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Nicht jeder Smartphone-Nutzer möchte oder darf Kontakte und Termine in der Cloud bei Google & Co. lagern. Eine Alternative ist der lokale Abgleich der Daten aus Microsofts Windows-Programm Outlook mit dem Smartphone.

Vor einigen Jahren lag fast jedem besseren Telefon eine Software bei, die Termine und Adressen aus Microsofts PIM- und Mail-Programm Outlook per Kabel mit dem Telefon synchronisierte. Das Protokoll dazu nannte sich Active Sync – nicht zu verwechseln mit dem gleichnamigen Protokoll, das Microsoft zur Synchronisation beim Exchange-Server einsetzt. Mit dem Boom der Web-orientierten Smartphone-Betriebssysteme kam das Kabel außer Mode: Android und iOS drängen ihre Nutzer in die Cloud, und selbst Microsofts eigenes Windows Phone 7 beherrscht anders als seine Vorgänger keine lokale Synchronisation.

Die Server von Apple und Google stehen außerhalb der EU. Laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, [1]) dürfen personenbezogene Daten – etwa Besprechungstermine oder Privatadressen – nur außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, wenn zuvor sämtliche betroffenen Personen der Übermittlung zugestimmt haben oder der Dienstleister Verträge macht, die mit EU-Datenschutzrecht konform gehen. Eine gesetzeskonforme Nutzung von Cloud-Diensten ist daher kaum möglich – bei Privatanwendern ist das BDSG jedoch nicht so streng.

Ausweg Outlook-Sync

Ein Ausweg ist die Kopplung des Smartphones an ein lokal installiertes Outlook; einige Smartphone-Hersteller liefern bereits passende Software mit. So sind etwa die Windows-Anwendungen für die Blackberry-Smartphones von Research in Motion oder Apples iTunes in der Lage, eine Verbindung zu Outlook aufzubauen – Alternativen für diese Smartphones haben wir nicht gefunden. Unter Android stehen mit HTC Sync, LGs PC Suite IV und Samsung Kies zumindest für eine ganze Reihe von beliebten Geräten Lösungen bereit. Zudem haben wir uns die kostenlose Sync-Software MyPhoneExplorer [1] angeschaut, die mit den meisten Android-Smartphones zusammenspielt. Für Windows Phone 7.x haben wir keine Lösung [2] gefunden.

Die gute Nachricht vorweg: vertauschte Vor- und Zunamen, vermischte Einträge bei den Postadressen oder verschwundene Notizen wie in früheren Tests [2] gibt es nicht mehr. Um die sorgsam gepflegten Daten auf dem PC muss man sich auch bei der Synchronisation vom Smartphone zurück auf den Desktop-PC – bei vorsichtiger Arbeitsweise – kaum mehr Sorgen machen. Doch die Programme synchronisieren nicht alle Outlook-Daten – wo die Probleme liegen und was bei der Synchronisation zu beachten ist, untersuchen wir im Folgenden.

Alle hier vorgestellten Gespanne aus Software und Smartphone verbinden sich via USB. Samsungs Kies und MyPhoneExplorer funktionieren auch per WLAN, Blackberrys Desktop-Software zudem per Bluetooth. Beim Test arbeiteten wir mit einer im Redaktionsalltag genutzten Outlook-2010-Installation unter Windows 7 mit einigen hundert gut gepflegten Kontaktdatensätzen; einige Kalendereinträge, Notizen und Aufgaben haben wir mit größeren Textmengen befüllt. Auch in die Notizfelder der Kontakte trugen wir Texte bis zu 500 KByte Größe ein. Auf dem PC stehen sehr viel mehr Datenbankfelder für die einzelnen Kontakte bereit als auf dem Smartphone – eine Auflistung der wichtigsten Felder finden Sie in der nebenstehenden Tabelle. Dort erfahren Sie auch, ob diese komplett auf das Smartphone übertragen werden.

Abweichungen der Uhrzeit zwischen PC und Smartphone haben wir in diesem Artikel außer Acht gelassen – wir gehen davon aus, dass beide sich in der gleichen Zeitzone befinden. Auch die Anbindung an den firmeninternen E-Mail-Server betrachten wir hier nicht, da die Mails den EU-Raum nicht verlassen. Eine Alternative zum lokalen Abgleich ist die Miete eines Exchange-Servers im EU-Raum.

Blackberry und Apple

Blackberry Desktop Software

Blackberry-Smartphones sind vor allem in Unternehmen verbreitet – dort, wo auch Exchange-Server an der Tagesordnung sind und die Daten über das Funknetz zum Blackberry gelangen. Der lokale Abgleich zwischen Outlook und dem Smartphone dürfte damit zwar eher eine Ausnahme darstellen, aber dennoch hat Research in Motion eine umfassende Synchronisationssoftware geschrieben. Sie dient nicht ausschließlich der Outlook-Synchronisation, sondern gleicht auch Dateien aus der Multimedia-Abteilung mit dem Blackberry ab.

Die Software stürzte im Test einige Male ab, meistens bei dem Versuch, einen abgelaufenen Termin zu synchronisieren. Vorbildlich sind die Feldzuordnungen: Für alle vier Outlook-Kategorien (Kontakte, Adressen, Notizen und Aufgaben) lassen sich alle möglichen Outlook-Felder einem Feld im Blackberry zuordnen – beispielsweise ist die IM-Adresse eines Kontaktes standardmäßig nicht im Synchronisationsumfang enthalten, sie lässt sich aber auf ein ungenutztes Feld, etwa „1-Way-Pager“, mappen. Zudem lassen sich einzelne Datensätze von der Synchronisation ausschließen, etwa als privat markierte Daten.

Apple iTunes

Zum Abgleich eines iPhone mit Outlook braucht man zwingend iTunes. Nach der Verbindung des Telefons mit dem Windows-PC klickt man in iTunes auf das eigene Gerät und „Infos“ und wählt danach die Dinge aus, die synchronisiert werden sollen. Kalender, Notizen und Kontakte sind möglich – die Synchronisation von Aufgaben klappt nur mit Zusatztools, etwa dem 4 Euro teuren Todo [3] von Appigo. Weitere Kalender aus Outlook lassen sich ebenso einbinden wie Kontakte aus dem Google- oder Windows-Adressbuch. Unterschiedliche Farbtupfer kennzeichnen Einträge aus verschiedenen Kalendern.

Bei der Synchronisation verhält sich iTunes fast vorbildlich, lediglich die Rufnummern von Autotelefon und Assistenz des Kontaktes werden nicht auf das iPhone übertragen. Apple neigt zur Übertreibung: Der „Partner“ in Outloook avanciert auf dem iPhone zum „Ehepartner“.

Android-Sync mit HTC, LG und Samsung

HTC Sync

HTCs Sync-Software startet nach der Verbindung des Smartphones per USB und der Auswahl von „HTC Sync“ bei den Verbindungsoptionen auf dem Handy. Manchmal meldete es, die Software sei nicht installiert – nach dem manuellen Start auf dem PC kam die Verbindung immer zustande.

Die Software gleicht lediglich Kontakte und Kalendereinträge ab. Beim Versuch, die Unterordner aus Outlook auszulesen fror sie regelmäßig ein – der Abgleich mit den vordefinierten Standard-Ordnern funktionierte jedoch einwandfrei. Kalendereinträge gleicht HTC Sync maximal ein Jahr in die Vergangenheit ab. Beim Sync der Kontakte lieferte sich HTC einen Patzer: Die geschäftliche Web-Adresse wird nicht übermittelt; die Software schreibt stattdessen die Adresse der privaten Homepage auf das Telefon und zeigt diese dort als Geschäfts-Homepage an.

LG PC Suite IV

LGs Sync-Software PC Suite IV dient nicht nur der Synchronisation mit Outlook, sondern auch zum Aktualisieren der Firmware des Smartphones. Sie sichert zudem SMS-Nachrichten und überträgt Fotos, Musik und Videos auf das Gerät und zurück. Die Software stürzte im Test einige Male ab, vor allem wenn sie versuchte, mit Outlook Kontakt aufzunehmen.

Bei einigen Kontakten fehlte nach dem Abgleich das Foto. Beim Notizfeld zeigte sie ein ungewöhnliches Verhalten: Von längeren Einträgen zeigte sie nur 1200 Zeichen an, beim Bearbeiten kürzte das Smartphone den Eintrag noch einmal auf 1000 Zeichen.

Die Synchronisation der Aufgaben ist nicht möglich, der Konfigurationseintrag ist ausgegraut. Die Termine waren auf dem Smartphone zunächst nicht auffindbar. Erst nach dem Einrichten eines Google-Kontos erschienen sie im Kalender – damit die Termine nicht dadurch doch in der Cloud landen, muss man die Synchronisation mit dem Cloud-Dienst in den Kontoeinstellungen auf dem Smartphone vorab deaktivieren.

Samsung Kies

Die ersten Versionen von Samsungs Sync-Software Kies waren bei den meisten Nutzern nicht gerade beliebt. Mit Version 2.0 hat sie aufgeholt. Eine Verbindung per WLAN ist (außer für Firmware-Updates) möglich, funktionierte bei uns jedoch nicht zuverlässig – nach einem erfolglosen Verbindungsversuch unseres Galaxy S II mit einem unserer Testrechner tauchte dieser nicht mehr in der Liste verfügbarer Kies-Partner auf. Auf einem anderen PC funktionierten sowohl Outlook-Abgleich als auch die Synchronisation von Mediendateien per WLAN einwandfrei.

Kies bietet an, verschiedene Kontaktgruppen aus Outlook zu synchronisieren – so kann man etwa die „vorgeschlagenen Kontakte“ oder die „Mailempfänger“ mit einschließen. Eine spätere Änderung der Auswahl ging aber schief: wählt man etwa die „vorgeschlagenen Kontakte“ später ab, schreibt Kies sie bei einem Re-Sync vom Smartphone zusätzlich in die „Kontakte“.

Ein unter Outlook eventuell vorhandener zweiter Kalender – etwa mit privaten Einträgen – lässt sich ebenfalls mit dem Smartphone abgleichen. Allerdings kann man auf dem Smartphone nicht erkennen, aus welchem Kalender die Einträge stammen. Neue Termine werden unveränderlich im Standard-Kalender eingetragen – private Termine muss man daher am PC pflegen.

Android-Alternative

Alternative: MyPhoneExplorer

Eine kostenlose Alternative für Android-Smartphones ist der MyPhoneExplorer. Nutzt man USB zur Verbindung, muss man den USB-Debugging-Modus einschalten – das kann ein Sicherheitsrisiko sein, wenn das Smartphone in falsche Hände gerät. Die Software synct jedoch auch per WLAN, dazu muss man den passenden Android-Client aus dem Market laden.

Beim ersten Sync sollte man aus Sicherheitsgründen zunächst nur die Richtung von Outlook zum Smartphone zulassen – die Software stürzte anfangs mehrfach ab und hinterließ doppelte Kontakteinträge in Outlook. Auch im normalen Synchronisationsbetrieb erstellte sie gelegentlich doppelte Kalender- und Kontakteinträge in Outlook, ohne dass wir ein Muster erkannten.

Fazit

Die von den Herstellern gelieferten Outlook-Anbindungen reichen für die meisten Anwendungsfälle vollkommen aus – die ersten Schritte und Experimente sollte man jedoch besser mit Testdaten durchführen. Weiter hängt es von den eigenen Outlook-Nutzungsgewohnheiten ab, ob der Abgleich mit dem Telefon gelingt. Größere Textmengen speichert man besser in Textdateien oder E-Mails – lediglich iTunes kopierte den Kontakteintrag mit den Notizen in Buchlänge korrekt auf das Telefon. Wer eine besonders flexible Lösung benötigt, kommt am Blackberry nicht vorbei, am wenigsten Stress verursachte iTunes. Die Android-Sync-Suiten neigten zum Absturz, und der MyPhoneExplorer machte durch doppelte Kontakt- und Kalendereinträge unnötige Arbeit.

Literatur

1. Joerg Heidrich, Schutzbefohlen [4], Cloud-Services sind schwer mit hiesigem Datenschutzrecht in Einklang zu bringen, c’t 10/11, S. 136
2. Rudolf Opitz, Vermittlungsstellen [5], Flexible Abgleichprogramme für Handys, heise mobil 2008

Tabellen

(ll [6])

URL dieses Artikels:
https://www.heise.de/-1901859

Links in diesem Artikel:
[1] http://www.fjsoft.at/de/
[2] http://support.microsoft.com/kb/2485337/de
[3] http://itunes.apple.com/de/app/todo/id282778557?mt=8
[4] http://www.heise.de/artikel-archiv/ct/2011/10/136_kiosk
[5] https://www.heise.de/ratgeber/Flexible-Abgleichprogramme-fuer-Handys-1898474.html
[6] mailto:ll@ct.de

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