Die für alle Apple-Systeme verfügbare App sammelt auf Wunsch Ein- und Ausgaben in separaten Tabellen. Damit lassen sich bestimmte Transaktionen getrennt voneinander erfassen – etwa berufliche Posten, Ausgaben während des Urlaubs oder Einkäufe für die Wohngemeinschaft.

Auch Konten lassen sich damit abbilden, Expenses ist jedoch keine Banking-App und agiert eigenständig und unabhängig von Bankkonten. Entsprechend muss man die Daten manuell erfassen – Hilfsmittel wie eine Analyse abfotografierter Bons fehlen jedoch. Neue Einträge klassifiziert man dabei als Eingabe, Ausgabe oder als Überweisung von einer Tabelle zu einer anderen. Das Beschreibungsfeld nimmt weitere Details auf. Frei definierbare Kategorien wie Lebensmittel, Miete oder Shopping helfen später bei der Auswertung. Jede Kategorie hat eine Farbe und ein Symbol, was die Zuordnung von Buchungen auch in den Listen vereinfacht. Wer zum Mikromanagement tendiert und zahlreiche Kategorien erstellt hat, profitiert von der Suchfunktion. Unterkategorien gibt es jedoch nicht. Datum und Uhrzeit eines Eintrags stellt Expenses standardmäßig auf den aktuellen Zeitpunkt. Der Termin lässt sich jedoch anpassen und auch nachträglich ändern.