Videokonferenzen

Obwohl weder Idee noch technische Umsetzung wirklich neu sind, suchten viele Unternehmen und öffentliche Institutionen mit Beginn der Coronakrise eine geeignete Software für Videokonferenzen. Sprach man vor wenigen Jahren aufgrund der Dominanz des Anbieters noch allgemein vom Skypen, genügte das meist als Schatten-IT eingeführte Programm plötzlich den meisten Anforderungen nicht mehr: Statt einer Handvoll Teilnehmer müssen Systemverwalter nun ganze Großraumbüros oder Veranstaltungen in die digitale Welt verlagern. Und nicht jeder Firma gefällt es, wenn vertrauliche Gespräche das eigene Rechenzen­trum verlassen.

Sicherheit bleibt wichtig

Fast ebenso schnell wie das Virus startete Zoom seinen Siegeszug. Doch die Kritik an der mangelhaften Sicherheit holte den Anbieter schon zu Beginn des Umzugs ins Homeoffice ein. Schauen sich Verantwortliche nach einer Alternative um, ist die Anzahl der Angebote geradezu erdrückend: Gefühlt jeder zweite größere IT-Konzern offeriert ein selbst entwickeltes oder zugekauftes Konferenzpaket, zahlreiche Start-ups wollen alles besser machen. Nach einer groben Auswahl der für den DACH-Markt wichtigsten Anbieter und vielversprechendsten Jungunternehmen bietet die Marktübersicht Details zu 15 Programmen für den professionellen Einsatz (siehe Tabelle „Anbieter von Videokonferenzsoftware“).

Für viele Unternehmen steht zu Beginn des Entscheidungsprozesses die Wahl zwischen einer Cloud- oder einer On-Premises-­Applikation. Zunächst macht sich der­jenige, der seine Programme im eigenen Rechenzentrum bereitstellt, weniger Sorgen über den Datenschutz: Weder die Daten der Mitarbeiter noch vertrauliche Informationen der Firma selbst nehmen einen Umweg über einen Drittanbieter. Letztere werben jedoch damit, dass sie auch bei einer Public Cloud nicht nur die Daten ihrer Kunden verschlüsseln, sondern auch Vorgaben wie der Datenschutz-­Grundverordnung entsprechen würden. Auch eine Private Cloud ist bei manchen Entwicklern eine Option.

Aber nicht nur Datenschutz- und Securityfragen fließen in die Wahl ein: Im Notfall ist eine Cloud-Applikation wie eine Videokonferenzsoftware mit wenigen Klicks eingerichtet. Wer vorsorgt, kann seine ­lokalen Applikationen selbstverständlich ebenso schnell skalieren – doch auf den Corona-Fall waren viele Unternehmen und Institutionen schlecht vorbereitet. Und ist die IT-Abteilung bereits mit dem Betrieb bestehender Infrastruktur fürs Homeoffice ausgelastet, bleibt ein Programm beim Drittanbieter oft der einzig gangbare Weg. Auch die Administration übernimmt der Provider selbst – was die Systemverwalter ebenfalls zusätzlich entlastet.

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Cloud, ist es mit dem Abstecken der Anforderungen wie der Nutzerzahl – an der sich meist der Preis orientiert – in der Regel getan. Soll die Software auf dem eigenen Server laufen, muss dessen Hardware gerüstet sein: Die meisten Anbieter geben eine Einschätzung zur Minimalkonfiguration des Systems, doch auch hier müssen Administratoren die Anzahl der gleichzeitigen Anwender zuvor einschätzen und die Infrastruktur auf den Ansturm vorbereiten. Während des Betriebs lassen sich die meisten Applikationen und ihre Kernfunktionen in einem Dashboard in Echtzeit überwachen.

Open-Source-Software geht nicht mit dem Zwang zur lokalen Installation und eigenen Wartung einher: Teils bieten die Entwickler selbst, teils Dritte den Betrieb freier Videokonferenzprogramme an. Um zum Beispiel Nextcloud selbst zu betreiben, ist einige Vorbereitung nötig, die Zeit hierfür fehlte aber gerade mit Corona vielen IT-Abteilungen. Genauso existieren fertig konfigurierte Cloud-Pakete, die nach wenigen Klicks bereitstehen. Vergleichbares gilt prinzi­piell für proprietäre Software: TrueConf lässt sich ebenfalls auf dem eigenen Server aufsetzen und ohne Rückgriff auf die Infrastruktur des russischen Entwicklers betreiben. Jedoch ist der Wandel zur Cloud zumindest aus Sicht der meisten Provider vollzogen.

Anzahl der Teilnehmer und aktiven Nutzer

Die maximale Anzahl der Teilnehmer ist bei den meisten Anbietern begrenzt: Zwischen 12 und 50 Nutzer können sich in der Regel gleichzeitig an einem Gespräch beteiligen – abhängig von der gewählten Lizenz und mit einzelnen Ausreißern nach oben. Allerdings handelt es sich bei diesen Angaben ausschließlich um theoretische: Wie viele Anwender tatsächlich reibungslos zur selben Zeit konferieren können, hängt nicht nur von der Limitierung durch die Software, sondern auch von den Grenzen der Hardware, der Auslastung der In­frastruktur und zugeschalteten Funktionen wie der Kamera- und Bildübertragung ab. Standardmäßig passen die Server die Qualität der Übertragung an die Anzahl der Nutzer sowie den Zustand der Infrastruktur automatisch an, dasselbe gilt für die Clients. Nextcloud sieht als freie Software keine Obergrenze vor. Andere Anbieter werben mit sehr hohen Zahlen, Cisco zum Beispiel mit bis zu 1000 Teilnehmern – doch der zweite Blick zeigt: gleichzeitig aktiv können maximal 200 Nutzer sein. In Teams können bis zu 250 Anwender in einem Meeting sein, zur selben Zeit sichtbar sind bis zu 49. Nicht immer sind die Angaben der Hersteller hierzu jedoch so eindeutig.

Bei den meisten Anbietern stehen die Clientanwendungen für die gängigen Betriebssysteme zur Verfügung, jedoch geht der Trend eindeutig Richtung Webapplikation: Für Jitsi, Whereby, Nextcloud und Google Meet müssen Anwender in jedem Fall, bei allen anderen können sie den Browser bemühen. Auch unterwegs muss man in der Regel nicht auf Videokonferenzen verzichten, denn die meisten Entwickler bieten Apps für iOS und Android an. Und die Nutzer sind nicht auf die reine Teilnahme an einem bereits eingerichteten Meeting beschränkt – bei allen Programmen lassen sie sich auch vom Smartphone aus starten.

An dieser Stelle spielt ebenfalls eine Rolle, wie Nutzer Konferenzen beitreten können: Im einfachsten Fall genügt hierfür ein Link. Andere Applikationen setzen ein fertig eingerichtetes Konto beim Provider voraus, andere bieten beides. Das kann ein Vorteil sein, denn so lassen sich Meetings auf zuvor festgelegte Personen einschränken. Genauso lassen sich Links jedoch mit einem Kennwort absichern, damit keine Dritten unerwünscht beitreten können. Wie wichtig diese Funktionen sind, erfuhr Zoom zu Beginn der Coronakrise: Beim sogenannten Zoombombing konnten Angreifer ohne großen Aufwand Zugang zu Gesprächen erlangen. Mittlerweile hat der Anbieter die essenziellen Sicherheitsfeatures nachgerüstet.

Sollen Gäste, zum Beispiel Kunden oder externe Mitarbeiter, an einer Konferenz teilnehmen, stellt der Zwang zum Konto nicht nur für diese ein Hindernis dar: Der Administrator muss diese Konten ebenfalls einrichten und verwalten. Auch wenn ein Gast erst eine Anwendung auf seinem PC oder Smartphone installieren muss, stellt dies eine zusätzliche Hürde dar. Aber nicht immer sind mehr Funktionen hilfreich: Denn auch Videokonferenzprogramme sollen in vielen Fällen ausschließlich intern verwendet werden – und existiert hier für Gäste noch nicht einmal theoretisch ein Zugang, müssen sich Verantwortliche um eine potenzielle Sicherheitslücke weniger Gedanken machen.

Manche Programme bieten außerdem eine Einwahl über das Telefonnetz. Das ist immer dann praktisch, wenn die Netzinfrastruktur eines Teilnehmers keinen VoIP-Zugang zulässt, sich ein Meeting aber nicht aufschieben lässt. Auf Annehmlichkeiten wie die Bildschirmübertragung muss der Gesprächspartner in diesem Fall selbstverständlich verzichten – für ihn bietet die Software also keinen Vorteil gegenüber der klassischen Konferenzschaltung beim Telefonanruf.

Nicht immer gewünscht: Office-Integration

Anbieter wie Microsoft werben mit einer umfangreichen Verzahnung von Teams mit Office 365. Das ist zum Beispiel bei der Terminplanung von Vorteil: Viele manuelle Schritte entfallen, wenn die Software automatisch den Outlook-Kalender inte­griert. Alternativ bieten manche Anwendungen eine eigene Terminplanung an und verschicken auf Wunsch Erinnerungen an die Teilnehmer.

Videokonferenzsysteme sehen generell einen Moderator, oft auch Organisator genannt, vor. Er ist mit mehr Rechten als die anderen Nutzer ausgestattet. Meist nimmt der Initiator eines Meetings die Rolle automatisch ein. Wie der Name bereits sagt, leitet er das Gespräch und kann bei vielen Programmen einzelne Anwender stummschalten. Das sorgt nicht nur für weniger Störgeräusche, sondern auch für einen disziplinierteren Ablauf der Konferenz. Alternativ können Anwender ihr Mikrofon selbst abschalten oder das Programm schaltet ohne händisches Zutun ausschließlich den aktiven Sprecher zu.

Sind Anwender ohne ihr Zutun stummgeschaltet, sehen viele Programme ein Pendant zum Handzeichen vor. Damit sieht der Moderator, wer etwas beitragen will. Außerdem kann er so auf durch die maximale Teilnehmerzahl inaktive Anwender aufmerksam werden, die er anschließend zuschalten kann. Auch seinen eigenen Bildschirm kann manchmal nicht jeder Nutzer teilen. Das ist ärgerlich, wenn wie in manchen Fällen der Moderator fest zugewiesen ist – bei anderen Applikationen lässt sich die Rolle allerdings auch während eines Gesprächs auf andere Teilnehmer übertragen.

In manchen Situationen wollen Unternehmen Konferenzen aufzeichnen. Das beherrschen die meisten Programme, allerdings legen einige Anbieter die Aufnahmen standardmäßig in der eigenen Cloud ab. Was zumindest aufseiten der Teilnehmer für Sicherheit sorgt: Das Aufzeichnen ist für sie immer transparent und wird zum Beispiel durch ein Symbol und einen Ton signalisiert.

Nebenher können bei allen Anbietern die Teilnehmer Textnachrichten in einem Chat austauschen. Doch in manchen Fällen ist dieser auf die laufende Konferenz beschränkt und nicht persistent. Viele Programme bieten daher parallel eine Chat­umgebung für den direkten Austausch zwischen Nutzern und in Gruppen. Auch Dateien lassen sich nicht in allen Fällen versenden – handelt es sich bei der Videokonferenzsoftware um den Bestandteil einer umfangreicheren Kollaborationsplattform, läuft dies über den Dateispeicher ab. Google verweist hier zum Beispiel auf Drive, doch der Nutzer muss den Dienst wechseln und eine Datei freigeben sowie optional einen Link versenden. Der Aufwand für den Anwender wäre bei einer komplett separaten Software derselbe.

Dasselbe gilt für andere Komfortfunktionen wie ein Whiteboard, eine Agenda oder Abstimmungen: Viele Anbieter wollen so viele Features wie möglich in einen Dienst packen. Gleichzeitig existieren bei vielen Unternehmen aber bereits etablierte Programme hierfür. Entsprechend verweisen auch hier andere Entwickler auf ebenfalls von ihnen offerierte, aber optionale Dienste. Handelt es sich bei der Videokonferenzsoftware um einen Teil eines Komplettpakets – bei Google ist Meet zum Beispiel in der G Suite enthalten –, sind Statusbenachrichtigungen durch Nutzer hilfreich: Während sich viele Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten in einem zuvor festgelegten Meeting treffen, ist im dauerhaften Chat für den gesamten Arbeitstag nicht jeder Anwender konstant anwesend.

Immer praktisch ist bei einem ohnehin bereits geteilten Bildschirm außerdem die Funktion, ihn mit Grafiken manipulieren zu können: Hierbei geht es nicht um einen Fernzugriff wie bei der Wartung entfernter Systeme, sondern um den kreativen Einsatz von zum Beispiel Markern. So lässt sich das gesprochene Wort untermalen. Allerdings fehlt dieses Feature bei vielen Anbietern. Virtuelle Hintergründe sehen manche Entwickler als für Firmen unpassende Spielerei an, andere präsentieren eine solche Funktion stolz in den Screenshots auf ihrer Webseite. Der praktische Nutzen mag fraglich sein, doch oft greifen Anwender bei Bedarf einfach auf eine Software von Drittentwicklern zurück – praktisch, wenn der Administrator diese nicht auch noch unter Kontrolle halten muss.

Fazit

Für viele Unternehmen spielt nicht nur der Funktionsumfang der Software eine wichtige Rolle. Zum Beispiel werben fast alle Anbieter damit, dass ihre Konferenzen Ende-zu-Ende verschlüsselt sind, und verweisen auf Standards wie TLS und AES. Handelt es sich jedoch um einen Cloud-Dienst, muss der Kunde darauf vertrauen, dass diese auch korrekt und durchgängig implementiert sind.

Nicht zuletzt durch den Erfolg von Zoom sind Videokonferenzen wieder in den Blickpunkt vieler Unternehmen gerückt. Der Funktionsumfang wie die Zahl der maximalen Teilnehmer unterscheidet sich teils deutlich – doch die versprochenen Features sind eine Sache, der Praxiseinsatz eine andere. Hierfür bieten die Entwickler in der Regel einen Testzugang für Firmenanwender an, mit dem Nutzer die Software für ihre Bedürfnisse unter die Lupe nehmen können. (fo@ix.de)