FAQ: PDF
Antworten für häufig gestellte Fragen zum Portable Document Format
Antworten für häufig gestellte Fragen zum Portable Document Format
Seitenreihenfolge automatisch ändern
Ich möchte die Seitenreihenfolge in einem PDF für den Druck ändern. Gibt es dafür einen Automatismus oder ein Skript – möglichst Freeware?
Dafür gibt es mehrere Lösungen. Zum Nulltarif können Sie ein für den Buch- und Broschürendruck optimiertes PDF generieren, indem Sie die flexiblen Druckfunktionen des PDF-XChange Viewers (siehe Link am Ende der Seite) mit den PDF-Qualitäten des auf Ghostscript basierenden Konverters PDFCreator verheiraten. Dazu öffnen Sie Ihre Original-PDF-Datei mit PDF-XChange Viewer und drucken sie aus, indem Sie als Drucker den PDFCreator angeben – womit der Datenstrom in eine neue PDF-Datei umgeleitet wird. Um dabei etwa die Seiten eines A4-Dokuments in die für eine A4-Broschüre perfekte Reihenfolge zu bringen, wählen Sie unter „Seiten aufbereiten“ die Option „Buch“ und als Art „Broschüre“. Vergessen Sie nicht, in den PDFCreator-Eigenschaften unter Layout/Erweitert als Papiergröße A3 einzustellen. Wenn aus den Blättern ein Buch gebunden werden soll, geben Sie als Seitenaufbereitungsart die Option „Buch“ an.
Wer eine spezielle Reihenfolge für Spezialdruck- oder -faltmaschinen erzeugen möchte, kann beliebige Anordnungen in die „Split or Reorder PDF Pages“-Funktion der Freeware PDFill eingeben. Da es bei einem 100-seitigen Dokument recht unpraktisch ist, jede einzelne Seitenposition einzutippen, erzeugt man die notwendigen Zahlenreihen am besten (halb-)automatisch – beispielsweise mit Excel. Um etwa die jeweils hintere vor der vorderen Seite nach dem Schema 2, 1, 4, 3 … zu platzieren, generiert man in Excel zunächst eine Spalte, welche die einfache Zahlenreihe 1, 2, 3 … 100 enthält. Die ersten beiden Felder der benachbarten Spalte definiert man überkreuz aus dieser Vorlage (Zelle B1: = A2, B2: = A1) und setzt diesen Bezug nach unten fort. Per Copy & Paste gelangt diese Zahlenreihe in eine Textverarbeitung, wo man nur noch die Zeilenumbrüche per Suchen/Ersetzen durch Kommata ersetzen muss. Das Ergebnis lässt sich per Copy&Paste in das Feld „Reorder Pages“ von PDFill übertragen.
Für den professionellen Druck gibt es ein – recht teures – Acrobat-Plug-in namens Quite Imposing, das außer dem Umsortieren auch komplette Befehlsketten zum Ausschießen von PDF-Dateien anbietet.
PDFs bearbeiten
Meine Originaldatei ist abhanden gekommen. Wie kann ich das PDF bearbeiten?
Richtig bearbeiten wie in einem Textverarbeitungs- oder Layout-Programm können Sie ein PDF nicht einmal mit Adobes Acrobat-Vollversion. Da das Portable Document Format auf die layoutgetreue Bildschirm- und Druckausgabe optimiert ist, bleiben zusammenhängende Texte häufig nicht als solche erhalten und müssen von Bearbeitungsprogrammen mühsam rekonstruiert werden.
Für den Office-Einsatz eignen sich OCR-Programme wie der 85 Euro teure Abbyy PDF Transformer, der Text, Tabellen und Layout sehr zuverlässig ins MS-Word- oder Excel-Format übersetzt. Der einzige native PDF-Bearbeiter im Stile eines Layout-Programms ist Infix von Iceni (99 US-$). Freeware-Alternativen gibt es für die Bearbeitung ganzer Dokumente leider noch nicht; für den reinen Textexport kommt das Kommandozeilentool pdftotext in Frage, das sich zusammen mit dem Open-Source-Betrachter Xpdf installiert.
PDFs anonymisieren
Ich möchte vor der Weitergabe eines PDFs sicherstellen, dass es keine persönlichen Informationen enthält. Wie kann ich die Metadaten entfernen?
Nicht nur im Hinblick auf diese Funktion leistet die Freeware BeCyPDFMetaEdit gute Dienste, sofern Ihr Dokument mit der PDF-Version 1.6 oder niedriger kompatibel ist. Öffnen Sie dazu das PDF im Modus „Vollständiges Neuschreiben“. Allgemeine Informationen (etwa Titel, Verfasser, Erstellungsprogramm und Stichwörter) können Sie anschließend im Abschnitt „Metadaten“ ändern oder komplett entfernen. Eventuell vorhandene XMP-Daten lassen sich ebenfalls löschen, aber nicht bearbeiten. Wer mehrere Dokumente anonymisieren möchte, kann dies per Kommandozeile oder Batch-Datei gleich stapelweise erledigen. Zu beachten ist, dass auch Teile des Dokuments (etwa Bilder) diverse Metadaten enthalten können: Deren XMP-, IPTC- und EXIF-Felder leeren Sie am besten gleich vor der Verwendung mit dem Metadatenspezialisten ExifTool. Im Übrigen editiert BeCyPDFMetaEdit außer den Metadaten auch Lesezeichen, die Seitenübergänge für den Präsentationsmodus sowie die Anzeigeoptionen für den PDF-Betrachter.
PDF-Formulare kostenlos
Unsere Firma sucht einen kostengĂĽnstigen Weg, um ausfĂĽllbare PDF-Formulare zu erzeugen.
Das Problem ist mehrschichtig. Zum einen benötigen Sie eine Anwendung, die Formularfelder aus Word oder einer anderen Erstellungssoftware in ausfüllbare PDF-Formularfelder übersetzt. Zum anderen müssen Sie den Kunden beziehungsweise Mitarbeitern unter Umständen ein kostenloses Werkzeug anbieten können, mit dem sie die Formulare ausfüllen und abspeichern können.
Für die Formularerstellung kommen die Open-Source-DTP-Software Scribus sowie die Textverarbeitung „Writer“ aus dem OpenOffice-Paket in Frage. Letztere gibt per „Ansicht/Symbolleisten/Formularsteuerelemente“ den Zugriff auf Text-, Listen- und formatierte Felder sowie Checkboxen und Schaltflächen frei. Datei/Exportieren als PDF mit der Option „PDF Formular erzeugen“ exportiert Ihren fertigen „Writer“-Entwurf schließlich im universell lesbaren Portable Document Format.
Die Formulare lassen sich im Adobe Reader ausfüllen und ausdrucken, nicht jedoch ausgefüllt abspeichern. Als Alternativen können Sie Ihren Kunden die ebenfalls kostenlosen Betrachter Foxit Reader oder PDF XChange Viewer empfehlen, die Ihre Vorlagen inklusive der eingegebenen Daten speichern.
Die Grenzen der freien Alternativen liegen in der elektronischen Signatur. Weder OpenOffice noch Scribus erzeugen Felder für die rechtsverbindliche Unterschrift und mit den kostenlosen Alternativbetrachtern könnte man diese auch nicht ausfüllen. Hier wiederum schlägt Adobes Stunde: Der kostenlose Adobe Reader lässt sich mit speziell präparierten PDF-Dokumenten sehr wohl für die (Formular-)Bearbeitung inklusive digitaler Unterschrift freischalten – die zum Präparieren erforderliche Adobe-Software (Server for Reader Extensions) kostet bei hohem Formularaufkommen allerdings fünfstellige Summen.
