Eine Knowledge Base fürs Unternehmen

Unternehmenswissen

Richard Heigl

Der Aufbau und Betrieb einer zentralen Knowledge Base fürs Unternehmen gelingt am besten mit einem praxis- und nutzerorientierten Grundkonzept. Bei der Einführung kann man bewährten Best Practices folgen.

iX-tract

Der nachhaltige Erfolg von Wikipedia und Co. hat zu einem Umdenken in Unternehmen geführt. Wissensmanagement heute ist offener und mehr auf Zusammenarbeit angelegt, während früher die Priorität abgeschotteten, geschützten Bereichen galt.
Die Hersteller von Wissensdatenbanken haben den Bedarf in Unternehmen erkannt und ihre Produkte sukzessive angepasst, die wesentlichen Unterschiede bestehen heute mehr in der Philosophie als in den Features.
Für die Einführung eines modernen Wissensmanagements in Wissensdatenbanken (Knowledge Bases) gibt es Best Practices, die sich wie Checklisten abarbeiten und anpassen lassen.
Es sind die Verknüpfungen, Ergänzungen und Bewertungen, die den eigentlichen Reichtum einer Wissensdatenbank ausmachen. Automatische Verlinkungen können diese nicht ersetzen.

Wissensdatenbanken (WDB, engl. „Knowledge Base“) gehören heute so selbstverständlich zur Infrastruktur eines Unternehmens wie die Telefonanlage oder das Mailsystem. Eine gut gepflegte Wissensdatenbank enthält Planungen, Dokumentationen abgeschlossener Projekte, Beschreibungen von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen, Zuständigkeiten, Schulungsunterlagen, Betriebshandbücher, Protokolle und Notfallkonzepte, kurz gesagt alles, was nötig ist, um ein Unternehmen zu verstehen und sich dort orientieren zu können. Und so ist eine Wissensdatenbank kein Expertentool, sondern eine Schnittstelle für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, vom Management bis zu den Teilzeitkräften.

Knowledge Sharing und klassisches Wissensmanagement

Den Durchbruch erlebten Wissensdatenbanken vor 15 Jahren, als die ersten Unternehmen Wikis einführten. Aber ihre Bedeutung für Firmen war schon vorher bekannt, doch war das Bereitstellen unternehmenskritischen Wissens erst in den 90er-Jahren zu einer Management- und Führungsaufgabe geworden, bei der es anfangs an allen Ecken und Enden klemmte. Es standen nur wenige brauchbare Suchmaschinen zur Verfügung und übers Web verfügbare Anwendungen steckten noch in den Kinderschuhen. Der Umgang mit Hierarchien und Kontrollen war ein echtes Problem, die Dokumentation lag in den Händen weniger Redakteure, die als „Gatekeeper“ agierten. Auch Lese- und Schreibrechte waren meist streng geregelt: Die Mitarbeiter sollten nur sehen, was sie sehen durften. Wissen im Unternehmen war eine zu (be)schützende Ressource, die gemanagt werden musste.