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Ich möchte verhindern, dass die Mitarbeiter unserer Firma vertrauliche E-Mails an Außenstehende weiterleiten. Wie lässt sich das möglichst unkompliziert mit Outlook realisieren?

Ich möchte verhindern, dass die Mitarbeiter unserer Firma vertrauliche E-Mails an Außenstehende weiterleiten. Wie lässt sich das möglichst unkompliziert mit Outlook realisieren?

Zunächst würde es sich anbieten, die Outlook-eigene Funktion „Berechtigung“ zu verwenden. Die gibt es seit der Programmversion 2003 und sie verhindert mit relativ hoher Zuverlässigkeit, dass neue Nachrichten gegen den Wunsch des Absenders weitergeleitet, gedruckt und kopiert werden können. Dazu bedient sich Outlook der komplexen Mittel des Information Rights Management (IRM). Das muss im Normalfall zunächst auf allen Teilnehmerrechnern über die Installation einer Client-Software aktiviert werden und nutzt einen Microsoft-eigenen Server für die Rechteverwaltung.

Weil das nicht nach jedermanns Geschmack ist, haben Microsoft-Mitarbeiter eine leichtgewichtige Alternative in Form des Add-ins NoReplyAll (siehe Link) für die Outlook-Versionen 2007 und 2010 ersonnen. Es macht sich im Ribbon neuer Nachrichten durch zwei neue Buttons bemerkbar, über die der Absender den Empfängern nicht nur das Weiterleiten (No Forward), sondern auch die Nutzung der Funktion „Allen antworten“ (No Reply All) untersagen kann. Das geschieht über ein simples Flag in den Metadaten der Nachricht, welches jedoch nur von Outlook und seinem großen Bruder Exchange beachtet wird. Andere Mail-Clients ignorieren den Software-Schalter und damit auch die festgelegten Verbote. Im Firmen-LAN sollte der Administrator daher die Nutzung nicht kompatibler E-Mail-Programme unterbinden. Im Übrigen kann auch das ungleich aufwendigere Information Rights Management allenfalls den gedankenlosen Klick auf den Weiterleiten-Button verhindern. Wer sich nicht daran halten will, umgeht den vermeintlichen Schutz jederzeit durch ein simples Bildschirmfoto.

www.ct.de/1113142 [1] ()

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