Insbesondere kostenlose Mail-Accounts wie von Gmail, Web.de oder GMX bekommt man nur mit begrenztem Speicherplatz. Stößt man an die Grenzen und möchte kein Geld für zusätzlichen Speicher ausgeben, empfiehlt es sich, alte Mails lokal zu archivieren und dann vom Server zu löschen. Mail Archiver X nimmt einem die Arbeit ab und stellt ein durchsuchbares Offline-Archiv zur Verfügung.

Welche Accounts man wohin sichern möchte, legt man in Archivierungsplänen fest. Mail Archiver X kann dabei direkt auf die Konten der Mail-Clients Apple Mail, Outlook, Postbox oder Thunderbird zugreifen, sofern diese installiert sind. Alternativ hinterlegt man Zugangsdaten von IMAP-Konten, die das Tool dann selbstständig abruft. Bei der Einrichtung helfen Voreinstellungen unter anderem für Gmail, Outlook Live und iCloud.