Jira-Alternativen im Vergleich

Planen, steuern, analysieren

Georgios Dimoulis, Jacqueline Gratzel

Atlassian zieht sein Projektmanagementtool Jira in die Cloud um und Unternehmen stehen vor der Entscheidung, mitzugehen oder sich ein anderes Werkzeug zu suchen. iX hat sich nach Alternativen umgeschaut.

Mit über zehn Millionen monatlich aktiven Nutzerinnen und Nutzern weltweit ist Atlassian Jira eines der bekanntesten Projektmanagementtools (siehe ix.de/zdje). Die Jira-Software ist dabei nur ein Teil der Produktreihe, die häufig in der Softwareentwicklung und im Kontext agiler Projekte eingesetzt wird. Neben dem Tracking von Anforderungen bildet sie den Scrum-Prozess in digitaler Form ab. Somit können auch Scrum-Teams ihr Backlog digital planen, verfolgen und Software oder Produkte releasen. Jira lässt sich auf Team- und Projektbedürfnisse anpassen und hat sich mit seinen Funktionen zu einem Tool für nahezu alle Anforderungen rund um das Aufgabenmanagement weiterentwickelt – vom Anforderungs- und Testmanagement bis hin zur agilen Softwareentwicklung.

Im Oktober 2020 verkündete Atlassian, den Verkauf der Serverlizenzen einzustellen und mit seinen Services in die Cloud zu ziehen. Selbst gehostete Instanzen werden zukünftig teuer. Einfache Serverlizenzen werden nicht mehr angeboten und Server-Deployments nur noch bis Februar 2024 unterstützt. Kunden haben somit die Wahl zwischen der Atlassian Cloud, einer teuren Data-Center-Lizenz und der Migration zu einem Alternativtool.

Doch welche Softwaretools finden Unternehmen, wenn sie sich gegen die Cloud entscheiden? Viele der verfügbaren Tools werden nur als Webversion angeboten, On-Premises-Produkte sind selten. Funktionsumfang und Planungswerkzeuge der im Folgenden vorgestellten Jira-Alternativen, die sich teilweise auch on Premises installieren lassen, sind unterschiedlich und ihr Nutzen hängt vom Einsatzzweck ab. Der Schwerpunkt liegt auf Tools, die nicht nur ein klassisches Ticketsystem bieten, sondern auch Planungswerkzeuge für den Einsatz in Projekten.

ServiceNow: der Name ist Programm

IT Business Management (ITBM) von ServiceNow bündelt Projektportfoliomanagement und agile Fähigkeiten in skalierbaren Paketen und bietet in der Professional-Variante einen stärkeren Funktionsumfang als Jira. Das Tool stimmt Planung, Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben mit den Unternehmenszielen und -strategien ab, die Werkzeuge finden sich in einer Standard- und einer Professional-Version. Die Standard-Version umfasst folgende Module:

Performance Analytics gibt einen Überblick über die eigenen Daten und Zugriff auf wichtige KPIs und Dashboards. Neben Trendanalysen und KPI-Signalen lassen sich Aufgaben und Datensätze anhand von Geschäftsanforderungen priorisieren und Trends aus den Daten erkennen. Demand Management führt alle IT- und Geschäftsanforderungen zusammen und unterstützt das Unternehmen dabei, passende Investitionsentscheidungen zu treffen. Über konfigurierbare Blasendiagramme sind schnelle Bedarfsbewertungen und Vergleiche möglich.

Im Resource Management können Nutzer Pläne für Projekt- und Ressourcenmanager erstellen, Personal für bestimmte Aufgaben anfordern und zuweisen sowie die Verfügbarkeit der Ressourcen nachverfolgen. Das Modul Project and Portfolio Management enthält Werkzeuge für die Projektplanung und das Portfoliomanagement, etwa ein Gantt-Diagramm (Abbildung 1).

Mit Scenario Planning lassen sich mehrere Szenarien simulieren, vergleichen, bewerten und auf echte Projekte und Portfolios anwenden. Unter Roadmap Planning erstellen Nutzerinnen und Nutzer Roadmaps. Sie können neue Elemente hinzufügen, ohne eine Aufgabe in einer anderen ServiceNow-Anwendung anlegen zu müssen. Mit dem Modul 5 benutzerdefinierte Tabellen lässt sich das Datenmodell von IT Business Management erweitern, um branchenspezifische Use Cases abzubilden.

Die Professional-Version enthält vier weitere Module: Innovation Management erfasst und bewertet Ideen in einer zentralen Plattform. Mit Scaled Agile Framework (SAFe) ist ServiceNow eines der wenigen Unternehmen, die ein solches Software-Set-up überhaupt anbieten und die Strukturen dieses Frameworks übernehmen. Das Scaled Agile Framework ist eines der verbreitetsten Werkzeuge, um Scrum zu skalieren. Es baut auf Ansätzen aus Lean auf und ist ein agiles Framework für die Ebene der Teams, der Agile Release Trains – Umsetzungseinheiten aus mehreren Teams – und der gesamten Organisation (Portfolioebene). Das Tool von ServiceNow plant und priorisiert auf Portfolioebene mit Weighted Shortest Job First (WSJF). Dabei gewichtet die Software Anforderungen durch eine Punktwertung mit Farbcodes. Weiterhin lassen sich Big Room Plannings einfach durchführen. Das Werkzeug gibt außerdem Hilfestellungen, um eine SAFe-Implementierung planen und durchführen zu können.

Im Testmanagement können alle Phasen des Testprozesses verwaltet werden. Das Modul ist umfangreich, auf der Herstellerseite befindet sich eine ausführliche Dokumentation. Agile Development liefert alle nötigen Werkzeuge, um auf agile und hybride Weise Produkte zu entwickeln. So lassen sich Scrum- und Kanban-Boards anlegen und Sprints erstellen. Zudem können Anwender agile Dashboards anfertigen und den agilen Prozess über Mobilgeräte verwalten.

Auch wenn ITBM (Professional) eine Komplettlösung darstellt und auch im Einzelnen individuell anpassbar ist, lässt es sich nur in Paketen erweitern. Man kann sich die einzelnen Funktionen nicht beliebig zusammenstellen.

monday.com: Maximum an Benutzerfreundlichkeit

Die Projektmanagementsoftware monday.com ist visuell ansprechend und benutzerfreundlich. Ähnlich wie bei den meisten Anbietern ist das Preismodell von zwei Variablen abhängig: Funktionsumfang und Nutzeranzahl. Das günstigste Angebot liegt bei acht Euro pro Nutzer und Monat für das Basic-Paket (ab drei Benutzern) bei jährlicher Zahlungsweise. Preise ab einer Teamgröße von 50 gibt das Unternehmen auf Anfrage an. Die Funktionspakete liegen in den Versionen Basic, Standard, Pro und Enterprise vor. Neben mehr Funktionen wie Dashboards, Reports und Boards ist ein wesentlicher Unterschied der gebotene Speicherplatz und die Supportleistung. Der Speicherplatz schwankt zwischen 5 GByte im Basic-Paket bis 1000 GByte im Enterprise-Paket. Enterprise-Nutzer erhalten einen Premium-Support-Service.

Es gibt eine kostenlose Testversion und jede Menge Webinare für Einsteiger und Fortgeschrittene. Der Funktionsumfang des Tools ist jedoch begrenzt. Intuitive, individuell erstellbare Dashboards sowie eine Vielzahl an Integrationsmöglichkeiten sind ideal für das Abbilden und Organisieren von Teams. Per Drag-and-drop lassen sich mithilfe 15 verschiedener Widgets Teamaufgaben nach Belieben anordnen und organisieren. Zudem kann man das Tool mit Outlook oder iCalendar synchronisieren, womit die Kommunikation von Teams zentral aus einem Team gesteuert werden kann.

Für die verschiedenen Board-Typen und Levels liegen entsprechende Reportfunktionen vor. Hier variiert der Detailgrad von einer facettenreichen Aufgabennachverfolgung und einem Erledigungsfortschritt bis hin zu High-Level-Management-Boards mit aggregierten Informationen. Von besonderem Interesse vor allem in der Softwareentwicklung können die Visualisierung und Analysemöglichkeiten von Sprint-Ergebnissen sein (Abbildung 2). Hierfür gibt es Widgets mit intuitiv begreifbarer Darstellung.

Die View auf ein einzelnes Projekt oder Team gestaltet sich einfach, für das Planen größerer Projekte mit einer Teilprojektstruktur gelten jedoch Einschränkungen. Alle Reports lassen sich bequem nach Excel exportieren, ein automatisiertes Reporting gibt es allerdings nicht. Neben dem fehlenden Automatisieren von Reports fehlen zudem Funktionen wie Zeittracking und detaillierte Aufgabenfilter. Das Produkt ist nur als Cloud-Anwendung verfügbar und somit nicht als On-Premises-Alternative für Jira verwendbar.

Die freie Software OpenProject

Die Community Edition von OpenProject liegt anders als die anderen hier genannten Tools als freie Software vor. Sie ist kostenlos und unterliegt der GNU-GPL-v3-Lizenz. Der Quellcode liegt auf GitHub und wird von einer aktiven Open-Source-Community sowie einer Reihe engagierter OpenProject-Kernentwickler und Produktbetreuer weiterentwickelt und verbessert. Nutzer können ihre eigenen Anpassungen vornehmen und die Software individuell gestalten.

Die quelloffene Software hat ähnliche Funktionen wie die proprietäre Lösung Jira. Darüber hinaus bietet der Hersteller neben der freien Software eine kostenpflichtige Cloud- und On-Premises-Variante an, die einen größeren Funktionsumfang und Herstellersupport hat.

Das deutsche Unternehmen wirbt mit der Aussage, eine Open-Source-Alternative zu Jira zu sein. Das Nachverfolgen von Tickets mit benutzerdefinierten Feldern, die Workflowanpassung und das Erstellen von Tickets aus Arbeitspaketlisten ähneln Jira. Für jeden Tickettyp lassen sich eigene Attribute konfigurieren. Darüber hinaus kann man sich Hilfetexte anzeigen lassen, die die Benutzer beim Einstellen der richtigen Attributwerte unterstützen. Der Workflow lässt sich für jeden Tickettyp sowie für Autoren und Zuständige eines Arbeitspakets anpassen.

Im Bereich Projektmanagement und Tracking erstellen und verwalten Gantt-Diagramme Einzelprojekte und Projekte mit mehreren Hierarchien. Die Funktion ist entsprechend dynamisch implementiert, sodass Nutzer bequem zwischen einer Listen- und Gantt-Diagramm-Ansicht hin- und herwechseln können. Zudem lassen sich Abhängigkeiten zwischen Projekten und Tickets sowie Planänderungen visualisieren.

Für Teamarbeit liegt eine große Auswahl an Funktionen vor. Neben einer klassischen Aufgabenverwaltung über Listen und Team-Views können Teams ihr Backlog in agilen Boards verwalten und in einem Task-Board ihre täglichen Aufgaben planen und visualisieren (Abbildung 3). Alle Funktionen sind in weitere Module wie Roadmap, Bugtracking, Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung integriert.

Nutzerinnen und Nutzer können OpenProject sowohl für agiles als auch für wasserfallbasiertes Projektmanagement verwenden oder beide Varianten kombinieren. Das Tool bietet eine vielfältige Unterstützung für Projektteams und ist eine spannende Konkurrenz zu Jira. Der Kostenvorteil der Community Edition ist zwar attraktiv, Nutzer müssen für diese Variante aber Zeit und technisches Know-how mitbringen.

Stackfield: hochsichere Projektarbeit

Als deutsche Plattform ist es Stackfields oberste Priorität, die Daten von Teams europäischer Unternehmen zu schützen. Datensicherheit wird großgeschrieben und ist auch eines der Hauptverkaufsargumente des Anbieters. Alle relevanten Inhalte des Tools werden direkt im Browser durch eine Kombination aus AES- und RSA-Algorithmen verschlüsselt. Stackfield erfüllt alle Anforderungen an den Datenschutz gemäß der Datenschutz-Grundverordnung und sogar darüber hinaus. Der Serverstandort befindet sich in Deutschland, alle Rechenzentren sind ISO-27001-zertifiziert.

Das Tool enthält alle zur Teamarbeit notwendigen Funktionen wie Videokonferenz, Chatfunktion, Threaddiskussion sowie eine solide Auswahl im Bereich Projekt- und Portfoliomanagement. Die On-Premises-Version gibt es ab 100 Benutzern für neun Euro pro Monat und Benutzer, sie ist damit etwas teurer als Jira. Informationen zum Einrichten des Tools liefert die Herstellerseite, zugleich kann jeder Nutzer das Supportteam direkt über den Supportkanal kontaktieren.

Stackfield verfügt über alle Standardfunktionen im Bereich Aufgabenmanagement und Tracking. So lassen sich eigene Workflows definieren sowie individuelle Aufgabenboards und Reports erstellen. Neben teamspezifischen Boards findet man in Stackfield auch eine nutzerspezifische Übersicht – so können einzelne Benutzer eine Vielzahl eigener Tasks gut im Blick behalten (Abbildung 4).

Im Vergleich zu anderen Tools legt Stackfield den Schwerpunkt auf die Teamarbeit. Weitere Kommunikationstools sind überflüssig. Mit einer Marker-Funktion lassen sich einzelne Bild- und Seitenbereiche direkt ansprechen und unter Aufgaben als Thema mit Klärungsbedarf hinterlegen. Zusätzliche Chatverläufe sind nicht notwendig. Die Basis der Projektplanung wird bei diesem Tool zwar nicht vernachlässigt, die Möglichkeiten sind aber im Vergleich zu anderen Tools begrenzt. Einfache Projekte lassen sich durch grundlegende Elemente wie Teamplanung, Ressourcenplanung und Projektcontrolling gut abdecken. Diese Funktionen sind aber leider nur ansatzweise implementiert und benötigen für größere Projekte eventuell die Integration externer Add-ons.

Projektron: Projektlebenszyklus in Gänze

Die Projektmanagementsoftware Projektron BCS (Business Coordination Software) wird seit 2001 in Berlin entwickelt und ist weniger bekannt. Nutzer können mit der Software Projekte planen, durchführen, auswerten und abrechnen. Projektfortschritte, Aufwand und Sachkosten lassen sich mit dem Tool einfach überwachen, sodass Projektrisiken sorgfältig kontrolliert und dadurch reduziert werden können.

Der Funktionsumfang geht über das reine Projektmanagement hinaus und bietet Funktionen, die sowohl im Ressourcen-, Personal- und Vertriebsmanagement als auch in der Arbeit von agilen Teams hilfreich sind. Die Besonderheit ist, den gesamten Projektlebenszyklus von der Idee bis zum Projektabschluss ohne Medienbruch abbilden zu können. Dabei integriert Projektron die Funktionen für das Management von Akquisen und Aufträgen.

Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD erweitern die Möglichkeiten der Rechnungsstellung und selbst eine Spesenabrechnung, bei der auch offline Spesen erfasst werden können, findet sich wieder. Mit Scrum- und Kanban-Board-Funktionen sowie anderen agilen Werkzeugen und Metriken wie einem Burndown-Chart unterstützt Projektron auch die Arbeit in agilen Teams (Abbildung 5).

Der Funktionsumfang von Projektron BCS lässt sich über das Bausteinprinzip bedarfsabhängig anschalten, wobei es auch eine schlanke Variante des Produkts für kleinere Unternehmen mit dem Namen „Projektron BCS.start“ gibt. Die Software ist plattformunabhängig, flexibel und an die Kundenbedürfnisse anpassbar. Auch Oberflächenansichten lassen sich individuell anpassen und zusätzliche Felder konfigurieren.

Ein granulares Rechtesystem regelt konfigurierbare projektübergreifende Rollen, projektspezifische Funktionen und Sonderrechte für Abteilungsleiter und Kundenbetreuer sowie deren Zugriff auf die jeweils benötigten Daten. Projektron BCS unterstützt Anwender mit anerkannten Projektmanagementmethoden und -standards wie IPMA (GPM), PMI, Scrum, PRINCE2, Automotive SPICE und Hermes. Die Prozesse setzt es über systemgesteuerte Workflows und BPMN-Prozesse um.

Projektron BSC ist nicht direkt mit Jira vergleichbar, da es einen größeren Funktionsumfang besitzt und den gesamten Projektlebenszyklus abbilden kann. Dafür ist Jira in der Projektumsetzung von Softwareprojekten stärker und bietet zahlreiche passende Funktionen, von denen einige allerdings nur über kostenpflichtige Add-ons zu bekommen sind. Eine der Stärken von Projektron gegenüber Jira ist die ausgefeilte Aufwandserfassung auf unterschiedlichen Ebenen (Projekt, Kunde, Tätigkeit, Kostenart, Kostenträger).

Unternehmensgröße und Team sind entscheidend

Da ein Projektmanagementtool nicht für alle Unternehmen und Bedürfnisse geeignet ist, sollten Interessierte für ihren konkreten Anwendungsfall passende Bewertungskriterien auswählen und die für das Unternehmen wichtigen Funktionen betrachten. Auf Anfrage gibt es von den Herstellern meist Testversionen zum Ausprobieren. Zudem bieten sie eine ausführliche Beratung und beantworten Fragen zu unternehmensinternen Anforderungen und Bedürfnissen. Jedes Tool hat seine Vorteile und ist für unterschiedliche Einsatzbereiche geeignet. Dabei ist im Einzelfall das eigene Team oder die Unternehmensgröße ausschlaggebend. Das Thema Datenschutz wird von allen untersuchten Herstellern ernst genommen und folgt international anerkannten Verordnungen und Standards wie der DSGVO oder ISO 27001.

Mehr zum Einsatz von Jira und dem Wechsel in die Cloud lesen Sie online im Interview mit der DB Vertrieb GmbH (siehe ix.de/zdje). (nb@ix.de)

Georgios Dimoulis

ist Cluster Agile Coach bei der DB Vertrieb GmbH in Frankfurt.

Jacqueline Gratzel

ist Release Train Engineer bei der DB Vertrieb GmbH in Frankfurt.