PDF automatisch verschicken – von Mac, iPhone und iPad

17.07.2017 13:35 Uhr Immo Junghärtchen

Für meine Online-Buchhaltung versende ich regelmäßig PDFs mit gleichlautender Betreffzeile an immer dieselbe E-Mail-Adresse. Lässt sich das in macOS (und iOS) nicht vereinfachen?

Am Mac hilft der Automator, um ein kleines Programm für diesen Zweck zu erzeugen. Hier legen Sie ein neues Programm an. Mit der Aktion „Finder-Objekte filtern“ sorgen Sie mit der Einstellung „Art ist PDF“ dafür, dass nur Ihr bevorzugter Dateityp gesendet wird. Die Aktion „Neue E-Mail“ übernimmt dann die durchgereichte Datei der vorherigen Aktion als Anhang.

Automator hilft auf dem Mac dabei, E-Mails schneller zu verschicken.

Fügen Sie Empfänger, Betreff und eventuell notwendigen E-Mail-Text ein. Mit „Ablage/Sichern“ legen Sie das Automator-Programm auf dem Schreibtisch oder einem anderen leicht zugänglichen Ort ab – allerdings nicht auf dem iCloud Drive, denn dann funktioniert es nicht. Ziehen Sie eine PDF-Datei darauf, macht es sich automatisch auf den Weg.

Wer Rechnungen häufig erst in PDF-Form bringen muss, kann sich diesen Ablauf alternativ als Drucker-Plug-in speichern. Dann steht dieser Automatismus direkt im PDF-Menü des Druckdialogs von macOS zur Auswahl.

PDF automatisiert verschicken – auch von iPhone und iPad aus

Auf iOS-Geräten leistet die vor kurzem von Apple aufgekaufte App „Workflow“ Ähnliches: Ein Arbeitsablauf des Typs „Action Extension“, das PDFs als Eingabe akzeptiert, benötigt lediglich die Aktion „Send Email“. Über das Freigabe-Menü steht es dann in allen Programmen zur Auswahl.

Die iOS-App Workflow bringt ähnliche Fähigkeiten wie der Mac-Automator auf iPhone und iPad.

(imj [1])

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