "Send Personally" ein, die der Benutzer anstelle des Senden-Buttons anklickt. Die Adressen und Namen übernimmt das Tool aus einer Outlook-Verteilerliste, die man ins Empfängerfeld eingibt. Mit Hilfe von Feldbefehlen kann der Versender zusätzlich Variablen im Nachrichtentext definieren, die das Outlook-Plug-in automatisch durch die Daten des Empfängers, etwa den Namen, ersetzt. Auf diese Weise wirkt jede Mail persönlicher. Die Testversion läuft 20 Tage und versendet bis zu 200 Nachrichten. Für die Registrierung sind 24 US-Dollar zu zahlen.

Das Themen-Special Excel und PowerPoint vollenden zeigt, mit welchen Add-ins Sie Microsofts Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm sinnvoll aufrüsten können.

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