Ausfüllungsgehilfen
Interaktive Elemente in Word für Formulare und als Eingabehilfe
Dank interaktiver Steuerelemente wie Ausklapplisten, Checkboxen und Kalenderdatumsauswahl lassen sich mit Word komfortabel Formulare gestalten und direkt am Bildschirm ausfüllen. Die Elemente taugen aber auch als Textbaustein-Tools.
Formulardateien, die man am Bildschirm ausfüllen kann, kennt man vor allem im PDF-Format. Doch auch Microsoft Word bietet einen etwas versteckten Werkzeugkasten, mit dem sich interaktive Elemente wie Textfelder, ausklappbare Listen und Checkboxen zum Ankreuzen in ein Dokument einsetzen lassen. Damit können Sie Formulare, wie zum Beispiel Fragebögen, in Word erstellen und zum Ausfüllen weitergeben. Ein optionaler Dokumentenschutz verhindert, dass nicht ausfüllbare Bereiche versehentlich oder absichtlich verändert werden können. Manche der Elemente können auch in anderen Textdokumenten hilfreich sein und als eine Art Textbaustein-Werkzeug dienen. Wenn Sie zum Beispiel Rechnungen und Angebote in Word schreiben, helfen ein per Mausklick ausfüllbares Leistungsdatumsfeld oder eine ausklappbare Liste mit vorgegebenen Rabatt- und Steuersätzen, Eingabefehler zu vermeiden.
Bevor wir zeigen, wie Sie diese Bausteine nutzen, müssen wir auf ein paar Einschränkungen und Besonderheiten hinweisen: In Word generierte Formulare lassen sich nur in Word ausfüllen. Exportiert man sie als PDF-Datei, werden alle interaktiven Formularelemente (Textfelder, Auswahlen aus Drop-down-Listen und Datumsfeldern) zu statischem Text im PDF-Dokument „flachgerechnet“. Um ausfüllbare PDF-Dokumente zu erzeugen, brauchen Sie einen geeigneten PDF-Editor wie zum Beispiel Adobe Acrobat.