Das darf das Finanzamt
Beim Übergang zur digitalen Steuerprüfung in Unternehmen mussten sich die Behörden ursprünglich auf Stichproben beschränken. Eine Änderung der Abgabenordnung erweiterte die Zugriffsmöglichkeiten des Finanzamtes - allerdings nicht grenzenlos.
Die Möglichkeiten der digitalen Prüfung steuerrelevanter Daten in Unternehmen haben zu einer deutlichen Ausweitung des Zugriffs durch die Finanzbehörden geführt. Ursprünglich waren den Prüfern dabei lediglich Stichproben gestattet, durch eine Neuregelung der Abgabenordnung sind diese Beschränkungen mittlerweile jedoch gefallen. Dennoch darf das Finanzamt auch heute im Rahmen der sogenannten Außenprüfung nicht wahllos und uneingeschränkt Daten aus dem EDV-System des betroffenen Unternehmens einsehen.
Der mit Wirkung zum 1. Januar 2002 eingeführte § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO) gestattet die folgende Vorgehensweise der Außenprüfung.
Nur-Lese-Zugriff (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO – auch als Z1-Zugriff bezeichnet): Hier kann der Prüfer direkt Einsicht in die EDV-Anlage nehmen. Er darf die Computeranlage nutzen und ihre Möglichkeiten ausschöpfen. Die Daten dürfen gelesen, gefiltert und sortiert werden. Eigene Analyseprogramme darf er nicht installieren. Er muss jedoch so in die Funktionsweise des EDV-Systems eingeführt werden, dass er in der Lage ist, es zu bedienen und auf alle steuerrelevanten Daten Zugriff zu nehmen.
Mittelbarer Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 Satz 2 Fall 1 AO, Z2-Zugriff): Hier darf die Verwaltung verlangen, dass der Geprüfte oder ein von ihm Beauftragter die vorhandenen elektronisch gespeicherten Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet. Die Vorgehensweise entspricht also dem Nur-Lese-Zugriff, nur dass hier die Auswertung nicht durch den Prüfer, sondern den Geprüften vorzunehmen und das Ergebnis dem Finanzamt zur Verfügung zu stellen ist.
Datenträgerüberlassung (§ 147 Abs. 6 Satz 2 Fall 2 AO, Z3-Zugriff): Hier kann die Finanzbehörde verlangen, dass ihr die gespeicherten Informationen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (wie einer DVD oder CD-ROM) zur Verfügung gestellt werden. Nur bei dieser – übrigens am häufigsten angewendeten – Art der Prüfung darf die Finanzverwaltung eigene Auswertungs- und Analyseprogramme einsetzen. Bundeseinheitlich kommt hier die Prüfsoftware IDEA zum Einsatz.
Welches Vorgehen das Finanzamt wählt, liegt in seinem Ermessen. Das heißt aber nicht, dass es nach eigenem Gutdünken vorgehen kann. Der Prüfer muss entscheiden, ob er eine "konventionelle" Prüfung durchführt oder sich für eine der dargestellten Formen des Datenzugriffes entscheidet. Dabei sind immer die Belange des Bürgers oder Unternehmens zu beachten. "Strafprüfungen" und überzogene oder sachfremde Auskunftsverlangen sind unzulässig. Ob der Prüfer sein Ermessen ordnungsgemäß ausgeübt hat, ist gerichtlich überprüfbar. Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht ein Merkblatt "Frage- und Antwortkatalog zum Datenzugriffsrecht" (PDF). (Martin Weigel)
Zum Thema die Grenzen der Einsichtnahme des Finanzamts und der Staatsanwaltschaft in EDV-Unterlagen siehe auch:
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