Rechnungsstellung: Anforderungen und Pflichten

Unternehmer, die Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen oder eine sogenannte juristische Person verkaufen, sind verpflichtet, dafür eine entsprechende Rechnung auszustellen. Der Gesetzgeber stellt dabei klare Anforderungen an die Form der Rechnung, die man unbedingt beachten sollte. Sowohl Absender als auch Empfänger müssen seitdem auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben achten. Genügt eine Rechnung den Anforderungen nicht, muss der ausstellende Unternehmer nicht nur den Zahlungsverzug in Kauf nehmen, den die nötige Korrektur mit sich bringt, sondern riskiert schlimmstenfalls den Verlust des Vorsteuerabzugs.

Pflichtangaben

Nach § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) muss eine Rechnung die folgenden Angaben enthalten, damit sie als ordnungsgemäß ausgestellt gilt (für Sonderfälle gelten weitere Pflichtangaben, die hier nicht behandelt werden):

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und auch die seines Kunden ("Leistungsempfänger"), wobei bei letzterem auch Postfach oder Großkundenadressen akzeptabel sind.

2. die Steuernummer oder die Ust-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers/Unternehmens.

3. das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie eine sogenannte "Rechnungsnummer". Wie genau die Rechnungsnummer aussehen muss, wird nicht vorgeschrieben, es kann sowohl mit einfachen fortlaufenden Nummern als auch mit Zahlenreihen (z.B. Kundennummer + Datum o.ä.) gearbeitet werden. Wichtig ist, dass die Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird und man beim einmal gewählten "Nummernsystem" bleibt, damit dieses vom Finanzamt auch nachvollziehbar ist. Bei Gutschriften sollte ebenfalls eine fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller vergeben werden.

4. die Art und Menge der gelieferten Waren oder Leistungen sowie deren Zeitpunkt. Der Zeitpunkt kann das exakte Lieferdatum der Waren sein oder auch der Zeitraum, in dem die Dienstleistung (beispielsweise bei Projekten) erbracht worden ist. Oder der Zeitpunkt der Vereinnahmung der Vorauszahlung, sofern dieser nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist.

5. Das nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie mögliche Boni, Skonti und Rabatte, falls diese nicht schon im Entgelt berücksichtigt sind und der anzuwendende Steuersatz plus entsprechender Betrag. Gilt für die Lieferung oder Dienstleistung eine Steuerbefreiung, so muss das in der Rechnung ebenfalls vermerkt werden.

Sowohl der Rechnungsaussteller, wie auch der Rechnungsempfänger sind verpflichtet, die Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen – wobei die Möglichkeiten des Empfängers, z.B. in Bezug auf Prüfung der Steuernummer natürlich eingeschränkt bzw. gar nicht vorhanden sind. Für den Rechnungssteller ist es jedenfalls ausgesprochen wichtig, ein korrektes Dokument auszustellen. So ist der Vorsteuerabzug nur dann zulässig, wenn eine Rechnung mit richtigen und vollständigen Angaben gemäß §14 UStG vorliegt. Fehlt beispielsweise die Steuernummer oder die Rechnungsnummer, ist dies schon nicht mehr gegeben. Das bedeutet, dass der Rechnungsempfänger dieses Dokument als nicht vollständig zurückweisen und die Ausstellung einer neuen Rechnung verlangen kann. Das hat natürlich einen Zahlungsverzug durch den Kunden zur Folge, denn da die erste Rechnung nicht ordnungsgemäß wahr, beginnt die Zahlungsfrist auch nicht zu laufen. Außerdem kann so eine fehlerhafte Rechnung zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

Wird die Rechnung auf elektronischem Wege übermittelt, müssen zusätzlich Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder elektronischen Datentausch (EDI) gewährleistet sein.

Wichtig zu wissen: Hersteller von Elektro- und Elektronikgeräten sind verpflichtet, auf ihren Geschäftsbriefen ihre ElektroG-Registrierungsnummer anzugeben. Da Rechnungen als Geschäftsbriefe behandelt werden, gilt dies auch für diese. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)