Marktübersicht: Software fürs Vereinsmanagement

Alle Jahre wieder geht in vielen Vereinen das Gedruckse los, wer sich für die kommenden Monate breitschlagen lässt, als Vereinswart, Kassenwart oder -prüfer im Vorstand mitzuarbeiten. Meist werden dieselben Amtsträger gewählt wie im Vorjahr – sie kennen die Jobs schon und haben sich passend zu ihren Arbeits­gewohnheiten mit Adresslisten, Form­briefen und individuellen Excel-Mappen eingerichtet.

Eine Vereinsanwendung von der Stange entlastet diese einsamen Wölfe, indem sie nicht nur die passenden, sondern vor allem für alle Vereinsmitglieder dieselben Werkzeuge bereitstellt. So fasst man als Neuling schnell Fuß in einem Amt und findet bei Unklarheiten leicht Kollegenhilfe.

Mehr als 30 konfektionierte Anwendungen, über die wir hier einen Überblick geben, unterstützen die tägliche Club­arbeit in drei Aufgabenbereichen: bei der Mitgliederverwaltung, der Buchhaltung und beim Informationsaustausch im ­V­erein.

In Anbetracht des breiten Angebots konnten wir nicht jede Anwendung testen. Und weil sich die Anforderungen etwa von Selbsthilfegruppen, Musik- und Sport­vereinen massiv voneinander unterscheiden, erscheint auch eine Vorauswahl im Testfeld nicht sinnvoll. Einen Überblick über 32 Programme und Webdienste liefern unsere Tabellen ab S. 110.

Die überwiegende Mehrheit der Anwendungen konzentriert sich auf Mitgliederverwaltung und Finanzbuchhaltung, wendet sich also vor allem an Amtsträger. Eine Reihe von Webdiensten widmet sich aber auch anderen Vereinsaufgaben und der Kommunikation unter Mitgliedern.

Außer den Besonderheiten, mit denen sich die Vereinsbuchhaltung grundsätzlich von der eines Unternehmens unterscheidet, sollten Sie bei der Softwareauswahl von Anfang an die Spezialitäten Ihres Vereins berücksichtigen. Aber der Reihe nach:

Listenreiche Mitgliederverwaltung

Eine Bestandsliste aller Mitglieder mit Name, Kontaktdaten, Bankverbindung und Eintrittsdatum lässt sich mit jedem der hier gelisteten Programme und Webdienste führen. Doch einige Angaben, die für Ihren Verein möglicherweise von Bedeutung sind, lassen sich nicht mit jeder Software handhaben, zum Beispiel Familienzugehörigkeit, Ein- und Austritts­datum zu Vereinssparten sowie Gutschriften für geleistete Vereinsarbeit.

Bevor Sie sich auf eine konkrete ­Anwendung festlegen, sollten Sie anhand einer kostenlosen Basisversion oder Testinstallation prüfen, ob sich damit alle erforderlichen Merkmale berücksichtigen lassen.

Mitgliedsdaten sind aufgrund des konkreten Personenbezugs äußerst schutz­­bedürftig. Deshalb müssen Sie bei diesen Daten besonders darauf achten, dass Sie die europäische Datenschutz-Grund­verordnung (DSGVO) einhalten. Mehr dazu im Kasten auf Seite 108.

Je nach Vereinsstruktur und -satzung muss die Mitgliederverwaltung zudem recht komplexe Formeln zur Beitrags­berechnung anwenden. Eine Auflistung würde den Rahmen dieses Artikels sprengen – auch hierfür empfiehlt sich der Test mit einer kostenlosen Softwareversion. Für besonders komplizierte Verhältnisse können Sie sich vom Anbieter Inter­connect sogar eine Individualanwendung programmieren lassen.

Wenn das System die fälligen Beiträge korrekt berechnen kann, ist das schon einmal die halbe Miete. Für die andere Hälfte kommt es darauf an, dass die Software regelmäßig Rechnungen an die Mitglieder verschickt, im Idealfall auch andere Unterlagen an andere Empfänger, zum Beispiel die Anmeldung von Mitgliedern an einen Verband. Einige Anwendungen, zum Beispiel GLS Vereinsmeister oder Linear Vereinsverwaltung, bieten zum Erstellen solcher Unterlagen eine Office-Schnittstelle. Andere enthalten so wie Vereins-Explorer oder die Vereinssoftware von Pro-Winner eine eigene Textbearbeitung, mit welcher der Anwender die Rechnung ausdruckt und verschickt. Kandidaten wie Netxp:­Verein bieten zusätzlich einen Lettershop, der die Unterlagen beim Hersteller ausdruckt und als Dienstleistung verschickt.

Buchhaltung für Vereine

Jeder eingetragene Verein ist eine juristische Person und muss seinen Mitgliedern Rechenschaft über die erhaltenen Beiträge ablegen.

Vereine bis zur mittleren Größe genügen ihrer Buchhaltungspflicht schon, wenn sie ihre Belege ordnungsgemäß aufbewahren und eine Einnahmenüberschussrechnung praktizieren. Wenn der Jahresumsatz mehr als 600.000 Euro beträgt oder wenn im Kalenderjahr mehr als 60.000 Euro Gewinn anfallen, muss der Verein stattdessen mit der aufwendigeren doppelten Buchführung eine Bilanz mitsamt ausführlicher Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Je nach Sachverhalt kann er sich daher auf ein Produkt einlassen, das nur ein Kassenbuch pflegt, oder er benötigt eine Anwendung mit professioneller Bilanzbuchhaltung.

Die Buchhaltungsfunktionen stehen bei den meisten Vereinsanwendungen im Mittelpunkt; Vereinsmitglieder werden dabei im einfachsten – nicht immer ausreichenden – Fall analog zu Geschäftskunden in einem Unternehmenspaket geführt. Sofern doppelte Buchführung zum Funktionsumfang gehört, lässt sich die Software zwar ähnlich wie in einer Profit-Company bedienen, doch kommen einige Unterschiede ins Spiel. Zum Beispiel empfiehlt sich für einen Verein ein spezieller Kontenrahmen. Der von den meisten Anwendungen verwendete Standardkontenrahmen (SKR) 49 der DATEV enthält speziell für Stiftungen und Vereine eigene Kontengruppen für unterschiedliche Steuerbehandlungen: Dabei geht es um den ideellen Bereich, zum Beispiel für steuerfreie Mitgliedsbeiträge, um die Vermögensverwaltung, um den sogenannten Zweckbetrieb wie die Einnahme von Kursgebühren in einem Bildungsverein und schließlich um den normal besteuerten Geschäftsbetrieb. Eine Alternative ist der von EasyVerein angebotene Kontenrahmen des Deutschen Olympischen Sportbunds.

Für den Überblick, welche Beiträge schon bezahlt, fällig oder überfällig sind, können die meisten Anwendungen zumindest Auszüge des Vereins-Bankkontos abfragen, außerdem Überweisungen veranlassen, indem sie SEPA-konforme Listen mit Einzelaufträgen an die Bank übermitteln, also mit physischem oder virtuellem Datenträgeraustausch. Andere Systeme beherrschen gleich alle Funktionen zum Onlinebanking per HBCI.

Action statt Akten

Das Wichtigste im Verein ist nicht der Papierkrieg, sondern der jeweilige Vereinszweck. Der lässt sich in vielen Fällen nur im Team verfolgen – etwa für einen Fußballclub ist es ja durchaus hilfreich, wenn alle Mitglieder zur selben Zeit auflaufen. Dazu fällige Absprachen werden bis jetzt meist über WhatsApp geführt, nur stößt dieser Dienst wegen seines frag­würdigen Datenschutzes auf zunehmende Vorbehalte. Doch es gibt Alternativen: Mit Anwendungen wie Sportmember oder meinverein kann jedes Mitglied per Browser oder über eine kostenlose Mobil-App mit anderen Mitgliedern chatten.

Für weniger zeitkritische Informationen bieten sich Newsletter an, die zum Beispiel über Veranstaltungen, Neuzu­gänge und Ehrungen sowie im Sportverein über Spielergebnisse informieren.

Um mit verteiltem Aufwand alle Zielgruppen individuell anzusprechen, bewährt sich ein Mitgliederportal im Web. Wie in einem Wiki können dort alle Mitglieder oder auch nur bestimmte Amtsträger Nachrichten einstellen und Diskussionen führen. Etwa mit dem Sewobe Vereinsmanager oder Clubee können Sie ein Webportal gestalten und in die Vereins-­Homepage integrieren. So entsteht dort ein Mitgliederbereich für interne Nachrichten und Online-Umfragen, in dem die Mitglieder auch ihre Personendaten selbstständig pflegen können.

Spezialfunktionen, die nur bestimmte Vereine betreffen, ermöglichen etwa die Reservierung von Vereinsressourcen für bestimmte Zeiträume. So können sich ­Mitglieder eines Tennisclubs zum Beispiel mit ClubDesk oder IntelliCourt zu einem Match verabreden und müssen nicht befürchten, dann achselzuckend vor belegten Plätzen zu stehen. Manche Anwendungen, zum Beispiel EasyVerein und Linear Vereinsverwaltung, helfen auch, Veranstaltungen zu planen – mit Terminkalender, Aufgabenverteilung, Ticketverkauf und -buchung, und je nach Art des Events außerdem mit der Pflege von Teilnehmer- und Turnierlisten.

Die Qual der Wahl

Im Folgenden stellen wir einige Anwendungen und Webdienste vor, die sich durch besondere Merkmale aus der Masse herausheben.

Als Abonnent des Webdienstes Clubee kommt man supereinfach zu einer individuell gestalteten Vereins-Homepage. Schon bei der Registrierung fragt der Dienst nach der Art des Vereins, und kaum hat man seine Kontaktdaten als Kunde komplettiert, erscheint eine leere Web­seite mit passendem Hintergrundbild und einer Auswahl, welche Inhalte man darauf platzieren möchte. Das Angebot umfasst Text, Bilder und Videos, Terminkalender, Nachrichten, Formulare, Spielstand-­Listen für Sportvereine und Links zu Facebook- und Twitter-Seiten. Abseits der Homepage kann man mit Admin-Rechten eine sehr anpassungsfähige Mitgliederverwaltung nutzen und Beitragszahlungen überwachen. Nur bei der Finanzbuchhaltung muss Clubee derzeit passen; Funktionen dafür sollen im Lauf des Jahres fertig werden.

Die unter Windows, macOS und Linux lauffähige Java-Anwendung JVerein ist ein Plug-in des Homebankingprogramms Hibiscus. Sie lässt sich auch auf einem USB-Stick installieren und portabel betreiben. So kann man den Datenbestand des Vereins in der Hosentasche mit sich herumtragen und auf jedem gerade verfügbaren Rechner bearbeiten.

Das Programm umfasst Funktionen für doppelte Buchführung und wickelt den Online-Geldverkehr über das integrierte, ebenfalls quelloffene Homebanking-Programm Hibiscus ab. Die sehr anpassungsfähige Mitgliederverwaltung unterstützt nicht nur die Beitragsberechnung, sondern kann auch dokumentieren, welche Mitglieder zum Beispiel Übungsleiterlehrgänge absolviert haben. Wenn Jverein auf einem NAS installiert ist, kann man mehreren Nutzern gleichzeitig Leserecht für die zugrundeliegende MySQL-Datenbank einräumen. Darüber hinaus kennt die Software keine einstellbaren Berechtigungen, kann also nicht zwischen mehreren Nutzern differenzieren.

Loxonet Club ist ein geschlossenes soziales Netzwerk, in das man sich mit seiner E-Mail-Adresse über eine Loxonet-­Subdomain oder über die Vereins-­Homepage einloggt. Mitglieder können miteinander chatten, Dokumente hochladen sowie an internen Videokonferenzen und Umfragen teilnehmen. Außer einem Forum, einem Marktplatz mit Kleinanzeigen der Mitglieder und einer Suchmaschine gibt es für jedes Mitglied ein Dashboard mit Hinweisen auf anstehende Termine, allgemeine Nachrichten und persönliche Aufgaben.

Loxonet will Amtsträgern bei vielen Aufgaben durch konkrete Anregungen zur Hand gehen, etwa durch Layout-Vorlagen für Veranstaltungsankündigungen. Mitgliedsdaten lassen sich recht detailliert verwalten, die Beitrags- und Finanzverwaltung steht aber eher im Hintergrund. Im Lauf des Jahres will der Anbieter eine umfassende Buchhaltung integrieren.

Mit den jeweils unter Windows und macOS lauffähigen Programmen Vereinsmanager und Vereins-Profi von MTH verwaltet man die Mitgliederdaten und die Vereinsfinanzen. Trend-Auswertungen etwa der Mitglieder-Zusammensetzung sowie pünktliche Ehrungen von Jubilaren erleichtert die Software mit einem vielseitigen Statistik- und Auswertungsmodul. Für die Kommunikation mit Mitgliedern, etwa für den Rechnungsversand, sonstige Anschreiben oder für die Meldungen an einen Dachverband enthält Vereinsmanager zahlreiche Word-Vorlagen.

In der Ausführung als „Online-Programme spiegeln die prinzipiell ohne Internet funktionsfähigen Programme ihre kompletten Datenbestände verschlüsselt auf dem Server des Herstellers. Dadurch können mehrere Nutzer mit vollem Datenschutz gleichzeitig wie mit einem Clouddienst arbeiten. Die Software wird nicht je Installation lizenziert, sondern pauschal je Verein.

Großes Gruppenbild

Die Lösungen, unter denen Vereine für ihre individuellen Aufgaben wählen können, decken ein breites Spektrum ab. Grundsätzlich lassen sich lokale Anwendungen und Webdienste unterscheiden; je mehr Gewicht ein Verein auf die Einbindung aller Mitglieder legt, desto mehr spricht für die Webdienste – desto sorgfältiger muss er aber auch auf die Einhaltung des Datenschutzes achten. Geht es dagegen „nur um die Verwaltung von Mitgliederdaten und -beiträgen, ist eine lokal installierte Anwendung meist unbedenklicher. So oder so lohnt sich ein genauer Check, ob sich die satzungsmäßigen Beitragsregelungen in der Mitgliederdatenbank abbilden lassen.

Ansonsten heben sich manche Dienste von den vorrangig buchhalterischen Systemen ab, indem sie Informations- und Kommunikationsangebote für alle Mitglieder umfassen. Darin lassen sich Chat-Posts, Umfragen, Turnierlisten und Kleinanzeigen meist in unterschiedlichen Kombinationen realisieren – Sie haben die Wahl. Etwa für einen Sportverein empfiehlt sich indes auch der Blick auf spezielle Gesichtspunkte Ihres Dachverbands. Zum Beispiel folgt ClubDesk den Empfehlungen des Deutschen Tennisbunds und will konkret dessen Spiel- und Turnier­system berücksichtigen. Wie Sie sich aber auch entscheiden, auf jeden Fall sollten Sie sich an den Bedürfnissen aller Betroffenen orientieren. Das sind nicht nur die Vorstandsmitglieder, sondern alle Vereinsangehörigen, darunter auch Trainer und Übungsleiter. (hps@ct.de)