Büropaket trifft KI

Test: SoftMaker Office 2024 und NX mit KI-Anbindung

Wer eine Alternative zu Microsoft Office ohne dessen Neugier und Cloud-Gängelei sucht, wird möglicherweise beim deutschstämmigen SoftMaker Office fündig. In der neuesten Abo-Version sind mit DeepL und ChatGPT zwei prominente KI-Dienste eingebunden. Dabei gibt es ein paar Haken.

Von Stefan Wischner

Microsofts Office-Paket mit Word, Excel und PowerPoint ist deutlicher Marktführer an der Grenze zum Monopol; die zugehörigen Dateiformate gelten als Industriestandards. Gänzlich alternativlos ist es jedoch nicht. Wer keine Lust auf aufdringliche Cloud-Gängelei und ein ausgeprägtes Mitteilungsbedürfnis gen Redmond hat oder mit Linux arbeitet, für das Microsoft seine Programme gar nicht anbietet, greift oft zum Open-Source-Paket LibreOffice oder dessen nahem Verwandten OpenOffice.

Es gibt jedoch eine weitere Alternative, die viele gar nicht auf dem Schirm haben: SoftMaker Office, bestehend aus der Textverarbeitung TextMaker, dem Kalkulationsprogramm PlanMaker und dem PowerPoint-Pendant Presentations. Das Paket kommt von einem deutschen Hersteller und ist funktionell in etwa auf Augenhöhe mit Microsoft Office und LibreOffice. In manchen Punkten hat es sogar die Nase vorn.

Es gibt sowohl Einmalkauf- als auch Aboversionen für Windows, macOS (auch nativ für M1 und M2) und Linux. Das Abo enthält auch erstaunlich funktionsstarke Mobilversionen für Android und iOS. Im Vergleich zu Microsoft Office fehlt wie auch bei LibreOffice lediglich ein Gegenstück zu Outlook. SoftMaker hatte in früheren Versionen zunächst Mozilla Thunderbird und später den eM Client ins Bundle gepackt, verzichtet mittlerweile aber auf die Beigabe eines Mailprogramms.

Klassik und Moderne

Die Desktop-Programme lassen dem Nutzer die Wahl zwischen einer klassischen Bedienoberfläche mit Pulldown-Menüs und Symbolleisten wie in MS Office bis 2003 oder einer moderneren Optik mit gruppierten Menübändern (Ribbons). Zwischen beiden Oberflächen kann man jederzeit wechseln.

Alleinstellungsmerkmale von SoftMaker Office sind beispielsweise die Unterstützung von Tabs, wie man sie vom Browser kennt, und in der Textverarbeitung der jeweils teureren Varianten der Kauf- und Aboversionen die Prüfung deutscher Texte mittels Duden Korrektor.

Umsteiger von Microsoft oder LibreOffice dürften sich schnell zurechtfinden, wenn auch das eine oder andere im Detail anders gelöst ist. Die Formelsyntax in PlanMaker ist weitgehend identisch mit der von Excel und bietet einen annähernd großen Funktionsumfang. Abstriche machen muss man nur bei manchen Einzelfunktionen, so fehlt zum Beispiel noch XLOOKUP (XVERWEIS). Auch in Sachen externe Datenquellen (Stichwort Power BI) hat das Microsoft-Programm noch die Nase vorn. Für den allergrößten Teil von Kalkulationsanwendungen dürfte das Gebotene aber dicke reichen – für die Textverarbeitung TextMaker gilt das noch mehr.

Besonderes Highlight der jüngsten Version für Abonnenten ist die Anbindung von TextMaker an den KI-gestützten Übersetzer von DeepL und an ChatGPT. Dazu gleich mehr.

Ziemlich kompatibel

Ein Pfund, mit dem SoftMaker schon immer wuchert, ist die hohe Datei- und Formatkompatibilität zu MS-Office, also zu DOCX, XLSX und PPTX. Zwar gibt es ein eigenes, proprietäres Dateiformat für die SoftMaker-Office-Programme, sie lassen sich aber auch so einstellen, dass sie grundsätzlich die Microsoft-Formate nutzen. Das ist insbesondere für Anwender wichtig, die häufig Daten mit Nutzern von MS Office austauschen müssen oder zum Beispiel privat SoftMaker Office verwenden, im Beruf aber mit dem Microsoft-Paket arbeiten.

Dabei reicht es nicht aus, dass sich die Microsoft-Dateien in SoftMaker Office öffnen und bearbeiten lassen. Wichtig ist der Grad der Kompatibilität, also wie weitgehend Inhalte, Formatierungen und Funktionen (etwa bei Excel-Tabellen) erhalten bleiben. SoftMaker Office ist von jeher bekannt für einen sehr hohen Kompatibilitätsgrad, wenngleich LibreOffice in diesem Bereich stark aufgeholt hat.

Tatsächlich kamen die SoftMaker-Programme in unseren Tests sehr gut mit allen Testdateien von MS Office zurecht, wenn auch nicht immer ganz problemlos. So unterscheiden sich zum Beispiel in Textdokumenten die Laufweiten und damit gelegentlich auch Seitenlängen und -zahlen leicht. Der Grund sind vermutlich Abweichungen beim Font-Rendering und der Interpretation von Abstandsdefinitionen sowie eine etwas anders arbeitende Trennhilfe.

Die Kompatibilität stößt vor allem dann an Grenzen, wenn in einem Office-Dokument oder einer Kalkulationstabelle Funktionen genutzt wurden, die es nur im jeweiligen Microsoft-Programm gibt – etwa Power-BI-Verknüpfungen in Excel-Tabellen oder bestimmte WordArt-Texteffekte im Word-Dokument. Außerdem bleiben VBA-Makros grundsätzlich auf der Strecke. SoftMaker Office enthält zwar (nur unter Windows) auch eine BASIC-artige Makrosprache, die sich stark an VBA orientiert, ist dazu aber nicht kompatibel. Auch gibt es keinen Konverter von der einen zur anderen Skriptsprache.

Viele neue Funktionen

Rund alle zwei Jahre veröffentlicht SoftMaker eine neue Hauptversion des Office-Pakets. Auch die kürzlich erschienene Version SoftMaker Office 2024 und die aktuelle Aboversion NX haben die Entwickler vielfältig verbessert und erweitert und so die Lücke zu Microsoft Office weiter verkleinert. Neu ist zum Beispiel die Möglichkeit, in TextMaker-Dokumente Schriften einzubetten. So lassen sich die Texte auf einem anderen Rechner öffnen, auf dem die verwendeten Fonts fehlen. Nicht zusammenhängende Textteile lassen sich nun per Mehrfachauswahl markieren, nebeneinander stehende Dokumente scrollen zum besseren Textvergleich synchron, man kann QR- und Barcodes erzeugen. Außerdem gibt es ab der neuen Version eine Buchlayout-Ansicht und die Entwickler haben nummerierte Listen, Tabellen und die Änderungsverfolgung verbessert.

Die Tabellenkalkulation PlanMaker importiert jetzt SQLite-Datenbanktabellen und bietet eine verfeinerte CSV-Importfunktion. Als Filter- und Sortierungskriterien sind nun auch Farben möglich. Diagramme holen sich die Beschriftungen optional dynamisch aus Tabellenzellen; Pivottabellen erlauben die dynamische Sortierung nach Listen. Das Präsentationsprogramm hat eine Notizfunktion, einige neue PowerPoint-kompatible Folienübergänge und eingebettete Schriften in der Mac- und Linux-Version erhalten. Alle genannten Verbesserungen stecken sowohl in den Abo- als auch den Kaufversionen von SoftMaker Office.

Künstlich intelligent – wenn Abonnent

Die größte Neuerung im aktuellen SoftMaker Office sind Schnittstellen zu den populären KI-Diensten DeepL (Übersetzer) und dem mittlerweile allgegenwärtigen ChatGPT. Der Hersteller kommt damit Microsoft zuvor, dessen KI-Funktionen unter dem Sammelbegriff Copilot noch in der Testphase stecken. Allerdings beschränkt sich die KI-Anbindung in SoftMaker Office vorerst auf die Textverarbeitung TextMaker. Eine Integration in das Präsentationsprogramm hat der Hersteller auf unsere Nachfrage in Aussicht gestellt, für die Tabellenkalkulation PlanMaker aber noch offengelassen.

Mit DeepL übersetzt man Texte auszugsweise oder komplett zwischen rund 30 Sprachen. ChatGPT fasst auf Wunsch Textinhalte zusammen, macht Verbesserungsvorschläge oder generiert Texte komplett gemäß passend formulierter Aufträge (Prompts). Derzeit wird der KI-Dienst in der Version 3.5 genutzt – das aktuellere ChatGPT 4.0 sei bislang zu teuer und man tüftele noch an einem passenden Abrechnungsmodell, teilte uns SoftMaker auf Anfrage mit.

Die laufenden Kosten für die Nutzung der KI-Dienste seien auch der Grund, dass ChatGPT und DeepL ausschließlich in der Abo-Version SoftMaker Office NX zur Verfügung stehen – im Einmalkaufpaket Office 2024 fehlen sie. Ebenfalls den Kosten geschuldet ist eine Nutzungseinschränkung: Die Anzahl der Zeichen, die man mit DeepL im Rahmen eines Jahresabos übersetzen kann, ist auf 750.000 begrenzt.

Die Kommunikation mit ChatGPT ist auf eine Million Zeichen gedeckelt, wobei sowohl gesendete als auch empfangene Zeichen berechnet werden. Liefert die KI zum Beispiel eine 2000 Zeichen lange Zusammenfassung eines 8000-Zeichen-Dokuments, werden 10.000 Zeichen vom Konto abgezogen.

Wie weit man mit den zugestandenen Kontingenten kommt, ist schwer vorherzusagen und von individuellen Anwendungsszenarien abhängig. Ein paar Anhaltspunkte für den DeepL-Übersetzungsdienst: Geht man von grob 2000 Zeichen pro Druckseite aus, lässt das Jahresbudget 375 Seiten zu – für die gelegentliche Übersetzung von Geschäftsbriefen oder nicht allzu umfangreichen Vertragsdokumenten mag das reichen.

Wir haben den Dienst auch mit der Übersetzung eines deutschen Fachbuchmanuskripts mit 250 großzügig bebilderten Seiten ins Englische beauftragt. Danach war unser DeepL-Konto um gut 400.000 Zeichen geschrumpft – das ginge also nur einmal im Jahr. Deutlich schwieriger einzuschätzen ist der Zeichenverbrauch bei der Kommunikation mit ChatGPT; man sollte sich jede Anfrage und die geforderte Ausführlichkeit der Antwort gut überlegen und das verbleibende Kontingent in den zugehörigen Info-Dialogen im Auge behalten.

Ist das Jahreskontingent vorzeitig erschöpft, gibt es nur eine Möglichkeit, es wieder aufzustocken: Man verlängert das Abo von SoftMaker Office NX, was die Zähler wieder auf die Startwerte hochsetzt. Letztlich kauft man sich also neues KI-Kontingent für den Preis eines Monats- oder Jahresabos hinzu. Ob diese Begrenzungen und das Bezahlmodell so bleiben, hängt wohl von den Herstellererfahrungen mit dieser Mischkalkulation und der Preisentwicklung bei OpenAI und DeepL ab.

DeepL ist komfortabel in TextMaker eingebunden. Je nach eingestellter Oberfläche wählt man den Befehl „Übersetzen“ aus dem Menüband „Überarbeiten“ oder in der klassischen Oberfläche aus dem Pulldown-Menü „Weiteres“. Wurde zuvor ein Textbereich markiert, bietet das Menü den Befehl an, diesen in eine zu wählende Sprache zu übertragen. Falls nicht, wendet man die Übersetzung wahlweise auf den Absatz an, in dem der Cursor gerade steht.

Übersetzung mit Formattreue

In beiden Fällen wird der ursprüngliche Textabschnitt im Editor mit der neuen Fassung überschrieben. Alternativ kann man auch das komplette Dokument übersetzen lassen. Dabei entsteht eine neue Textdatei; die originale bleibt unberührt. Was uns außer der bekannt guten Übersetzungsqualität von DeepL beeindruckt hat: Das neu angelegte Dokument ist exakt so formatiert wie der Ursprungstext. Das klappte im Test sowohl mit einem Text im gemischten Ein- und Mehrspaltensatz mit umflossenem Bild als auch mit dem erwähnten Fachbuch. Letzteres enthält neben Abbildungen mit Beschriftungen auch viele Aufzählungen, speziell formatierte Textkästen und Tabellen. Lediglich einige Seitenumbrüche mussten wir zurechtzupfen, was den unterschiedlichen Textlängen in unterschiedlichen Sprachen geschuldet ist.

Weniger elegant gestaltet sich die Anbindung von ChatGPT. Die gesamte Kommunikation mit dem KI-Dienst findet innerhalb einer Dialogbox statt. Darin gibt man je nach gewählter Funktion Stichworte oder Prompts (für Texterzeugung und Chat) oder Bereiche aus dem aktiven Dokument (für Textverbesserung oder Zusammenfassung) an. Auch alle Antworten der KI landen in einem Textfeld dieser Dialogbox. Mit Schaltflächen überträgt man sie in die Zwischenablage oder fügt sie an der aktuellen Cursorposition ins aktive Dokument ein.

Dafür, dass bei Textverbesserungen die neue Fassung keinerlei Hinweise auf die Stellen enthält, die der KI-Dienst geändert hat, kann SoftMaker nichts – ChatGPT liefert diese Informationen einfach nicht. Man muss also die überarbeitete Version selbst Satz für Satz mit dem Original vergleichen. Die Dialogbox ist jedoch modal, also exklusiv im Vordergrund. Daher kann man beim Gegenlesen nicht im Originaltext scrollen, sondern sollte den ChatGPT-Text zunächst aus der Dialogbox in ein eigenes TextMaker-Dokument kopieren.

Das ist ohnehin ratsam, denn es gibt noch ein Problem, für das der Hersteller eine baldige Lösung versprochen hat: Die Dialogbox mit den von ChatGPT erzeugten Antworten und Ausgabetexten lässt sich ganz einfach ohne Sicherheitsabfrage schließen. Hat man den Text aus dem Ausgabefeld nicht zuvor in die Zwischenablage gerettet, ist er weg – wie auch die vom Kommunikationskontingent abgezogenen Zeichen.

Privatsphäre oder KI

Bislang tat sich SoftMaker Office vor allem dadurch hervor, dass das Unternehmen die Privatsphäre der Nutzer respektiert und versichert, keine Daten zu übertragen oder zu speichern. Eine Internetverbindung ist nur rund alle vier Wochen kurzzeitig für die Überprüfung der Lizenz erforderlich. Das wird durch die Nutzung externer KI-Dienste, denen man zumindest Textauszüge schicken muss, natürlich relativiert. Der Hersteller gibt an, dass alle Daten vor der Übermittlung an OpenAI (ChatGPT) und DeepL über seine Server laufen, um die Kommunikation zu anonymisieren. Das scheint im Hinblick auf die externen Dienste begrüßenswert, bezieht aber nun SoftMaker zusätzlich als potenziellen „Mitleser“ ein – wohlgemerkt nur für Texte, die an einen der KI-Dienste gesendet werden.

Einen zu knapp gehaltenen Hinweis auf diese Praxis – die Umlenkung der Daten über eigene Server bleibt unerwähnt – geben Dialogboxen, die vor der ersten Nutzung von ChatGPT und DeepL erscheinen. Außerdem nehmen sie dem Nutzer das Versprechen ab, den KI-Diensten keine Texte zukommen zu lassen, die persönliche Daten enthalten.

Fazit

SoftMaker Office rückt mit der aktuellen Version noch ein bisschen näher an Microsoft Office heran und bietet sich als veritable Alternative an – vor allem für Nutzer, die nicht wegen Arbeitsplatzvorgaben, intensiver Teamarbeit via Cloud, der Integration anderer Microsoft-Dienste (Outlook, Teams …) oder einem stetigen Austausch von MS-Office-Dateien im Microsoft-Universum gefangen sind. Zu letzteren ist SoftMaker Office zwar weitgehend kompatibel, aber nicht hundertprozentig.

Der Funktionsumfang ist vergleichbar, wenn auch die eine oder andere Spezialfunktion fehlt. Dafür bekommt man vor allem in der Textverarbeitung einiges geboten, was manch einer bei Microsoft Word vermissen mag, etwa den Duden Korrektor (nur in Office 2024 Professional und NX Universal) oder die Unterstützung von Tabs.

Ob man die Schnittstellen zu den KI-Diensten braucht, muss jeder für sich selbst entscheiden. Die Anbindung an den DeepL-Übersetzer hat uns schon gut gefallen, die an ChatGPT nur so mittel. Das beschränkte Kommunikationskontingent kann bei beiden allerdings zur Spaßbremse werden.

Die übrigen Verbesserungen können für sich schon ein Upgrade-Grund sein; vor allem werden sie auch Abo-Muffeln zuteil. (swi@ct.de)