Akten-Webtresor

Foxdox speichert Dateien geschützt und revisionssicher in der Cloud. Man kann sie per Browser oder Mobilgerät sichten, mit Versionskontrolle bearbeiten und mit einstellbaren Berechtigungen weitergeben.

Der Webdienst Foxdox von d.velop verwahrt Dateien in einem anpassbaren Verzeichnisbaum in einem deutschen Rechenzentrum. Er analysiert Dateien auf erkennbare Texte und pflegt einen Index für Volltextsuchen. Ein kostenlos herunterladbares Windows-Programm synchronisiert ausgewählte Foxdox-Verzeichnisse mit der Festplatte, und in der Ausführung DMS integriert sich Foxdox zudem in Outlook, um auch E-Mails samt Anhängen revisionssicher zu speichern.

Der Dienst bietet mehrere Optionen, um Dokumente zu veröffentlichen oder selektiv anderen Foxdox-Nutzern zugänglich zu machen: So kann man Dokumente gezielt mit oder ohne Schreibrecht für andere Foxdox-Anwender oder -Benutzergruppen freigeben. Hat der vorgesehene Empfänger noch kein Foxdox-Konto, schickt man ihm eine Einladungs-Mail, damit er sich beispielsweise ein kostenloses Basiskonto einrichten kann. Alternativ erzeugt Foxdox einen kryptischen, praktisch nicht erratbaren Link, mit dessen Kenntnis man das ausgewählte Dokument auch ohne Foxdox-Konto herunterladen kann. Mit der sogenannten Provider-Funktion kann der Nutzer rechtssicher Dokumente mit bestimmten anderen Foxdox-Nutzern (Providern) austauschen, zum Beispiel Gehaltsunterlagen mit der Personalabteilung.

Gängige Dateitypen zeigt Foxdox unmittelbar im Browser an. Wenn man ein Dokument herunterladen und bearbeiten möchte, legt die Software auf Wunsch eine neue Version an, sodass die Originaldatei erhalten bleibt. Geschäftsbriefe kann man revisionssicher speichern; danach lassen sie sich nicht mehr unbemerkt verändern.

Zum Schutz vor unbefugten Zugriffen müssen sich Anwender nicht auf die Sicherheit ihres Login-Passworts verlassen, sondern können festlegen, dass ein Login nur mit elektronischem Personalausweis und Lesegerät möglich ist.

Foxdox kodiert alle Dokumente vor dem Speichern mit dem starken AES-256-Verfahren, sodass sie auch bei einem Server-Einbruch geschützt sind. Dokumente mit besonderem Sicherheitsbedarf kann man zusätzlich individuell chiffrieren, wobei der Anwender jeden verwendeten Schlüssel mit einem eigenen Passwort schützt. Allerdings werden die Schlüsselbünde auf dem Server gespeichert. Ein Datendieb, der mit Admin-Rechten Anwender belauscht, könnte sich daher sowohl die verschlüsselten Dokumente als auch die Passwörter zum Entschlüsseln beschaffen.

Als professionell gewarteter Webdienst bietet Foxdox für die meisten Betriebe eine vorschriftsmäßige und komfortable Aktenablage. Weil Passwörter – wenn auch verschlüsselt – auf dem Server liegen, genügt der Dienst aber nicht ganz so hohen Sicherheitsanforderungen wie Mitbewerber gemäß dem Zero-Knowledge-Prinzip. (hps@ct.de)