Elektronische Post
Von XRechnung bis ZUGFeRD: Was die E-Rechnung auszeichnet
E-Rechnung ist ein missverständlicher Begriff, schließlich flattert auch die herkömmliche PDF-Rechnung in Form von Bits und Bytes in den Maileingang und nicht als Papier in den Briefkasten. Wir erklären, wie man die normgerechte elektronische Rechnung bearbeiten kann und was das „E“ technisch bedeutet.
Rechnungen auf Papier sterben aus. Vor allem Onlinehändler verschicken ihre Forderungen als PDF, doch auch lokale Dienstleister ziehen zunehmend nach. Der elektronische Versand spart schließlich viel Zeit, Papier und Porto – also schlicht Geld. Nun wird zwischen Unternehmen die E-Rechnung zur Pflicht, womit sie die klassische PDF-Rechnung ebenfalls ersetzt. Über kurz oder lang gelten nur noch XML-gestützte Formate, für deren Erstellung es in Deutschland zwei Standards gibt: die XRechnung (reines XML) sowie das Hybrid-Format ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei). Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD sind Standards, die die vom Gesetzgeber festgelegten Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen. Details dazu sind in der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung EN 16931 (Link siehe ct.de/ybrn) sowie in der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) definiert. Diese wiederum dient dazu, die im April 2014 verabschiedete EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen: Sie soll die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen europaweit vereinheitlichen und das ganze Prozedere vom Erstellen über den Versand bis hin zum Verbuchen weitgehend automatisieren.
EU-Norm fürs Datenmodell
Die EU-Richtlinie schrieb unter anderem vor, dass eine europäische Norm für das zugrundeliegende semantische Datenmodell entwickelt wird. Dieses sollte die wesentlichen Elemente einer elektronischen Rechnung spezifizieren, also zum Beispiel den Auftraggeber, den Auftragnehmer, die erbrachten Leistungen und Kosten sowie die Zahlungsdaten. Darum kümmerte sich das Europäische Komitee für Normung (CEN) – et voilà, im Jahr 2017 war die EU-Norm EN 16931 geboren. Sie gibt kein bestimmtes Format vor, sondern stellt nur Konformitätskriterien auf, die das Dokument erfüllen muss. Die Vorgaben für das Dokument an sich umfassen sowohl ein zentrales Rechnungsdatenmodell (CORE), das die Kernelemente definiert, sowie länder- oder branchenspezifische Erweiterungen (Core Invoice User Specification, CIUS). Über diese kann jeder EU-Mitgliedsstaat zusätzlich Elemente definieren, um seine jeweiligen rechtlichen Vorschriften einzuhalten.
