Schreiben und organisieren in Notion

Egal ob Blogbeiträge, Hausarbeiten oder Zeitschriftenartikel: Beim Verfassen von Texten sammelt man erst Informationen und schreibt dann alles zusammen. Will man auch mal in der Sonne auf einer Parkbank tippen oder pendelt zwischen Bürorechner und Notebook im Home­office, muss man darauf achten, stets alles Nötige parat zu haben. Was liegt da näher als ein Webdienst? Statt Dateien in Google Drive zu parken, Links in Pocket zu sammeln und die Infos auf weitere Dienste zu verteilen, gibt es mit Notion einen englischsprachigen Webdienst, der alles bündelt.

Zunächst einmal ist Notion ein einfach zu nutzendes Schreibwerkzeug: anmelden, Seite anlegen, lostippen. Videos lassen sich ebenso verlinken oder einbetten wie Google Maps, Bilder oder PDFs. Um Projekte, Videos, Podcast-Episoden und anderes zu planen, ist eine Tabelle ideal; die Termine zeigt dann ein Kalender an. Per Web-Clipper-Erweiterung für Chrome landet außerdem eine Kopie des Inhalts einer Webseite samt Link in No­tion. Praktisch ist das auch fürs Studium: Mitschriften, PDFs, Notizen und Links finden hier einen gemeinsamen Platz und lassen sich mit der Studiengruppe teilen.

Schnell entpuppt sich Notion als mächtiges Werkzeug. Einmal eingegebene Daten lassen sich in unterschiedlichen Ansichten anzeigen: als Tabelle, als Liste, im Kalender, in einer Timeline oder in einem Kanban-Board. Je nach Bedarf blendet ein Filter Unwichtiges aus. Das Verknüpfen verschiedener Daten spart unter Umständen viel Tipparbeit und Zeit. In Tabellen berechnen Formeln automatisch Summen und mehr. Die Einstiegshürde zur Einarbeitung in die fortgeschrittenen Funktionen des mächtigen Tools zahlt sich später aus, wenn alles wohl sortiert ist und Vorlagen die Arbeit erleichtern.

Wir beschreiben im Folgenden die Bedienung von Notion im Browser. Daneben stehen Apps für Android und iOS bereit, die Notion unterwegs zugänglich machen und wegen ihrer Benachrichtigungsfunktion praktisch sind.

Was Sie bei Notion im Blick behalten sollten: Der Online-Dienst ist nichts für personenbezogene oder anderweitig sensible Daten, denn das US-amerikanische Unternehmen speichert sie auf Servern außerhalb Europas. Für Lesezeichen, die Planung von Blogbeiträgen oder YouTube-Videos und Notizen aus dem Studium ist das kein Problem.

Notion-Account anlegen

Um Notion kostenlos auszuprobieren, ­melden Sie sich mit einer Mail-Adresse oder einem Google- oder Apple-Konto auf ­notion.so an und stimmen der Verarbeitung Ihrer Daten zu. Für die meisten Bedürfnisse reicht der kostenlose „Personal Plan“ von Notion. Dieser bietet alle Funktionen, Sie dürfen allerdings nur Dateien mit maximal fünf MByte hochladen und Seiten nur mit bis zu fünf Personen teilen. Beim „Personal Pro Plan“ fallen die Beschränkungen weg, außerdem lassen sich ältere Versionen eines Dokuments bis zu 30 Tage lang wiederherstellen. Dafür werden fünf US-Dollar pro Monat fällig, wer jährlich zahlt, erhält 20 Prozent Rabatt. Studierende erhalten diesen Plan kostenlos und automatisch, wenn sie sich mit ihrer Uni-Mail­adresse anmelden. Das klappte im Test perfekt. Um anderen Zugriff auf einen ganzen Work­space zu geben, ist der „Team Plan“ nötig, der pro Teammitglied zehn Dollar kostet. Der Umstieg auf einen höheren Plan ist jederzeit möglich.

Die genannten Preise gelten für einen Workspace, in dem Sie beliebig viele „Dashboards“, also Seiten mit untergeordneten Bereichen, anlegen und so auch Berufliches und Privates sauber trennen können. Soll in der Seitenleiste nur eins von beiden zu sehen sein, brauchen Sie einen zweiten Workspace, den Notion dann zusätzlich berechnet. Da sich ein Workspace jederzeit auf einen höheren Plan umschalten lässt, reicht für den Anfang der kostenlose „Personal Plan“.

Wollen Sie mit einem komplett leeren Notion starten, löschen Sie direkt nach dem Start im ersten Tooltipp mit „Clear templates“ die Beispielseiten. Die Seite mit dem Titel „Getting started“ erklärt in wenigen Zeilen, wie Sie Text in Notion formatieren, eine neue Seite anlegen und mehr. Kostenlose (englischsprachige) Vorlagen öffnen Sie über „Templates“ unten in der Seitenleiste. Wir stellen das in den Screenshots gezeigte kleine deutschsprachige Beispiel als Template über ct.de/yyd5 bereit. Über den Link „Duplicate“ oben rechts können Sie es Ihrem eigenen Notion-Workspace hinzufügen und nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Notion kann Daten aus anderen Anwendungen importieren, darunter Evernote, Trello und Asana. Der Import aus Trello klappte im Test ohne Probleme, auch beschriftete Labels wurden dabei übertragen. Für jedes importierte Board legt Notion eine eigene Seite auf oberster Ebene an. Google Drive lässt sich einbinden, sodass Sie in Notion die dort abge­legten Dateien durchsuchen können.

Einfach loslegen

Für erste Notizen in Notion brauchen Sie keine Einarbeitung. Wenn Sie mit der Maus über eine Zeile in der Seitenleiste fahren, wird rechts daneben ein Plus­zeichen sichtbar. Ein Klick darauf legt eine neue Seite an und öffnet sie als Overlay. Alternativ finden Sie unten links die Schaltfläche „New page“, die genau dasselbe tut. Klicken Sie in das neue Dokument und geben Sie der Seite im Feld "Untitled" einen Namen. Fahren Sie mit der Maus über den Titel, dann können Sie über „Add icon“ ein Icon auswählen, das auch in der Seitenleiste auftaucht. Die Option „Add cover“ verziert die Seite oben mit einem Bild oder farbigen Banner. Die Schaltfläche „Change cover“, die sichtbar wird, wenn der Mauszeiger auf dem Banner steht, lässt Sie ein anderes Bild auswählen, eigene Bilder hochladen oder verlinken oder dafür im Fundus des kostenlosen Bilddienstes Unsplash stöbern.

Mit „Open as a page“ oben links zeigen Sie die Seite komplett und nicht mehr als Overlay an. Wenn Sie jetzt die Enter-Taste drücken oder auf „Empty“ klicken, erhalten Sie eine leere Seite, in die Sie direkt hineintippen können. Alternativ wählen Sie weiter unten eine andere Seitenform aus – dazu später mehr.

Notion arbeitet mit Blöcken: Wenn Sie einen Absatz eingetippt haben, ist das standardmäßig ein Textblock. Um eine andere Blockart auszuwählen, schieben Sie den Mauszeiger an den Zeilenanfang, klicken auf das dann sichtbar werdende Pluszeichen und wählen aus der Liste. Als „Basic Blocks“ können Sie hier Text-Bestandteile wie einen Titel, eine Überschrift, eine Liste oder eine abhakbare To-do-Liste einfügen. Die Blöcke lassen sich bequem verschieben: Mit der Maus fahren Sie dazu an den Anfang eines Blocks, greifen ihn am Anfasser, der neben dem Pluszeichen erscheint, und ziehen den Block an eine andere Stelle. Dabei lässt sich auch das Layout verändern: Wenn Sie den Block nach rechts ans Ende einer Zeile bewegen, legt Notion dafür eine weitere Spalte an. Per Linksklick auf den Anfasser und „Turn into“ verändern Sie den Blocktyp. Wählen Sie stattdessen „Turn into page“, verschieben Sie den Block in eine eigene Seite. Im Ursprungsdokument findet sich statt des ursprünglichen Textes ein Link auf die neue Seite.

Texte gestalten

Als Schreibwerkzeug ist Notion intuitiv, auch das aus der Textverarbeitung gewohnte Tastenkürzel Strg+Z, um einen oder mehrere Schritte rückgängig zu machen, funktioniert in der Webanwendung. Notion kennt nicht nur Formatierungen wie fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen oder Code, sondern auch andere Gestaltungselemente. Um Text zu formatieren, markiert man ihn, dann poppt ein Tooltipp mit Formatierungsoptionen auf, die man per Klick auswählt. Auch Text- und Hintergrundfarbe lassen sich ändern, und zwar sowohl für einzelne Wörter als auch den ganzen Absatz.

Spezielle Arten von Blöcken können eine Seite zusätzlich strukturieren. Die „Toggle List“ beispielsweise verpackt Informationen in einen ausklappbaren Block. Um einen solchen einzufügen, tippen Sie einen Schrägstrich, wählen dann „Toggle List“ und bestätigen mit Enter. Anschließend können Sie den neben dem Pfeil angezeigten Text ergänzen. Nach einem Klick auf das vorangestellte Dreieck klappt ein untergeordneter Block aus, den Sie nun ebenfalls füllen können.

Praktisch für längere Texte: „/toc“ fügt blitzschnell ein Inhaltsverzeichnis ein, das die als „Heading“ gekennzeichneten Überschriften enthält und bei Änderungen automatisch aktualisiert wird. Wenn Sie ein solches Inhaltsverzeichnis oben auf der Seite platzieren, können Sie mit den darin angelegten Ankern direkt zur passenden Textstelle springen.

Standardmäßig zentriert Notion den Inhalt einer Seite in einer Spalte in der Mitte der Seite. Brauchen Sie mehr Platz, öffnen Sie oben rechts auf der betreffenden Seite das Drei-Punkte-Menü und nutzen mit „Full width“ die ganze Seitenbreite. Wer den Pro-Plan gebucht hat, erreicht hier über die „Page history“ ältere Versionen seines Dokuments. Wollen Sie nur die Seite sehen und die Navigation ausblenden, klicken Sie auf „<<“ oben rechts in der Leiste.

Tastatur statt Maus

Viele Befehle sind auch mit Tastenkürzeln erreichbar. In Texten erkennt Notion Markdown-Auszeichnungen. Zwei Doppelkreuze „##“, ein Leerzeichen und Enter, schon weiß Notion, dass Sie eine Zwischenüberschrift zweiter Ordnung eingeben. Außerdem erkennt der Editor viele Tastenkürzel, die auch in anderen Textverarbeitungen gebräuchlich sind, etwa Strg+B für fett, Strg+C / Str+V für kopieren und einfügen. Weitere Tastenkürzel und Markdown-Befehle finden Sie über ct.de/yyd5. Die Liste der Blocktypen öffnen Sie via Tastatur mit dem Schrägstrich, wählen ihn dann mit den Pfeiltasten aus und legen mit Enter an.

Fügen Sie einen Link ein, bietet Notion mehrere Optionen: Entweder es übernimmt die Linkadresse und hinterlegt sie mit einem klickbaren Link („Dismiss“), wählen Sie hingegen „Create bookmark“ oder „Create embed“, erzeugt Notion eine kleine, verlinkte Vorschau.

Möchten Sie Ihren Text mit Emojis aufpeppen, tippen Sie einen Doppelpunkt und direkt danach einen odere mehrere Buchstaben. Daraufhin öffnet Notion eine Auswahl an Emojis, die sich per Mausklick oder mit den Pfeiltasten und Enter auswählen lassen. Tippen Sie beispielsweise :coffee für eine Kaffeetasse oder :books für einen Stapel Bücher.

Tabellen, Kanban & mehr

Bis hierher klingt alles nach einem Notiztool. Notions große Stärke sind aber Datenbanken, die vielfältige Informationen speichern und auf unterschiedliche Weise anzeigen. Legen Sie beispielsweise eine kleine Aufgabenverwaltung an, dann können Sie die Aufgaben in einer Tabellenansicht ansehen, die Termine im Kalender zeigen lassen und den Status in einem Kanban-Board prüfen. Ändern Sie in einer der Ansichten etwas, sind die anderen automatisch auf demselben Stand.

Um eine solche Datenbank anzulegen, tippen Sie „/table“ und wählen dann „Table – Full page“, um ihr eine ganze Seite zu widmen. Die nun angelegte Tabelle füllen Sie mit Spalten und wählen dabei den passenden Datentyp („Property type“). Für das Beispiel geben Sie der neuen Seite oben den Titel „Aufgabenliste“ und ändern per Klick auf den Kopf der Tabellenspalte „Name“ diesen in „Aufgaben“. Über das Pluszeichen am Ende der Zeile ergänzen Sie eine Spalte „Beschreibung“ und belassen deren „Property type“ bei „Text“. Auf dieselbe Weise fügen Sie eine Spalte „Datum“ hinzu und wählen dafür als Typ „Date“. Mit der Option „Format date“ lässt sich das Datumsformat anpassen, das in Deutschland übliche steht bislang aber nicht zur Wahl. Schließlich benennen Sie das Feld „Tags“ in „Status“ um.

Ansichtssache

Die Grundzüge der Aufgabenverwaltung stehen damit. Jetzt gilt es zu entscheiden, wie Notion die Aufgaben präsentieren soll. Durch das Anlegen einer Unterseite wurde auf der Hauptseite automatisch ein Link zur Aufgabenliste angelegt. Um einen Kalender einzufügen, genügt es, links oben über den Aufgaben mit „Add a view“ eine neue Ansicht „Calendar“ auszuwählen und mit einem Klick auf „Create“ anzulegen. Notion nimmt automatisch das einzige Datumsfeld, um die Aufgaben im Kalender zu zeigen. Existieren mehrere, müssen Sie eins auswählen.

Oben links steht nun „Calendar view“. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil daneben klicken, klappt eine Liste aller bisher verfügbaren Ansichten aus, über die Sie per Mausklick zur gewünschten Darstellungsart wechseln. Über die drei Punkte am Ende jeder Zeile können Sie eine Ansicht umbenennen, duplizieren oder löschen. „Default view“ bringt Sie zurück zur Tabelle. Die Ansichten finden Sie auch als Unterseiten der „Aufgabenliste“. Möchten Sie zusätzlich in einem Kanban-Board sehen, welchen Status die Aufgaben erreicht haben, klicken Sie auf den Ansichten-Button und wählen „Add a view“, entscheiden sich aber für „Board“. Kommt Notion als Projektverwaltung zum Einsatz, lässt sich im Datumsfeld auch ein Zeitraum hinterlegen, der in einer „Time­line“-Ansicht verfügbare Kapazitäten sichtbar macht.

Ihr ganzes Potenzial spielen die Notion-Ansichten aus, wenn Sie sie mit Filtern kombinieren. Bei der Aufgabenliste heißt das: Wollen Sie nur noch die offenen Aufgaben sehen, klicken Sie oben rechts auf „Filter“ und „Add a filter“. Wählen Sie nun neben „Where“ das Feld „Status“, aktivieren dann „Does not contain“ und daneben die Option „erledigt“, sehen Sie keine abgeschlossenen Aufgaben mehr.

Über „Sort“ oben rechts sortieren Sie die Daten in jeder Ansicht so, wie es sinnvoll ist, zum Beispiel mal alphabetisch, mal nach Datum. Wenn Sie Ihre Aufgaben über ein Feld „Themenbereich“ dem privaten, beruflichen oder Hobby-Bereich zuordnen, könnten Sie für jeden eine eigene Ansicht anlegen, die dann nur private, berufliche oder dem Hobby zugeordnete Aufgaben zeigt. Wird die Aufgabenliste länger, hilft der Button „Search“ oben rechts dabei, Einträge wiederzufinden.

Wenn Sie in einer Ansicht etwas an den Daten ändern, landen diese Änderungen auch in allen anderen Ansichten. Im Kalender können Sie so mit der Maus Termine auf andere Tage ziehen, um das Datum zu ändern.

Ob Kanban-Board, Tabelle, Galerie oder etwas anderes: Über die Schaltfläche „Properties“ legen Sie fest, welche Felder wie angezeigt werden. Hier können Sie einzelne Informationen abschalten.

Gegen Vergesslichkeit

Notion kann mit Erinnerungen auf anstehende Termine aufmerksam machen. In einer Tabelle klickt man dazu in ein Datumsfeld und konfiguriert anschließend in der Zeile „Remind“ eine Erinnerung. Auch im Text können Sie solche Erinnerungen platzieren, allerdings kommt dabei die englischsprachige Schreibweise zum Einsatz. Mit einem @-Zeichen gefolgt von einem Datum in der Form „June 20, 18:00“ legen Sie eine Erinnerung für den 20. Juni 2021, 18 Uhr an. Auch Wörter wie „tomorrow“ oder „next wednesday“ können Sie verwenden. Praktisch: Notion schickt dann zum jeweiligen Zeitpunkt eine Erinnerung – gegebenenfalls auch aufs Mobilgerät.

Kooperation

Wenn Sie Notion im Team-Plan nutzen, sehen Sie links in der Navigation zwei Workspaces: Den nur für Sie sichtbaren privaten Bereich sowie einen gemeinsamen Workspace, auf den alle Teammitglieder Zugriff haben. Wollen Sie nur an einem einzelnen Dokument gemeinsam arbeiten, geht das auch in der kostenlosen Variante: Dann öffnen Sie die betreffende Seite und laden über „Share“ oben rechts weitere Personen ein. Geben Sie dazu im Feld neben „Add people“ die zugehörige Mailadresse ein. Existiert dafür kein Notion-Konto, erhält die Person einen Link per Mail. Wenn Sie die Option „Share to Web“ aktivieren, ist das Dokument für alle erreichbar, die den Link kennen. In beiden Fällen können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.

Ein gemeinsamer Workspace kann beispielsweise Teams, die im Home-Office arbeiten, mit Informationen, Aufgaben und Terminen versorgen. Vorlagen können hier als Dateien hinterlegt, Protokolle direkt in Notion verfasst und Workflows dokumentiert werden. Ein gemeinsamer Kalender schafft Übersicht über Termine.

Mit einem Vermerk wie „@user“ lassen sich andere Personen markieren. Solche Hinweise tauchen als Benachrichtigung im Menü links oben unter „All Updates“ sowie auf der betreffenden Seite oben rechts unter „Updates“ auf. Arbeitet man gemeinsam an einem Projekt, können Sie so kommentieren und Aufgaben zuweisen – oder sich selbst an Dinge erinnern.

Funktionen für Fortgeschrittene

Der Funktionsumfang von Notion reicht weit über das hier Gezeigte hinaus. So kann das Verknüpfen von Datenbanken die Eingabe redundanter Daten ersparen. Mit sogenannten Rollups lassen sich Berechnungen aus den vorhandenen Daten nutzen, etwa „wie viele Artikel wurden im letzten Jahr geschrieben“ statt einer Liste der Artikel. Mit Formeln führt Notion Berechnungen durch.

Kommen häufiger Dokumente mit demselben Aufbau zum Einsatz, – seien es Protokolle, Vorlesungsmitschriften, Hausarbeiten oder Projektseiten – können Sie diese per Klick auf den Button „New“ oben rechts und „New template“ als Vorlage speichern.

Wer sich auf Notion als alleiniges Rundum-Organisationstool verlässt, sollte bedenken, dass es keinen Offline-Modus hat. Im Testzeitraum von rund vier Monaten war der Webdienst jedoch nur einmal für kurze Zeit nicht erreichbar. Unverzichtbare Daten sollte man zur Sicherheit exportieren und lokal speichern. Dazu bietet jede Seite oben rechts im Drei-Punkte-Menü die Funktion „Export“, die die jeweilige Seite und ihre Unterseiten als PDF-, HTML- und vor allem Markdown-­Dokument (Text) beziehungsweise CSV-­Datei(en) (Tabelle) samt aller Anhänge herunterlädt. Markdown- und CSV-Dateien lassen sich dann lokal weiterbearbeiten und später wieder importieren.

Fazit

Notion ist ein echtes Organisationstalent, das sich fürs Projektmanagement, als Schreibprogramm und mehr nutzen lässt. Dass es sich um einen Webdienst handelt, ist Fluch und Segen zugleich: Verteilten Teams macht es die Organisation mit gemeinsam nutzbaren Informationen und einem Kalender leichter. Da Notion aber keinen Offline-Modus kennt, kann man es nur mit Internetverbindung nutzen.

Die Autorin organisiert und koordiniert auf diese Weise beispielsweise Artikel für c’t, die sie selbst verfasst oder die andere Autorinnen und Autoren für sie schreiben. Eine Timeline zeigt freie Kapazitäten, ein Kalender stellt sicher, dass Abgabetermine nicht vergessen werden. Dieser Artikel ist von der Recherche bis zum fertigen Text komplett in Notion entstanden. (lmd@ct.de)

Tastenkürzel und Template: ct.de/yyd5